W 2019 r. problematyka dokumentacji pracowniczej budziła najwięcej wątpliwości i doczekała się aż kilkudziesięciu urzędowych stanowisk (w większości wydanych na prośbę DGP), w tym zwłaszcza Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort wyjaśnia w nich zawiłości wynikające z przepisów kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Dzisiaj przedstawiamy najważniejsze z nich, dokonując niejako podsumowania minionego roku.
Nowe zasady przechowywania
• TEZA 1: Ewidencja czasu pracy oraz dokumentacja urlopowa dla pracowników, których stosunki pracy zostały nawiązane począwszy od 1 stycznia 2019 r., są przechowywane przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dokumentacja ta w przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 r. jest przechowywana przez okres trzech lat, zgodnie z zasadami przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
• TEZA 2: Ewidencja czasu pracy nie musi być prowadzona na bieżąco (codziennie). Służy bowiem naliczeniu wynagrodzenia pracownika, a to – co do zasady – następuje raz w miesiącu.
• TEZA 3: W dokumentacji urlopowej nie trzeba umieszczać planu urlopów. Pracodawca może jednak (choć nie musi) dołączyć do niej kopię tego planu.
stanowisko mrpips z 11 stycznia 2019 r.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Prowadzona odrębnie dla każdego pracownika dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, stosownie do par. 6 pkt 1a i 1c oraz par. 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z uzgadnianiem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych (w tym dotyczące terminu udzielenia czasu wolnego za pracę nadliczbową), jak również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (w tym dotyczące udzielania/korzystania z urlopu wypoczynkowego na żądanie).
Wybór postaci (formy) prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należy do pracodawcy. Jeżeli zdecyduje on o wyborze formy papierowej, to w takiej formie (postaci) dokumentacja ta powinna być gromadzona i przechowywana. Przepis art. 948 k.p. dopuszcza jednak możliwość zmiany postaci, w której prowadzi się i przechowuje dokumentację pracowniczą. Przewiduje on możliwość konwersji zarówno z postaci papierowej na elektroniczną, jak i z postaci elektronicznej na papierową. Ta ostatnia następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.).
W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. ewidencja czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p, przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.).
Przy czym należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się, zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (ewidencji) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).
Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika jest, zgodnie z art. 149 par. 1 k.p., prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i przepisy powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nie określają natomiast częstotliwości sporządzania tej ewidencji. Należy jednak przyjąć, iż powinna być ona sporządzana z częstotliwością, która gwarantuje realizację celu, dla którego jest sporządzana. W tym kontekście należy brać zatem pod uwagę zwłaszcza terminy wypłat wynagrodzenia obowiązujące u danego pracodawcy, a także regulacje dotyczące rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz pracy wykonywanej w niedziele, święta i dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Jak już zaznaczono wyżej, przepisy wspomnianego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w par. 6 pkt 2 stanowią, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Rozporządzenie nie wymienia jednak katalogu tych dokumentów, pozostawiając tym samym pracodawcy swobodę w określeniu tego katalogu.
Wydaje się, że pracodawca, ustalając katalog dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego gromadzonych w dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, będzie kierować się praktyką i zwyczajami przyjętymi w danym zakładzie pracy w zakresie realizacji przez pracowników ich prawa do urlopu wypoczynkowego, a także brać pod uwagę zabezpieczenie odpowiednich dowodów na wypadek ewentualnych sporów między stronami stosunku pracy w tym zakresie, które mogą być w przyszłości rozstrzygane przez sąd pracy.
Należy zauważyć, że plan urlopów ma charakter dokumentu zbiorczego, jest bowiem ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę przy jego ustalaniu wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zbiorczy charakter tego dokumentu nie stoi jednak na przeszkodzie włączeniu jego kopii do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika dotyczącej ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego. Plan urlopów łącznie z wnioskiem pracownika poprzedzającym jego ustalenie stanowi bowiem pełniejszą dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. Decyzja w tej sprawie należy jednak do pracodawcy. […]
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 31 stycznia 2019 r. (DGP nr 22)
Zasady prowadzenia innej dokumentacji ze stosunku pracy
• TEZA: Dokumentacje pracownicze inne niż akta osobowe nie muszą mieć wykazów dokumentów ani ułożonych chronologicznie i ponumerowanych dokumentów.
Stanowisko mrpips z 17 stycznia 2019 r.
[...] W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej zawarte zostały szczególne wymagania w zakresie prowadzenia tej części dokumentacji pracowniczej, którą stanowią akta osobowe pracownika (zob. par. 3 – par. 5). Pozostała dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą określa par. 6 rozporządzenia (np. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karty [listy] wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą), nie podlega rygorom prawnym przewidzianym dla sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oznacza to, że par. 4 rozporządzenia, zgodnie z którym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika (A, B, C, D) przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, nie dotyczy pozostałej dokumentacji pracowniczej.
Sposób właściwej realizacji obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej innej niż akta osobowe pracownika zależy zatem od pracodawcy. Dokumentacja ta musi być jednak przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności (zob. art. 94 pkt 9b k.p.).
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 31 stycznia 2019 r. (DGP nr 22)
Przechowywanie różnych rodzajów dokumentów
• TEZA 1: Listy obecności nie weszły w skład dokumentacji pracowniczej i mogą być – dla ogółu zatrudnionych – przechowywane przez okres trzech lat, zgodnie z zasadami przedawnienia roszczeń pracowniczych. Natomiast harmonogramy czasu pracy powinny być przechowywane na zasadach analogicznych do ewidencji czasu pracy.
• TEZA 2: Dokumentacja wypadkowa jest przechowywana przez okres 10 lat dla ogółu pracowników bez względu na datę ich zatrudnienia.
• TEZA 3: Wnioski pracowników o odbiór czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe mogą być przechowywane w postaci papierowej lub jako skany w formacie PDF.
• TEZA 4: Firmy outsourcingowe mogą z upoważnienia pracodawców podpisywać skany dokumentów powstających w procesie elektronizacji dokumentacji pracowniczej.
• TEZA 5: Inne dokumentacje pracownicze, o których mowa w par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji, stanowią zamknięte katalogi dokumentów.
stanowisko mrpips z 7 lutego 2019 r.
PYTANIE DGP: Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałe od 1 stycznia 2019 r.?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Dokumentację pracowniczą (w tym także np. rozkłady) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.). W przypadku jednak gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. rozkład czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p; przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.). Przy czym należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania dotyczą dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie. W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania rozkładów czasu pracy (służących prawidłowemu rozliczaniu czasu pracy pracownika w ramach obowiązującego go okresu rozliczeniowego czasu pracy). W doktrynie prawa pracy przeważał jednak pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (tj. rozkładów czasu pracy) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).
Jak już zaznaczono wyżej dokumentację pracowniczą tworzą: akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika oraz dokumentacja związana z jego stosunkiem pracy – także prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (par. 2 i par. 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. poz. 2369). Zbiorcze listy obecności pracowników (prowadzone ewentualnie w przypadku przyjęcia u danego pracodawcy takiego sposobu potwierdzania przybycia do pracy oraz obecności w pracy) nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla konkretnego pracownika. Tym samym nie są one ani (w przeciwieństwie np. do ewidencji czasu pracy) częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych. Zarówno dotychczasowe, jak i obecnie obowiązujące przepisy nie określały/nie określają okresu przechowywania wspomnianych wyżej list. Jednak ze względu na fakt, iż ewentualne roszczenia pracowników ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne, w doktrynie prawa pracy przeważał pogląd, że wskazane jest przechowywanie takich list przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 291 k.p.).
PYTANIE DGP: Przez jaki okres powinna być przechowywana przez pracodawców dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i chorób zawodowych po zmianach od 1 stycznia 2019 r.? Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera odpowiednika przepisu par. 7 starego rozporządzenia dotyczącego takich dokumentów i czy oznacza to, że nie stosuje się w tym zakresie ogólnych reguł wynikających z nowych przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy zawarte są w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 234 par. 31 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Warto podkreślić, że zgodnie z art. 234 par. 3 k.p. pracodawca jest obowiązany ponadto prowadzić rejestr wypadków przy pracy.
Natomiast szczegółowe regulacje dotyczące dokumentacji w zakresie chorób zawodowych zawarte są w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2002 r. w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (Dz.U. z 2013 r. poz. 1379), które to rozporządzenie pozostaje we właściwości Ministra Zdrowia.
PYTANIE DGP: Czy w przypadku elektronizacji dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można nie przechowywać papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych i o wyjścia prywatne, mimo że kodeks pracy przewiduje w tym zakresie obligatoryjną formę pisemną dla wniosku pracownika?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., pracodawca ma wybór w jakiej postaci – papierowej, czy elektronicznej – będzie prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej – jak stanowi art. 9411 k.p. – jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. W związku z tym, w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, to nie ma obowiązku gromadzenia tej dokumentacji dodatkowo, w postaci papierowej. Stosownie do par. 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), dołączając do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej dokument w postaci papierowej, należy sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz dokonać jego opatrzenia kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
PYTANIE DGP: Czy możliwe jest upoważnienie zewnętrznych firm, np. pracownika biura rachunkowego czy firmy rozliczającej płace lub firmy zajmującej się elektronizacją dokumentów do podpisywania dokumentów zeskanowanych do formatu pdf podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną w imieniu klienta (pracodawcy)?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z art. 31 kodeksu pracy zasady reprezentacji pracodawcy (dokonywania czynności) w sprawach z zakresu prawa pracy określa art. 31 kodeksu pracy. I tak zgodnie z art. 31 par. 1 k.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności takich dokonuje osoba albo organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona (prawnie umocowana) do tego osoba. Przepis ten ma odpowiednie zastosowanie do pracodawców będących osobami fizycznymi, jeżeli nie dokonują one wspomnianych czynności osobiście (art. 31 par. 2 k.p.).
Zakres wspomnianego umocowania prawnego określa pracodawca. Zdaniem MRPiPS nie ma zatem przeszkód prawnych, aby obejmowało ono również np. wykonywane w ramach dokonywania zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną czynności polegających na opatrywaniu cyfrowych odwzorowań tej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
PYTANIE DGP: Czy dokumenty związane z czasem pracy, ale niewymienione w par. 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w nadgodzinach pracownika niepełnosprawnego czy wniosek o wprowadzenie przerywanego czasu pracy złożony na podstawie art. 1421 k.p., przechowujemy w aktach osobowych w części B czy w nowej dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy? Czy katalog dokumentów dotyczących dokumentacji czasu pracy jest katalogiem zamkniętym i wszystkie dokumenty w nim nieujęte przechowujemy w części B akt osobowych?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Z konstrukcji przepisu par. 6 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, iż zawarte w nim wyliczenie dokumentów dotyczących stosunku pracy ma charakter katalogu zamkniętego (numerus clausus). W związku z powyższym nie ujęte w tym katalogu dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia danego pracownika, takie jak np. wnioski składane na podstawie art. 1421 par. 1 k.p., powinny być, w opinii MRPiPS, przechowywane w części B akt osobowych pracownika.
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 14 lutego 2019 r. (DGP nr 32)
Wnioski przesyłane e-mailem oraz przerwy na karmienie
• TEZA 1: Wnioski pracowników składane w formie e-mailowej nie muszą być zabezpieczane certyfikowanymi podpisami elektronicznymi przed ich umieszczeniem w dokumentacji pracowniczej.
• TEZA 2: W ewidencji czasu pracy nie trzeba ujawniać przerw na karmienie dziecka piersią.
stanowisko mrpips z 8 marca 2019 r.
1. Wymóg opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dotyczy sytuacji, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowy wanej w postaci elektronicznej dołączany jest dokument w postaci papierowej. Zgodnie bowiem z par. 11 ust. 1 rozpo rządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), wydanego na podstawie art. 2981 k.p., w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowana pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Przepisy nie wprowadzają wymogu opatrywania podpisem elektronicznym dokumentu, w przypadku gdy ma on postać elektroniczną i ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Pracodawca jednak ma obowiązek zapewnić dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej integralność (par. 9 pkt 2 rozporządzenia) oraz wiarygodność (par. 12 ust. 1 rozporządzenia). Istotne zatem jest, aby dołączanie dokumentu elektronicznego (np. e-mail) do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej było odpowiednio zabezpieczone. W ocenie resortu wiadomości e-mail zapisane jako odrębne pliki w określonym formacie można opatrywać podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeżeli jednak system teleinformatyczny funkcjonujący u pracodawcy posiada funkcje gwarantujące bezpieczne dołączenie dokumentu (zgodnie z warunkami określonymi w przepisach), np. e-mail do elektronicznie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, to nie ma wówczas potrzeby używania (dodatkowo) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
2. Zgodnie z art. 149 k.p. pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W ewidencji tej pracodawca m.in. określa wymiar zwolnień od pracy, jeżeli takie zwolnienia zostały pracownikowi udzielone, ze wskazaniem ich rodzaju (par. 6 pkt 1 ppkt a rozporządzenia). Oznacza to, że należy je w ewidencji czasu pracy uwzględniać w celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika. Natomiast przerwy na karmienie piersią, zgodnie z przepisem art. 187 k.p., wliczane są do czasu pracy, i są w pełni płatne. Z tego też względu nie wymagają one ewidencjonowania w ramach ewidencji czasu pracy. […]
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 28 marca 2019 r. (DGP nr 62)
Postać elektroniczna czy papierowa
• TEZA 1: Przechowywanie list płac w postaci elektronicznej wymusza również taką samą formę przechowywania wniosków pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
• TEZA 2: Paragraf 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dzieli tę dokumentację na siedem części, a dokumenty w obrębie każdej z nich muszą mieć identyczną postać (papierową albo elektroniczną).
• TEZA 3: Wszystkie wnioski urlopowe muszą być przechowywane w jednakowej formie – pisemnej lub elektronicznej.
stanowisko mrpips z 15 kwietnia 2019 r.
PYTANIE DGP: Czy listy płac mogą być prowadzone elektronicznie, a wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych mogą być przechowywane w postaci papierowej?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z par. 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 kodeksu pracy).
Tak jak to zostało wyrażone w powołanym przez DGP stanowisku MRPiPS, przy zachowaniu ustawowych wymogów przechowywania dokumentacji w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.) jest możliwe przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach. Jednak nie należy tego utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może się bowiem ograniczyć wyłącznie do wyodrębnionych w par. 6 części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu.
PYTANIE DGP: Czy wszystkie wnioski urlopowe muszą mieć jedną formę? Czy wnioski o urlopy na żądanie mogą być składane elektronicznie mimo istnienia wymogu pisemnego wniosku urlopowego i przechowywania dokumentacji urlopowej w postaci papierowej?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Należy zauważyć, iż powszechne przepisy prawa pracy dotyczące urlopów wypoczynkowych nie zawierają regulacji obligujących pracodawcę do udzielania tego urlopu „na pisemny” wniosek pracownika (w przeciwieństwie np. do wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 k.p.). Dotyczy to także urlopu na żądanie. Podobnie powołane wyżej rozporządzenie posługuje się zbiorczym pojęciem „dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego” (par. 6 pkt 2 rozporządzenia), z czego również nie można wywodzić obowiązku składania przez pracownika takiego wniosku w formie pisemnej. Brak regulacji co do postaci ww. wniosku oznacza także możliwość jego złożenia w formie ustnej. Uregulowanie postaci wniosku związanego z udzielaniem urlopu wypoczynkowego może natomiast nastąpić w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy).
Z uwagi na fakt, iż wszystkie dokumenty związane z udzielaniem ww. urlopu będą umieszczane zbiorczo w jednej części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego – par. 6 pkt 2 ww. rozporządzenia), to niezależnie od wybranej przez pracodawcę postaci jego składania, powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej w tej samej postaci (papierowej lub elektronicznej).
PYTANIE DGP: Czy wnioski urlopowe wysłane pocztą tradycyjną muszą być skanowane i dołączane do systemu w postaci elektronicznej, czy też mogą być przechowywane w postaci papierowej? Oczywistym jest przy tym, że pracodawca może je zeskanować, aby nie przechowywać dokumentacji w postaci papierowej, ale pytanie brzmi, czy ma taki obowiązek?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: W przypadku, w którym pracodawca prowadzi dokumentację urlopową w postaci elektronicznej, zaś złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nastąpiło na piśmie, należy zastosować par. 11 ww. rozporządzenia. Nakłada on na pracodawcę obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego takiego dokumentu, opatrzenia go kwalifikowanym podpisem (lub kwalifikowaną pieczęcią) pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę oraz umieszczenia w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Ustęp 2 powołanego przepisu wskazuje natomiast, co należy zrobić z takim dokumentem już po wykonaniu ww. czynności.
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 25 kwietnia 2019 r. (DGP nr 81)
Pojęcie niezbędności przy żądaniu podania danych osobowych przez kandydata do pracy
• TEZA: W każdym procesie rekrutacyjnym to pracodawca decyduje o tym, jakie dokumenty są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, ale powinien kierować się zasadą minimalizacji wynikającą z RODO.
stanowisko mrpips z 30 kwietnia 2019 r.
Zgodnie z art. 221 par. 1 kodeksu pracy (w brzmieniu, które zacznie obowiązywać od dnia 4 maja br.) – pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Stosownie zaś do par. 2 ww. artykułu pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w par. 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Ustawodawca nie sklasyfikował przypadków, w których wystąpi „niezbędność” pozyskania przez pracodawcę danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu zatrudnienia. Ustawodawca pozostawił więc pracodawcy ocenę, czy taka sytuacja występuje, który [to pracodawca – red.] powinien pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, określonej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane). Zgodnie zaś z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) będzie ponosił odpowiedzialność za ewentualne naruszenie tej zasady.
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 16 maja 2019 r. (DGP nr 94)
Prowadzenie akt osobowych
• TEZA 1: W przypadku kontynuowania tej samej teczki akt osobowych dokładane przy ponownym zatrudnieniu pracownika dokumenty są numerowane kolejno z zachowaniem ciągłości numeracji w poszczególnych częściach akt.
• TEZA 2: Przedłużenie zatrudnienia z pracownikiem, który rozpoczął pracę u pracodawcy przed 1 stycznia 2019 r., oznacza konieczność założenia mu nowych akt osobowych. Do ich części A, za zgodą pracownika, można przenieść dokumenty skopiowane z poprzednich akt.
• TEZA 3: Co do zasady wszystkie kary porządkowe z części D akt osobowych usuwamy zawsze razem, gdyż rok nienagannej pracy, po którym kara ulega zatarciu, liczymy od daty nałożenia ostatniej.
stanowisko mrpips z 21 maja 2019 r.
Pytanie DGP: Czy w przypadku kontynuacji prowadzenia akt osobowych zgodnie z art. 945 k.p. po przerwie, np. rocznej, oświadczenie kandydata o przekazaniu danych osobowych wkładamy do części A jako kolejny numer w już istniejącej teczce, natomiast oświadczenie pracownika w tej sprawie jako kolejny numer do części B?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zasady, zgodnie z którymi należy porządkować dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, są określone w przepisach par. 4 nowego rozporządzenia [w sprawie dokumentacji pracowniczej – red.]. Mają one zastosowanie także w przypadku kontynuowania prowadzenia dla danego pracownika dotychczasowej teczki akt osobowych.
Pytanie DGP: Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika po 1 stycznia 2019 r., gdy bezpośrednio następują po sobie umowy o pracę, można prowadzić jedne akta osobowe z przekładką dla nowego stosunku pracy mimo braku takiego obowiązku ustawowego, gdyż poprzedni stosunek pracy powstał przed 2019 r.? Jeśli nie, to czy zakładając nowe akta, można do nich przenieść badania i szkolenie bhp ze starych akt oraz kwestionariusze i oświadczenia pracownika? Czy należy zrobić ich kopie? Czy wszystkie dokumenty dotyczące procesu zatrudnienia powinny być wystawione na nowo?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Należy wyjaśnić, że kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla tego samego pracownika w przypadku ponownego nawiązania z nim stosunku pracy jest możliwe w przypadku określonym w art. 945 kodeksu pracy, a także w przypadku wskazanym w art. 9 ustawy [z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. poz. 357 – red.]. W pozostałych przypadkach pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą odrębnie dla każdego stosunku pracy. Jeżeli zatem dokumenty znajdujące się w części A akt osobowych pracownika dotyczących pierwszego stosunku pracy zachowują aktualność i są związane także z kolejnym stosunkiem pracy, to wydaje się, że dobrą praktyką byłoby kopiowanie takich dokumentów i za zgodą pracownika umieszczanie ich w części A nowych akt osobowych.
PYTANIE DGP: Czy w praktyce może zdarzyć się sytuacja, że usuwamy z akt tylko jedną karę porządkową nałożoną na pracownika? Czy w praktyce rok nienagannej pracy będzie liczony od daty nałożenia ostatniej z kar i spowoduje usunięcie od razu wszystkich kar?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z przepisem art. 113 kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.
Zatem zatarcie kary z mocy prawa ma miejsce po roku nienagannej pracy od daty ukarania. Przez nienaganność pracy rozumie się nieukaranie w tym okresie pracownika za naruszenie obowiązków pracowniczych. Należy jednak pamiętać, że pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uznać karę za niebyłą przed upływem roku. Jeżeli zatem podejmie taką decyzję po rozpoczęciu procedury nakładania drugiej kary, ale jeszcze przed zakończeniem tej procedury, to wówczas zatarciu ulegnie pierwsza kara, zaś część D2 dotycząca drugiej kary powinna być przenumerowana i otrzymać oznaczenie D1, zgodnie z przepisem par. 4 ust. 3 nowego rozporządzenia.
Natomiast w razie ponownego ukarania pracownika, zanim uprzednia kara uznana została za niebyłą lub przed upływem roku od ukarania – rok nienagannej pracy liczy się od ostatniego ukarania, zatem zatarcie dotyczyć będzie w takim przypadku wszystkich kar.
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 6 czerwca 2019 r. (DGP nr 109)
Adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy
• TEZA: Adresu zamieszkania nie wolno żądać od wszystkich kandydatów do pracy, ale jest to już możliwe w przypadku osoby wybranej do zatrudnienia, gdyż w takim przypadku celem jest zawarcie umowy o pracę.
stanowisko mrpips z 29 maja 2019 r.
Katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został zawarty w art. 221 par. 1 kodeksu pracy, zaś od pracownika w par. 3 tego artykułu. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż adres zamieszkania jest daną osobową pobieraną od pracownika.
Należy wyjaśnić, iż wprawdzie pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy jest osoba już zatrudniona m.in. na podstawie umowy o pracę (art. 2 k.p.), to jednak osobę, co do której pracodawca podjął decyzję o jej zatrudnieniu (i poinformował ją o tym), a następnie przedsięwziął niezbędne czynności celem zawarcia umowy o pracę (tj. pobrał dane osobowe konieczne do wypełnienia umowy o pracę), trudno zakwalifikować jako kandydata. Dlatego też „adres zamieszkania” został umieszczony w katalogu danych osobowych pozyskiwanych od pracownika. Przetwarzanie tych danych ma bowiem na celu zatrudnienie pracownika (zawarcie umowy o pracę), nie zaś ubieganie się o zatrudnienie (udział w konkursie).
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 27 czerwca 2019 r. (DGP nr 123)
Dane zgłoszeniowe do ZUS a kwestionariusz pracownika
• TEZA: Dane niezbędne do zgłoszenia pracownika do ZUS nie powinny być ujmowane w treści kwestionariusza dla pracownika. Pracodawca powinien posiadać odrębny dokument zgłoszenia podpisany przez zatrudnionego.
stanowisko mrpips z 8 lipca 2019 r.
Zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.
Zgłoszenia osoby podlegającej ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu dokonuje się na druku ZUS ZUA. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych dokonuje płatnik składek na podstawie danych przekazanych przez osobę zgłaszaną. Osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik składek przechowuje przez okres 5 lat.
Należy podkreślić, że płatnik składek dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.
MRPiPS informuje, że dane określone w art. 36 ust. 10 powołanej wyżej ustawy są niezbędne dla celów zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i wymagane jest przesłanie zgłoszenia przez płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jednocześnie MRPiPS wyjaśnia, że przepisy ubezpieczeń społecznych nie nakładają obowiązku podawania danych niezbędnych do zgłoszenia do ubezpieczeń w kwestionariuszu dla pracownika. Obok danych dotyczących adresu zameldowania, zamieszkania i korespondencji w zgłoszeniu do ubezpieczeń należy zamieścić również takie informacje, jak stopień niepełnosprawności, informację o prawie do emerytury lub renty itd. Dane te przekazywane są przez pracodawcę na druku ZUS ZUA i na tym druku osoba zgłaszana oświadcza, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym.
W sprawie danych osobowych, zamieszczanych w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, informujemy, że katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od pracownika został zawarty w art. 221 par. 3 kodeksu pracy. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż dla celów zatrudnienia pracodawca pozyskuje od pracownika adres zamieszkania.
Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika (zamieszczony obecnie w BIP na stronie podmiotowej MRPiPS) jest spójny z powołanymi przepisami prawa pracy i w pkt 2 przewiduje możliwość pozyskania wyłącznie adresu zamieszkania pracownika.
Nie jest zatem właściwe podawanie w ww. kwestionariuszu innych danych osobowych niż te, które wynikają z art. 221 par. 3 kodeksu pracy. Dane osobowe pozyskiwane dla innych celów niż nawiązanie stosunku pracy (np. adres zameldowania, który jest niezbędny do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych) powinny być zbierane na podstawie oraz w sposób przewidziany odrębnymi przepisami (np. na odpowiednim druku, zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 29 sierpnia 2019 r. (DGP nr 167)
Zasady przechowywania dokumentacji płacowej
• TEZA 1: W dokumentacji płacowej pracodawcy co miesiąc powinny znaleźć się informacje o wypłaconym pracownikowi wynagrodzeniu. Nie wystarczy zatem prowadzenie jedynie rocznych kart wynagrodzeń.
• TEZA 2: Dokumentacja dotycząca zajęć komorniczych powinna być przechowywana w aktach osobowych w części B, a nie w dokumentacji płacowej. Natomiast korespondencja z komornikiem w związku z potrąceniami kontynuowanymi po rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy powinna być przechowywana w części C akt osobowych.
• TEZA 3: W części B akt osobowych przechowujemy dokumenty wynikające z przepisów prawa pracy, np. zgody na potrącenia dobrowolne, ale nie przechowujemy w nich dokumentów podatkowych, np. PIT-2.
stanowisko mrpips z 12 lipca 2019 r.
PYTANIE DPG: Czy w dokumentacji płacowej prowadzonej zgodnie z par. 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej mogą być przechowywane roczne wydruki kart wynagrodzeń, a nie miesięczne listy płac?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z par. 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 kodeksu pracy). Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wprowadziło w tym zakresie żadnych zmian. Tożsamy obowiązek ciążył na pracodawcy na podstawie obowiązującego do dnia 31 grudnia 2018 r. – par. 8 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zatem tak jak dotychczas karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia powinna być prowadzona dla każdego pracownika na bieżąco. Oznacza to, iż informację dotyczącą wynagrodzenia należy zamieścić na karcie (liście) wynagrodzenia pracownika bezpośrednio po dokonaniu jego wypłaty.
Dodatkowo, zgodnie z art. 85 par. 5 kodeksu pracy, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić mu do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone wynagrodzenie pracownika. Sporządzanie rocznej karty (listy) wynagrodzenia uniemożliwiłoby więc pracodawcy wypełnienie tego obowiązku (tj. przedstawianie pracownikowi do wglądu, na jego żądanie, m.in. kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia).
PYTANIE DPG: Jakie dokumenty należy przechowywać w części C akt osobowych, jeśli chodzi o zajęcia komornicze? Czy będzie to cała dokumentacja dotycząca danego zajęcia, czy tylko kopie pism wysłanych do komorników? Gdzie przechowywać dokumentację zajęć komorniczych w trakcie zatrudnienia, czy jest obowiązek przechowywania jej w aktach w części B? Czy zajęcia mogą być przechowywane zbiorczo w segregatorze i nie włączane do dokumentacji pracowniczej?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Zgodnie z regulacją par. 3 pkt 3 lit. e ww. rozporządzenia – w części C akt osobowych pracownika należy gromadzić oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Powyższy przepis koresponduje z obowiązkami nałożonymi na pracodawcę na mocy art. 884 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 75 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Obowiązki te powstają w przypadku ustania zatrudnienia pracownika, zaś ich spełnienie przez pracodawcę powinno znaleźć odpowiednie potwierdzenie w dokumentacji pracowniczej.
Natomiast dokumenty dotyczące zajęć komorniczych, które pracodawca otrzymuje w trakcie zatrudnienia pracownika, powinny być umieszczane w części B jego akt osobowych. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia część B stanowi katalog otwarty i zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące m.in. „przebiegu zatrudnienia” pracownika. Zatem dokumenty zobowiązujące pracodawcę do dokonywania obligatoryjnych potrąceń z jego wynagrodzenia (na podstawie art. 87 k.p.) należą do tego katalogu i stanowią dokument potwierdzający podstawę prawną dokonania takiego potrącenia.
PYTANIE DPG: Gdzie przechowywać dokumenty niezbędne do naliczenia listy płac, np. zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia, PIT-2, i inne oświadczenia podatkowe np. o stosowaniu podwyższonych kosztów itp? Czy dokumenty te, ze względu na zamknięty katalog dokumentów określony w paragrafie 6 rozporządzenia, mają być przechowywane w aktach osobowych w części B? Czy dokumenty takie można przechowywać zbiorczo w dziale płac, a nie w aktach osobowych poszczególnych pracowników?
ODPOWIEDŹ MRPiPS: Pomijając oświadczenia i dokumenty literalnie wyszczególnione w par. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące „przebiegu zatrudnienia”, których źródłem powstania są przepisy kodeksu pracy (np. zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia, udzielona na podstawie art. 91 k.p.). Nieuzasadnionym jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Zwłaszcza, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń).
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 25 lipca 2019 r. (DGP nr 143)
Ewidencja czasu pracy z kilku dokumentów
• TEZA: Ewidencja czasu pracy to nie musi być jedna kartka – jeden dokument. Jeśli jednak będzie to zestaw dokumentów, powinien on zawierać wszystkie niezbędne dane wynikające z par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
stanowisko mrpips z 6 sierpnia 2019 r.
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (ani żadne inne przepisy) nie konkretyzuje kwestii technicznych związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, takich jak np. z ilu stron (kartek) taka ewidencja ma się składać. Istotne jest natomiast, żeby ewidencja ta zawierała wszystkie wymagane informacje, o których mowa w par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia, tak aby na jej podstawie możliwe było prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 k.p.).
Ważne jest także, aby ewidencja czasu pracy (co dotyczy całej dokumentacji pracowniczej) prowadzona była w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Zgodnie z par. 6 rozporządzenia pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika.
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 5 września 2019 r. (DGP nr 172)
Elektroniczne harmonogramy
• TEZA: Harmonogramy czasu pracy nie stanowią części składowej dokumentacji pracowniczej i nie muszą być w związku z tym przechowywane w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Ponadto jeśli są one przechowywane w formie elektronicznej, to nie muszą spełniać wymagań dotyczących elektronicznej dokumentacji pracowniczej, wprowadzonych od 1 stycznia 2019 r.
stanowisko mrpips z 31 października 2019 r.
Stosownie do art. 94 pkt 9a kodeksu pracy prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacja pracownicza obejmuje dokumentację w spra wach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Niezależnie od wybranej przez pracodawcę postaci prowadzenia/przechowywania dokumentacji pracowni czej (tj. papierowej lub elektronicznej) dokumentacja ta powinna być prowadzona i przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p. Konkretyzacja (uszczegółowienie) wspomnianych wymagań następuje w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).
Wymagania, o których mowa wyżej, odnoszą się do akt osobowych pracownika oraz jego dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Katalog dokumentów składających się na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa przepis par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym wymienia się m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, oraz szereg innych dokumentów i wniosków dotyczących czasu pracy. Katalog ten ma charakter zamknięty i nie obejmuje rozkładów czasu pracy danego pracownika, które – jak wynika z art. 129 par. 3 k.p. – mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc i są przekazywane pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone.
Należy podkreślić, że rozkłady czasu pracy (w tym sporządzane w formie elektronicznej) nie stanowią części akt osobowych pracownika, jak również nie są zaliczane do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy. Nie są one zatem częścią dokumentacji pracowniczej i jako takie nie muszą, zdaniem resortu, spełniać wspomnianych wymagań przewidzianych w Kodeksie pracy oraz powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla dokumentacji pracowniczej, w szczególności określonych w rozdziale 3 i 4 ww. rozporządzenia. […]
Więcej na ten temat: tygodnik Kadry i Płace z 7 listopada 2019 r. (DGP nr 216)
