Według danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na koniec czerwca 2024 r. do ubezpieczeń społecznych w naszym kraju było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. Najwięcej z nich pochodziło z Ukrainy – 771 tys. osób. Na drugim miejscu byli Białorusini – 134 tys. osób, a na trzecim – Gruzini, których w Polsce legalnie pracowało 27,2 tys.
rozwiń
Znaczną rolę w kontekście zatrudnienia cudzoziemców w Polsce odgrywa tzw. specustawa ukraińska, która weszła w życie w 2022 r. w odpowiedzi na kryzys spowodowany konfliktem zbrojnym w Ukrainie. Umożliwia ona Ukraińcom korzystanie w naszym kraju z uproszczonych procedur legalizacji pobytu i pracy.
Jednak dla wielu imigrantów z innych państw kwestie związane z legalizacją pobytu i pracą w naszym kraju czy innymi obowiązkami administracyjnymi wciąż są dużym wyzwaniem. Co więcej, w skomplikowanych procedurach imigracyjnych i przepisach prawnych gubią się także polscy pracodawcy. Dlatego odpowiadamy na pytania najczęściej zadawane przez zatrudniających cudzoziemców pracodawców, którzy muszą się mierzyć z wieloma wyzwaniami, takimi jak złożoność procesów administracyjnych, zmienność regulacji prawnych czy przewlekłość procedur administracyjnych. Podpowiadamy m.in., jakie pracodawcy muszą wypełnić obowiązki oraz jakie dokumenty uzyskać, angażując do pracy w swoich podmiotach cudzoziemców.

►Jakie dokumenty musi uzyskać pracodawca, który chce zatrudnić obywatela UE?

Aby zatrudnić osoby mające obywatelstwo państwa członkowskiego UE, nie musi uzyskiwać żadnych dodatkowych dokumentów. Taką osobę może zatrudnić bezpośrednio po przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego. Na późniejszym etapie pobytu osoby zatrudnionej w Polsce pracodawca może zostać poproszony przez wojewodę o wystawienie zaświadczenia potwierdzającego warunki wykonywania pracy. Jest to dokument wymagany w procesie rejestracji pobytu obywatela UE, jeśli osoba ta ma zamiar przebywać w Polsce dłużej niż trzy miesiące.

Rejestracja obywatela UE jest obowiązkiem administracyjnym, który spoczywa na cudzoziemcy, nie warunkuje on jednak legalności jego pracy czy pobytu w Polsce. Pracodawca nie ma też prawa żądać okazania dokumentu potwierdzającego zarejestrowanie pobytu obywatela UE w trakcie zatrudnienia lub przed jego rozpoczęciem.

► Jakie obowiązki ciążą na obywatelu UE przebywającym w Polsce, który tu pracuje?

Jeśli obywatel UE przebywa w Polsce dłużej niż trzy miesiące oraz pracuje, powinien zarejestrować swój pobyt. Wniosek o rejestrację pobytu musi złożyć osobiście do wojewody właściwego ze względu na miejsce pobytu, najpóźniej pierwszego dnia po upływie trzech miesięcy od momentu ostatniego wjazdu do Polski.

Zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu jest ważne 10 lat. Wniosek o wymianę zaświadczenia należy złożyć co najmniej 30 dni przed upływem jego ważności.

W okresie pobytu bez rejestracji osoba jest zobowiązana do posiadania ważnego dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Obywatel UE, który planuje przebywanie w Polsce przez okres dłuższy niż 30 dni, musi zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego. Może to zrobić w urzędzie gminy lub przez internet, jeśli ma profil zaufany.

► Czy obywatel UE, który pracuje w Polsce, powinien zarejestrować pobyt członka swojej rodziny, który nie ma obywatelstwa UE?

Członek rodziny obywatela UE niebędący obywatelem Unii, którego pobyt w Polsce przekracza trzy miesiące, musi zarejestrować swój pobyt. Wniosek powinien złożyć osobiście do wojewody właściwego ze względu na miejsce pobytu, najpóźniej pierwszego dnia po upływie trzech miesięcy od momentu ostatniego wjazdu do Polski.

Po zarejestrowaniu pobytu członek rodziny obywatela UE otrzymuje kartę pobytową ważną 10 lat. Wniosek o jej wymianę należy złożyć co najmniej 30 dni przed upływem jej ważności.

Członek rodziny obywatela UE, który planuje przebywanie w naszym kraju przez okres dłuższy niż 30 dni, musi zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego.

weryfikacja dokumentów kandydatów do pracy spoza unii europejskiej

► Jakie dokumenty w procesie rekrutacji sprawdza pracodawca, jeśli kandydat na pracownika jest cudzoziemcem spoza Unii Europejskiej?

Musi on zweryfikować dokumenty dotyczące prawa pobytu kandydata cudzoziemca oraz jego prawa do pracy. Ustali w ten sposób, czy ten może podjąć pracę bez dodatkowych działań po jego stronie. Dotyczy to sytuacji, gdy przyszły pracownik ma swobodny dostęp do rynku pracy (czyli kiedy ma zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, w którym nie ma wskazanych warunków zatrudnienia ani konkretnego pracodawcy).

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata przedstawienia:

  • paszportu – strony z danymi osobowymi oraz wszystkich zapisanych stron, które zawierają wizy, pieczątki wjazdowe oraz wyjazdowe;
  • decyzji o udzieleniu zezwolenia na pobyt (jeśli cudzoziemiec je ma);
  • dodatkowych dokumentów, jeśli cudzoziemiec powołuje się na swobodny dostęp do rynku pracy, np. ma Kartę Polaka, dyplom stacjonarnych studiów wyższych ukończonych w Polsce, aktualne zaświadczenie o statusie studenta stacjonarnych studiów wyższych odbywanych w Polsce.

W tym ostatnim przypadku przyszły pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, jakie dokumenty przedstawi kandydat. Jeśli powołuje się on na zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, należy oczekiwać, że okaże na to niezbędny dokument.

► Jakie dokumenty pracownika cudzoziemca spoza UE należy przechowywać w aktach pracowniczych?

Pracodawca musi przechowywać dokumenty pracownika, które potwierdzają legalny pobyt oraz legalną pracę. W praktyce będą to te same dokumenty, których pracodawca zażądał od kandydata na etapie rekrutacji, by zweryfikować jego status. Ponadto pracodawca przechowuje dokument legalizujący pracę cudzoziemca, jeśli jego uzyskanie było niezbędne do rozpoczęcia pracy. Będzie to albo zezwolenie na pracę, albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy lub powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy.

► Czy każdy cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej, który ubiega się o pracę w Polsce, musi mieć wizę?

Nie. Z tego obowiązku są zwolnieni obywatele UE, EOG oraz Szwajcarii. Podobnie cudzoziemcy uprawnieni do ruchu bezwizowego, pod warunkiem że mają paszport biometryczny. Ruch bezwizowy obejmuje obywateli 61 państw trzecich, mieszkańców dwóch specjalnych regionów administracyjnych Chin (Hongkongu i Makau) oraz Tajwanu.

Także cudzoziemcy, którzy są członkami załóg statków morskich przypływających do polskich portów morskich, nie muszą się ubiegać o wizę na czas pobytu statku w porcie.

Po zalegalizowaniu pobytu i uzyskaniu karty pobytu w Polsce cudzoziemiec może wielokrotnie przekraczać granice Polski bez konieczności uzyskiwania kolejnych wiz. Podobnie, jeśli cudzoziemiec ma kartę pobytu wydaną przez inne państwo strefy Schengen. W takim przypadku również nie jest wymagana wiza na terytorium Polski.

Taki dokument muszą zaś mieć obywatele państw wymienionych w wykazie określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1806 z 14 listopada 2018 r. (t.j. Dz.Urz. UE z 2024 r. L2495). Ten akt zawiera katalog obywateli państw trzecich, którzy zostali objęci obowiązkiem wizowym przy przekraczaniu granic zewnętrznych wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej, w tym Polski. Znajdują się w nim m.in.: Afgańczycy, Wietnamczycy, obywatele Jemenu, Zambii, Zimbabwe czy Republiki Południowej Afryki.

► Czym się różni wiza Schengen od wizy krajowej?

Wiza Schengen – tzw. wiza jednolita – jest oznaczona literą C. Wydaje ją to państwo członkowskie, które jest głównym celem pobytu cudzoziemca w strefie Schengen. Jest ona wizą krótkoterminową i uprawnia cudzoziemca do pobytu w strefie Schengen przez maksymalnie łącznie 90 dni w 180-dniowym okresie. Wiza typu C jest wydawana najczęściej w celach turystycznych, biznesowych lub innych wymagających krótkoterminowego pobytu. Przy ustaleniu możliwości pobytu w ramach wizy Schengen pod uwagę jest brany okres ważności wizy, dopuszczalny wskazany w niej okres pobytu oraz liczba dopuszczalnych wjazdów, które są wskazane na naklejce wizowej (jeden wjazd, dwa lub wiele).

Z kolei wiza krajowa, oznaczona literą D i wydana przez polskiego konsula, uprawnia do pobytu w Polsce przez maksymalnie 365 dni. Uprawnia więc do długoterminowego pobytu w Polsce, np. w celu podjęcia pracy, studiów, przebywania z rodziną. Na jej podstawie cudzoziemiec może podróżować do innych krajów strefy Schengen i przebywać w nich przez 90 dni w każdym 180-dniowym okresie.

► Czy pracownik, którego zatrudniamy, musi mieć wizę wydaną w celu wykonywania pracy?

Nie. Cudzoziemiec, który zamierza podjąć pracę w Polsce, musi mieć prawo do legalnego pobytu w naszym kraju (niekoniecznie na podstawie wizy) oraz prawo do wykonywania pracy.

Posiadanie wizy wydanej w celu wykonywania pracy nie jest więc warunkiem koniecznym do podjęcia pracy w Polsce. Zdarza się, że cudzoziemiec przybywający do Polski w innym celu znajduje w trakcie pobytu zatrudnienie. Wówczas należy:

  • upewnić się, że jego pobyt w naszym kraju jest legalny;
  • sprawdzić, czy ma on prawo do wykonywania pracy w Polsce i
  • ewentualnie uzyskać dla niego zezwolenie na pracę lub zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Cudzoziemiec przebywający w Polsce na podstawie polskiej wizy wydanej w celu turystycznym lub w celu korzystania z ochrony czasowej nie może podjąć pracy w naszym kraju.

Jeżeli cudzoziemiec planuje przyjazd do Polski z zamiarem podjęcia zatrudnienia, powinien złożyć wniosek o wizę krajową w celu wykonywania pracy i przedstawić ważne zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wydane przez polskiego pracodawcę albo udokumentować przesłanki zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w Polsce, jeśli takie zachodzą.

Wizy krajowe wydawane w celu wykonywania pracy są oznaczone symbolami:

  • D05a – w celu wykonywania pracy na podstawie wpisanego do ewidencji oświadczenia o powierzeniu cudzoziemcowi wykonywania pracy;
  • D05b – w celu wykonywania pracy sezonowej;
  • D06 – w celu wykonywania pracy, której charakter nie mieści się w ramach wiz oznaczonych symbolami 05a i 05b.

► Co należy zrobić w sytuacji, gdy kandydat do pracy uzyskał odmowną decyzję w sprawie wizy? Czy przekreśla to jego szansę na uzyskanie takiego dokumentu w przyszłości?

Odmowa wydania wizy nie przekreśla szansy na uzyskanie jej w przyszłości. Wiele zależy jednak od tego, jakie były powody negatywnej decyzji. Najczęściej należą do nich braki w podstawowej dokumentacji, np. brak polisy ubezpieczeniowej, dokumentów potwierdzających posiadanie przez cudzoziemca zakwaterowania w Polsce lub środków finansowych na pokrycie kosztów pobytu i podróży powrotnej.

Decyzja o odmowie wydania wizy w formie pisemnej, na formularzu (innym w przypadku jednolitej wizy Schengen i długoterminowej wizy krajowej) wskazuje standardowe przesłanki decydujące o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wizowego. Cudzoziemiec, któremu odmówiono wydania wizy, ma prawo ubiegać się o ponowne rozpatrzenie wniosku przez organ, który wydał decyzję odmowną. Ma na to 14 dni od dnia doręczenia decyzji o odmowie wydania wizy. Jeżeli decyzja odmowna zostanie podtrzymana, cudzoziemiec ma prawo ją zaskarżyć do właściwego sądu administracyjnego w Polsce.

► Pracownikowi kończy się ważność wizy. Czy może ją przedłużyć, będąc w Polsce?

Tak, ale tylko w wyjątkowych i losowych sytuacjach, które są od niego niezależne i których nie mógł wcześniej przewidzieć, np. gdy ze względów humanitarnych nie może opuścić terytorium RP przed upływem terminu ważności posiadanej wizy krajowej.

Jeżeli cudzoziemiec przebywający w Polsce na podstawie wizy (Schengen lub krajowej) zamierza przedłużyć swój pobyt, powinien – najpóźniej w ostatnim dniu ważności wizy – złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy do wojewody właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Takie zezwolenie może zostać wydane, jeżeli cudzoziemiec spełnia wymogi określone ze względu na deklarowany cel pobytu, a okoliczności, które są podstawą ubiegania się o to zezwolenie, uzasadniają jego pobyt na terytorium Polski przez okres dłuższy niż trzy miesiące.

► Jakie dokumenty powinien mieć przy przekraczaniu granicy cudzoziemiec będący kandydatem do pracy w Polsce?

Podstawowym dokumentem uprawniającym do przekroczenia polskiej granicy jest ważny dokument podróży potwierdzający tożsamość i obywatelstwo. Standardowo jest to paszport lub dowód osobisty – w przypadku obywateli UE, EOG i Szwajcarii. Oprócz dokumentu potwierdzającego tożsamość cudzoziemiec musi mieć ważną wizę lub inny ważny dokument uprawniający go do wjazdu i pobytu na terytorium RP, jeżeli są wymagane, lub zezwolenie na wjazd do innego państwa, lub zezwolenie na pobyt w nim, jeżeli takie zezwolenia są wymagane. Cudzoziemiec przekraczający granicę powinien mieć świadomość, że w razie potrzeby będzie musiał okazać także inne dokumenty potwierdzające cel jego pobytu w Polsce (czyli związany z wykonywaną w naszym kraju pracą), tj.:

  • polisę ubezpieczeniową potwierdzającą posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego;
  • dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiednich środków finansowych, wystarczających na pokrycie kosztów planowanego pobytu i podróży powrotnej do państwa pochodzenia.

Uwaga! Kontrolę dokumentów potwierdzających cel i warunki planowanego pobytu, środków finansowych oraz innych dokumentów przeprowadza funkcjonariusz Straży Granicznej podczas przekraczania przez cudzoziemca granicy.

► Czy obywatel Ukrainy podlegający ochronie czasowej, który ma zostać zatrudniony w firmie w Polsce, może swobodnie wjechać do naszego kraju?

Obywatel Ukrainy objęty ochroną czasową w Polsce, tj. mający status UKR, ma prawo swobodnego wjazdu do Polski i pobytu w Polsce.

Ponadto obywatel Ukrainy podlegający ochronie czasowej w innym państwie Schengen ma prawo wjazdu do Polski i pobytu w Polsce, jeżeli ma wydany przez to państwo dokument pobytowy zgodny z wykazem dokumentów pobytowych, o których mowa w art. 2 pkt 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/399 z 9 marca 2016 r. w sprawie unijnego kodeksu zasad regulujących przepływ osób przez granice (kodeks graniczny Szengen) (t.j. Dz.Urz. UE z 2024 r. L1717).

Alternatywnie, w razie braku takiego dokumentu, obywatel Ukrainy może wjechać do Polski, jeżeli ma prawo do przekraczania granicy na podstawie ruchu bezwizowego lub wizy.

► Czy kandydatowi do pracy w Polsce, będącemu obywatelem innego kraju, można odmówić wjazdu do Polski?

Tak jest w sytuacji, gdy cudzoziemiec spełnia przesłanki wymienione w art. 28 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 769; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1222; dalej: u.o.c.), to jest np. gdy:

  • nie ma ważnego dokumentu podróży, ważnej wizy lub innych ważnych dokumentów uprawniających do wjazdu na terytorium RP i do pobytu na tym terytorium;
  • nie przedstawił dokumentów wystarczających do potwierdzenia celu i warunków planowanego pobytu (czyli zatrudnienia i warunków pracy);
  • jego dane znajdują się w Systemie Informacyjnym Schengen do celów odmowy wjazdu i pobytu.

Decyzję o odmowie wjazdu, zawierającą wskazanie przyczyny odmowy, wydaje komendant placówki Straży Granicznej, w której cudzoziemiec stawił się do odprawy. Podlega ona natychmiastowemu wykonaniu. Od decyzji przysługuje stronie odwołanie do komendanta głównego Straży Granicznej.

Ważne! Nawet posiadanie ważnej wizy nie gwarantuje wjazdu do Polski. Kontrolę oraz weryfikację spełnienia przesłanek wskazanych w u.o.c. przeprowadzają funkcjonariusze placówki Straży Granicznej, a ostateczną decyzję w sprawie wjazdu lub jego odmowy podejmują komendanci placówki SG na podstawie zgromadzonych dokumentów, informacji i wywiadu z cudzoziemcem.

► Czy polski pracodawca, który chce zatrudnić w swojej firmie Ukraińca, może sprawdzić, czy taki kandydat do pracy korzysta z ochrony czasowej?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1572; dalej: specustawa ukraińska) ochrona czasowa trwa do 30 września 2025 r.

Korzystanie z niej w Polsce może być potwierdzone posiadaniem przez cudzoziemca numeru PESEL ze statusem UKR. Dla osób korzystających z takiej ochrony oraz nieposiadających numeru PESEL ze statusem UKR dokumentem potwierdzającym korzystanie z ochrony czasowej jest zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej, które wydaje Urząd ds. Cudzoziemców na wniosek cudzoziemca.

Z punktu widzenia pracodawcy nie ma znaczenia, czy obywatel Ukrainy korzysta ze wspomnianej ochrony, czy też nie – w obu przypadkach pracodawca bowiem legalizuje pracę obywatela Ukrainy w ten sam sposób.

Warto wiedzieć, że takiej ochronie podlegają tylko ci obywatele Ukrainy, którzy, począwszy od 24 lutego 2022 r., przybyli do Polski legalnie w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy i którzy deklarują zamiar pozostania w Polsce. Co ważne, osoby korzystające z takiej ochrony w innym kraju UE nie mogą złożyć wniosku o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce.

► Czy podleganie ochronie czasowej obywatela Ukrainy ma znaczenie z punktu widzenia legalizacji pracy?

Nie ma znaczenia. W przypadku każdego Ukraińca przebywającego legalnie w Polsce proces zatrudnienia jest odformalizowany. Aby mógł on pracować na podstawie obowiązującego w Polsce prawa, jego przyszły pracodawca musi złożyć – poprzez portal praca.gov.pl – powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy. Składa się je w terminie siedmiu dni liczonych od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca.

► Jakie wnioski pobytowe mogą złożyć obywatele Ukrainy?

Jeśli nie są oni objęci ochroną czasową, mogą złożyć dowolny wniosek pobytowy. W sytuacji, gdy są objęci wspomnianą ochroną, mają prawo aplikować o następujące rodzaje zezwolenia na pobyt czasowy:

  • w celu pracy – art. 114 u.o.c.;
  • w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji – art. 127 u.o.c.;
  • w celu prowadzenia działalności gospodarczej – art. 142 u.o.c.;
  • dla członka rodziny obywatela RP – art. 158 u.o.c.;
  • w celu połączenia się z rodziną – art. 159 u.o.c.

W trakcie pobytu w Polsce na podstawie ochrony czasowej obywatele Ukrainy mogą ponadto aplikować o zezwolenie na pobyt stały.

Uwaga: Uzyskanie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE jest niemożliwe.

W 2025 r. obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową zyskali dodatkowo możliwość aplikowania o tzw. zezwolenie na pobyt czasowy CUKR. Niestety, choć art. 42c specustawy ukraińskiej przewiduje możliwość złożenia takiego wniosku, to na razie ze względów technicznych nie da się tego zrobić. Gdy zostaną usunięte bariery techniczne i udostępniony zostanie odpowiedni system informatyczny, to aby uzyskać ww. zezwolenie, obywatel Ukrainy będzie musiał potwierdzić, że:

  • 4 marca 2024 r. posiadał status UKR,
  • w dniu złożenia wniosku posiada status UKR,
  • posiadał nieprzerwany status UKR co najmniej przez 365 dni.

Złożenie wniosku o zezwolenie CUKR będzie możliwe wyłącznie w formie elektronicznej. Zezwolenie CUKR będzie ważne przez trzy lata. Na jego podstawie obywatel Ukrainy zostanie uprawniony do pracy w Polsce bez zezwolenia na pracę oraz do podejmowania działalności gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele RP.

► Czy pracownik – obywatel Ukrainy może zostać powołany do wojska w Ukrainie?

Tak. Na gruncie obowiązujących przepisów prawa ukraińskiego zdolni do służby mężczyźni w wieku 25–60 lat mogą zostać powołani do wojska. Nie ma przy tym znaczenia, czy znajdują się na terytorium Ukrainy, czy pracują za granicą. Wezwanie wojskowe można otrzymać w Ukrainie albo osobiście za pośrednictwem funkcjonariusza, albo za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Wezwania nie można otrzymać w formie elektronicznej.

W stosunku do osób przebywających poza granicami Ukrainy lub które nie odbiorą wezwania wysłanego za pośrednictwem poczty, stosuje się zasadę doręczenia wezwań wojskowych „per aviso”. W takim przypadku, jeśli obywatel Ukrainy nie odbierze listu z wezwaniem w terminie, to wezwanie uważa się za doręczone z mocy prawa. Listy są wysyłane pod aktualny ukraiński adres zamieszkania.

W praktyce urzędy wojskowe czasami wzywają poborowych do stawiennictwa telefonicznie bądź wysyłają wiadomość na adres e-mailowy mężczyzn. Jednak prawo ukraińskie nie przewiduje takich typów wezwań, więc nie są one wiążące.

Warto przy tym wiedzieć, że jeżeli zatrudniony w Polsce pracownik z Ukrainy otrzyma powołanie do wojska za granicą, to taka sytuacja nie wywoła skutków prawnych w zakresie stosunku pracy. Ewentualne rozwiązanie umowy o pracę powinno się odbyć na zasadach ogólnych.

► Kto występuje o zezwolenie na pracę?

To pracodawca inicjuje procedurę uzyskania dokumentów pozwalających cudzoziemcowi na pracę i to on musi uzyskać zezwolenie na pracę dla niego. Taki dokument jest wydawany dla konkretnej osoby – w trzech egzemplarzach. Jeden zostaje w urzędzie, a dwa otrzymuje pracodawca. Powinien on przekazać jeden egzemplarz zezwolenia pracownikowi, a drugi przechowywać w jego aktach.

► Czy każdy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę?

Obowiązek legalizacji pracy przed jej podjęciem w Polsce jest ogólną zasadą w przypadku cudzoziemców. Zezwolenie na pracę lub inna forma legalizacji pracy (np. oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) nie będą konieczne w szczególności w przypadku:

  • obywateli UE/EOG/Szwajcarii i osób mających status członka rodziny tych obywateli;
  • posiadaczy ważnej Karty Polaka;
  • osób przebywających w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt w celu połączenia z rodziną, tj. z art. 159 u.o.c.;

Uwaga! Jeżeli cudzoziemiec przeniósł się do Polski ze względów rodzinnych (np. żeby zamieszkać z pracującym w naszym kraju członkiem rodziny), ale otrzymał zezwolenie na pobyt ze względu na inne okoliczności, tj. z art. 187 u.o.c. (a więc nie spełnił warunków połączenia z rodziną na podstawie art. 159 u.o.c.), konieczne będzie uzyskanie zezwolenia na pracę przed jej powierzeniem pracownikowi.

  • cudzoziemców mających zezwolenie na pobyt stały albo zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce;
  • cudzoziemców posiadających: status uchodźcy, którym udzielono ochrony uzupełniającej, zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub zgodę na pobyt tolerowany;
  • absolwentów polskich szkół ponadgimnazjalnych, stacjonarnych studiów wyższych lub stacjonarnych studiów doktoranckich na polskich uczelniach;
  • studentów studiów stacjonarnych w Polsce lub uczestników stacjonarnych polskich studiów doktoranckich, przy czym pracownik ma obowiązek co semestr przedstawiać aktualne zaświadczenie o statusie studenta lub doktoranta, które powinno znaleźć się w aktach pracowniczych;
  • małżonka obywatela polskiego lub cudzoziemca mającego zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego w Polsce – zwolnienie dotyczy tylko osób mających zezwolenie pobytowe udzielone w związku z zawarciem związku małżeńskiego.

Te wyżej wymienione przypadki zwolnienia z posiadania zezwolenia na pracę występują najczęściej. Obszerny katalog wyjątków zawierają:

  • art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 475; Dz.U. z 2024 r., poz. 1907);
  • rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 2291).

► Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w przypadku zatrudnienia obywatela Ukrainy?

Pracodawca, który planuje zatrudnienie obywatela Ukrainy, powinien przestrzegać takich samych zasad, jak w przypadku zatrudniania osób z innych krajów. Pierwszym krokiem, po zweryfikowaniu narodowości kandydata, będzie sprawdzenie tytułu pobytowego, na podstawie którego przebywa on w Polsce. Legalny pobyt może potwierdzać np. zezwolenie na pobyt czasowy, zezwolenie na pobyt stały, paszport z ważną wizą lub z pieczątką potwierdzającą wjazd do strefy Schengen.

Legalny pobyt, w tym posiadanie statusu UKR przez obywatela Ukrainy, może potwierdzić też zaświadczenie o nadaniu PESEL UKR lub zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy po zweryfikowaniu legalności pobytu będzie złożenie powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienie należy złożyć w terminie siedmiu dni liczonych od dnia podjęcia pracy do właściwego powiatowego urzędu pracy przez stronę internetową Praca.gov.pl. Właściwość urzędu pracy ustala się na podstawie siedziby lub miejsca zamieszkania pracodawcy.

Ważne! Nie ma możliwości przywrócenia terminu na złożenie powiadomienia, dlatego pracodawcy muszą zrobić to w ciągu siedmiu dni od podjęcia pracy.

► Czy w przypadku uzyskania zezwolenia na pobyt przez obywatela Ukrainy pracodawca musi składać powiadomienie poprzez stronę praca.gov.pl?

Jeżeli pracownik uzyskał zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (z art. 114 u.o.c.) z zastrzeżeniem złożenia powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, powiadomienie należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia:

  • podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy – jeżeli praca nie była wcześniej wykonywana u tego samego pracodawcy;
  • uzyskania informacji od pracownika o doręczeniu decyzji – dla pracowników, którzy przed uzyskaniem zezwolenia na pobyt już wykonywali pracę u pracodawcy na podstawie art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, np. na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.

Pracownik musi poinformować pracodawcę o uzyskaniu decyzji o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt i pracę w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Taki dokument może odebrać osobiście w urzędzie lub otrzymać pocztą.

Przykładowo, jeżeli cudzoziemiec poinformował HR o otrzymanej decyzji pobytowej 5 lutego, termin biegnie od dnia następnego i upływa 12 lutego. Pierwotna data rozpoczęcia pracy na podstawie umowy w tym przypadku nie ma znaczenia. W razie składania powiadomienia strona Praca.gov.pl odwoływać się będzie do „daty podjęcia pracy”, co w tym kontekście powinno być rozumiane jako data pozyskania informacji od pracownika o decyzji pobytowej. Jest to wyłącznie problem techniczny w zakresie nazwy rubryki w formularzu, co nie ma wpływu na legalność pracy.

Nie zawsze złożenie powiadomienia będzie bezwzględnie konieczne. Jeżeli przed uzyskaniem decyzji pobytowej powiadomienie już nastąpiło i dotyczyło ono wykonywania pracy, w związku z którą obywatel Ukrainy ubiegał się o udzielenie zezwolenia na pobyt i pracę, nie ma obowiązku składania powtórnego powiadomienia. Praca musi być jednak kontynuowana na tych samych warunkach. Jeżeli pracodawca złoży powiadomienie także w takim przypadku, nie popełnia błędu.

Jeżeli pracownik uzyska inny typ zezwolenia pobytowego, np. zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. Blue Card), składanie powiadomienia nie jest wymagane, a to dlatego że zarówno pracodawca, jak i warunki pracy oraz płacy są wskazane w decyzji. Stosuje się wtedy przepisy ogólne.

► Czy jeśli paszport pracownika straci ważność, będzie to oznaczać, że osoba ta pracuje nielegalnie?

Nie. Cudzoziemiec może kontynuować wykonywanie pracy w Polsce dopóty, dopóki ma dokumenty legalizujące pracę i pobyt w Polsce. Brak paszportu może jednak wpłynąć na możliwość ponownego ubiegania się o odpowiednie zezwolenia.

Ponadto w przypadku kontroli Straży Granicznej, w razie braku ważnego paszportu, cudzoziemiec może otrzymać grzywnę w wysokości do 500 zł. W okresie pobytu w Polsce musi on bowiem mieć ważny dokument podróży. Jeśli nie ma ważnego paszportu, powinien móc przynajmniej przedstawić zaświadczenie, że złożył w placówce dyplomatycznej własnego kraju wniosek o wydanie lub przedłużenie ważności dokumentu podróży.

► Słyszałem, że w przypadku określonych zawodów nie muszę ubiegać się o informację od starosty niezbędną do zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Czy to prawda?

Informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy to dokument wydawany jako pozytywny rezultat tzw. testu rynku pracy. Pracodawca powinien uzyskać informację starosty do procedury zezwolenia na pracę lub w razie, gdy cudzoziemiec ubiega się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu pracy lub zezwolenie na pobyt czasowy w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji. Informacja starosty wymagana jest w większości przypadków. Są jednak wyjątki, np. gdy cudzoziemiec wykonuje określony zawód. Wykazy zawodów zwolnionych są określane na poziomie:

  • ogólnopolskim – w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2009 r. w sprawie określenia przypadków, w których zezwolenie na pracę cudzoziemca jest wydawane bez względu na szczegółowe warunki wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemców (t.j Dz.U. z 2023 r., poz. 2327 ); [tabela]

Wykaz zawodów, w przypadku których wojewoda wydaje zezwolenie na pracę bez konieczności testu rynku pracy©℗

Symbol cyfrowy w klasyfikacji zawodów i specjalnościSymbol cyfrowy w klasyfikacji zawodów i specjalnościSymbol cyfrowy w klasyfikacji zawodów i specjalności Nazwa zawodu i specjalności albo grupy elementarnejNazwa zawodu i specjalności albo grupy elementarnejNazwa zawodu i specjalności albo grupy elementarnej
214121412141 Inżynierowie do spraw przemysłu i produkcjiInżynierowie do spraw przemysłu i produkcjiInżynierowie do spraw przemysłu i produkcji
214912214912214912 Inżynier technologii betonówInżynier technologii betonówInżynier technologii betonów
214916214916214916 Inżynier technologii szkłaInżynier technologii szkłaInżynier technologii szkła
215121512151 Inżynierowie elektrycyInżynierowie elektrycyInżynierowie elektrycy
221222122212 Lekarze specjaliści (ze specjalizacją II stopnia lub tytułem specjalisty)Lekarze specjaliści (ze specjalizacją II stopnia lub tytułem specjalisty)Lekarze specjaliści (ze specjalizacją II stopnia lub tytułem specjalisty)
222122212221 Pielęgniarki bez specjalizacji lub w trakcie specjalizacjiPielęgniarki bez specjalizacji lub w trakcie specjalizacjiPielęgniarki bez specjalizacji lub w trakcie specjalizacji
222222222222 Pielęgniarki z tytułem specjalistyPielęgniarki z tytułem specjalistyPielęgniarki z tytułem specjalisty
251125112511 Analitycy systemów komputerowychAnalitycy systemów komputerowychAnalitycy systemów komputerowych
251225122512 Specjaliści do spraw rozwoju systemów informatycznychSpecjaliści do spraw rozwoju systemów informatycznychSpecjaliści do spraw rozwoju systemów informatycznych
251325132513 Projektanci aplikacji sieciowych i multimediówProjektanci aplikacji sieciowych i multimediówProjektanci aplikacji sieciowych i multimediów
251425142514 Programiści aplikacjiProgramiści aplikacjiProgramiści aplikacji
251925192519 Analitycy systemów komputerowych i programiści gdzie indziej niesklasyfikowaniAnalitycy systemów komputerowych i programiści gdzie indziej niesklasyfikowaniAnalitycy systemów komputerowych i programiści gdzie indziej niesklasyfikowani
252125212521 Projektanci i administratorzy baz danychProjektanci i administratorzy baz danychProjektanci i administratorzy baz danych
252225222522 Administratorzy systemów komputerowychAdministratorzy systemów komputerowychAdministratorzy systemów komputerowych
252325232523 Specjaliści do spraw sieci komputerowychSpecjaliści do spraw sieci komputerowychSpecjaliści do spraw sieci komputerowych
252925292529 Specjaliści do spraw baz danych i sieci komputerowych gdzie indziej niesklasyfikowaniSpecjaliści do spraw baz danych i sieci komputerowych gdzie indziej niesklasyfikowaniSpecjaliści do spraw baz danych i sieci komputerowych gdzie indziej niesklasyfikowani
311231123112 Technicy budownictwaTechnicy budownictwaTechnicy budownictwa
311331133113 Technicy elektrycyTechnicy elektrycyTechnicy elektrycy
311431143114 Technicy elektronicy i pokrewniTechnicy elektronicy i pokrewniTechnicy elektronicy i pokrewni
341201341201341201 Asystent osoby niepełnosprawnejAsystent osoby niepełnosprawnejAsystent osoby niepełnosprawnej
341202341202341202 Opiekun osoby starszejOpiekun osoby starszejOpiekun osoby starszej
341203341203341203 Opiekun w domu pomocy społecznejOpiekun w domu pomocy społecznejOpiekun w domu pomocy społecznej
711271127112 Murarze i pokrewniMurarze i pokrewniMurarze i pokrewni
711471147114 Betoniarze, betoniarze zbrojarze i pokrewniBetoniarze, betoniarze zbrojarze i pokrewniBetoniarze, betoniarze zbrojarze i pokrewni
711571157115 Cieśle i stolarze budowlaniCieśle i stolarze budowlaniCieśle i stolarze budowlani
711671167116 Robotnicy budowy drógRobotnicy budowy drógRobotnicy budowy dróg
712171217121 DekarzeDekarzeDekarze
712271227122 Posadzkarze, parkieciarze i glazurnicyPosadzkarze, parkieciarze i glazurnicyPosadzkarze, parkieciarze i glazurnicy
712371237123 Tynkarze i pokrewniTynkarze i pokrewniTynkarze i pokrewni
712471247124 Monterzy izolacjiMonterzy izolacjiMonterzy izolacji
713171317131 Malarze budowlani i pokrewniMalarze budowlani i pokrewniMalarze budowlani i pokrewni
721272127212 Spawacze i pokrewniSpawacze i pokrewniSpawacze i pokrewni
722272227222 Ślusarze i pokrewniŚlusarze i pokrewniŚlusarze i pokrewni
741174117411 Elektrycy budowlani i pokrewniElektrycy budowlani i pokrewniElektrycy budowlani i pokrewni
833101833101833101 Kierowca autobusuKierowca autobusuKierowca autobusu
833283328332 Kierowcy samochodów ciężarowychKierowcy samochodów ciężarowychKierowcy samochodów ciężarowych
834283428342 Operatorzy sprzętu do robót ziemnych i urządzeń pokrewnychOperatorzy sprzętu do robót ziemnych i urządzeń pokrewnychOperatorzy sprzętu do robót ziemnych i urządzeń pokrewnych
834383438343 Maszyniści i operatorzy maszyn i urządzeń dźwigowo-transportowych i pokrewniMaszyniści i operatorzy maszyn i urządzeń dźwigowo-transportowych i pokrewniMaszyniści i operatorzy maszyn i urządzeń dźwigowo-transportowych i pokrewni
  • wojewódzkim – w rozporządzeniach wojewodów w sprawie kryteriów wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemców.

Wykazy obejmują zawody szczególnie pożądane, co do których odnotowuje się wysokie zapotrzebowanie na rynku pracy w całej Polsce (np. lekarze, pielęgniarki) lub na danym obszarze administracyjnym (np. księgowi, skarbnicy bankowi w województwie lubuskim). Przed wystąpieniem o informację starosty dobrze jest zweryfikować, czy stanowisko, na którym chcemy zatrudnić cudzoziemca, nie jest objęte jednym z wykazów.

Oprócz tego uzyskanie informacji starosty może nie być wymagane, jeżeli cudzoziemiec spełnia szczególne warunki wymienione w u.o.c., np. cudzoziemiec bezpośrednio przed złożeniem wniosku o pobyt czasowy miał lub ma zezwolenie na pracę lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku.

W 2025 r. informacje starosty zostaną najprawdopodobniej zlikwidowane. Nowy projekt ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, który wpłynął do Sejmu 7 stycznia br., nie przewiduje już wymogu przeprowadzania testu rynku pracy przy uzyskiwaniu zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Zamiast tego starostowie będą mogli przygotować listy zawodów, co do których zezwolenia na pracę na terenie danego powiatu nie będą w ogóle wydawane cudzoziemcom.

► Jakie działania mamy podjąć, aby zmienić posiadane zezwolenie na pracę?

Nie ma możliwości zmiany posiadanego zezwolenia na pracę. Jest ono wydawane dla konkretnego cudzoziemca na konkretne warunki zatrudnienia. Jeżeli pracodawca planuje zmianę stanowiska lub warunków pracy dla pracownika, np. poprzez zmniejszenie wynagrodzenia, zmniejszenie wymiaru etatu, na jaki pracownik został zatrudniony, konieczne jest uzyskanie nowego zezwolenia na pracę.

Przy czym nowe zezwolenie nie będzie konieczne w przypadku, gdy zmieniamy pracownikowi stanowisko pracy, ale zakres obowiązków pozostaje ten sam, np. gdy następuje zmiana zaszeregowania pracownika, lecz czynności, które wykonuje na nowym stanowisku, są takie same. Ponadto nie trzeba występować o nowe zezwolenie, jeżeli następuje np. podwyższenie wynagrodzenia lub zmiana umowy o pracę z terminowej na umowę zawartą na czas nieokreślony.

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy w razie zmiany stanowiska lub warunków zatrudnienia wymagane jest uzyskanie nowego oświadczenia. Nie jest ono natomiast konieczne, jeżeli pracodawca zawiera z cudzoziemcem umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

► Czy cudzoziemiec może zmienić pracodawcę w trakcie obowiązywania zezwolenia na pracę?

Tak. W takim przypadku nowy pracodawca będzie musiał zadbać o zalegalizowanie pracy cudzoziemca. Ten bowiem nie może wykonywać pracy na rzecz innego pracodawcy na podstawie wcześniejszego zezwolenia na pracę. W razie zakończenia pracy przez cudzoziemca na trzy miesiące przed upływem ważności zezwolenia na pracę, pracodawca, który uzyskał zezwolenie na pracę, musi poinformować o tym fakcie wojewodę, który wydał zezwolenie, w terminie siedmiu dni.

► Czy pracodawca musi pomóc pracownikowi w postępowaniu dotyczącym legalizacji pobytu?

Pracodawca nie jest stroną procesu legalizacji pobytu pracownika, a co za tym idzie, nie musi mu pomagać. Pracownik we własnym zakresie powinien sprawować kontrolę nad tym postępowaniem, udzielać wyjaśnień na żądanie urzędu, a w konsekwencji uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy, choć w praktyce ze względu na trudność i złożoność procesu, pracodawcy zwykle wspierają pracowników w tym zakresie.

Obowiązkiem pracodawcy jest jednak zapewnienie pracownikowi niektórych dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku pobytowego. Chodzi m.in. o wspomniany wcześniej tzw. załącznik nr 1, który zawiera informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy oraz warunki pracy oraz płacy. Dokument ten musi być podpisany przez przedstawiciela, zgodnie z reprezentacją pracodawcy, np. przez członka zarządu lub prokurenta. Ponadto pracownik będzie oczekiwał wydania od pracodawcy potwierdzenia opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS RCA) wraz z urzędowym potwierdzeniem odbioru (UPO).

► Jak długo trwa proces legalizacji pobytu? W jaki sposób inicjowane jest postępowanie pobytowe?

Czas trwania procesu pobytowego wraz z wydaniem karty pobytu waha się od 6 do 24 miesięcy – w zależności od wielu czynników. Znaczący wpływ mają przede wszystkim organizacja pracy właściwego urzędu wojewódzkiego, do którego trafia wniosek cudzoziemca, oraz liczba spraw prowadzonych w tym urzędzie. W trakcie procesu cudzoziemiec może być również wezwany do złożenia dodatkowych wyjaśnień lub zaktualizowania części dokumentów, co może wydłużyć czas trwania postępowania.

Znaczący wpływ na długość prowadzonego procesu ma również forma inicjacji postępowania administracyjnego. Nie jest taka sama w każdym urzędzie. W niektórych jedyną możliwość stanowi wysłanie wniosku pocztą lub drogą elektroniczną, w efekcie czego cudzoziemiec zostaje wezwany, by urząd mógł pobrać od niego odciski palców. W innych w celu złożenia wniosku da się zarezerwować wizytę i zwykle w takich przypadkach można liczyć na szybsze zakończenie postępowania pobytowego, choć nie jest to regułą.

W chwili złożenia wniosku cudzoziemiec musi przebywać w Polsce, nawet jeśli ten został wysłany pocztą.

► Który urząd jest właściwy do rozpatrzenia wniosku pobytowego?

Właściwy do rozpoznania wniosku jest wojewoda. Wniosek pobytowy należy złożyć w wydziale spraw cudzoziemców urzędu wojewódzkiego zgodnie z właściwością terytorialną, to znaczy w województwie, w którym cudzoziemiec mieszka. Składając wniosek pobytowy, należy zwrócić uwagę, że to nie miejsce pracy czy siedziba pracodawcy decydują o właściwym urzędzie.

W niektórych województwach, np. wielkopolskim czy śląskim, wnioski można złożyć w delegaturach urzędu. Nie jest to jednak warunek formalny. Przykładowo mieszkaniec Kalisza może złożyć wniosek pobytowy w Poznaniu, pomimo iż delegatura w Kaliszu rozpatruje wnioski pobytowe.

► Pracownik z zagranicy otrzymał decyzję odmawiającą udzielenia zezwolenia na pobyt. Jakie działania może w związku z tym podjąć?

W przypadku otrzymania decyzji odmownej pracownikowi przysługuje prawo do złożenia odwołania w terminie 14 dni, licząc od dnia jej doręczenia. Odwołanie należy złożyć do szefa urzędu ds. cudzoziemców za pośrednictwem organu, który wydał negatywną decyzję – właściwego wojewody. Do czasu rozpatrzenia odwołania pracownik zachowuje prawo do pobytu w Polsce.

Alternatywnym rozwiązaniem – w sytuacji gdy pracownik wciąż posiada ważny tytuł pobytowy, np. ważną wizę – jest ponowne wystąpienie o udzielenie zezwolenia na pobyt i zainicjowanie postępowania po raz kolejny. Decyzję w tym zakresie należy podjąć na podstawie istniejącego stanu faktycznego, biorąc pod uwagę m.in. czas rozpatrzenia odwołania od decyzji odmownej przez organ wyższej instancji względem czasu potrzebnego na rozpatrzenia nowego wniosku pobytowego przez właściwy urząd wojewódzki.

► Chcemy zmienić pracownikowi z zagranicy stanowisko pracy. Jakie działania musimy podjąć w kontekście posiadanego zezwolenia na pobyt?

Przede wszystkim należy zweryfikować, czy cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, ponieważ w tej sytuacji pracodawca nie będzie zobligowany do pozyskania dodatkowych dokumentów legalizujących pracę na nowym stanowisku. Do takich sytuacji należą m.in. posiadanie przez pracownika statusu studenta studiów stacjonarnych w Polsce lub polskiego dyplomu ukończenia stacjonarnych studiów wyższych. Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę może też wynikać z rodzaju dokumentu pobytowego, na podstawie którego pracownik przebywa w Polsce. Jeśli cudzoziemiec posiada np. zezwolenie na pobyt czasowy w celu połączenia z rodziną lub zezwolenie na pobyt stały, czy też zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, to zmiana stanowiska jest możliwa bez pozyskania przez pracodawcę dodatkowych dokumentów.

Jeżeli jednak cudzoziemiec posiada zezwolenie na pobyt czasowy z wskazaniem pracodawcy oraz warunków pracy i płacy, wówczas trzeba je będzie uaktualnić. W pierwszej kolejności należy złożyć do wojewody (który wydał zezwolenie na pobyt) powiadomienie o zmianie stanowiska. Jest na to 15 dni roboczych od chwili tej zmiany. Następnie do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca składa się wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy, tak aby odzwierciedlało ono aktualne warunki pracy i płacy.

Zmiana zezwolenia na pobyt czasowy i pracę nie jest jednak konieczna w przypadku, gdy zmienia się stanowisko pracy, ale pozostaje ten sam zakres obowiązków. Przy czym ten przywilej nie dotyczy posiadaczy zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji zawodowych (tzw. Blue Card).

W przypadku posiadania Blue Card pierwszym krok to złożenie powiadomienia o zmianie stanowiska w ciągu 15 dni roboczych od zaistnienia tej zmiany oraz następnie złożenie wniosku o zmianę zezwolenia. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie Blue Card dłużej niż dwa lata. Wówczas należy jedynie poinformować wojewodę o zmianie stanowiska w ciągu 15 dni roboczych od zaistnienia tej zmiany.

Aby cudzoziemiec mógł szybciej podjąć pracę na nowym stanowisku bez oczekiwana na zmianę zezwolenia na pobyt czasowy, pracodawca może uzyskać dodatkowy dokument, który tę pracę zalegalizuje. Przed rozpoczęciem pracy na nowym stanowisku pracodawca jest zobligowany do pozyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę, a w przypadku niektórych cudzoziemców (obywatele Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy, Armenii) alternatywną, szybszą ścieżką będzie pozyskanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy (obywatele Ukrainy).

► Pracownik zmienił miejsce zamieszkania. Czy w takiej sytuacji musi podjąć jakieś działania?

Jeśli cudzoziemiec ma kartę pobytu z adresem zameldowania, musi złożyć w terminie 14 dni od zmiany adresu zamieszkania wniosek o wymianę karty z powodu zmiany danych (czyli adresu) umieszczonych w dotychczasowym takim dokumencie. Ale jeżeli w jego karcie pobytu nie ma adresu, nie ma konieczności jej wymiany.

Przy czym jeśli adres zamieszkania pracownika zmienił się w trakcie procesu o uzyskanie zezwolenia na pobyt, należy każdorazowo poinformować o tym fakcie urząd, w którym toczy się postępowanie, zaznaczając, że nowy jest również adres do korespondencji. Natomiast w sytuacji gdy cudzoziemiec wyprowadził się do innego województwa, musi skierować do urzędu wojewódzkiego pismo z wnioskiem o przeniesienie akt sprawy do nowego urzędu wojewódzkiego zgodnie z nowym miejscem zamieszkania.

► Rodzina pracownika – cudzoziemca przebywa poza granicami RP. Czy pracownik może złożyć wnioski pobytowe dla niej?

Co do zasady, cudzoziemiec składa wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy osobiście oraz w okresie swojego pobytu na terytorium RP. Niemniej jednak ustawa o cudzoziemcach przewiduje dwa wyjątki od powyższej zasady. Jednym z nich jest możliwość złożenia wniosku przez cudzoziemca pracownika w imieniu swoich członków rodziny, którzy jeszcze nie przybywają na terytorium RP.

Należy jednak pamiętać o tym, że aby złożyć wniosek na odległość, pracownik musi przebywać w Polsce na podstawie jednego ze zezwoleń wymienionych w art. 159 ust. pkt 1 ustawy o cudzoziemcach, którymi mogą być m.in. Blue Card, zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

Ponadto należy zadbać o wcześniejsze pozyskanie poświadczanych przez polskiego konsula kopii paszportów członków rodziny cudzoziemca, dla których pracownik chce złożyć wniosek. Dodatkowo po wydaniu przez wojewodę zezwoleń na pobyt czasowy dla członków rodziny konieczne może się okazać złożenie w konsulacie wniosku o wydanie wizy umożliwiającej ich wjazd na terytorium Polski, ponieważ sama decyzja bez wydanej karty pobytu nie jest dokumentem umożliwiającym członkom rodziny wjazd do Polski. Członkowie rodziny pracownika po przybyciu do naszego kraju muszą złożyć do wojewody wnioski o wydanie im kart pobytu w związku z udzielonym zezwoleniem na pobyt.

► Co w przypadku, gdy ważność zezwolenia na pobyt naszego pracownika wygasła w trakcie prowadzonego postępowania pobytowego, a cudzoziemiec nie otrzymał jeszcze nowej decyzji?

Jeżeli pracownik złożył wniosek w terminie, najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu na terytorium Polski, a ponadto dokument ten nie zawiera braków formalnych, pobyt pozostaje legalny do czasu, gdy wydana decyzja stanie się ostateczna. Oznacza to, że pracownik może pozostać w Polsce przez czas trwania procesu i oczekiwać na wydanie decyzji. Jako potwierdzenie złożenia kompletnego wniosku cudzoziemiec otrzymuje stempel w paszporcie.

Warto zwrócić uwagę, że prawo pobytu w Polsce nie jest równoznaczne z możliwością odbywania podróży zagranicznych, w tym ponownego wjazdu do Polski. ©℗

Współpraca:
adwokat Małgorzata Bojsza, aplikant adwokacki Anna Bloch-Kurzyńska, aplikant radcowski Marek Orłowski, aplikant adwokacki Jan Pietruczuk, starsza konsultantka imigracyjna Magdalena Wileńska-Amseis, konsultantka imigracyjna Agnieszka Szymańska, konsultantka imigracyjna Julia Bichta, konsultantka imigracyjna Katarzyna Karaban, konsultantka imigracyjna Magdalena Potrubacz, młodsza konsultantka imigracyjna Mariola Czerniawska, konsultant imigracyjny Roman Szarambiej oraz konsultant imigracyjny Krystian Szydlak
kancelaria Raczkowski