Jak rozliczyć w VAT, PIT i PCC sprzedaż mebli w procedurze VAT marża

Pan Ignacy jest przedsiębiorcą i podatnikiem VAT czynnym, który zajmuje się m.in. sprzedażą mebli. Kupuje je np. od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na giełdach, bazarach i portalach internetowych w Polsce. Zakupione meble stanowią dla przedsiębiorcy towary handlowe. Do odprzedaży części nabytych mebli pan Ignacy stosuje opodatkowanie w formie procedury VAT marża, jeżeli są spełnione ustawowe warunki.

26 lutego 2025 r. przedsiębiorca sprzedał w Polsce firmie Y (podatnikowi VAT czynnemu) stół z drewna egzotycznego za 4230 zł brutto. Sprzedaż została udokumentowana wyłącznie wystawioną 28 lutego 2025 r. fakturą VAT marża na kwotę brutto 4230 zł brutto (bez wykazanej stawki i kwoty VAT, z wyrazami „procedura marży – towary używane”). Firma Y zapłaciła za stół 26 lutego 2025 r. przelewem na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Odsprzedany stół pan Ignacy kupił 20 lutego 2025 r. od pani Malwiny (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) za 3000 zł (bez żadnych dodatkowych opłat), co zostało udokumentowane jedynie umową kupna-sprzedaży z tego samego dnia. Za nabyty stół przedsiębiorca zapłacił gotówką 20 lutego 2025 r., a w umowie sprzedaży znajduje się stosowne pokwitowanie.

Pan Ignacy:

• rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów;
• nie wybrał ani kasowego PIT, ani kasowej metody rozliczania VAT;
• opłaca VAT oraz zaliczki na PIT na zasadach ogólnych, za okresy miesięczne.

Pomiędzy przedsiębiorcą a firmą Y oraz panią Malwiną nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Czy przedsiębiorca od zakupu tego stołu musi zapłacić PCC? Jak powinien rozliczyć VAT i PIT od jego sprzedaży?

VAT

Podatek należny

Opodatkowaniu VAT podlega m.in. odpłatna dostawa towarów na terytorium kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT), a towary to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii (art. 2 pkt 6 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Dokonywana przez przedsiębiorcę (podatnika VAT czynnego) w ramach prowadzonej działalności sprzedaż w Polsce rzeczy ruchomych (np. mebli) stanowi odpłatną dostawę towarów na terytorium kraju, a także sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca opodatkował sprzedaż stołu w procedurze VAT marża, dlatego w pierwszej kolejności rozważmy, czy mógł ją zastosować do tej transakcji.

Stosownie do art. 120 ust. 4 ustawy o VAT w przypadku podatnika dokonującego dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków nabytych uprzednio przez tego podatnika w ramach prowadzonej działalności, w celu odprzedaży, podstawą opodatkowania podatkiem jest marża stanowiąca różnicę między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia, pomniejszona o kwotę podatku. Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 11 września 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.467.2024.2.JM „Przepisy (…) przewidują zatem stosowanie szczególnej procedury opodatkowania dostawy m.in. towarów używanych, polegającej na opodatkowaniu marży. Jest to szczególna forma opodatkowania, w której podstawą opodatkowania jest marża stanowiąca różnicę między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia, pomniejszona o kwotę podatku. Taka procedura opodatkowania może być stosowana w przypadku dostawy towarów używanych nabytych wcześniej przez podatnika w ramach prowadzonej działalności w celu odsprzedaży. Zaznaczyć należy, że dla opodatkowania dostawy towarów używanych w procedurze marży ważny jest nie tylko rodzaj towaru, który może zostać objęty tą procedurą, ale również to, od kogo ten towar został kupiony”.

W myśl art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przez towary używane rozumie się ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie, inne niż określone w art. 120 pkt 1–3 ustawy o VAT (tj. inne niż dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie lub antyki) oraz inne niż metale szlachetne lub kamienie szlachetne (CN 7102, 7103, 7106, 7108, 7110, 7112). Z kolei zgodnie z art. 120 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT antyki to przedmioty inne niż wymienione w art. 120 pkt 1 i 2 ustawy o VAT (tj. inne niż dzieła sztuki i przedmioty kolekcjonerskie), których wiek przekracza 100 lat (CN 9706). Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.200.2021.1.AKR, wyjaśnił, że „Towarami używanymi są zatem te dobra ruchome, które wcześniej zostały choć raz użyte, lecz nadają się do wielokrotnego wykorzystania (nie ulegają zużyciu po jednokrotnym użytku)”. Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego przyjmuję, że nabyty stół nie jest antykiem, natomiast spełnia definicję towaru używanego.

Należy tutaj wskazać, że stosownie do art. 120 ust. 10 ustawy o VAT procedura VAT marża dotyczy dostawy towarów używanych, które podatnik nabył od:

1) osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, niebędącej podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT (tj. podatnikiem VAT), lub niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej;

2) podatników, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT, jeżeli dostawa tych towarów była zwolniona od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2, art. 113 lub art. 113a ustawy o VAT;

3) podatników, jeżeli dostawa tych towarów była opodatkowana zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 ustawy o VAT (tj. w procedurze VAT marża);

4) podatników podatku od wartości dodanej, jeżeli dostawa tych towarów była zwolniona od podatku na zasadach odpowiadających regulacjom zawartym w art. 43 ust. 1 pkt 2, art. 113 lub art. 113a ustawy o VAT;

5) podatników podatku od wartości dodanej, jeżeli dostawa tych towarów była opodatkowana podatkiem od wartości dodanej na zasadach odpowiadających regulacjom zawartym w art. 120 ust. 4 i 5 ustawy o VAT, a nabywca posiada dokumenty jednoznacznie potwierdzające nabycie towarów na tych zasadach.

W interpretacji indywidualnej z 9 września 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.474.2024.1.MC, dyrektor KIS wskazał, że „Wspólną cechą wszystkich przedstawionych w ww. przepisie (art. 120 ust. 10 ustawy o VAT – przyp. red.) przypadków, warunkujących zastosowanie szczególnej procedury opodatkowania marży, jest to, że podmiot sprzedający używany towar pozbawiony był prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego przy jego nabyciu. Ponadto, jak wynika z przepisu art. 120 ust. 4 ustawy, warunkiem niezbędnym do zastosowania tej procedury jest określenie, że towar został jednak nabyty w celu odsprzedaży”.

W analizowanym przypadku stół jest towarem używanym, został nabyty celem odprzedaży od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, zatem przedsiębiorca prawidłowo do jego dostawy zastosował procedurę VAT marża. Nie ma znaczenia, że nabywcą był podatnik (firma Y).

W świetle z art. 120 ust. 4 ustawy o VAT w przypadku procedury VAT marża dla towarów używanych podstawą opodatkowania VAT jest marża – stanowiąca różnicę między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia – pomniejszona o kwotę podatku. Zgodnie z art. 120 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT przez kwotę sprzedaży rozumie się całkowitą kwotę, którą podatnik otrzymał lub ma otrzymać z tytułu dostawy towarów od nabywcy lub osoby trzeciej, wliczając w to otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty bezpośrednio związane z tą dostawą, podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze oraz koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, którymi podatnik obciąża nabywcę, z wyłączeniem kwot, o których mowa w art. 29a ust. 7 ustawy o VAT. W myśl tego ostatniego przepisu podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;

3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Przez kwotę nabycia rozumie się wszystkie składniki wynagrodzenia, o których mowa w art. 120 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, które dostawca towarów otrzymał lub ma otrzymać od podatnika (art. 120 ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT). Jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 czerwca 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.301.2024.1.MC: „(…) dla potrzeb zastosowania procedury marży, przez kwotę nabycia należy rozumieć wszystko, co stanowi wynagrodzenie, które pierwotny sprzedawca towaru używanego otrzymał od podatnika (nabywcy). Tak rozumiana kwota nabycia obejmuje wszystkie koszty związane z transakcją, jeżeli nabywca towaru (kupujący) ponosi ciężar tych opłat płacąc za nie dostawcy. Zatem do kwoty nabycia (…) nie mogą zostać zaliczone koszty, które nie zostały zapłacone i nie są należne dostawcy towaru”.

Uwaga! Podatku od czynności cywilnoprawnych, który od tej umowy uiści przedsiębiorca, nie wlicza się do kwoty nabycia.

W analizowanej sprawie cena sprzedaży wynosi 4230 zł, a cena nabycia 3000 zł, zatem różnica pomiędzy nimi wynosi 1230 zł. Do dostawy stołu właściwa będzie podstawowa stawka VAT wynosząca obecnie 23 proc. (art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Dostawa nie może być objęta zwolnieniem na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT chociażby z tego powodu, że stół ten stanowi towar handlowy, czyli nie był wykorzystywany wyłącznie na cele działalności zwolnionej z VAT. Podatek należny od ww. różnicy pomiędzy ceną sprzedaży a ceną nabycia (wyliczony tzw. rachunkiem w stu) wynosi 230 zł [(1230 zł x 23) : (100 + 23)]. Podstawę opodatkowania stanowi kwota 1000 zł [1230 zł – 230 zł].

W analizowanej sprawie dostawa stołu nastąpiła 26 lutego 2025 r. i tego dnia powstał obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Sprzedaż na rzecz podatników powinna być udokumentowana fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Ważne: Przedsiębiorca wystawił fakturę na rzecz firmy Y 26 lutego 2025 r., czyli zmieścił się w terminie określonym w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Należy przy tym zauważyć, że stosownie do art. 106e ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku dostawy towarów używanych, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, faktura powinna zawierać wyłącznie dane określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–8 i 15–17 ustawy o VAT, a także wyrazy „procedura marży – towary używane”. Przedsiębiorca wystawił zatem prawidłowo fakturę jedynie na kwotę brutto (bez wykazania stawki i kwoty podatku) z wyrazami „procedura marży – towary używane”.

Podatek naliczony

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, jeżeli podlegały opodatkowaniu w formie marży (art. 120 ust. 19 ustawy o VAT).

Ważne: W analizowanej sprawie podatek naliczony od nabycia stołu w ogóle jednak nie wystąpi, gdyż został on nabyty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

JPK_VAT

Przedsiębiorca musi wykazać sprzedaż stołu w JPK_V7M za luty 2025 r. Transakcję powinien wykazać w ewidencji sprzedaży JPK_VAT na podstawie wystawionej faktury VAT marża, z oznaczeniem „MR_UZ”, ale bez oznaczeń procedur i kodów GTU (par. 10 rozporządzenia w sprawie JPK_VAT).

W przypadku dostawy towarów używanych opodatkowanych w formie marży, JPK_VAT, podstawę opodatkowania (tj. wartość marży pomniejszoną o podatek należny) i wartość podatku wykazuje się w polach właściwych dla sprzedaży według odpowiednich stawek podatku. W analizowanym przypadku będą to pola K_19 (ewidencja) i P_19 (deklaracja), gdzie należy wskazać jako podstawę opodatkowania kwotę 1000 zł, a podatek należny w kwocie 230 zł należy wykazać w polach K_20 (ewidencja) i P_20 (deklaracja). Następnie w ewidencji sprzedaży w polu „SprzedazVAT_Marza” należy podać wartość sprzedaży brutto, tj. 4230 zł.; a w ewidencji zakupu w polu „ZakupVAT_Marza” kwotę nabycia towarów używanych opodatkowanych w formie marży, tj. 3000 zł (na podstawie umowy kupna-sprzedaży.

Ważne: W polu P_61 (deklaracja) należy wpisać „1”, co oznacza, że w danym okresie rozliczeniowym podatnik dokonywał dostawy towarów opodatkowanych w formie marży.

Uwaga! Podatnik może stosować ogólne zasady opodatkowania do dostaw, do których stosuje się opodatkowanie w formie marży (art. 120 ust. 14 ustawy o VAT), ponieważ procedura VAT marża nie jest obowiązkowa. Należy przy tym pamiętać, że stosownie do art. 120 ust. 15 ustawy o VAT, jeżeli podatnik oprócz procedury marży stosuje również ogólne zasady opodatkowania, to jest on obowiązany prowadzić ewidencję JPK_VAT, z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania. W odniesieniu do dostawy opodatkowanej w formie marży ewidencja musi zawierać w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży, o której mowa w tych przepisach. ©℗

PCC

Ustawa o PCC posługuje się zamkniętym katalogiem czynności cywilnoprawnych podlegających opodatkowaniu PCC (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 16 stycznia 2025 r., sygn. 0111-KDIB2-2.4014.295.2024.4.PB). W interesującym nas zakresie należy wskazać, że PCC podlegają m.in. umowy sprzedaży rzeczy (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC). Umowa kupna-sprzedaży stołu mieści się więc w katalogu czynności opodatkowanych PCC. Przedmiotem umowy był stół znajdujący się w momencie sprzedaży na terenie Polski, a zatem w świetle art. 1 ust. 4 pkt 1 ustawy o PCC, umowa ta podlega opodatkowaniu PCC. Zarazem nie znajdą zastosowania wyłączenia zawarte w art. 2 ustawy o PCC, a szczególności art. 2 pkt 4 w zw. z art. 1a pkt 7 i 5 ustawy o PCC, gdyż czynność ta nie podlegała VAT ze względu na to, że sprzedawca stołu (pani Malwina) jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o PCC obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania czynności cywilnoprawnej. W analizowanej sprawie będzie to dzień zawarcia umowy kupna-sprzedaży, tj. 20 lutego 2025 r. Przy umowie sprzedaży obowiązek podatkowy ciąży na kupującym (art. 4 pkt 1 ustawy o PCC), a w myśl art. 5 ust. 1 ustawy o PCC obowiązek zapłaty podatku ciąży na podatnikach PCC. Będzie on zatem ciążyć na panu Ignacym jako kupującym.
Stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o PCC przy umowie sprzedaży podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa rzeczy. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że cena zakupu stołu od pani Malwiny, tj. 3000 zł, odpowiada jego wartości rynkowej, a więc właśnie tyle wynosi podstawa opodatkowania PCC tej umowy.

Uwaga! Wartość rynkową przedmiotu czynności cywilnoprawnych określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich miejsca położenia, stanu i stopnia zużycia, oraz w obrocie prawami majątkowymi tego samego rodzaju, z dnia dokonania tej czynności, bez odliczania długów i ciężarów (art. 6 ust. 2–4 ustawy o PCC).

Podstawa opodatkowania wynosi 3000 zł, a więc do umowy kupna-sprzedaży stołu nie można zastosować zwolnienia zawartego w art. 9 pkt 6 ustawy o PCC, zgodnie z którym, zwalnia się od podatku m.in. sprzedaż rzeczy ruchomych, jeżeli podstawa opodatkowania nie przekracza 1000 zł. Również pozostałych zwolnień zawartych w art. 8 i 9 ustawy o PCC nie można zastosować w analizowanej sprawie. Stawka PCC od umowy sprzedaży rzeczy ruchomych wynosi 2 proc. (art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC), zatem PCC wyniesie 60 zł (3000 zł x 2 proc.). Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o PCC podatnicy są obowiązani, bez wezwania organu podatkowego, złożyć deklarację w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych, (PCC-3), oraz obliczyć i wpłacić podatek w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, z wyłączeniem przypadków, gdy podatek jest pobierany przez płatnika, oraz przypadków, o których mowa w art. 10 ust. 1a ustawy o PCC (tj. gdy jest składana zbiorcza miesięczna deklaracja PCC-4). Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca nie składa deklaracji PCC-4.

Uwaga! Notariusze są płatnikami PCC od czynności cywilnoprawnych dokonywanych w formie aktu notarialnego (art. 10 ust. 2 ustawy o PCC). Z opisu stanu faktycznego nie wynika jednak, aby umowa była zawarta w tej formie.

Ważne: Przedsiębiorca powinien w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, tj. do 6 marca 2025 r., złożyć deklarację PCC-3 i wykazać w niej PCC od przedmiotowej umowy kupna-sprzedaży w wysokości 60 zł. W tym terminie musi też wpłacić PCC do właściwego urzędu skarbowego.©℗

PIT

Przychody

Stół został sprzedany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dlatego uzyskane z tego tytułu przychody należy zakwalifikować do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny VAT. W analizowanej sprawie przychodem przedsiębiorcy ze sprzedaży stołu będzie zatem kwota uzyskana z jego sprzedaży bez VAT, tj. 4000 zł.

W myśl art. 14 ust. 1c ustawy o PIT za datę powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności.

Ważne: Do wydania sprzedanego towaru (stołu) doszło 26 lutego 2025 r. i tego dnia została wystawiona faktura dokumentująca tę sprzedaż, zatem przychód powstał 26 lutego 2025 r.

Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), dlatego stosownie do par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR podstawą zapisu przychodu ze sprzedaży stołu (towaru handlowego) będzie wystawiona faktura VAT marża. Kolumna 7 PKPiR jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.

Uwaga! Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Są nimi również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (par. 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie PKPiR).

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zatem, aby poniesiony przez podatnika wydatek stanowił dla niego KUP, musi on spełnić następujące warunki:

− został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią KUP wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

− jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

− pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

− został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

− został właściwie udokumentowany,

− nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za KUP.

Uwaga! Stół został nabyty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (p. Malwiny) i w związku z tym nie wystąpił przy nabyciu podatek naliczony, dlatego nie ma potrzeby analizować art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT.

Wydatki na nabycie towaru handlowego (a takim jest stół, gdyż został nabyty celem odprzedaży) mogą być uznane za KUP. Przy czym jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. Stół został nabyty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, dlatego udokumentowanie nabycia umową kupna-sprzedaży będzie wystarczające, aby zaliczyć poniesiony wydatek do KUP. W świetle par. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie PKPiR umowa sprzedaży może być podstawą zapisów (tj. dowodem księgowym), o ile stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Rozumiem, że w analizowanym przypadku warunki te będą spełnione.

Ponadto należy wskazać, że za nabyty stół przedsiębiorca zapłacił gotówką 20 lutego 2025 r., a w umowie sprzedaży znajduje się stosowane pokwitowanie. Ograniczenia wynikające z art. 22p ustawy o PIT uzależniające możliwość zaliczenia danego wydatków od formy płatności nie dotyczą tej transakcji, gdyż stół został nabyty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Cenę nabycia stołu (tj. 3000 zł) można więc uznać za KUP. Wydatki te należy ująć w PKPiR na podstawie umowy kupna-sprzedaży w kolumnie 10, która jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Należy tutaj wyjaśnić, że stosownie do art. 22 ust. 6 ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR, co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Zatem wydatek na nabycie stołu w kwocie 3000 zł przedsiębiorca może zaliczyć w ciężar KUP w lutym 2025 r., kiedy to została zawarta umowa kupna-sprzedaży stanowiąca podstawę zapisu kosztu w PKPiR.

Ponadto KUP będzie PCC w wysokości 60 zł zapłacony od umowy kupna-sprzedaży stołu. Powinien być on potrącony w dacie poniesienia, a na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca zapłaci go w lutym 2025 r. Ujmuje się go w kolumnie 11 PKPiR, która jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Wydatek ten ujmuje się na podstawie dowodu zapłaty PCC do urzędu skarbowego (par. 12 rozporządzenia w sprawie PKPiR).

Ważne: Łączne koszty związane z analizowaną transakcją wynoszą 3060 zł i powinny zostać potrącone w lutym 2025 r.

Dochód i zaliczka

Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego. W myśl art. 30c ust. 1 ustawy o PIT podatek dochodowy od dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej opłacany w formie podatku liniowego wynosi 19 proc. podstawy obliczenia podatku. Zgodnie z art. 30c ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o PIT podstawą obliczenia podatku liniowego jest dochód ustalony zgodnie z art. 9 ust. 1, 2–3b i 5, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e i ust. 4 zdanie pierwsze lub art. 24b ust. 1 i 2, lub art. 23o ustawy o PIT. Stosownie do art. 9 ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o PIT dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Z kolei w myśl art. 24 ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o PIT, u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących PKPiR dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT a kosztami uzyskania.

Ważne:W analizowanym przypadku przychód wynosi 4000 zł, a KUP to 3060 zł. Podstawą opodatkowania (dochodem) jest zatem kwota 940 zł (4000 zł – 3060 zł), a PIT od tej transakcji wyniesie 178,60 zł (940 zł x 19 proc.). ©℗