Jak wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych wpłynie na relacje biura rachunkowego z klientami

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmieni naprawdę bardzo wiele – od sposobu pracy księgowych z dokumentem, jakim jest faktura, poprzez zmiany w uprawnieniach współpracujących podmiotów, aż po konieczność modyfikacji umów z firmami outsourcingowymi.

Obecnie stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak zmieni się to już 1 lipca 2024 r. Zgodnie z obowiązującym od tego dnia art. 106ga ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) system będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju. Będziemy kolejnym krajem, który zdecydował się na obowiązkowe wprowadzenie takiego rozwiązania – przed Polską wprowadziły je: Hiszpania, Portugalia oraz Włochy. Aby przystąpić do KSeF, przedsiębiorcy muszą zarejestrować się w systemie, a następnie zintegrować swoje oprogramowanie księgowe z platformą KSeF.

Wprowadzenie obowiązkowego wystawiania e-faktur ma przede wszystkim uszczelnić polski system podatkowy. Dzięki niemu organy administracji skarbowej na bieżąco będą mogły kontrolować transakcje zawierane pomiędzy przedsiębiorcami (faktury wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie będą objęte systemem). Zgodnie z tymi założeniami organy kontrolujące będą w stanie szybciej i łatwiej weryfikować nasze rozliczenia podatkowe, a także w mniejszym stopniu angażować podatników w prowadzone kontrole. Nie będzie już konieczności przygotowywania wielu dokumentów, zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi będą mogli się skupić na bieżącej pracy. Powinno mieć to również korzystny wpływ na koszty obsługi takich kontroli. Jednocześnie trzeba mieć świadomość, że możemy być kontrolowani i nie wiedzieć o tym, jeśli urząd nie znajdzie nieprawidłowości. Dla podatników będzie to narzędzie, które w wielu przypadkach ułatwi zapanowanie nad otrzymaniem kompletu faktur zakupowych, wykluczy możliwość zgubienia czy zniszczenia dokumentu. KSeF będzie również pełnił funkcję archiwum, dokumenty będą przechowywane w nim przez 10 lat.

Korzyści dla firm i księgowych

Wdrożenie KSeF przyniesie wiele korzyści dla przedsiębiorców i podatników. Zarządzanie fakturami w KSeF pozwala na znaczne zwiększenie efektywności pracy przedsiębiorstw, a dzięki automatyzacji procesów będzie można zaoszczędzić czas, który wcześniej poświęcano na wprowadzanie faktur do systemów księgowych i ich przesyłanie do firm outsourcingowych. Ponadto KSeF umożliwia szybkie wyszukiwanie i przeglądanie faktur, co przełoży się na lepszą organizację dokumentów oraz sprawniejsze rozliczenia podatkowe.

Wprowadzenie KSeF eliminuje również koszty związane z drukowaniem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych, ale nie zmniejszy ryzyka popełnienia błędu na fakturze. System weryfikuje jedynie, czy dane na dokumencie zgadzają się ze strukturą logiczną oraz to, czy dany dokument został przekazany przez uprawnioną osobę, nie weryfikuje natomiast jego zawartości merytorycznej. Błędnie wystawiona faktura, która zostanie przekazana do KSeF, będzie musiała być skorygowana.

KSeF pozwoli też na uproszczenie procesów związanych z rozliczeniami podatkowymi, gdyż podatnicy mogą łatwo udostępniać faktury współpracującym biurom rachunkowym, co przyczyni się do jeszcze sprawniejszej współpracy.

Dotychczas księgowi ręcznie wprowadzali wszelkie dane z dokumentów do systemów księgowych lub wspierał ich przy tym, nie zawsze doskonały, system OCR. Faktura od każdego kontrahenta miała inny układ, co utrudniało precyzyjne wychwycenie i odczytanie zawartych na niej informacji. Konieczne były każdorazowe sprawdzenie, czy dane zostały prawidłowo odczytane, oraz wprowadzenie niezbędnych korekt. W dobie KSeF każda faktura krajowa będzie miała dokładnie taki sam layout, co ułatwi identyfikację poszczególnych danych. Dobrze przygotowany system księgowy nie będzie potrzebował już OCR, wszystkie dane będzie można kompletnie przenieść z KSeF do ksiąg. Księgowym pozostanie do wykonania praca czysto merytoryczna, taka jak wybór odpowiednich kont księgowych, prawidłowe zakwalifikowanie dokumentów na cele VAT-u oraz podatku dochodowego. W związku z tym, że faktury będą spływać do przedsiębiorców na bieżąco i zniknie ryzyko zgubienia dokumentu, dane w księgach będą bardziej kompletne, co może mieć również przełożenie na konieczność i liczbę zawiązywanych rezerw.

Jakie trzeba mieć uprawnienia, aby uzyskać dostęp do systemu

Osobom fizycznym, będącym podatnikami, zostaną automatycznie nadane uprawnienia właścicielskie do systemu e-faktur. Nie będzie potrzeby składania żadnych dodatkowych dokumentów. Autoryzacja w systemie będzie możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego zawierającego NIP lub PESEL. W przypadku braku takich danych identyfikujących konieczne będzie złożenie zawiadomienia ZAW-FA, aby powiązać podpis z podatnikiem. W tym celu należy wypełnić sekcję D wspomnianego formularza, podając dane identyfikujące podpis elektroniczny SHA-256, tzw. odcisk palca podpisu.

W przypadku osób prawnych również istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, pod warunkiem posiadania elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP. Pieczęć ta jest elektronicznym odpowiednikiem pieczątki firmowej. Sposób jej uzyskania jest podobny do uzyskania podpisu kwalifikowanego, wniosek o jej wydanie powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W razie braku wspomnianej pieczęci należy złożyć dodatkowo zawiadomienie ZAW-FA w celu wskazania osób uprawnionych, w imieniu podatnika, do korzystania z KSeF.

Po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych podatnicy nie będą musieli sami wystawiać swoich faktur, wystarczy nadać odpowiednie uprawnienia do określonych czynności. Określa je rozporządzenie ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Można będzie nadać uprawnienia:

• do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
• do wystawiania lub dostępu do faktur,
• do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ustawy o VAT (samofakturowanie), będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Co się zmieni we współpracy

Nadawanie uprawnień dla podmiotów zewnętrznych będzie jak najbardziej możliwe. Będzie można nadać uprawnienia za pomocą komercyjnego oprogramowania przy użyciu API (ang. application programming interface, interfejs programowania aplikacji), a także dzięki aplikacji Ministerstwa Finansów. Uprawnienia może otrzymać zarówno osoba fizyczna, jak i podmiot, np. biuro rachunkowe/outsourcingowe, co oznacza, że nie będzie konieczności każdorazowego nadawania uprawnień pracownikom biura. Taki model współpracy jest znacznie wygodniejszy dla przedsiębiorców, ponieważ zminimalizowane jest ryzyko braku dostępności upoważnionej osoby. Wszystkie nadane uprawnienia zaczną działać niezwłocznie po wprowadzeniu do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych będzie to miało miejsce zaraz po przetworzeniu dyspozycji. W razie wypełniania papierowej wersji druku ZAW-FA uprawnienia będą nadawane niezwłocznie po zweryfikowaniu przez urząd skarbowy poprawności wypełniania dokumentu oraz kompletności podpisów. Kiedy już wszystkie niezbędne uprawnienia zostaną nadane, zainteresowani dostaną informację z urzędu skarbowego na wskazany w zgłoszeniu adres e-mailowy, a każdy z upoważnionych będzie mógł uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• podpisu zaufanego (ePUAP),
• wygenerowanego przez system KSeF tokenu, który jest ciągiem znaków alfanumerycznych – można go przypisać do podatnika lub uprawnionego podmiotu.

Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego mogą korzystać osoby fizyczne, natomiast kwalifikowana pieczęć służy osobom prawnym i nie jest podpisem. Z podpisu elektronicznego może zatem korzystać jedynie osoba, dla której został on wydany, z kolei pieczęć przedsiębiorca może udostępnić swoim pracownikom, bez wydawania konkretnych pełnomocnictw. W pierwszym przypadku zaletą jest to, że jesteśmy w stanie wskazać konkretną osobę odpowiedzialną za proces fakturowania, w drugim – ograniczamy konieczność wydawania poszczególnych pełnomocnictw. Każda osoba, której udostępniono pieczęć, będzie mogła uwierzytelnić się w KSeF. Uwierzytelnienie za pomocą platformy usług elektronicznych (ePUAP) pociąga za sobą takie konsekwencje, jak stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Z ostatniego z wyżej podanych sposobów (token) można skorzystać dopiero po zastosowaniu jednego z trzech pierwszych – aby wygenerować token, należy bowiem zalogować się do systemu. Jest to odmienny sposób logowania, w odróżnieniu od pozostałych nie wymaga udziału użytkownika, aby wysłać fakturę do KSeF lub pobrać z niego dokument zakupowy. Jeśli podatnik korzysta z usług biura rachunkowego, to najlepszą metodą uwierzytelnienia będzie właśnie token. Prawidłowo wprowadzony do systemu fakturowania pozwoli na automatyczną wysyłkę faktur, natomiast wprowadzony do modułu księgowego lub systemu obiegu dokumentów da możliwość pobierania faktur zakupu. Uprawnieni użytkownicy nie muszą każdorazowo logować się do systemu Ministerstwa Finansów, klient z kolei po przekazaniu tokenu nie musi przekazywać coraz to nowych pełnomocnictw dla pojedynczych pracowników. Token będzie aktywny do momentu dezaktywacji przez podmiot udzielający pełnomocnictwa. To rozwiązanie jest również najkorzystniejsze z punktu widzenia outsourcera usług księgowych, bo na tego rodzaju pełnomocnictwo nie mają wpływu absencje chorobowe, urlopy ani też ewentualna rotacja pracowników. Dobrze przygotowany system do elektronicznego obiegu dokumentów będzie mógł sam pobierać dokumenty wystawione dla klientów biura.

Wprowadzenie KSeF spowoduje, że księgowi – zarówno ci wewnątrz firm, jak i biura rachunkowe – będą mieli dostęp do dokumentów na bieżąco, nie będzie trzeba czekać na ich skompletowanie, ponieważ wszystkie będą przechowywane w jednym miejscu. Nie będzie też mowy o ich zgubieniu – duplikaty znikną z obiegu oraz zmniejszy się skala anulowanych faktur przez podatników. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty stworzone w systemach sprzedażowych nie będą miały statusu faktury aż do momentu wysyłki do KSeF, będzie można je zatem dowolnie edytować, natomiast po wysyłce do systemu staną się one fakturami wprowadzonymi do obrotu prawnego. Takich dokumentów nie można poddawać już żadnym modyfikacjom, jedyną metodą wprowadzenia zmian będzie wystawienie faktury korygującej.

Ta zmiana niewątpliwie z jednej strony ułatwi życie księgowym, a z drugiej – utrudni je podatnikom, którzy często z uprzejmości dla swoich klientów godzą się na takie zabiegi.

Aktualizacja obecnych systemów sprzedażowych

Zanim KSeF usprawni procesy księgowe, trzeba zadbać o dostosowanie systemów sprzedażowych i księgowych do nowej rzeczywistości. Większość dostawców systemów wprowadza odpowiednie zmiany dopasowane do zmian w przepisach, na rynku pojawiają się też narzędzia umożliwiające przekazanie utworzonych w modułach sprzedażowych dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów. Każdy przedsiębiorca powinien ustalić z dostawcą swojego oprogramowania warunki przekazywania dokumentów (np. czy wysyłka powinna się odbywać per faktura, czy paczkami?). Należy zwrócić również uwagę, czy w odpowiedzi na wysyłkę dostajemy aktualny status dokumentu oraz zwrot numeru KSeF danej faktury. Natomiast wizualizacja faktury powinna być opatrzona kodem QR, który byłby kreowany lokalnie w razie awarii i braku możliwości przekazania faktury do KSeF. Ministerstwo zapowiada, że opublikuje informacje techniczne niezbędne do prawidłowego wygenerowania kodów QR. W innych przypadkach system sam nadaje kody.

Co nas jeszcze czeka

Wraz z dynamicznym rozwojem technologii oraz zmieniającymi się potrzebami przedsiębiorców KSeF może w przyszłości przynieść jeszcze wiele zmian i ulepszeń. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w platformie KSeF, które będą miały na celu usprawnienie funkcjonowania systemu oraz dostosowanie go do potrzeb przedsiębiorców. Warto zatem śledzić rozwój systemu oraz dostosowywać się do zmian, aby w pełni korzystać z jego możliwości.

Na początkowym etapie wdrożenie KSeF z pewnością pochłonie sporo czasu oraz zasobów finansowych, jednak przełoży się to na oszczędności, tj.:

• sprawniejsze księgowanie, co będzie miało wpływ się na pełniejsze dane i dokładniejsze rozliczenia podatkowe,
• łatwiejsze kompletowanie dokumentów.

Temat wdrożenia jest ważny i skomplikowany, dlatego warto już dziś podjąć odpowiednie kroki, które pozwolą płynnie przejść przez ten proces. ©℗