Usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych opisana w unijnym rozporządzeniu w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (eIDAS) w 2014 roku, a wdrożona w Polsce ustawą o doręczeniach elektronicznych pod koniec roku 2021, zacznie obowiązywać 1 stycznia 2025 roku.

Celem usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych jest przekazywanie przesyłek pomiędzy zweryfikowanymi nadawcami a odbiorcami w sposób bezpieczny, niepodważalny i z zachowaniem rejestru dowodów zdarzeń występujących w tym procesie. Rozwiązanie ma takie same skutki prawne jak przesłanie tradycyjnego listu poleconego, spełnia wymogi nośnika trwałego i może być dopuszczone jako dowód w postępowaniu sądowym.

W ramach polskiego systemu doręczeń elektronicznych funkcjonują dwa typy dostawców usług. Pierwszym jest operator wyznaczony, a do korzystania z jego usług zobligowana jest administracja publiczna. Drugi typ to usługodawcy kwalifikowani, którzy mogą obsługiwać pozostałych uczestników rynku.

Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.. będzie dostawcą kwalifikowanym i stworzyła własne rozwiązanie do rejestrowanych doręczeń elektronicznych – eDO Post.

– PWPW w obszarze cyfrowych usług zaufania może pochwalić się ponad dwudziestoletnim doświadczeniem.– mówi Zygmunt Kostkiewicz, prezes Zarządu Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. – Rozwiązanie eDO Post to nasz nowy produkt cyfrowy, który wprowadzi pozytywne zmiany w procesach biznesowych związanych z wymianą korespondencji – dodaje Zygmunt Kostkiewicz.

Spółka produkująca m. in. banknoty obiegowe dla NBP oraz państwowe dokumenty tożsamości i komunikacyjne jest także dostawcą usług cyfrowych. eDO Post jest kolejnym rozwiązaniem uzupełniającym ekosystem usług zaufania budowany w Wytwórni od lat. Spółka jest dostawcą: kwalifikowanego podpisu elektronicznego Sigillum, usługi masowego podpisywania dokumentów pieczęcią kwalifikowaną MultiSign i systemu eDO App – rozwiązania do potwierdzania tożsamości wykorzystującego możliwości warstwy elektronicznej dowodów osobistych i paszportów oraz warstwy graficznej (biometrii).

Jeden eDO Post – wiele możliwości

Produkt PWPW obejmuje dwie usługi świadczone w modelu SaaS – podstawową i wspomagającą. Pierwsza to usługa doręczenia, której towarzyszy druga – wspomagająca usługa skrzynki z aplikacją użytkownika umożliwiająca zarządzanie korespondencją w równie prosty sposób jak w przypadku zwykłej skrzynki mailowej.

eDO Post pozwala w bezpieczny sposób przesyłać wiadomości i załączniki oraz zabezpieczać i rejestrować wszelkie dotyczące ich zdarzenia. System potwierdza tożsamość nadawcy i odbiorcy, pozwala ustawiać reguły i zarządzać skrzynkami w ramach jednej organizacji, a także przekierowywać wiadomości do innych systemów i wysyłać je masowo. Posiada też jeden interfejs obsługujący dwa kanały komunikacji: do podmiotów niepublicznych i do administracji państwowej.

eDO Post zapewnia bezpieczne przechowywanie wiadomości, dzięki czemu może być wykorzystywany jako nośnik trwały. Rozwiązanie jest skalowalne w obszarze przestrzeni na przechowywanie wiadomości, ich wielkości czy liczby administratorów. Można je indywidualnie dostosowywać pod kątem wymagań organizacji, w której wdrażana jest usługa wewnętrzna, zarówno w sferze funkcjonalnej, jak i poziomów wsparcia.

Rozwiązanie zapewnia obsługę zarówno zewnętrznych adresów wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych jak i adresów wewnętrznych. Dzięki eDO Post można m.in. założyć bazę wielu adresów do doręczeń w ramach jednej organizacji. Usługa pozwala też na wykorzystanie jej jako zamkniętego ekosystemu, np. do obsługi klientów firmy przy zapewnieniu zgodnego z prawem wymogu rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

– Wdrożenie systemu eDO Post wesprze firmowe działy compliance w zapewnieniu zgodności z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi, zarządzaniu ryzykiem, weryfikacji i raportowaniu potencjalnych zagrożeń. Przedsiębiorstwa podniosą bezpieczeństwo obsługi kancelaryjnej – mówi dr Remigiusz Lewandowski, Członek Zarządu Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. – Firmy zyskają także oszczędności. eDo Post, przy wysyłaniu miesięcznie dwóch tysięcy listów poleconych, obniża roczny koszt obsługi korespondencji nawet o dwieście tysięcy złotych, a dodatkowo zapewnia przesyłkę pisma w trybie natychmiastowym przy automatycznej rejestracji niezbędnych dowodów tej czynności – dodaje Remigiusz Lewandowski.

Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie

Rozwiązanie eDO Post spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa określone w regulacjach, co zostało potwierdzone certyfikatem niezależnej jednostki certyfikującej i wpisem na listę dostawców usług kwalifikowanych.

Dane zapisywane i przechowywane przez system eDO Post są zabezpieczane m.in. poprzez mechanizmy szyfrujące, dla których klucze prywatne są generowane i zarządzane przez PWPW. Same wiadomości również są szyfrowane, podpisywane cyfrową pieczęcią systemu eDO Post oraz znakowane kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dowody nadania i odbioru posiadają tzw. skróty wiadomości, bezsprzecznie identyfikujące i wiążące się z jej treścią.

eDo Post podobnie jak inne systemy do rejestrowanych doręczeń elektronicznych zabezpiecza dane przed utratą, kradzieżą, uszkodzeniem lub jakimikolwiek nieupoważnionymi zmianami.

Dla kogo eDo Post?

Zgodnie z wymogami prawa, adres do rejestrowanych doręczeń elektronicznych będą musiały posiadać docelowo wszystkie podmioty publiczne i gospodarcze oraz osoby pełniące zawody zaufania publicznego.

Wdrożenie usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych będzie dla nich korzystne m.in. przy zawierania umów, obsłudze postępowań reklamacyjnych, prowadzeniu akcji informacyjnych np. o zmianach cennika lub regulaminu świadczenia usług oraz wszystkich procesów, które wymagają wysyłania do klientów i kontrahentów dużej liczby przesyłek za potwierdzeniem odbioru.

Rozwiązanie eDO Post sprawdzi się także w organizacjach, w których wcześniej, ze względu na koszty, nie wykorzystywano przesyłek rejestrowanych. Będzie to możliwe m.in. dzięki temu, że przypadku eDO Post możliwa jest jego bezpośrednia integracja z systemami „elektronicznego obiegu informacji” i odbywa się to za pośrednictwem pojedynczego API. Dodatkowo PWPW zapewnia szerokie wsparcie, obejmujące m.in. dokumentację i doradztwo niezbędne do integracji.

– Wybierając eDO Post klienci zyskają proste i intuicyjne rozwiązanie pozwalające na prowadzenie w pełni zabezpieczonej korespondencji z zachowaniem poufności, niezaprzeczalności oraz potwierdzenia tożsamości jej stron. Wdrożenie usługi eDO Post umożliwi cyfryzację kolejnych procesów i ograniczenie kosztów związanych z wysyłką tradycyjnych listów poleconych, uprości przepływ informacji oraz przyspieszy wiele procesów i działań w firmach – podkreśla Przemysław Soboń, z-ca dyrektora Pionu Produktów Cyfrowych.