Na jakich kontach ująć koszty badania trzeźwości pracowników

Klient biura zakupił alkomaty do badania trzeźwości pracowników. Jak to zaksięgować i czy są to pozostałe koszty operacyjne? Zagadnienie wyjaśnia Jadwiga Szabat z ECOVIS POLAND Audit, Tax & Accounting sp. z o.o.

Obecnie przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy badanie trzeźwości pracowników. Wynika z nich, że pracodawca, który planuje je przeprowadzać, musi m.in. określić grupę pracowników, których może ona dotyczyć oraz sposób jej przeprowadzania – w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu. Przy tym pracodawca, przeprowadzając badanie trzeźwości (również prewencyjne), będzie mógł używać metod niewymagających badania laboratoryjnego, tj. urządzeń mających ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie (alkomatów). Z kolei w księgach rachunkowych zasady ujmowania kosztów związanych z realizacją tych przepisów powinny być opisane w dokumentacji zasad (polityk) rachunkowości. I tak nakłady dotyczące badania trzeźwości pracowników zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej, a nie do kosztów pozostałych operacyjnych. Są one związane z prowadzeniem rutynowej, codziennej działalności. Należy przy tym zwrócić uwagę, czy nabyty sprzęt nie spełnia definicji środka trwałego – alkomat spełniający tę definicję można bowiem uznać za środek trwały i dokonywać od jego wartości początkowej cyklicznych odpisów amortyzacyjnych. Przypomnieć jednak należy, że w ramach uproszczeń przewidzianych w polityce rachunkowości ze względu na niską wartość początkową alkomat można zamortyzować jednorazowo lub nie ujmować w ewidencji środków trwałych i odnieść jego wartość do kosztów jako zużycie materiałów.

przykład

Alkomat

Spółka A nabyła alkomat za 800 + 184 zł VAT. Zgodnie z zapisami polityki rachunkowości jest to środek trwały (ze względu na przewidywany okres użytkowania powyżej jednego roku), ale podlegający ujęciu w ewidencji środków trwałych. Księgowania będą następujące:

1. Faktura dokumentująca zakup alkomatu:

• Wn „Rozliczenie zakupu” 800 zł,

• Wn „VAT naliczony” 184 zł,

• Ma „Pozostałe rozrachunki” 984 zł (ewentualnie konto „Rozrachunki z dostawcami”).

2. Jeśli alkomat został zaliczony do środków trwałych, ujęcie na podstawie dowodu OT do ewidencji zapisem:

• Wn „Środki trwałe” 800 zł,

• Ma „Rozliczenie zakupu” 800 zł.

3. Odpisy amortyzacyjne od jego wartości początkowej – tu odpis jednorazowy:

• Wn „Amortyzacja” 800 zł,

• Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” 800 zł. ©℗

Jeżeli na podstawie uproszczeń przewidzianych w polityce rachunkowości alkomatu nie zaliczono do środków trwałych, to wydatki na jego zakup (na podstawie faktury) można odnieść do kosztów następująco:

Wn „Zużycie materiałów i energii”,
Ma „Rozliczenie zakupu”.

Zakup samego alkomatu to nie wszystkie koszty, jakie będą się pojawiały w związku z badaniem trzeźwości. I tak koszty zakupu alkotestów i narkotestów oraz ustników do alkomatu w zespole koszów według rodzaju można odnosić na konto „Zużycie materiałów” lub jako wydatki dotyczące pracowników na konto „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Oczywiście sposób ich ewidencji powinien wynikać z zapisów polityki rachunkowości jednostki. Gdy zakupione testy i ustniki są obejmowane ewidencją magazynową, ich przyjęcie do magazynu, np. na podstawie dowodu PZ, można zaksięgować:

Wn „Materiały”,
Ma „Rozliczenie zakupu”.

Z kolei ich wydanie do zużycia, czyli do zbadania trzeźwości pracowników, księguje się – np. na podstawie dowodu RW – następująco:

Wn „Zużycie materiałów” lub „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
Ma „Materiały”.

Natomiast gdy testy te i ustniki bezpośrednio po zakupie są wydawane do zużycia na podstawie faktury zakupu ich wartość odnosi się do kosztów zapisem: