Poza danymi znajdującymi się w pliku XML może ona zawierać dodatkowo np. numer KSeF czy logo firmy, ale nie powinny to być informacje dotyczące przedmiotu transakcji – wynika ze stanowiska resortu finansów, które otrzymał Dziennik Gazeta Prawna.
Kwestia zawartości wizualizacji e-faktury z pewnością zyska na znaczeniu w momencie, gdy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe, ale jej wyjaśnienie jest istotne już na etapie przygotowań do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Na czym polega problem? Otóż faktury ustrukturyzowane są wystawiane w formacie XML, na podstawie określonego schematu XSD opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Udostępnienie ich poza KSeF wymaga zaś dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.
– Z uwagi na brak uregulowań co do zakresu danych na wizualizacjach faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy i księgowi mają uzasadnione wątpliwości, czy taka wizualizacja powinna odzwierciedlać dane z faktury w postaci pliku XML wystawionej przez KSeF w stosunku 1 : 1, czy też może zawierać dodatkowe informacje w stosunku do faktury ustrukturyzowanej – mówi Urszula Olczak, starszy menedżer w zespole ds. podatków pośrednich w KPMG w Polsce. Dodaje, że struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej często nie jest wystarczająca dla umieszczenia wszystkich danych zawartych na obecnie wystawianych fakturach, np. w zakresie opisu przedmiotu transakcji.
Z kolei Magdalena Krzemińska, menedżer w zespole VAT MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, zwraca uwagę, że struktura logiczna e-faktury dopuszcza możliwość zawarcia dodatkowych informacji w polu DodatkowyOpis lub DodatkoweInfo, natomiast nie ma możliwości dodania do faktury załączników, np. w postaci rozliczenia godzin pracy pracownika czy protokołu zdawczo-odbiorczego wykonanych prac. – W takiej sytuacji podatnik może przekazać taki załącznik poza KSeF (np. drogą e-mailową) bądź też zawrzeć w treści faktury zewnętrzny link, dzięki któremu nabywca będzie mógł bezpośrednio pobrać niezbędne pliki – wyjaśnia ekspertka.
WAŻNE Przez KSeF nie można przesyłać załączników do e-faktur. Dane zamieszczane dotychczas w załącznikach można zawrzeć w polach faktury ustrukturyzowanej przeznaczonych na dodatkowe informacje.
Według Małgorzaty Chociaj, menedżer w zespole ds. podatków pośrednich w KPMG w Polsce, wielu podatników – dla zachowania ciągłości procesów – rozważa utrzymanie obecnie wystawianych faktur i traktowanie ich właśnie jako pomocniczych wizualizacji do faktur w postaci plików XML wystawianych przez KSeF.
– Ustawodawca w uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej obowiązkowy system KSeF wskazał, że zaletą wizualizacji e-faktury jest w zasadzie niezmienianie obecnych praktyk przekazywania za pośrednictwem e-maila np. faktur za gaz, prąd, telefon itp., a jednocześnie potwierdzanie zgodności dokumentu z fakturą, która znajduje się w KSeF – mówi Adrian Kęmpiński, konsultant podatkowy z kancelarii LTCA Zarzycki Niebudek Kubicz Sp.k.
Kluczowa zgodność z plikiem XML
– W kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby plik przekazywany nabywcy, np. w formacie PDF, odzwierciedlał wszystkie informacje zawarte w pliku XML – stwierdza Magdalena Krzemińska. Oznacza to, że podatnik może wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF. – Wówczas wystawca będzie miał pewność, że faktura przejdzie poprawnie walidację semantyczną i nie dojdzie do sytuacji, w której wystąpi ryzyko podwójnego fakturowania – wyjaśnia ekspertka. Jej zdaniem właśnie dlatego warto dokonać weryfikacji zgodności danych pomiędzy wizualizacją a plikiem XML, zanim faktura zostanie przekazana nabywcy np. w formie e-mailowej. Adrian Kęmpiński dodaje, że weryfikację tego, czy faktura została wystawiona w ramach systemu KSeF i zawiera poprawne dane, umożliwi dodany do jej wizualizacji kod QR.
!Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym (kodem QR) powinno następować każdorazowo po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.
– Kluczową dla podatników i dostawców oprogramowania uwagą Ministerstwa Finansów jest to, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu – mówi ekspert z LTCA. Jego zdaniem stanowisko resortu jest w pełni racjonalne. – Należy pamiętać, że logo przedsiębiorcy czy informacje marketingowe, a także inne dane nie znajdą się w samym systemie KSeF w treści e-faktury zgodnej z jej strukturą logiczną – podkreśla Adrian Kęmpiński. Według niego skoro zdaniem samego ustawodawcy wizualizacja e-faktury ma wspierać obecnie już funkcjonujące praktyki gospodarcze, to tym samym zgodna z celem ustawodawcy wydaje się możliwość dodawania do wizualizacji faktury dodatkowych elementów budujących więź odbiorcy z marką danego przedsiębiorcy – np. poprzez dodanie logotypu.
Niejednoznaczny komunikat
Inaczej oceniają odpowiedź MF ekspertki z KPMG. – Resort finansów wskazuje na dowolność, jeżeli chodzi o kwestię prezentacji danych na wizualizacji. Sam układ danych na wizualizacji nie jest jednak problemem, który nurtuje przedsiębiorców – uważa Małgorzata Chociaj. Jej zdaniem wyjaśnienia ministerstwa nie rozstrzygają ostatecznie, czy wizualizacja może zawierać więcej informacji niż faktura w postaci pliku XML. – Z jednej strony w komunikacie wskazano, że wizualizacja nie może być sprzeczna z treścią faktury ustrukturyzowanej, a informacje w niej zawarte nie mogą zaburzać czytelności dokumentu – mówi Urszula Olczak. Według ekspertek takie podejście pozwalałoby na umieszczenie w wizualizacji dodatkowych danych (poza tymi, już zawartymi w pliku XML) pod warunkiem, że nie stoją w sprzeczności z treścią faktury wystawionej w KSeF. Z drugiej strony MF podkreśla, że wizualizacja faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. – Wydaje się zatem, że MF dopuszcza umieszczanie na wizualizacji mniej istotnych danych dodatkowych, które nie dotyczą bezpośrednio przedmiotu transakcji (tj. logo, informacje marketingowe czy biznesowe specyficzne dla danej branży), natomiast wszelkie informacje dotyczące stricte przedmiotu transakcji (tj. opis towaru/usługi, cena, ilość) powinny być pełnym odzwierciedleniem danych z faktury XML wystawionej w KSeF – stwierdza Małgorzata Chociaj. Ze względu na niejednoznaczność wyjaśnień resortu nasze rozmówczynie zalecają podatnikom ostrożność, jeżeli chodzi o umieszczanie dodatkowych danych na wizualizacjach faktur ustrukturyzowanych, bo konieczne jest dążenie do utrzymania spójności tych danych w stosunku do faktur wystawianych przez KSeF. ©℗
Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 30 sierpnia 2023 r. na pytanie DGP
Pytanie DGP: Czy na wizualizacji faktury można będzie zawrzeć jakieś dodatkowe elementy lub dane w stosunku do danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF? Chodzi zarówno o dodatkowe informacje dotyczące przedmiotu transakcji, jak i oznaczenia graficzne czy słowno-graficzne (np. logo firmy).
Odpowiedź Ministerstwa Finansów: O sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji decyduje wystawca faktury. Istnieje dowolność w tym zakresie. Wizualizacja poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać także np. numer KSeF, logo firmy, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży. Istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. W przekazanej nabywcy wizualizacji, w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku XML), nie mogą więc wystąpić sprzeczności. Wizualizacja faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzać nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.
Należy jednak zwrócić uwagę, że struktura logiczna faktury umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Możliwe jest także przekazywania dodatkowych informacji poza fakturą w formie np. załączników.
