„Zaprojektowanie, wykonanie, wdrożenie, rozwój i wsparcie utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Ryzykiem” to system dla Ministerstwa Finansów, którego koszt wytworzenia był aż o 1,7 mln zł za wysoki. Wykazała to kontrola wykonana przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie
Kontrolerzy na celownik wzięli także inne projekty resortu finansów. W przypadku zakupów sprzętu i migracji systemów informatycznych wartość zamówienia przeszacowano o 3,5 mln zł. O milion za wysokie były wstępne koszty wytworzenia, rozwoju i utrzymania systemów AES i AIS dla Służby Celnej.
Zawyżane wydatki wykryto też w zamówieniach na systemy informatyczne Głównego Urzędu Statystycznego, w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii czy nawet w Centrum Projektów Informatycznych. W tym ostatnim o prawie 1 mln zł za dużo wobec realnych potrzeb chciano wydać na rozbudowę platformy ePUAP i numer alarmowy 112.
– Urzędnicy wciąż mają problemy z organizacją przetargów, szczególnie tych bardziej skomplikowanych, a takie właśnie są zamówienia systemów informatycznych – mówi nam dr Jerzy Kwieciński, były wiceminister rozwoju regionalnego i ekspert BCC.
Kontrole nie tylko wskazały nieprawidłowości, ale w wielu przypadkach doprowadziły do korekty zamówień. Gdyby nie one, to między początkiem 2011 r. a czerwcem 2013 r. przetargi na e-administrację kosztowałyby polskiego podatnika aż 23 mln zł więcej. Przeprowadzająca kontrole Władza Wdrażająca Programy Europejskie podlega resortowi administracji i cyfryzacji. Ta instytucja jest odpowiedzialna za wydatkowanie funduszy unijnych w dwóch osiach: 7 (e-administracja) i 8 (budowa społeczeństwa informacyjnego).
W ciągu dwóch i pół roku do czerwca 2013 r. w urzędach rozbudowujących elektroniczną administrację przeprowadzono 423 kontrole tych przetargów. Aż do 241 z nich kontrolerzy mieli istotne zastrzeżenia. Raport przygotowała firma doradcza Grupa Gomułka. Najczęściej powtarzającymi się błędami okazywały się: wskazywanie w przetargu konkretnych producenta, marki czy znaków towarowych, nieprecyzyjny i niejednoznaczny opis zamawianego systemu czy usługi oraz taka konstrukcja przetargu, że niektórzy oferenci mogą być dyskryminowani, np. żądaniami dokumentów znacznie wykraczającymi poza istotę przetargu czy nazbyt szczegółowymi opisami przedmiotu zamówienia (np. wymogi niepotrzebnych norm, aprobat czy specyfikacji), i niedopuszczenie rozwiązań równoważnych.
– Problemy w przetargach pojawiają się już na poziomie tworzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czyli SIWZ, które są taką mapą drogową całego przetargu – tłumaczy Kwieciński. – W dużej części odpowiada za nie błędne podejście do całego procesu przetargu. By zamawiane system czy usługa miały szanse dobrze zadziałać, najpierw muszą być dobrze zaplanowane. Powinno się w taką analizę zainwestować około 10 proc. wartości całego projektu, a w przypadku większych systemów e-administracji poddać je też konsultacjom społecznym. U nas wciąż na te wstępne analizy wydaje się jak najmniej, zazwyczaj kilka procent budżetu. Efekty są mizerne – konkluduje Kwieciński.

5,57 mln euro czyli ok. 23,5 mln zł – o tyle zawyżone były zamówienia w kontrolowanych urzędach56 proc. tyle kontroli wykazało nieprawidłowości przy przetargach