W jaki sposób się przygotować do otwarcia pełnych ksiąg?

Z początkiem roku kalendarzowego niektóre jednostki, które dotychczas prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: PKPiR), powinny rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dlatego jeśli będą zobligowane do tego, powinny jak najszybciej rozpocząć przygotowywanie potrzebnych danych, gdyż pełna ewidencja księgowa wymaga ujawnienia nie tylko majątku, lecz także źródeł jego finansowania.

Kogo dotyczy

Przejście na księgi po przekroczeniu limitu przychodów dotyczy:

• osób fizycznych;
• spółek cywilnych osób fizycznych;
• spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku;
• spółek jawnych osób fizycznych;
• spółek partnerskich oraz
• przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. z 2021 r. poz. 170).

Co ważne, nowelizacja ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619 – dalej: u.r.), nad którą w momencie oddawania dodatku do druku pracował Senat, zakłada, że obowiązek ten obejmie ww. jednostki, których przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro. Dotychczas była to równowartość 2 mln euro. Limit ten przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez NBP, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Na 1 października 2024 r. wynosił on 4,2846 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2024). Zatem zgodnie z procedowaną nowelą u.r. limit przychodów za 2024 r. decydujący o prowadzeniu pełnych ksiąg rachunkowych w 2025 r. będzie wynosił 10 711 500 zł. W związku z tym jednostki, które osiągnęły już albo bardzo prawdopodobne jest, iż z końcem grudnia osiągną ww. limit, powinny rozpocząć prace związane z przygotowaniem otwarcia ksiąg na 2025 r.

Ważne: Zgodnie z art. 2 u.r. pełną ewidencję mogą dobrowolnie prowadzić także jednostki, które nie przekroczą ustawowych limitów.

Zakres czynności

Przedsiębiorcy dobrowolnie lub obligatoryjnie rozpoczynający prowadzenie ksiąg rachunkowych muszą przeprowadzić wiele czynności, dzięki którym prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z przepisami u.r. będzie możliwe. Należy do nich przede wszystkim:

• zorganizowanie rachunkowości jednostki, w tym opracowanie dokumentacji zasad rachunkowości;
• zamknięcie PKPiR;
• sporządzenie wykazu aktywów i pasywów;
• otwarcie ksiąg rachunkowych;
• złożenie w CEiDG zgłoszenia aktualizacyjnego (nie składa się już zawiadomienia w US).

Powierzenie obowiązków

Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych może być siedziba jednostki lub też inne miejsce poza jednostką u podmiotu uprawnionego (w kraju lub poza nim na terenie Wspólnoty Europejskiej) prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, któremu powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości. W sytuacji powierzenia prowadzenia ksiąg poza siedzibą jednostki to na kierowniku ciąży obowiązek zawiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 11a u.r. musi to zrobić w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg. Co do zasady dokumentacja księgowa jest przechowywana w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeśli miałoby być inaczej, to także należy to uwzględnić w zgłoszeniu do CEIDG.

Bardzo istotne jest także to, że kierownik jednostki ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, nawet jeśli jej prowadzenie powierza innej osobie. Jeśli prowadzenie ksiąg zostanie powierzone biuru, to kierownik jednostki zlecającej musi zadbać o odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. W szczególności chodzi o:

• uwzględnienie odpowiedzialności innych – oprócz kierownika jednostki – osób za określone obszary rachunkowości;
• wdrożenie rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie);
• kwalifikacje, w tym uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności;
• informacje dotyczące posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Polityka rachunkowości

Podstawą prowadzenia ksiąg rachunkowych jest określenie zakładanych przez jednostkę zasad rachunkowości. Powinny one zapewniać wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Co ważne, u.r. tylko ogólnie określa te zasady, dając jednostce swobodę wyboru szczegółowych rozwiązań. To właśnie one powinny być opisane w polityce rachunkowości. Ustawa jednak wskazuje, że jednostka musi dysponować dokumentacją opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, przy czym musi ona zostać opracowana przed otwarciem ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że opracowanie takich zasad to jedna z pierwszych czynności, do których jednostka powinna się dokładnie przygotować. Należy przy tym pamiętać, że przyjęte zasady rachunkowości muszą zapewniać wymaganą jakość sprawozdań finansowych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 u.r. dokumentacja powinna w szczególności zawierać:

• określenie roku obrotowego i wchodzący w jego skład okres sprawozdawczy;
• zasady wyceny aktywów i pasywów;
• zasady ustalania wyniku finansowego;
• wykaz kont księgi głównej;
• przyjęte zasady księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej,
• wykaz ksiąg rachunkowych;
• wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych;
• opis systemu przetwarzania danych;
• opis systemu informatycznego;
• wykaz operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi;
• zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
• zasady ewidencji, rozliczeń i kalkulacji kosztów;
• zasady ochrony danych.

Plan kont

Nierozłączną częścią prowadzonej przez jednostkę polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont. Zawiera on wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami syntetycznymi. Wykaz kont składających się na zakładowy plan kont jednostka przygotowuje we własnym zakresie. Tworząc go, powinna uwzględnić specyfikę prowadzonej działalności i jej rozmiary. Właściwie przygotowany plan kont ma służyć jednostce do grupowania operacji w księgach, aby zawarte w nich dane były podstawą do sporządzania sprawozdania finansowego, deklaracji i zeznań podatkowych. W celu opracowania własnego zakładowego planu kont jednostki mogą posłużyć się wzorcowymi planami kont.

WAŻNE: Podczas opracowywania polityki rachunkowości, w szczególności zasad ujmowania operacji gospodarczych oraz wyceny aktywów i pasywów, warto zwrócić uwagę na możliwości stosowania uproszczeń w zakresie ujmowania wyceny czy prezentacji aktywów, pasywów, przychodów i kosztów.

Niezbędny spis

W związku z przejściem na księgi rachunkowe podatnicy są zobowiązani do zamknięcia księgi podatkowej, sporządzenia i dokonania wyceny spisu z natury oraz ustalenia dochodu do opodatkowania. Czynności te muszą wykonać na dzień 31 grudnia. Przeprowadza się je poprzez podsumowanie kolumn księgi oraz sporządzenie i wpisanie do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych. Księga przychodów i rozchodów nie zawiera informacji, które zgodnie z zasadami rachunkowości muszą być uwzględnione w bilansie otwarcia, gdyż jako uproszczona forma ewidencji podatkowej rejestruje ona tylko przychody i koszty. W związku z tym należy ustalić, jakie aktywa trwałe i obrotowe ma firma, tj. zapasy towarów, wyrobów, środki pieniężne na rachunku bankowym, środki pieniężne w kasie, środki trwałe, środki transportu, wartości niematerialne i prawne, należności. Powinno się również ustalić pasywa, a co za tym idzie, konieczna jest pełna inwentaryzacja. Zgodnie z art. 26 ust. 1 u.r. można ją przeprowadzić za pomocą:

• spisu z natury – obejmuje składniki zapasów, aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, środki trwałe;
• otrzymanych potwierdzeń od banków dotyczących środków pieniężnych na rachunkach bankowych;
• otrzymanych potwierdzeń od kontrahentów – inwentaryzacji podlega stan należności, udzielonych pożyczek, a także stan powierzonych kontrahentom własnych aktywów;
• weryfikacji dokumentów – polega ona na porównaniu zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami źródłowymi. Metodą tą inwentaryzuje się m.in. grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. instalacje), należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec pracowników i z tytułów publicznoprawnych, wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank).

Warto pamiętać, że inwentaryzacja zapasów towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków jest obowiązkowa dla podatników rozliczających się za pomocą PKPiR, gdyż remanent początkowy i końcowy pozwala prawidłowo naliczyć za ten okres podatek dochodowy.

Składniki majątku należy wyceniać według zasad określonych w art. 28 u.r., czyli:

• środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – według cen nabycia lub kosztu wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny aktywów trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;
• środki trwałe w budowie – według wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych, tzn. materiały, towary, produkty gotowe – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy;
• należności i udzielone pożyczki – w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności;
• zobowiązania – w kwocie wymaganej zapłaty, jednak dla zobowiązań finansowych, których uregulowanie następuje w drodze wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej.

Wysokość odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna być zgodna i wynikać z prowadzonej ewidencji środków trwałych, dlatego też jednostka powinna kontynuować dokonywanie odpisów amortyzacji podatkowej według dotychczasowych zasad. Dla uproszczenia może przyjąć także do celów rachunkowych stawki amortyzacji podatkowej. Tym samym jednostka przy przejściu z księgi podatkowej na księgi rachunkowe nie dokonuje wyceny środków trwałych innej, niż wynika z ewidencji.

Kapitał podstawowy

Kolejna czynność to ustalenie kapitału podstawowego. Jest to różnica między wartością wszystkich aktywów a ustaloną wartością zobowiązań. Wykazywana jest ona w kapitałach jednostki. W przypadku jednostki, której właścicielem jest osoba fizyczna prowadząca działalność, nadwyżkę aktywów nad pasywami wykazuje się w całości jako kapitał właściciela, gdyż wielkość tego kapitału nie podlega żadnym uregulowaniom i może ulegać zmianom. Trochę inaczej jest w przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, w których kapitał podstawowy określony jest w umowie spółki. Otóż w takiej sytuacji kapitał podstawowy wykazany w inwentarzu pozostaje w wartości określonej umową spółki, a pozostającą różnicę między sumą aktywów a pasywów na podstawie decyzji wspólników można zaliczyć do kapitału zapasowego lub rezerwowego. [przykład 1 i 2]

Termin otwarcia

Zgodnie z 12 ust. 1 u.r. księgi rachunkowe należy otworzyć do 15. dnia nowego roku obrotowego. Na ten dzień trzeba otworzyć konta księgi głównej, syntetyczne i jednocześnie konta ksiąg pomocniczych, analitycznych, zgodnie z zakresem i szczegółowością opracowanego przez jednostkę zakładowego planu kont.

Na podstawie danych z inwentarza należy sporządzić dowód wewnętrzny PK – (polecenie księgowania) obejmujący wszystkie składniki majątku, czyli aktywa i źródła jego finansowania – pasywa – ujęte na właściwych kontach syntetycznych określonych w zakładowym planie kont. ©℗