Przepisy obowiązują od 2025 roku i obejmują m.in. urzędy administracji rządowej oraz wybrane instytucje państwowe.

Elastyczny czas pracy w urzędach. Koniec sztywnego dnia od 8:00 do 16:00

Nowe regulacje, wprowadzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 512), zakończyły wieloletnią praktykę funkcjonowania urzędów w jednolitym, sztywnym schemacie godzinowym. Dotychczas typowy dzień pracy administracji państwowej zaczynał się najczęściej o 8:00 i kończył o 16:00. Obecnie kierownicy jednostek mogą samodzielnie ustalić godzinę rozpoczęcia pracy w przedziale od 7:00 do 10:00.

W praktyce oznacza to, że jeden urząd może rozpocząć pracę wcześniej, np. o 7:00, i zakończyć ją o 15:00, a inny dopiero o 10:00 i funkcjonować do 18:00. Rozwiązanie to pozwala dopasować organizację pracy do rzeczywistych potrzeb obywateli oraz specyfiki danej instytucji.

Zmiana ma szczególne znaczenie dla osób zatrudnionych w sektorze prywatnym, które dotychczas często nie miały możliwości załatwienia spraw urzędowych bez brania urlopu lub zwolnienia z pracy. Elastyczne godziny otwarcia zwiększają dostępność administracji i zmniejszają natężenie ruchu w tradycyjnych godzinach porannych.

Obsługa interesantów do 18:00. Obowiązkowy wydłużony dzień pracy urzędu

Jednym z najważniejszych elementów nowych przepisów jest obowiązek zapewnienia obsługi interesantów co najmniej raz w tygodniu w godzinach od 8:00 do 18:00. Kierownik urzędu musi tak zorganizować harmonogram pracy, aby w jednym wybranym dniu petenci mogli załatwiać sprawy poza standardowymi godzinami pracy.

Nie oznacza to, że cały urząd musi pracować dłużej każdego dnia. W praktyce najczęściej stosowane jest rozwiązanie polegające na wydłużeniu pracy w jeden konkretny dzień tygodnia, np. w poniedziałek lub środę. W tym czasie część pracowników rozpoczyna pracę później, co pozwala zachować obowiązujący dobowy wymiar czasu pracy określony w Kodeksie pracy.

Rozwiązanie to wpisuje się w szerszy trend modernizacji administracji publicznej w Polsce. Już wcześniej część urzędów, np. urzędy skarbowe czy oddziały Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, eksperymentowała z wydłużonymi godzinami obsługi w wybrane dni tygodnia. Nowe rozporządzenie wprowadziło jednak jednolite ramy prawne dla takich działań.

Praca zmianowa w urzędach państwowych. Możliwe dyżury nocne?

Nowe przepisy przewidują również możliwość organizowania pracy zmianowej w administracji państwowej. Zgodnie z rozporządzeniem, zmiany mogą być planowane w przedziale od godziny 6:00 jednego dnia do 6:00 dnia następnego.

Choć praca nocna nie będzie standardem w większości urzędów, rozwiązanie to ma znaczenie dla instytucji realizujących zadania wymagające ciągłości działania. Dotyczy to zwłaszcza jednostek odpowiedzialnych za bezpieczeństwo państwa, obsługę systemów informatycznych administracji czy instytucji współpracujących z organami międzynarodowymi.

Eksperci prawa pracy wskazują, że wprowadzenie możliwości pracy zmianowej w administracji państwowej odzwierciedla rosnącą rolę cyfrowych usług publicznych, które muszą być dostępne przez całą dobę. Dotyczy to m.in. systemów ePUAP, usług podatkowych online czy platform obsługi świadczeń społecznych.

Dodatkowe dni wolne i odpracowywanie sobót. Nowe uprawnienia kierowników urzędów

Rozporządzenie wprowadziło także możliwość ustalania dodatkowych dni wolnych od pracy w zamian za odpracowanie ich w innym terminie, w tym w soboty. Kierownik jednostki może zdecydować o takim rozwiązaniu, o ile pracownicy zostaną odpowiednio wcześniej poinformowani o zmianie harmonogramu.

Przykładowo, jeśli dzień wolny zostanie ustalony w piątek, urząd może odpracować go w wybraną sobotę.

Takie rozwiązania były wcześniej stosowane w Mechanizm ten jest szczególnie przydatny w okresach świątecznych lub przy organizacji pracy w sposób bardziej efektywny organizacyjnie. administracji, ale nowe przepisy wprost je regulują i nadają im jednoznaczną podstawę prawną.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Rozporządzenie nie obejmuje wszystkich pracowników sektora publicznego. Dotyczy wyłącznie określonych instytucji państwowych, w szczególności:

  • urzędów administracji rządowej,
  • niektórych centralnych instytucji państwowych,
  • instytucji takich jak Instytut Pamięci Narodowej,
  • wybranych jednostek organizacyjnych podległych organom państwowym.

Pracownicy samorządów terytorialnych, takich jak urzędy gmin, starostwa powiatowe czy urzędy marszałkowskie, podlegają odrębnym regulacjom wynikającym z ustawy o pracownikach samorządowych oraz Kodeksu pracy. Podobnie sytuacja wygląda w sektorze prywatnym, gdzie zasady organizacji czasu pracy określają przepisy Kodeksu pracy oraz regulaminy wewnętrzne pracodawców.