Przedstawiamy najważniejsze zmiany w prawie oraz terminy o których trzeba pamiętać.

NOWOŚCI W PRAWIE
od 7 kwietnia
Praca zdalna na nowych zasadach
Od 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej (nowy rozdział IIc w dziale drugim ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy [Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240; dalej: k.p]), które zostały wprowadzone przez ustawę z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).
Praca będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Natomiast zgodnie z art. 6731 par. 4 praca zdalna będzie niedopuszczalna w przypadku prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.
Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna będzie mogła być uzgodniona:
  • przy zawieraniu umowy o pracę albo
  • w trakcie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę).
Takie uzgodnienie w trakcie zatrudnienia będzie mogło być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym taka zmiana warunków umowy o pracę nie będzie wymagać formy pisemnej.
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także na polecenie pracodawcy (bez uzgodnienia z pracownikiem):
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Przy czym pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Pracodawca będzie, co do zasady, musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:
1) pracownicę w ciąży,
2) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
3) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
4) pracownika, o którym mowa w art. 1421 par. 1 pkt 2 i 3 k.p., tj.:
– pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
– pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
– pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko wtedy, jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.
Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określone w:
  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami lub
  • regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin będzie ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
Wykonywanie pracy zdalnej ma być dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte takie porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca będzie określać zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca będą mogli wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy. W takiej sytuacji pracownik i pracodawca powinni ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków pracy (np. w siedzibie firmy). Jeżeli nie dojdą do porozumienia w tej kwestii, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.
Pracodawca będzie też zobowiązany do:
1) zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej;
2) zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
3) pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem);
4) zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej,
5) umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).
Uwaga! Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 326).
Pracodawca będzie miał m.in. prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem dotyczącym wykonywania pracy zdalnej.
Ponadto praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku nie będą jednak stosowane niektóre przepisy k.p. dotyczące pracy zdalnej (m.in. przewidujące obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).
Już wcześniej – 21 lutego 2023 r. – weszły w życie wprowadzone przez tę samą nowelizację regulacje umożliwiające pracodawcom prowadzenie w miejscu pracy kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
obowiązki i uprawnienia
DO 26 marca
Różnice do rozliczenia
Zgodnie z art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Dlatego wyniki inwentaryzacji muszą zostać ujęte w księgach 2022 r. Powstałe podczas inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać formę niedoboru lub nadwyżki.
DO 31 marca
ZUS ZSWA
Do końca marca br. pracodawcy zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach lub wykonujących pracę o szczególnym charakterze mają obowiązek przekazania do ZUS formularza ZUS ZSWA za 2022 r. Zawiera on informacje dotyczące pracowników, za których płatnik powinien opłacać składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych w 2022 r.
DO 31 marca
Sporządzenie i podpisanie sprawozdania
Nie ma aktualnie podstawy prawnej do sporządzenia sprawozdania finansowego w dłuższym niż wynikający z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120) – trzymiesięcznym terminie. Były jednak zgłaszane postulaty związane z wydłużeniem czasu na przygotowanie sprawozdania. Chciano, aby było tak jak w ubiegłym roku, gdy terminy sprawozdawcze były dłuższe – z uwagi na pandemię COVID-19. Jednak w bieżącym roku MF przewiduje tylko przedłużenie terminu na złożenie zeznań w podatku CIT i opublikowało na swojej stronie internetowej terminy sprawozdawcze za 2022 r. Z tych informacji wynika, że sprawozdania finansowe za 2022 r. należy sporządzić do 31 marca 2023 r.
W rezultacie więc ostateczne terminy sprawozdawcze za 2022 r. upływają (gdy rok obrotowy jest równy kalendarzowemu):
  • 31 marca 2023 r. – sporządzenie sprawozdania finansowego,
  • 30 czerwca 2023 r. – zatwierdzenie sprawozdania finansowego,
  • 15 lipca 2023 r. – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym.
Obowiązkami sprawozdawczymi objęte są wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości: jednostki sektora prywatnego, organizacje non profit, a także jednostki sektora finansów publicznych.
Przypomnijmy jeszcze, że sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów. Po sporządzeniu należy je podpisać. Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym, podpisem osobistym (zaawansowany podpis elektroniczny w nowym e-dowodzie osobistym). Może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.
z ostatniej chwili
Planowane wydłużenie czasu na rozliczenie roczne CIT
Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydanie rozporządzenia, w którym z 31 marca 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. zostanie wydłużony termin m.in. na:
  • złożenie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty w roku podatkowym, który zakończył się między 1 grudnia 2022 r. a 28 lutego 2023 r. (CIT-8, CIT-8AB);
  • wpłatę podatku należnego wykazanego w zeznaniu albo różnicy między podatkiem należnym od dochodu a sumą należnych zaliczek za okres od początku roku.
Rozporządzenie ma objąć wszystkich podatników CIT.
Wydawca wyraża zgodę na udostępnianie treści ściągawki klientom biur rachunkowych.
Stan prawny na 2 marca 2022 r.