Jak odzyskać dokumenty księgowe od poprzedniego biura rachunkowego?

Nasz nowy klient, mała rodzinna spółka, ma problem. Zakończył współpracę z innym biurem rachunkowym, które odpowiadało za sprawy księgowe. Jednak była księgowa nie zwróciła dokumentacji (podatkowej, ubezpieczeniowej oraz innej rachunkowej, w tym bilansów). Według klienta biuro ukrywa dokumenty pod pretekstem braku rozliczeń – rzekomo nie zapłacił on odszkodowania za zerwanie umowy o współpracy księgowej. Co w takiej sytuacji można zrobić?

Podany stan faktyczny może być rozpatrywany w kontekście cywilnoprawnym bądź karnym. Co do pierwszego kontekstu to na uwagę zasługuje art. 222 kodeksu cywilnego. W myśl par. 1 właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą. Z orzecznictwa sądowego wynika zaś, że roszczenie windykacyjne ma charakter obiektywny, dlatego dla jego uwzględnienia wystarczające jest ustalenie, że powód jest właścicielem ruchomości. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 28 września 2017 r. (sygn. akt I ACa 220/17) stwierdził: „skoro bezsprzecznie powódce przysługuje prawo do opisanej w pozwie dokumentacji dotyczącej wspólnoty mieszkaniowej, zaś pozwana co do dokumentów przyznała, że jest w ich posiadaniu, nie wykazując przy tym, aby posiadała ku temu jakikolwiek tytuł prawny, to należało stwierdzić, iż roszczenie strony powodowej o wydanie zasługiwało na uwzględnienie w świetle dyspozycji art. 222 par. 1 kodeksu cywilnego”.

Zatem z powyższego wynika wniosek, że jeśli osoba włada rzeczą i nie wyda jej dobrowolnie właścicielowi, to ten może realizować swoje roszczenie za pomocą specjalnego powództwa windykacyjnego. Problemem może być jednak długotrwałość takiego postępowania, gdy weźmie się pod uwagę konieczność szybkiego odzyskania rzeczy, np. dokumentacji księgowej.

Dlatego też warto rozważyć zastosowanie drugiego z sygnalizowanych rozwiązań i skierowanie sprawy na drogę postępowania karnego, co należy zainicjować zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do organów ścigania (policja, prokuratura). W myśl art. 276 kodeksu karnego kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. W wyroku SA w Poznaniu z 7 marca 2018 r. (sygn. akt II AKa 81/17) podkreślono zaś, że ukrywanie dokumentu, w rozumieniu art. 276 kodeksu karnego, oznacza stworzenie takiego stanu rzeczy, iż dokument staje się niedostępny dla osób, które mają prawo i chcą z niego skorzystać. Istota ukrycia dokumentu polega na ulokowaniu go w miejscu nieznanym dla osoby uprawnionej, gdy sprawca swoje działanie w sposób świadomy ukierunkowuje na wywołanie takiego stanu, aby dokument był ukryty, schowany, niedostępny dla osoby uprawnionej.

Na kanwie ww. aspektu karnego szczególnie użyteczny będzie wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy-Śródmieścia w Warszawie z 9 lipca 2024 r. (sygn. akt V K 450/23), w którym wymierzono surową karę grzywny dla osoby, która „ukryła dokumenty księgowe i kadrowe spółek (...) sp. z o.o. z siedzibą w W., (...) sp. z o.o. z siedzibą w W., (...) sp. z o.o. z siedzibą w W. w postaci: akt osobowych pracowników spółek, list płac za lata (…), kompletów rozliczeniowych ZUS (DRA, RCA, RSA) za lata (…), deklaracji VAT za lata (…), rejestrów sprzedaży i rejestrów zakupu za lata (…), polityki rachunkowości spółek, planu kont spółek, deklaracji CIT za lata (…), zestawienia sald i obrotów za lata (…) oraz ewidencji środków trwałych spółek, którymi nie miała prawa rozporządzać, czym działała na szkodę w/w spółek, czym wypełniła dyspozycję art. 276 k.k.”.

Zatem stan faktyczny, w którym była księgowa prowadząca biuro rachunkowe ukrywa dokumentację finansowo-rachunkową przedsiębiorcy pod pretekstem rozliczeń finansowych należy kwalifikować jako przestępstwo. Przedsiębiorca (spółka) ma co najmniej dwie możliwości prawne podjęcia próby odzyskania dokumentacji: drogę cywilnoprawną – powództwa o wydanie – oraz drogę karną – zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa ukrycia tej dokumentacji. Nie jest wykluczone zastosowanie obu tych trybów. ©℗