Poradnia z prawa pracy

Firma, którą obsługuje moje biuro, zbiera dane dotyczące praw jazdy pracowników (numer, organ wydający, data ważności, kategoria). Związane to jest z udostępnianiem pracownikom samochodów służbowym w celu wykonywania zadań służbowych dotyczących np. wyjazdów na narady, konsultacji społecznych, kontroli w terenie itp. Czy firma może przetwarzać te dane?

Firma ma prawo domagać się od pracownika podania informacji dotyczących posiadanego prawa jazdy w przypadku, gdy do obowiązków pracownika należy wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem samochodu. Co więcej, do przetwarzania tych danych nie jest potrzebna zgoda pracownika. Zgodnie bowiem z art. 221 par. 1 i par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracodawca ma prawo domagać się od kandydata do pracy, a następnie od pracownika, informacji dotyczących posiadanych kwalifikacji zawodowych. Zaś zgodnie z art. 221 par. 5 k.p. pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych pracownika i kandydata do pracy, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Rada dla klienta biura: Jeżeli do obowiązków pracownika należy wykonywanie zadań związanych z prowadzeniem samochodu, to nawet jeżeli nie jest on zawodowym kierowcą, pracodawca ma prawo domagać się od niego podania danych dotyczących posiadanego prawa jazdy. ©℗

Tak, pracodawca może sprawdzić, czy na pocztę służbową pracownika doszły ważne dla niego e-maile. Co do zasady w przypadku, gdy pracodawca zamierza prowadzić monitoring poczty elektronicznej pracowników, zastosowanie znajdzie art. 223 k.p. Przepis ten w par. 1 przewiduje, że w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Zasadą jednak jest, iż pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W okolicznościach wskazanych w pytaniu pracodawca tego nie uczynił. Pomimo to pracodawca może udostępnić skrzynkę służbową pracownika. Należy bowiem podkreślić, że korespondencja służbowa nie jest własnością pracownika, a pracodawcy.

Rada dla klienta biura: Pracodawca jest uprawniony do wglądu w zawartość skrzynki pocztowej pracownika, przy czym z czynności tej należy sporządzić protokół ze wskazaniem przyczyn takiego działania i pozyskanych danych ze skrzynki e-mailowej. ©℗

Pracownicy przetwarzający dane kadrowe konieczne do ewidencji czasu pracy pracownika powinni mieć nadane przez pracodawcę upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. W opisanej sytuacji dane pracowników są przetwarzane w związku z zatrudnieniem. Zgodnie zaś z art. 221 par. 1 pkt 1 k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko. Pracodawca jako administrator danych osobowych może przetwarzać dane pracownika w książce ewidencji wejść i wyjść. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy:

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• zgodnie z art. 149 par. 1 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Rada dla klienta biura: Przetwarzanie danych pracowników związanych z zatrudnieniem wynika z przepisów, jednakże pracownicy przetwarzający dane osobowe, np. działy kadr czy księgowości, powinni być upoważnieni do przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. ©℗

Pracodawca mógł udostępnić plan urlopów do wiadomości całej załogi. Zgodnie bowiem z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W myśl zaś art. 163 par. 2 k.p. plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Rada dla klienta biura: Nie ma przeszkód, aby plan urlopów został podany pracownikom do wiadomości. Istotne jest, aby nie miały do niego dostępu osoby postronne. ©℗

Praktyka jest prawidłowa pod warunkiem, że wnioski pracowników o zmianę danych osobowych składane za pośrednictwem systemu informatycznego są drukowane oraz wpinane do akt osobowych. Zgodnie bowiem z art. 221 par. 5 k.p. udostępnienie pracodawcy danych osobowych – i to zarówno na etapie rekrutacji, jak i zatrudnienia – następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. W tym celu kandydat na pracownika oraz pracownik mogą zarówno wypełnić kwestionariusze osobowe, jak i mogą przekazywać takie informacje drogą elektroniczną, tj. poprzez portal pracowniczy/indywidualne konta pracownicze. Należy jednak pamiętać, że oświadczenie o danych osobowych pracownika powinny być przechowywane w takiej formie jak akta osobowe pracowników. Inaczej mówiąc: jeśli pracodawca przechowuje akta osobowe w formie elektronicznej, to oświadczenia o danych osobowych również powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Jeśli zaś pracodawca zdecydował o prowadzeniu i przechowywaniu akt osobowych w formie papierowej, to wtedy i oświadczenia powinny mieć formę papierową.

Rada dla klienta biura: Wnioski pracowników o zmianę danych osobowych składane za pośrednictwem systemu informatycznego należy drukować oraz wpinać do akt osobowych, jeśli są one prowadzone w formie papierowej. ©℗

Zgodnie z objaśnieniami do sposobu wypełniania świadectwa pracy pracodawca wskazuje w nim wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny; odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy na podstawie art. 1672 k.p. Z tego względu znaczna część pracodawców w świadectwie pracy stosuje ten sam zapis w razie wykorzystania urlopu w naturze i w razie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, tj. „wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze ……”. Dla kolejnego pracodawcy nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik wykorzystał u byłego pracodawcy urlop, czy otrzymał ekwiwalent. Istotne jest natomiast, ile dni urlopu wykorzystał lub za ile dni został rozliczony ekwiwalentem pieniężnym. Niektórzy pracodawcy wpisują w pkt 6.2 świadectwa pracy, że pracownik nie wykorzystał urlopu, lecz wypłacono mu ekwiwalent pieniężny za określoną liczbę dni i godzin urlopu. Oba sposoby funkcjonują w praktyce i są prawidłowe.

Dodajmy jeszcze, że zgodnie z art. 97 par. 1 k.p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Wypełniając świadectwo pracy, pracodawca podaje informacje dotyczące zakończonego zatrudnienia, które są istotne dla celów emerytalno-rentowych, a także dla celów kolejnego zatrudnienia. Świadectwo pracy zawiera więc m.in. informację o okresie zatrudnienia, wymiarze czasu pracy, trybie i podstawie prawnej rozwiązania stosunku pracy, wykorzystanym w danym roku urlopie wypoczynkowym, wykorzystanych uprawnieniach związanych z rodzicielstwem czy o okresach nieskładkowych przypadających w całym okresie zatrudnienia.

Rada dla klienta biura: Pracodawca wskazuje w świadectwie pracy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Przy czym odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy. ©℗

Wystawianie skierowania na badania profilaktyczne to obowiązek pracodawcy. Zgodnie z art. 229 par. 4a k.p. wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się bowiem na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Wprawdzie pracodawca może ten obowiązek zrealizować osobiście (wystawiając skierowanie własnoręcznie) lub delegować go np. na pracowników działów kadrowych. Nie może jednak delegować go na służbę bhp, gdyż zadania służby bhp, które określa rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.), są konkretnie wymienione i tworzą one zamknięty katalog. Do zakresu działań służby bhp należy m.in.:

• bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
• sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;
• udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy;
• udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków.

W myśl par. 2 ust. 2 r.s.b.h.p. służba bhp nie może być obciążana innymi zadaniami niż te, które zostały wymienione we wspomnianym katalogu. Przy czym zasada ta nie dotyczy pracowników zatrudnionych przy innej pracy, którym pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bhp. I choć wśród zadań, które realizuje służba bhp, wymienione jest m.in. współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników (par. 2 ust. 1 pkt 19 r.s.b.h.p.), nie oznacza to, że pracownik bhp ma obowiązek wystawiać pracownikom danego zakładu skierowania na badania profilaktyczne. Zwrot „współdziałanie z lekarzem profilaktykiem przy organizacji badań profilaktycznych pracowników” należy raczej rozumieć jako konieczność przekazania lekarzowi profilaktykowi aktualnych wyników badań i pomiarów czynników środowiska pracy niezbędnych do oceny stanu zdrowia pracownika w kontekście jego zdolności do wykonywania pracy, czy identyfikację zagrożeń występujących na poszczególnych stanowiskach pracy i ich aktualizację dla celów prawidłowego wypełnienia skierowania na badania.

Rada dla klienta biura: Pracodawca może upoważnić pracowników, np. działu kadr, do wystawiania skierowania na badania profilaktyczne, ale biorąc pod uwagę par. 2 ust. 2 r.s.b.h.p., nie może to być zakładowy BHP-owiec. ©℗