Poradnia z prawa pracy

Przedsiębiorca, którego obsługuje moje biuro, zatrudnia jednego pracownika. W firmie bardzo zwiększyła się liczba zleceń. Pracownik nie może iść na urlop, ale godzi się otrzymać w zamian ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Czy można mu wypłacić ekwiwalent pieniężny?

Nie jest to dopuszczalne, nawet za zgodą pracownika. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu wypoczynkowego za odszkodowaniem (art. 152 ust. 2 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Jedynym sposobem na uniknięcie tego problemu jest rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, a następnie zawarcie kolejnego kontraktu od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy o pracę. Kodeks pracy przewiduje tylko jedną sytuację, gdy pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Jest nią właśnie rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (art. 171 par. 1 k.p.). W żadnym innym przypadku nie można wypłacić ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Należy jednak pamiętać, że nie można takiego postępowania wprowadzić jako reguły służącej obchodzeniu prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze. Zgodnie bowiem z ogólnym zasadami nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony (art. 8 k.p.). Prawo do urlopu wypoczynkowego ma służyć wypoczynkowi pracownika.

Rada dla klienta biura: Jedynym powodem dopuszczającym wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu zamiast udzielenia mu urlopu wypoczynkowego jest rozwiązanie z nim umowy o pracę. ©℗

Pracownik zachował 14-dniowy wypoczynek. Kodeks pracy (dalej: k.p.) wskazuje, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany na dni pracy pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Wobec tego wniosek obejmuje dzień po Bożym Ciele (tj. 9 czerwca br.). Wskazać należy, że 14-dniowy urlop, o którym mowa w art. 162 k.p., to wszystkie kolejne dni wolne obejmujące urlop wypoczynkowy, dni wolne od pracy przypadające w okresie urlopu (np. sobota, niedziela, święto ustawowo wolne od pracy), a także dni wolne od pracy przypadające bezpośrednio przed urlopem i po nim. Wystarczy więc, że pracownik będzie miał 14 kolejnych kalendarzowych dni wolnego, wliczając w to urlop wypoczynkowy oraz dni wolne od pracy przypadające przed urlopem, po urlopie i w jego trakcie. Należy pamiętać, że każdemu pracownikowi przysługuje coroczny płatny urlop wypoczynkowy, który powinien zostać wykorzystany w naturze, w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, oraz w całości. W drodze wyjątku urlop wypoczynkowy może zostać na wniosek pracownika podzielony na części, z tym jednak zastrzeżeniem, że co najmniej jedna część urlopu powinna obejmować 14 kolejnych dni wypoczynku. Zapewnienie 14-dniowego wypoczynku jest powinnością pracodawcy, o której powinien pamiętać, akceptując plan urlopów lub wnioski urlopowe pracownika. Zapewnienie takiego wypoczynku leży w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy, służy bowiem regeneracji sił.

Rada dla klienta biura: 14-dniowy urlop to wszystkie kolejne dni wolne obejmujące urlop wypoczynkowy oraz dni wolne od pracy przypadające w okresie urlopu. ©℗

Kodeks pracy (dalej: k.p.) nie określa terminu, w którym ryczałt powinien być wypłacony pracownikowi. Niemniej wydaje się, że dokonane uzgodnienie jest prawidłowe. Biorąc pod uwagę, że ryczałt przeznaczony jest na rozliczenie kosztów, to należałoby rekomendować, by był on wypłacany w terminach, które faktycznie umożliwią pracownikowi ponoszenie przewidywalnych bieżących kosztów pracy zdalnej. W literaturze wskazuje się, że okresy wypłaty ryczałtu nie muszą być miesięczne. Można także wypłacać zaliczki na jego poczet, a następnie rozliczać je w dłuższych okresach (A. Sobczyk, „Kodeks pracy. Komentarz”, Legalis 2023/el). Biorąc jednak pod uwagę cel ryczałtu, niedopuszczalne byłoby np. ustalenie rozliczenia raz w roku. Pracownik w takim przypadku przez długi czas ponosiłby koszty pracy, które powinien pokrywać pracodawca.

Odnosząc się do kwestii przechowywania w aktach osobowych pracownika dokumentacji związanej z rozliczeniami świadczenia pracy zdalnej (np. wypłacanego ryczałtu z tytułu zużywania przez pracownika energii elektrycznej), należy wyjaśnić, że dokumentacja ta nie musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika. Tym samym pracodawca może przechowywać ją w innym miejscu. Z kolei jeżeli chodzi o ustalenie ryczałtu ze energię, to należy wyjaśnić, że dopuszczalne jest dla celów ustalenia kosztów zużycia energii elektrycznej odwołanie się do szacunkowych cen tej energii publikowanych na stronach internetowych Urzędu Regulacji Energetyki.

Przypomnijmy, że regulacje dotyczące pracy zdalnej wprowadzone zostały do kodeksu pracy ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Obowiązują od 7 kwietnia br. Zgodnie z wynikającymi z niej przepisami pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W myśl art. 6724 k.p. pracodawca jest zobowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi, regulaminie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu 10.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną jest ponoszenie kosztów takiej pracy, które są bezpośrednio z nią związane. Dotyczy to kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Kodeks pracy przewiduje, że ponoszenie tych kosztów przez pracodawcę powinno się odbywać albo na podstawie faktycznego zużycia, albo w formie ryczałtu uwzględniającego przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Pozostałe koszty związane z pracą na odległość (np. zwiększone koszty wody czy ogrzewania pomieszczenia, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną) nie są już obowiązkowe. Zostaną one pracownikowi zwrócone tylko wówczas, gdy będzie to przewidziane w zakładowych przepisach dotyczących pracy zdalnej (np. w regulaminie).

Zasady ponoszenia kosztów pracy zdalnej ustala się – w zależności od okoliczności – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, porozumieniu z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej. Wyjątkiem jest praca zdalna okazjonalna, gdzie pracodawca w ogóle nie musi zwracać pracownikowi poniesionych kosztów.

Zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych powinien nastąpić albo na podstawie faktycznego zużycia, albo w formie ryczałtu. Przy czym taki ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ponadto musi on być skalkulowany w taki sposób, aby uwzględniał normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Tylko tak ustalony ryczałt będzie zwolniony z podatku i nie będzie stanowił przychodu w rozumieniu podatkowym. Gdyby się jednak okazało, że kwota ryczałtu nie została prawidłowo ustalona (np. jest zbyt wysoka w stosunku do kosztów ponoszonych przez pracownika), to istnieje niebezpieczeństwo, że organ podatkowy zakwestionuje taką kwotę. Dlatego też, ustalając ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej, należy pamiętać, aby jego wysokość była adekwatna. Warto przy tym ustalić, ile prądu zużywają narzędzia pracy pracownika (np. komputer, drukarka, router internetowy, oświetlenie miejsca pracy), a także ile czasu pracownik poświęca na pracę zdalną. Obie te wartości można przemnożyć przez średnią stawkę energii elektrycznej. Tak ustalony ryczałt wydaje się adekwatny do kosztów pracy zdalnej, które pracodawca jest zobowiązany pokrywać.

Rada dla klienta biura: Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej nie musi być wypłacany miesięczne. Można także wypłacać zaliczki na poczet powyższych świadczeń, a następnie rozliczać je w dłuższych okresach. Dla celów ustalenia zużycia energii elektrycznej przez pracownika pracodawca może oprzeć się na szacunkowych cenach tej energii publikowanych na stronach internetowych URE. Dokumentacja związana z wypłacanym ryczałtem nie musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika. ©℗

Spółka nie postąpiła prawidłowo, gdyż o wprowadzeniu kontroli trzeźwości powinni być poinformowani wszyscy pracownicy bez względu na to, czy są w grupie objętej tą procedurą. Zgodnie z art. 221c par. 10 kodeksu pracy kontrola stanu trzeźwości może być przeprowadzana przez pracodawcę w sposób ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Regulacje te powinny informować o wprowadzeniu kontroli trzeźwości grup lub grupy pracowników i sposobach przeprowadzania takiej kontroli, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli oraz określać czas i częstotliwość jej przeprowadzania. O wprowadzeniu takiej kontroli pracodawca musi poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Odnośnie do drugiego pytania należy wskazać, że część E powinna zostać założona w aktach osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy objęci są oni kontrolą.

Rada dla klienta biura: O wprowadzeniu kontroli trzeźwości muszą zostać poinformowani wszyscy pracownicy bez względu na to, czy są w grupie objętej tą procedurą. Analogicznie wszystkim im należy założyć część E w aktach osobowych. ©℗

Tak, dopuszczalne jest przesłanie świadectwa pracy drogą elektroniczną. Wskazać należy, że zgodnie z art. 781 par. 2 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), stosowanym na mocy art. 300 kodeksu pracy (dalej: k.p.), oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 par. 1 k.c.). Wobec tego dopuszczalne jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w postaci elektronicznej, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zob. art. 651 k.c., zgodnie z którym przepisy o oświadczeniach woli stosuje się odpowiednio do innych oświadczeń, a zatem także do oświadczenia wiedzy, jakim jest świadectwo pracy). Świadectwo pracy wydane w formie elektronicznej należy pracownikowi przesłać na podany przez niego adres poczty elektronicznej. Na marginesie należy dodać, że pracownik nie ma obowiązku podania pracodawcy swojego adresu poczty elektronicznej (por. art. 221 k.p.). Podanie adresu e-mail zależy od zgody pracownika.

Zgodnie z art. 97 par. 1 k.p. świadectwo pracy wydawane jest pracownikowi w związku z ustaniem (rozwiązaniem lub wygaśnięciem) stosunku pracy. Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy). Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe w tym terminie, to pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Warto zauważyć, że przepisy prawa nie narzucają określonej formy wydania świadectwa pracy.

Rada dla klienta biura: Dopuszczalne jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w postaci elektronicznej, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. ©℗