Nasz klient, spółka medyczna, bada swoich własnych pracowników w ramach medycyny pracy. Czy powinniśmy koszty z tym związane w jakiś specjalny sposób ewidencjonować?
W księgach rachunkowych należy ujmować wszelkie zdarzenia związane z działalnością jednostki. Dotyczy to także nakładów na świadczenia, które służą wewnętrznej działalności jednostki. Są to tzw. koszty wytworzenia na własne potrzeby. W księgach rachunkowych powinny zostać ujęte operacje związane z ponoszeniem kosztów na wyprodukowanie wyrobów oraz usług, które są potem wewnętrznie wykorzystywane. Ujmuje się je z wykorzystywaniem kont „Koszty obrotów wewnętrznych” i „Obroty wewnętrzne”.
Zgodnie z ogólnymi zasadami wycena usług i produktów przekazywanych na potrzeby własne powinna być dokonywana na podstawie kosztów wytworzenia. Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości obejmują one koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, to jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia. Zatem w przypadku spółki medycznej – jeśli zna ona wartość nakładów ponoszonych na wykonanie badania pracowników ‒ wycena będzie brała pod uwagę koszt wytworzenia.
W rachunku zysków i strat koszty medycyny pracy są ujmowane na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Na wartość usługi wewnętrznie wykorzystanej składają się koszty czasu pracy personelu medycznego, zużytych materiałów medycznych i inne, które przekładają się na wartość wytworzenia takiej usługi. Samo księgowanie przeznaczenia wytworzonej usługi (produktu) na własne potrzeby może w jednostkach stosujących tzw. pełen krąg kosztów wyglądać w następujący sposób:
- Wn „Koszty obrotów wewnętrznych”,
- Ma „Produkty gotowe” (w przypadku produktów) lub „Koszty działalności podstawowej” (w przypadku usług).
A potem równolegle:
- Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – medycyna pracy”,
- Ma „Obroty wewnętrzne”.
Należy podkreślić, że kwota z tego konta jest przenoszona na wynik finansowy jako koszt wytworzenia na potrzeby własne jednostki. ©℗
Podstawa prawna
art. 28 ust. 3, art. 6 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
Firma ma obowiązek wprowadzenia nowego standardu wystroju swoich salonów. Takie zmiany są robione raz na kilka lat. Czy poniesione w związku z tym nakłady na adaptację salonu zwiększą wartość początkową środka trwałego? Poniesione wydatki zostaną w 50 proc. zrefundowane przez firmę zlecającą adaptację przez okres trzech lat. Na refundację kosztów adaptacji salonu będziemy wystawiać co roku faktury sprzedaży. Jak zaksięgować takie operacje, jeśli wiadomo, że część nakładów będzie spółce zwracana?
Nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli spełnione są jednocześnie dwa warunki:
a) przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego,
b) w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej.
Wzrost wartości użytkowej środka trwałego wymaga odpowiedniego udokumentowania, wskazującego cechy wartości użytkowej, które ulegną zwiększeniu.
Zatem adaptacja salonu, która powoduje zwiększenie jego wartości użytkowej i spełnia kryteria modernizacji, jest ujmowana jako zwiększenie wartości początkowej środka trwałego. Jak wskazuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 11, przez modernizację rozumie się unowocześnienie środka trwałego, polegające na dostosowaniu go do nowszych norm i standardów. W wyniku modernizacji mogą się poprawić zarówno parametry techniczne, jak i użytkowe środka trwałego. Modernizacja, w wyniku której zmianie ulegają parametry charakterystyczne, techniczne lub użytkowe środka trwałego, może stanowić jednocześnie jego rozbudowę lub przebudowę. Niektóre modernizacje obiektów budowlanych są traktowane przez prawo budowlane jako remonty, jednak dla celów ewidencji środków trwałych stanowią one ulepszenie.
Nakłady na modernizację trzeba ująć:
- Wn „Rozliczenie zakupu”,
- Ma „Pozostałe rozrachunki/ rozrachunki z dostawcami”.
OT przyjętych nakładów:
- Wn „Środki trwałe”,
- Ma „Rozliczenie zakupu”.
Jeśli następnie te nakłady będą zwracane przez podmiot zlecający na podstawie wystawianych faktur, to będzie to księgowane:
- Wn „Rozrachunki z odbiorcami”,
- Ma „Pozostałe przychody operacyjne” (bo nie jest to efekt codziennej rutynowej działalności),
- Ma „VAT należny”. ©℗
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 31 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
komunikat ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105)
Nawiązaliśmy współpracę z nowym klientem ‒ spółką z o.o., która ma zaległości w sprawozdaniach finansowych. Przedstawiono nam sprawozdania za lata 2012–2017 sporządzone w formie papierowej, które nie zostały złożone do Krajowego Rejestru Sądowego. Są też w wersji papierowej uchwały o zatwierdzeniu tych sprawozdań i podziale wyniku finansowego. Sprawozdania od 2018 r. nie były sporządzane. Jak pomóc temu klientowi nadrobić zaniedbania z poprzednich lat?
Sprawozdania za poprzednie lata powinny zostać złożone do KRS. Nie powinno być problemów ze złożeniem sprawozdań przez zakładkę „bezpłatne składanie sprawozdań”. Służy ona zarówno do składania sprawozdań aktualnych, jak i zaległych. Trzeba tylko zwrócić uwagę, aby przy składaniu prawidłowo określić daty dokumentów. Zgodnie z art. 19e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez ministra sprawiedliwości. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
W przypadku sprawozdań, które trzeba było sporządzić w formie tradycyjnej i opatrzyć zwykłymi podpisami, skanuje się je i składa obecnie w postaci skanów. Osoba składająca te sprawozdania (np. członek zarządu) swoim podpisem elektronicznym potwierdza, że dokumenty te spełniają wymogi, jakie obowiązywały w dacie ich przygotowania. Wynika to z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS, który mówi, że do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d i 4 ustawy z o rachunkowości, a także sporządzonych do 30 września 2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 ustawy o rachunkowości, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2. Z kolei dokumenty za okresy roczne kończące się po 30 września 2018 r. muszą zostać przygotowywane według struktur XML i są opatrywane według obecnie obowiązujących zasad podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym. Jako datę sporządzenia należy wskazać aktualną datę. Będzie to oczywiście data pierwszego podpisu składanego pod sprawozdaniem, zapewne osoby, której powierzono sporządzenie tego sprawozdania (formalnie prowadzenie ksiąg). Następnie sprawozdania razem z dokumentami potwierdzającymi ich zatwierdzenie oraz dotyczącymi rozliczenia wyniku finansowego należy złożyć do KRS. Tu może być także wykorzystana strona EKRS – zakładka „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. ©℗
Podstawa prawna
art. 19e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 112; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1641)
art. 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
Wystawiliśmy w marcu 2022 r. fakturę korygującą in minus 12 000 zł dotyczącą sprzedaży z maja 2020 r. Sprzedaż jest zwolniona z VAT. Jak ująć to rachunkowo i podatkowo? Sprawozdania za 2021 r. jeszcze nie sporządzono.
W księgach rachunkowych o sposobie ujęcia faktury korygującej decyduje istotność. Jeśli kwota, która podlega korekcie, jest znacząca, to należy dążyć do tego, aby ująć rachunkowo korektę w tym okresie, w którym było pierwotne zdarzenie. W tej sytuacji, z racji, że sprawozdanie za 2020 r. jest sporządzone i zapewne zatwierdzone, należałoby to zdarzenie ująć w 2021 r.
Jeśli kwota jest na tyle duża, że sprawozdania za 2020 r. nie można by było uznać za rzetelne, należy zaksięgować powyższa kwotę jako korektę błędu, czyli na koncie „Rozliczenie wyniku finansowego”, i zaprezentować w pozycji „Zysk/strata z lat ubiegłych”. Z innym podejściem będziemy mieć do czynienia, jeśli uznamy, że kwota korekty nie jest istotna. Wtedy w sprawozdaniu finansowym za 2021 r. powinna być ujęta (na bieżąco), czyli zaksięgowana, jako zmniejszenie przychodów za 2021 r., mimo że dotyczy 2020 r. Takie rozwiązanie jest zbieżne z podejściem obowiązującym na gruncie podatku dochodowego. Przepisy te wskazują, że jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, to korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
Co do ujęcia w VAT – wszystko zależy od tego, kiedy zostały uzgodnione warunki korekty. Jeśli okoliczności zostały uzgodnione w marcu, to rozliczenie w VAT będzie za marzec 2022 r. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Pod warunkiem jednak, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, iż uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa powyżej, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. ©℗
Podstawa prawna
art. 4 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
art. 12 ust. 3j ustawy z 15 lutego 1994 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 poz. 1800; ost.zm Dz.U. z 2021 r. poz. 2427)
art. 29a ust. 13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 196)
Spółka w sierpniu 2021 r. zakupiła polisę ubezpieczeniową na rok na samochód ciężarowy (składka OC i NWW). W marcu 2022 r. spółka sprzedała środek trwały, tym samym dostała zwrot części NWW z ww. polisy, natomiast kwota OC nie ulega zwrotowi. Jak zaksięgować koszty niewykorzystanej części polisy ubezpieczeniowej samochodu ciężarowego oraz zwrot części NWW?
Z punktu widzenia księgowego można to ująć na dwa sposoby.
Pierwszy to wystornowanie składki w części niezrealizowanej, czyli zapis z minusem:
- Wn „640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
- Ma „490 Rozliczenie kosztów”.
W tym wypadku storno jest księgowane pod datą zakończenia obowiązywania polisy.
A drugi sposób to zaliczenie jednorazowo składki przypadającej na kolejne miesiące w koszty:
- Wn „550 Koszty zarządu”,
- Ma „640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Ten drugi sposób będzie wygodniejszy, jeśli podatkowo stosuje się zasadę, że otrzymany zwrot składki to przychód podatkowy – zatem kosztem będzie pozostała część polisy. Zwrot będzie księgowo ujęty jako pozostały przychód operacyjny.
Z kolei jeśli zostanie podjęta decyzja o niezaliczaniu pozostałej części polisy do kosztów, to można otrzymanego zwrotu nie rozliczać podatkowo. Jak wskazuje bowiem art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie zalicza się do przychodów podatkowych zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. ©℗
Podstawa prawna
art. 20 ust. 1, art. 60 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2427)
