Część zmian w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wchodzi w życie 31 października 2021 r. Nakładają one kolejne obowiązki także na biura rachunkowe, które powinny m.in. zweryfikować własne wewnętrzne procedury AML oraz zakres informacji zgłaszanych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, aby dostosować się do nowych wymagań.

TEMAT: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy
PROBLEM: Jak przygotować biuro do nowych obowiązków

1. wewnętrzne procedury

Ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 815; dalej: nowelizacja ustawy o AML) nałożyła na każde biuro rachunkowe (zarówno świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak i mające wyłącznie klientów objętych uproszczoną ewidencją podatkową) obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Procedura określająca zasady postępowania przy realizacji ustawowych obowiązków w obszarze AML przez biuro rachunkowe ulegnie modyfikacji w związku z nałożeniem na instytucje obowiązane nowych obowiązków. W związku z tym od 31 października 2021 r. wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej będzie musiała zostać uzupełniona o zasady odnotowywania rozbieżności pomiędzy informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535; dalej: ustawa o AML), zgodnie z wymogiem określonym w art. 50 ust. 2 pkt 11 tej ustawy. Kolejnym niezbędnym elementem procedury będzie określenie zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego (ang. ultimate beneficial owner, UBO) oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (art. 50 ust. 2 pkt 12 ustawy o AML).
Identyfikacja UBO przez biuro rachunkowe nie może ograniczać się wyłącznie do weryfikacji danych ujawnionych w CRBR lub w odpowiednim rejestrze prowadzonym w innym państwie członkowskim. Gromadzenie danych o klientach ujawnionych w rejestrach beneficjentów jest konieczne, ale nie może zastąpić samodzielnego i niezależnego identyfikowania UBO klienta przez instytucje obowiązane, którymi stały się także biura rachunkowe.
Te dwa niezależne od siebie obowiązki, tj. uzyskania danych z rejestru beneficjentów oraz niezależnej weryfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta w wyniku przeprowadzenia wewnętrznej procedury przez instytucję obowiązaną, będą łączyły się ze sobą poprzez obowiązek konieczności odnotowywania rozbieżności pomiędzy wynikiem indywidualnej weryfikacji klienta a danymi zgłaszanymi przez niego do CRBR.
Wprowadzone zostaną także zmiany wynikające z poszerzenia zakresu jednego z obligatoryjnych elementów wewnętrznej procedury, tj. anonimowego zgłaszania nieprawidłowości ze względu na zmiany wymuszające podniesienie poziomu ochrony osób zgłaszających naruszenia. Ochroną przed represjami w wyniku zgłoszenia naruszeń trzeba będzie objąć nie tylko pracowników, lecz także inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej, co dotyczy również osób, które zgłaszają podejrzenie prania pieniędzy do generalnego inspektora informacji finansowej lub prokuratora. Procedura musi określać sposób ochrony przed działaniami o charakterze represyjnym lub mającymi negatywny wpływ na sytuację prawną, faktyczną takiej osoby oraz kierowaniem gróźb. Wprowadzone zmiany skutkują koniecznością zweryfikowania i dostosowania przez biura rachunkowe wewnętrznych procesów, procedur oraz pozostałych dokumentów związanych z AML w zakresie niezbędnych elementów, które muszą być zgodne z art. 50, 53 i 53a ustawy o AML.

2. procedura know your customer (kyc)

Nowelizacja ustawy o AML dokonała zmiany definicji beneficjenta rzeczywistego. Definitywnie rozstrzygnęła, że dla instytucji obowiązanej nie jest wystarczające poprzestanie na zidentyfikowaniu jednego UBO. Definicja obecnie mówi, że za UBO należy uważać każdą osobę fizyczną spełniającą warunki wymienione w art. 2 ust. 2 ustawy o AML. Definicja UBO została również zmodyfikowana poprzez usunięcie zwrotów nawiązujących do pojęcia „klienta”, co pozwala na odejście od interpretacji prowadzącej do mylących wniosków, jakoby podmiot nie posiadał UBO do momentu, kiedy skorzysta z usług instytucji obowiązanej i stanie się jej klientem.
Powyższe należy mieć na uwadze przy wyznaczeniu UBO klientów biur rachunkowych. Warto również zweryfikować, czy dotychczas przeprowadzone procedury wyznaczania UBO dla klientów pozwoliły na ustalenie wszystkich UBO.
Ograniczeniu ulegnie minimalny zakres danych, które należy pozyskać przy ustalaniu UBO klienta. Zniesiono wymóg obowiązkowego ustalania obywatelstwa UBO na etapie jego identyfikacji. Od 31 października 2021 r. niezbędnym minimum dla identyfikacji UBO klienta będzie ustalenie jego imienia i nazwiska. Oczywiście ustawa o AML nie będzie wyłączać możliwości pozyskiwania danych w szerszym zakresie, co może być działaniem uzasadnionym w szczególności w przypadku powzięcia przez instytucję obowiązaną uzasadnionych przypuszczeń co do wyższego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz w sytuacjach określonych w art. 44–46 ustawy o AML – zgodnie z art. 36 ust. 2 oraz art. 37 ust. 1 ustawy o AML.
Nowelizacja modyfikuje również wymogi co do okoliczności wymuszających stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, ponieważ z chwilą wejścia w życie nowych przepisów (art. 35 ust 2 pkt 2 ustawy o AML) będzie to również konieczne, jeśli:
  • doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub UBO (w przepisach nie doprecyzowano jednak, jaki rodzaj zmian danych klientów będzie skutkował wymogiem zastosowania pełnego katalogu środków bezpieczeństwa finansowego; w konsekwencji może to oznaczać, że w przypadku nawet niewielkiej zmiany danych, niemającej wpływu na poziom ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, np. adresu zamieszkania czy numeru dowodu osobistego, konieczne będzie podjęcie takich środków);
  • instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących UBO, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy z 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 626).
Warto także przypomnieć o zmianach dotyczących nowych czynników, które powodują podniesienie ryzyka do poziomu względnie wysokiego lub bezwzględnie wysokiego. Nowelizacja (zmiany w art. 43 ust. 2 pkt 2 lit. c, pkt 7, 9, 11, 12, art. 43 ust. 4 ustawy o AML) przewiduje, że na poziom ryzyka wskazuje np. to, że klient jest rezydentem państwa wysokiego ryzyka, powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z towarami charakteryzującymi się wysoką wartością lub potencjalnym pochodzeniem z czynu zabronionego (np. kość słoniowa). Dotyczy to również transakcji „skomplikowanych”, przy czym nowelizacja ustawy o AML nie wskazuje przykładów tego rodzaju transakcji, co oznacza, że ciężar ich klasyfikacji będzie spoczywać na instytucji obowiązanej.
Istotną zmianą (art. 44 ust. 1 ustawy o AML) jest też określenie minimalnego zakresu wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego w przypadku nawiązania stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji związanej z państwem trzecim wysokiego ryzyka oraz podejmowanych działań ograniczających ryzyko.
Kluczowe będzie zatem ustalenie sposobu monitorowania zmian danych klientów i ich UBO oraz przeprowadzania analizy ryzyka dla klientów.

3. modyfikacja definicji pep

Nowelizacja ustawy o AML wprowadziła również istotne zmiany dotyczące współpracy instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych, z osobami zajmującymi wyższe stanowiska kierownicze (ang. politically exposed person, PEP). Najbardziej istotną zmianą jest zawężenie katalogu osób zajmujących wyższe stanowiska kierownicze poprzez wyłączenie osób zajmujących stanowiska średniego i niższego szczebla. Katalog PEP został natomiast poszerzony o kategorię „innych osób zajmujących stanowiska publiczne lub pełniących funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej”. Z uwagi na to, że katalog PEP ma charakter otwarty, art. 46c ustawy o AML nałożył delegacje ustawową na ministra właściwego do spraw publicznych i upoważnił go do opublikowania rozporządzenia zawierającego wykaz krajowych stanowisk i funkcji, które powinny być uważane za PEP.
Rozporządzenie ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji politycznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi wejdzie w życie 31 października 2021 r. i będzie określać wykaz eksponowanych stanowisk politycznych w Rzeczpospolitej Polskiej. Państwa członkowskie UE są zobligowane do przyjęcia i opublikowania analogicznych wykazów na podstawie V dyrektywy AML (tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2018/843 z 30 maja 2018 r. zmieniającej dyrektywę [UE] 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz zmieniającej dyrektywy 2009/138/WE i 2013/36/UE; Dz.Urz. UE z 2018 r. L 156, s. 43), którą w Polsce implementowała nowelizacja ustawy o AML.

4. obowiązek raportowania rozbieżności do crbr

Zgodnie z treścią wprowadzonego nowelizacją art. 61a ustawy o AML każda instytucja obowiązana musi odnotowywać rozbieżności pomiędzy informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta. Dodatkowo po wykryciu takich rozbieżności biuro rachunkowe będzie zobowiązane do podjęcia czynności w celu wyjaśnienia przyczyn takich rozbieżności oraz ich udokumentowania.
W przypadku potwierdzenia rozbieżności kolejnym obowiązkiem jest zaraportowanie ich do ministra finansów. Informacja, która zostaje zgłoszona, musi zostać uprzednio zweryfikowana przez podmiot oraz dostarczona wraz z uzasadnieniem oraz właściwą dokumentacją.
Ustawodawca, chcąc uprościć tę procedurę, umożliwi zgłaszanie rozbieżności za pośrednictwem systemu teleinformatycznego właściwego dla prowadzenia CRBR na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Ustawa o AML nie precyzuje terminu na dokonanie zgłoszenia rozbieżności do ministra finansów.
Minister finansów będzie uprawniony do wszczęcia postępowania w celu wyjaśnienia, czy informacje ujawnione przez dany podmiot w CRBR są prawidłowe, tj. zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku stwierdzenia rozbieżności przez organ zostanie wydana decyzja o sprostowaniu danych podmiotu w CRBR, która będzie zastępować zgłoszenie informacji przez podmiot. Informacja o wszczęciu i zakończeniu postępowania będzie dostępna publicznie poprzez jej ujawnienie w CRBR.
Jeżeli postępowanie przed ministrem finansów potwierdzi stan rozbieżności, to organ ten będzie również uprawniony do nałożenia na podmiot, który zgłosił dane rozbieżne ze stanem faktycznym do CRBR, karę pieniężną w wysokości do 1 mln zł. Odpowiedzialność poniesie podmiot dokonujący zgłoszenia, natomiast reprezentant dokonujący zgłoszenia poniesie odpowiedzialność karną za złożenie oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym.

5. rozszerzenie kręgu podmiotów zobowiązanych

Artykuł 58 ustawy o AML zawiera enumeratywny katalog podmiotów zobowiązanych do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz dokonywania aktualizacji tych informacji w CRBR. Dotychczas podmiotami tymi były przede wszystkim spółki prawa handlowego (z wyjątkiem spółek partnerskich oraz spółek publicznych). Od 31 października 2021 r. podmiotami zobowiązanymi w rozumieniu ustawy o AML staną się:
1) trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne:
a) mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub
b) nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;
2) spółki partnerskie;
3) europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
4) spółki europejskie;
5) spółdzielnie;
6) spółdzielnie europejskie;
7) stowarzyszenie podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;
8) fundacje.
Biura rachunkowe powinny zwrócić uwagę na fakt rozszerzenia katalogu podmiotów zobowiązanych przy wyznaczaniu UBO dla swoich klientów – weryfikacja powinna odbywać się zgodnie z art. 37 ustawy o AML.

6. zakres informacji zgłaszanych do crbr

Od 31 października 2021 r. konieczne będzie podanie w CRBR wszystkich obywatelstw posiadanych przez UBO zgłaszanego do CRBR. W przypadku gdy ustalony dla biura rachunkowego UBO ma obywatelstwo, które nie zostało zgłoszone do CRBR, należy dokonać aktualizacji zgłoszenia w tym zakresie. Dotychczas zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów w przypadku podwójnego obywatelstwa do CRBR należało zgłosić obywatelstwo polskie, konsekwencją nowelizacji będzie możliwość zgłoszenia więcej niż jednego obywatelstwa dla konkretnego UBO.
Dodatkowo nowelizacja ustawy o AML rozwiewa wątpliwość co do tego, czy do CRBR należy zgłosić wszystkich reprezentantów danego podmiotu. Dotychczas praktyka była w tym zakresie niejednolita, jednak obecne brzmienie art. 59 ustawy o AML przesądza ostatecznie, że do CRBR należy od 31 października 2021 r. zgłaszać tych reprezentantów, którzy dokonują zgłoszenia do CRBR zgodnie z art. 61 ust. 1a ustawy AML.
Nowelizacja ustawy o AML zawiera również doprecyzowanie początku biegu siedmiodniowego terminu na dokonanie aktualizacji danych w CRBR i mówi, że dokonanie aktualizacji powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od zmiany danych w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do KRS, w terminie siedmiu dni od dnia dokonania zmian.

7. rozszerzenie odpowiedzialności podmiotów zobowiązanych

Nowelizacja ustawy o AML rozszerza odpowiedzialność podmiotów zobowiązanych z art. 153 tejże ustawy o przypadki zgłoszenia do CRBR informacji niezgodnych ze stanem faktycznym oraz niedokonania aktualizacji informacji zgłaszanych do CRBR w ustawowym, siedmiodniowym terminie. Skutkiem tego rozszerzenia jest możliwość nałożenia na podmioty zobowiązane kary pieniężnej w wysokości nawet do 1 mln zł w wyżej wymienionych przypadkach.
Z uwagi na powyższe niezbędne jest dostosowanie i uzupełnienie wewnętrznych procesów, procedur oraz dokumentów dotyczących AML biura rachunkowego w zakresie cyklicznego weryfikowania i monitorowania zmian informacji, które podlegają zgłoszeniu do CRBR, oraz terminowego ich zgłaszania do CRBR, w tym wyznaczenia osób lub pracowników biura rachunkowego odpowiedzialnych za taką weryfikację i monitorowanie zmian.
W związku z tym w celu zabezpieczenia biura rachunkowego przed nałożeniem kary niezbędne będzie przeprowadzenie weryfikacji dokonanych przez nie zgłoszeń do CRBR, a także zweryfikowane i ujednolicenie deklaracji w zakresie własnego beneficjenta rzeczywistego składanych w ostatnich latach jako klient względem innych instytucji obowiązanych. Przed 31 października 2021 r. zalecane jest przeprowadzenie przez biura rachunkowe czynności weryfikacyjnych i dokonanie niezbędnych korekt, a także wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności w celu zniwelowania ryzyka nałożenia na biuro rachunkowe kary administracyjnej, o której mowa w znowelizowanym art. 153 ustawy o AML.
Dodatkowo osoba dokonująca zgłoszenia lub aktualizacji danych do CRBR, które okażą się niezgodne ze stanem faktycznym, będzie mogła ponosić odpowiedzialność z tego tytułu za szkodę wyrządzoną poprzez zgłoszenie nieprawdziwych danych. Przesłankami ekskulpacyjnymi będą działanie siły wyższej lub wystąpienie szkody wyłącznie z winy osoby trzeciej.
Nowelizacja ustawy o AML wprowadza odpowiedzialność dla UBO w związku z niedostarczeniem przez niego wszystkich informacji i dokumentów, które są niezbędne dla dokonania prawidłowego zgłoszenia oraz aktualizacji danych w CRBR w wyznaczonych przez ustawę terminach. Bierność UBO może skutkować nałożeniem na niego kary pieniężnej do wysokości 50 tys. zł, w przypadku gdy w wyniku braku współpracy ze strony UBO zgłoszenie lub aktualizacja zostaną dokonane po terminie lub ujawnione przez UBO dane będą niezgodne ze stanem faktycznym. Z uwagi na obowiązek dostarczania danych przez UBO, wewnętrzne procedury AML biur rachunkowych powinny zostać uzupełnione o możliwość pozyskiwania informacji od UBO w celu dokonania lub aktualizacji zgłoszenia do CRBR.