Gdzie powinna być wyłożona lista obecności [Poradnia z prawa pracy]

W spółce, którą obsługuje moje biuro, pracownicy potwierdzają swoje obecności w pracy na liście. Gdzie ta lista powinna być wyłożona, w kadrach czy w sekretariacie prezesa spółki? Jakie dane mogą być w niej zawarte?

Lista obecności powinna być wyłożona w sekretariacie, lecz należy pamiętać, aby jej nie umieszczać w miejscu widocznym dla wszystkich, a szczególnie dla osób postronnych. Tak więc warto ją położyć w miejscu, gdzie osoby trzecie nie mają do niej wglądu, ewentualnie powinna ona być każdorazowo wręczana pracownikowi przybywającemu do pracy, aby potwierdził obecności, a następnie chowana. Jeżeli chodzi o dane, jakie powinna lista obecności, to na początku należy wskazać, że kwestie dotyczące prowadzenia list obecności nie są regulowane przepisami prawa pracy i w związku z tym nie ma obowiązującego wzoru listy obecności. Niemniej jednak zawiera ona dane osobowe, które podlegają ochronie na zasadach zawartych w przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 2 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Zgodnie z RODO przyjęty u danego administratora sposób przetwarzania danych osobowych powinien gwarantować bezpieczeństwo danych osobowych, tj. ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem (zob. art. 5 ust. 1 lit. f i ust. 2, art. 24 i 25 RODO). Kolejna zasada przetwarzania danych osobowych to zasada minimalizacji danych, stanowiąca, że przetwarzanie danych ma być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Warto też wskazać, że niektóre kategorie danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia, co do zasady objęte są zakazem przetwarzania (art. 9 RODO) i w związku z tym przyjmuje się, że na liście obecności nie powinny widnieć przyczyny nieobecności danego pracownika, np. zwolnienie lekarskie czy urlop, czy urlop macierzyński itp.

Rada dla klienta biura: Lista obecności w pracy powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników oraz zaznaczenia obecności w ustalony sposób, bowiem takie dane jak najbardziej mogą być umieszczane na dokumentacji wewnętrznej/służbowej bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód. Natomiast przyczyny nieobecności w pracy danego pracownika powinny być znane tylko osobom upoważnionym do przetwarzania danych w tym zakresie. ©℗

Taki okres może być zaliczony do stażu, gdyż przepisy prawa pracy poza świadectwem pracy dopuszczają uznawanie innych dokumentów do potwierdzenia okresu zatrudnienia. Jeżeli z przedłożonego przez pracownika zaświadczenia wynika, że łączył go stosunek pracy z przedsiębiorstwem wystawiającym zaświadczenie, to należy taki dokument uznać, chyba że w konkretnym przypadku przepisy uzależniają zaliczanie stażu do uprawnień pracowniczych od sposobu ustania stosunku pracy, co zwykle w zaświadczeniu nie jest odzwierciedlone. Jeżeli zaś przepisy obowiązujące u pracodawcy przewidują wypłatę dodatku za staż pracy, to na pracowniku spoczywa obowiązek udowodnienia zakończonych okresów zatrudnienia, a także innych okresów zaliczanych do stażu pracy.

Gdy pracownik chce korzystać z uprawnień przysługujących mu w związku ze stażem pracy, to pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy pracy (np. świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających staż). Pracodawca nie powinien się jednak ograniczać wyłącznie do uznawania świadectw pracy. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, w tym odpowiedniego ich przechowywania, wynika wprost z art. 94 ust. 9a i 9b kodeksu pracy. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Należy wskazać, że pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie m.in. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o kolejne zatrudnienie. Dodatkowo osoba taka może również przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. W związku z powyższym brzmieniem przepisu należy uznać, że ustawodawca dopuszcza uznawanie, oprócz świadectwa pracy, także innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia.

Rada dla klienta biura: Jeżeli pracownik nie może przedstawić świadectwa pracy czy jego duplikatu, a z przedłożonego przez pracownika zaświadczenia wynika, że łączył go stosunek pracy z pracodawcą wystawiającym zaświadczenie, należy takie zaświadczenie uznać, tym bardziej że przepisy wyjątkowo uzależniają możliwość zaliczenia okresu do uprawnień pracowniczych od sposobu ustania stosunku pracy. Przy czym warto pamiętać, że czasami pomocne w ustaleniach mogą być dodatkowe dokumenty, np. ZUS Rp-7 czy legitymacja ubezpieczeniowa bądź decyzja ZUS o ustaleniu kapitału początkowego. ©℗

Zakres danych osobowych, jakich może żądać pracodawca od pracownika, określa art. 221 k.p. Wskazany przepis w par. 1–3 określa dane osobowe, których pracodawca żąda od pracownika. Wśród nich wymienia się dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Dane osobowe pracownik udostępnia pracodawcy w formie oświadczenia – wystarczające jest zatem złożenie przez pracownika oświadczenia zawierającego dane osobowe dzieci. W celu potwierdzenia danych osobowych zawartych w oświadczeniu pracownika pracodawca jest jednak uprawniony do tego, by żądać od pracownika udokumentowania danych osobowych dzieci.

Rada dla klienta biura: Pracodawca może żądać od pracownika aktu urodzenia dziecka, ale tylko w celu potwierdzenia danych zawartych przez pracownika w oświadczeniu. Brak jest natomiast podstaw do przechowywania aktu urodzenia dziecka w aktach osobowych pracownika. ©℗

Jeżeli nowe zadania pracownika wykraczają poza rodzaj umówionej pracy, to do zmiany zakresu jego obowiązków konieczne jest porozumienie (aneks) lub wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy, czyli zmiana umowy o pracę. Jeśli nowe obowiązki mieszczą się w rodzaju umówionej pracy, to pracodawca może rozszerzyć zakres wykonywanych zadań poleceniem i zmienionym zakresem obowiązków. Zarówno w jednym przypadku, jak i w drugim przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zmiany – podwyższenia – wynagrodzenia pracownika. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie ma możliwości powierzania pracownikowi każdego dowolnego zadania. Ponadto nie może on też jednostronnie poszerzać czy zmieniać umówionego rodzaju pracy pracownika. Jak wskazuje orzecznictwo, dopuszczalną jest jedynie taka jednostronnie dokonana przez pracodawcę zmiana zakresu obowiązków pracownika (polegająca np. na jego rozszerzeniu), która nie wykracza poza ustalony w umowie o pracę rodzaj pracy. Tylko w takim bowiem przypadku nie stanowi ona zmiany treści umowy o pracę. Nieistotna zmiana warunków pracy lub płacy mieści się w zakresie uprawnień kierowniczych podmiotu zatrudniającego i jest dokonywana przez wydanie polecenia, które jest dla pracownika wiążące (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 7 listopada 1974 r., sygn. akt I PR 332/74). W przypadku gdy nowe zadania wykraczają poza rodzaj umówionej pracy, to do zmiany zakresu obowiązków pracownika konieczne jest porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy. Skutkiem tego będzie zmiana umowy o pracę, co pozwoli na powierzenie nowych obowiązków pracownikowi. Może to nastąpić na stałe lub na określony w umowie czas.

To od decyzji pracodawcy należy ocena, czy wraz ze zwiększeniem obowiązków winien przyznać pracownikowi wyższe wynagrodzenie. Należy jednak zaznaczyć, że art. 78 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) mówi, że wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Wysokość oraz tryb przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy, powinny być zgodne z przepisami prawa pracy. Jeżeli powierzenie obowiązków odbywa się aneksem do umowy o pracę (czyli zmianą umowy za porozumieniem stron), istotne jest, aby obie strony umowy się na to zgodziły. Jeżeli pracownik nie zgodzi się na zmianę umowy o pracę i większe obowiązki bez dodatkowego wynagrodzenia, wówczas nie dojdzie do porozumienia i pracodawca, który zmianę chce wprowadzić, może dokonać wypowiedzenia zmieniającego. Na ten temat wypowiedział się SN w wyroku z 11 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 185/09). I tak zdaniem SN powierzenie zatrudnionemu, bez jego wyraźnej lub chociaż dorozumianej zgody, dodatkowej pracy, wykraczającej poza zakres obowiązków określony w umowie, rodzi obowiązek zapłaty dodatkowego wynagrodzenia. W celu uniknięcia niejasnych czy konfliktowych sytuacji pracodawca, który chce zlecić podwładnemu wykonywanie dodatkowych (tj. wykraczających poza uzgodniony w angażu rodzaj pracy) czynności, powinien skorzystać z formalnej drogi, czyli przede wszystkim zawrzeć aneks do umowy o pracę. W takim aneksie można zagwarantować zatrudnionemu odrębne wynagrodzenie za wykonywanie nowych obowiązków albo pracownik może wyrazić zgodę na dodatkową pracę bez prawa do zwiększonej pensji. W przeciwnym razie pracodawca musi liczyć się z ryzykiem wystąpienia przez podwładnego do sądu z żądaniem zapłaty dodatkowego wynagrodzenia. W ocenie SN przyjęcie założenia, że pracownicy została powierzona bez jej wyraźnej lub dorozumianej zgody (na podstawie ustnego polecenia przełożonego) dodatkowa praca, nieobjęta umową o pracę, której nie można kwalifikować w kategoriach opisanych w art. 42 par. 4 k.p., prowadzi do wniosku, że wynagrodzenie wypłacane pracownicy w okresie, w którym wykonywała równolegle dwa rodzaje pracy (magazyniera oraz sprzątaczki), nie było adekwatne do ilości wykonanej przez nią pracy (pracodawca wynagradzał ją zgodnie z umową o pracę tylko za pracę magazyniera), a zatem nie odpowiadało kryteriom wynagrodzenia godziwego (art. 13 k.p.), należnego za pracę rzeczywiście wykonaną (art. 80 k.p.), odpowiadającego rodzajowi (rodzajom) wykonanej pracy z uwzględnieniem ilości i jakości świadczonej pracy przez pracownicę (art. 78 par. 1 k.p.).

Należy też pamiętać, że jest dopuszczalne powierzenie pracownikowi innej pracy w przypadku uzasadnionych potrzeb pracodawcy. Jest ono zgodnie z art. 42 par. 4 k.p. ograniczone jednak dodatkowymi warunkami, tj. nie może się wiązać z obniżeniem wynagrodzenia pracownika, musi być zgodne z jego kwalifikacjami oraz nie może trwać dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym.

Rada dla klienta biura: Pracodawca może powierzyć nowe zadania pracownikowi w dwojaki sposób, zależny od tego, czy nowe zadania wykraczają poza ustalony w umowie rodzaj pracy, czy nie. Dopuszczalne jest także okresowe powierzenie pracownikowi innej pracy w przypadku uzasadnionych potrzeb pracodawcy na podstawie art. 42 par. 4 k.p. Należy jednak przeanalizować, czy pracownik będzie w stanie wykonać zwiększone obowiązki w obowiązujących normach czasu pracy. Praca bowiem w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna jedynie w sytuacjach określonych art. 151 k.p. ©℗