Elektroniczne przechowywanie dokumentów klientów

Od kilku lat postępuje intensywnie proces likwidacji dokumentacji papierowej w biurach rachunkowych. Jeśli do tej pory wszystkie dokumenty księgowe, jak i związane z zatrudnianiem pracowników w Twoim biurze, były przechowywane w postaci papierowej, to zmiana na obieg elektroniczny będzie rewolucyjna w skutkach. Twoje biuro może działać sprawniej i ze zdecydowanie mniejszą ilością szaf.

OCR to tylko część układanki

Narzędzia do odczytywania danych z faktur zakupu klientów na stałe zagościły w biurach rachunkowych. Najczęściej przedsiębiorcy kompletują przez cały miesiąc faktury i po jego zakończeniu doręczają do księgowej. Po stronie biura rachunkowego następuje proces:

• segregowania dokumentów, 
• skanowania ich za pomocą specjalnych urządzeń,
• wgrywania do modułu OCR,
• eksportowania odczytanych plików do systemu księgowego.

Jeśli w umowie z klientem uzgodniono, że dokumentacja prowadzona jest w formie papierowej, to po wykonaniu powyższych kroków pracownicy księgowości jeszcze numerują faktury w wersji papierowej oraz przygotowują protokół zdawczo - odbiorczy dokumentów za dany miesiąc.

Bardzo duże usprawnienie wynika z przesyłania przez klienta mailem plików z fakturami, np. w formacie pdf, xml czy png. Dokumenty te opiekun księgowy przesyła od razu do modułu OCR, gdzie następuje ich odczytanie, a następnie księgowanie. Ten model współpracy z klientem poprawia szybkość pracy, ale ma też swoje minusy. Księgowy otrzymuje bowiem często po kilka, a nawet kilkanaście maili w miesiącu z fakturami. W takich warunkach bardzo łatwo o pomyłkę i pominięcie jakiegoś dokumentu.

Najbardziej optymalne rozwiązania płyną jednak z pracy księgowego i jego klienta na jednym systemie. Oprogramowanie dla biur rachunkowych wFirma pozwala na zastosowanie takiego modelu, w którym:

• przedsiębiorca na bieżąco dodaje bezpośrednio do systemu księgowego pliki z fakturami zakupu. Może przeciągać do swojego panelu dokumenty otrzymane w formie elektronicznej, ale również w przypadku faktur w formie papierowej wykonać ich zdjęcie za pomocą aplikacji;
• faktury te trafiają automatycznie do modułu OCR, który jest integralną częścią systemu oraz zostają odczytane w tle (nie blokuje to bieżącej pracy na programie);
• wystawia faktury sprzedaży, które są automatycznie ujmowane w ewidencjach księgowych;
• po zakończonym miesiącu klient zaznacza w swoim panelu, że doręczył już komplet dokumentów;
• w panelu opiekuna księgowego pojawia się informacja, że można rozpocząć proces sprawdzania zapisów.

Po stronie księgowego pozostaje jedynie weryfikacja skanu wydatku z wersją roboczą księgowania. System oprócz odczytania danych z faktury wybiera również automatycznie schemat księgowy wydatku, ucząc się na podstawie wcześniejszych księgowań.

Dzięki temu nie ma potrzeby, m.in.:

• spędzania czasu na wizytach klientów,
• segregowania faktur,
• numerowania wszystkich dokumentów po ich zaksięgowaniu,
• drukowania wystawionych DW, PK czy list płac,
• sporządzania protokołu zdawczo - odbiorczego dokumentów księgowych.

Zapobiega to również problemom wynikającym z nagłej nieobecności pracownika. Nie ma obaw, że jakieś dokumenty znajdują się na jego skrzynce pocztowej, do której nie mamy dostępu. Tym samym możliwe jest płynne kontynuowanie rozliczeń księgowo - podatkowych.

Od 2024 roku narzędzia OCR będą wypierane przez KSeF, który w połączeniu z samouczącym się schematami księgowymi w wFirma przyczyni się do jeszcze większej automatyzacji księgowania. Odczyt danych z faktury jak i księgowanie będą praktycznie całkowicie bezbłędne.

Oszczędzaj czas!

A co z numerowaniem dokumentów?

W załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, znajduje się zapis:

“2. Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.”

Powyższa adnotacja interpretowana jest jako konieczność naniesienia numeru porządkowego z KPiR na dowód księgowy, co w przypadku dokumentów w formie papierowej oznacza jego zapisanie ręcznie na fakturze. Przepisy rozporządzenia w sprawie KPiR nie są natomiast dostosowane do postępu elektronicznego obiegu dokumentów. Szczególnie w odniesieniu do gromadzenia większości dokumentów w xml - faktury ustrukturyzowane w formacie zgodnym z KSeF.

W systemach księgowości online każda pozycja w ewidencji KPiR zawiera podpięty dokument, na podstawie którego ten wpis powstał (skan faktury, zdjęcie lub plik xml). A program komputerowy zapewnia możliwość bezzwłocznego wglądu w treść dokumentu źródłowego. Rozpowszechnienie Krajowego Systemu e-Faktur naszym zdaniem wpłynie na aktualizację archaicznych przepisów.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Ustawa o VAT ani żaden inny powszechnie obowiązujący akt normatywny nie zawierają przepisu, który ograniczałby możliwość archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Potwierdza to interpretacja indywidualna nr 0113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB, wydana w dniu 9 maja 2022 roku przez Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej, w której w odniesieniu do faktur zakupu potwierdzono poprawność działań prowadzonych przez podatnika:

“Dokumenty w postaci elektronicznej są przechowywane w chmurze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. W każdym momencie możliwy jest dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, serwer zapewnia bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Dokumenty znajdujące się w chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.”

W systemie wFirma dla biur rachunkowych przy elektronicznym obiegu dokumentów automatycznie tworzone jest pełne archiwum, które zawiera pliki źródłowe wydatków, przyporządkowane do zaksięgowanych wpisów. W ten sposób klient samodzielnie w każdej chwili może odszukać interesującą go fakturę, ale bez możliwości edycji zapisu.

Po zakończonym roku wszystkie dokumenty, ewidencje, deklaracje i potwierdzenia ich doręczenia można pobrać zbiorczo spakowane w jeden plik ZIP. Taką kompletną paczkę można przesłać klientowi w wiadomości mailowej lub przekazać nagrane np. na pendrive.

E-akta osobowe

Od 2019 roku przepisy pozwalają na prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Znajdziemy tam takie punkty jak:

• zabezpieczenie dokumentów przed ich uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych,
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Samo gromadzenie dokumentów w formie elektronicznej nie jest wystarczające. Aby prowadzenie e-akt było zgodne z przepisami konieczne jest opatrzenie wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

E-akta to stały i zdalny dostęp do danych

Od czego zacząć wdrażanie e-akt

Przejście na elektroniczne akta osobowe bywa dla biur rachunkowych sporym wyzwaniem. Z pewnością najłatwiej rozpocząć prowadzenia e-akt dla nowego pracownika. Pozostałym, którym prowadzono do tej pory akta osobowe w wersji papierowej, również można w każdej chwili założyć elektroniczne akta. Taki proces można podzielić na etapy, np. ze względu na działy w firmie, dzięki czemu przejście na elektroniczne akta będzie można przeprowadzić w sposób najbardziej optymalny.

Zgodnie z § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, odwzorowanie cyfrowe dokumentacji sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. W takim wypadku konieczne jest:

• sporządzenie odwzorowania cyfrowego obecnych akt, np. skanu, który musi być w jakości określonej w załączniku do wyżej wymienionego rozporządzenia,
• opatrzenie wersji cyfrowej akt podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.

Dlaczego warto rozpocząć prowadzić e-akta osobowe? Przede wszystkim elektronizacja pozwala na szybsze wyszukiwanie dokumentów w e-aktach i sprawia, że praca przy ich użyciu jest prostsza i skraca czas. Kolejną korzyścią jest brak konieczności posiadania ognioodpornych szaf i gromadzenia w niej dokumentacji papierowej.

Przy zakończeniu współpracy z klientem elektroniczne akta osobowe mogą być mu przekazane. System wFirma dla biur rachunkowych umożliwia pobieranie zbiorcze oraz pojedyncze całych folderów. Można je pobrać w formacie ZIP, a paczka będzie zawierała takie elementy jak: plik xml, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument.

W dobie powszechnej cyfryzacji elektroniczne archiwum dokumentów jest nieuniknione. Wdrożenie elektronicznego przechowywania dokumentów klientów w biurze rachunkowym wraz z oprogramowaniem wFirma to proces, który przynosi same korzyści. Oprócz wygodnego dostępu do danych przez księgowe, kadrowe i klientów, biuro rachunkowe oszczędza miejsce, czas i pieniądze, ponieważ dane przechowywane są bez dodatkowych opłat na niezależnych serwerach, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Rok za darmo!