TEMAT: Dokumenty dostarczone przez klienta po terminie miesięcznego rozliczenia
PROBLEM: Czy trzeba dokonać korekty JPK_V7M
VAT
W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
W analizowanej sprawie klient biura rachunkowego prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT, a usługi wsparcia informatycznego zostały nabyte na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Oznacza to, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia tych usług. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że klient biura jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, a zatem odliczeniu podatku naliczonego nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, a – jak rozumiem – pozostałe wyłączenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT nie dotyczą tego przypadku. Przedsiębiorca zajmuje się wyłącznie działalnością opodatkowaną VAT, a zatem przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości, nie znajdzie więc zastosowania art. 90 ustawy o VAT.
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie będzie to kwota 690 zł wynikająca z otrzymanej faktury dokumentującej zakup usług wsparcia informatycznego.
Klientowi biura rachunkowego przysługuje zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia usług wsparcia informatycznego w wysokości 690 zł. Pozostaje zatem ustalić, kiedy klient biura może skorzystać z tego prawa.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że otrzymana od firmy X faktura nie zawiera wyrazów „metoda kasowa”, a zatem należy przyjąć, że obowiązek podatkowy od usług wsparcia informatycznego powstał zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, tj. z chwilą wykonania usługi. Nabyte usługi zostały wykonane 14 stycznia 2021 r., a zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego powstało w rozliczeniu za styczeń 2021 r.
Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług (jak ma to miejsce w analizowanej sprawie) powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Klient biura otrzymał fakturę 26 stycznia 2021 r., a zatem mógł skorzystać z tego prawa już w rozliczeniu za styczeń 2021 r. Dokument został jednak dostarczony do biura rachunkowego ze znacznym opóźnieniem (tj. 30 kwietnia 2021 r.), dlatego podatek naliczony nie został odliczony w JPK_V7M za styczeń 2021 r. Podatek naliczony wynikający z tej faktury nie został także odliczony w JPK_V7M za luty albo marzec 2021 r.
Aby w stosunku do tej faktury skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, nie trzeba będzie jednak składać korekty deklaracji (JPK_V7M) za styczeń 2021 r. Od 1 stycznia 2021 r. podatnicy rozliczający się za okresy miesięczne – czyli tak jak klient biura rachunkowego – jeżeli nie dokonają odliczenia w okresie powstania obowiązku podatkowego (w analizowanym przypadku za styczeń 2021 r.), to mogą z tego prawa skorzystać za jeden z trzech następnych okresów (do 31 grudnia 2020 r. były to dwa następne okresy). Wynika to z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2021 r.), zgodnie z którym jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w art. 86 ust. 10, 10d i 10e ustawy o VAT, to może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy o VAT (tj. podatnika rozliczającego się za okresy kwartalne), w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
W analizowanej sprawie prawo do odliczenia podatku naliczonego powstało w rozliczeniu za styczeń 2021 r. (wtedy to powstał obowiązek podatkowy od nabywanych usług i faktura została otrzymana przez przedsiębiorcę), ale wynikający z faktury podatek nie został odliczony ani w rozliczeniu za styczeń 2021 r., ani za luty bądź marzec 2021 r., gdyż została ona dostarczona do biura rachunkowego 30 kwietnia 2021 r., czyli już po złożeniu JPK_V7M za marzec. W tej sytuacji wynikający z faktury podatek naliczony może być odliczony w JPK_V7M za kwiecień 2021 r. W tym momencie nie należy odliczać go w drodze korekty JPK_V7M za styczeń 2021 r., gdyż jeszcze nie upłynęły terminy na to odliczenie określone w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. A art. 86 ust. 13 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w art. 86 ust. 10, 10d, 10e i 11 ustawy o VAT, to może obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 13a ustawy o VAT.
Zatem w JPK_V7M za kwiecień 2021 r. przedsiębiorca powinien odliczyć podatek naliczony w kwocie 690 zł. Wartość nabycia netto, tj. 3000 zł, należy wykazać w polu K_42, a kwotę podatku naliczonego (690 zł) w polu K_43 ewidencji JPK_V7M. Kwoty te należy uwzględnić w deklaracji JPK_V7M odpowiednio w polach: P_42 i P_43. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że usługodawca (firma X) nie stosował metody kasowej (świadczy o tym brak wyrazów „metoda kasowa” na fakturze – zakładam, że nie jest to wynikiem pomyłki). W związku z tym ujmując tę fakturę w ewidencji zakupu JPK_V7M, pole „DokumentZakupu” pozostawiamy puste.
Schemat rozliczenia faktury dostarczonej do biura rachunkowego z opóźnieniem*
1. Jaki podatek
PIT
Przychody: nie wystąpią
Koszty uzyskania przychodów: 3000 zł
VAT
Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: 690 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT
Podatnik nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, ale powinien przy obliczaniu zaliczki za kwiecień 2021 r. i przy składaniu zeznania PIT-36L za 2021 r. uwzględnić po stronie kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie usługi wsparcia informatycznego w wysokości 3000 zł.
VAT
W JPK_V7M kwotę 3000 zł wykazujemy jako kwotę nabycia netto w polach K_42 i P_42, a kwotę 690 zł wykazujemy jako podatek naliczony w polach K_43 i P_43.
3. Termin złożenia deklaracji
JPK_V7M
25 maja 2021 r.
PIT-36L
2 maja 2022 r. (30 kwietnia 2022 r. to sobota)
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
PIT
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, to powinien spełniać łącznie następujące warunki:
  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W analizowanej sprawie przesłanki do zaliczenia przez przedsiębiorcę wydatku (udokumentowanego fakturą) poniesionego na zakup usług wsparcia informatycznego (na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej) zostały spełnione. Należy jedynie mieć na uwadze, że podatek naliczony w kwocie 690 zł, jako podlegający odliczeniu w JPK_V7M, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT. Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem kwota netto (3000 zł) poniesiona na zakup tych usług.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że klient biura rachunkowego prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Stosownie do par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Przedmiotowy wydatek powinien być zatem ujęty w PKPiR na podstawie otrzymanej od usługodawcy faktury.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi PKPiR metodą kasową. Oznacza to, że poniesiony wydatek (koszt uzyskania przychodów) – stosownie do reguły zawartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT – powinien zostać potrącony tylko w tym roku podatkowym, w którym został poniesiony. Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR – zgodnie z zasada ogólną zawartą w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W analizowanej sprawie faktura została wystawiona 15 stycznia 2021 r. i tego dnia przedmiotowe wydatki (3000 zł) mogły zostać potrącone w ciężar kosztów uzyskania przychodów (tj. w styczniu 2021 r.) Z uwagi jednak na to, że biuro rachunkowe (prowadzące księgę klienta) otrzymało tę fakturę dopiero 30 kwietnia 2021 r., nie została ona jeszcze ujęta w PKPiR. Mamy zatem do czynienie z tzw. zapomnianą fakturą kosztową. W związku z tym, że faktura została dostarczona przez klienta biura dopiero w kwietniu, nie została ona ujęta w PKPiR w styczniu 2021 r., kiedy to koszt powinien być potrącony. Z tego też względu należy ja ująć w PKPiR za kwiecień 2021 r., ponieważ kolejne dwa miesiące (luty i marzec 2021 r.) także zostały już zamknięte.
Zatem wydatek w wysokości 3000 zł powinien zostać ujęty w kwietniu 2021 r. w PKPiR prowadzonej dla przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe. W konsekwencji zostanie on uwzględniony przy obliczaniu zaliczki na PIT za kwiecień 2021 r., a po zakończeniu roku powinien zostać uwzględniony w zeznaniu PIT-36L.
Wydatek na nabycie usług wsparcia informatycznego powinien zostać ujęty w kolumnie 13 PKPiR. Jak wynika z Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów: „Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych”.
Podstawa prawna
art. 15, art. 19a ust. 1, art. 86, art. 88, art. 90 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685)
art. 22 ust. 1, 4 i 6b, art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 464)
rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2326)
par. 11 ust. 3 pkt 1 i załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)