Jak można zrezygnować z prowadzenia firmowej kasy? [Poradnia rachunkowa]

O czym pamiętać, gdy zewnętrzny podmiot przeprowadza spis? Jakie operacje wiążą się z umową agencyjną?

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy łącznie spełnione zostaną następujące przesłanki (art. 19 prawa przedsiębiorców):

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca;
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 8 tys. zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego. Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, powinien zapewnić współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.

Niezależnie jednak od wartości jedno razowej transakcji przedsiębiorstwo może podjąć – z różnych powodów, np. ze względu na zagrożenie pandemiczne – decyzję o rezygnacji (definitywnej lub czasowej) z prowadzenia firmowej kasy. Likwidację firmowej kasy powinna jednak poprzedzać jej inwentaryzacja. Przy czym w myśl art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzację gotówki w kasie przeprowadza się drogą spisu jej ilości z natury (poprzez przeliczenie banknotów i monet), porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych (saldem konta „Kasa”) oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Różnice mogą obejmować nadwyżkę gotówki w kasie (Wn konto 10 „Kasa”; Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”) lub jej niedobór (Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”; Ma konto 10 „Kasa”). Rezygnacja z prowadzenia kasy wymaga wpłaty pozostającej w niej gotówki do banku (Wn konto 13 „Rachunki bankowe”; Ma konto 10 „Kasa”). Ujawnione w toku inwentaryzacji środków pieniężnych różnice między ich stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

Coraz częściej zdarza się, że przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest przekazywane do wykonania zewnętrznemu podmiotowi. Takie rozwiązanie stosują jednostki o mniejszym zatrudnieniu, gdzie spisy z natury wymagałyby oderwania pracowników od ich codziennych zadań i tym samym bardzo utrudniły bieżące funkcjonowanie podmiotu. Przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing) może zlecić kierownik jednostki. Jednak, co ważne, nie oznacza to, że jest on zwolniony z odpowiedzialności. Zwłaszcza za stworzenie warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu. Cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury dokonywanego przez podmiot zewnętrzny (w ramach outsour cingu) są bowiem takie same, jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki.

Jeśli korzystamy z firmy zewnętrznej, kierownik jednostki musi też wydać zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w którym wskazuje nie tylko firmę, z którą została nawiązana współpraca, lecz także objaśnia pracownikom zasady tej współpracy.

Należy też pamiętać, że obowiązkiem kierownika jednostki wynikającym z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jest nadzór nad rachunkowością, w tym nad inwentaryzacją. W przypadku zlecenia podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury musi on też nadzorować jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu. Kierownik dokonuje też odbioru wyników spisu, lecz może do tego upoważnić innego pracownika, np. przewodniczącego komicji inwentaryzacyjnej. Komitet Standardów Rachunkowości w swoim stanowisku w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów podkreślił, iż zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).

Kluczowe jest też oczywiście prawidłowe przygotowanie umowy z podmiotem zewnętrznym. Umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, zawarta z podmiotem zewnętrznym, powinna określać szczegółowo obowiązki i prawa stron. Wskazane w niej muszą zostać dokładnie:

• zakres i przedmiot inwentaryzacji;
• daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych;
• sposób prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów).

Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym:

• przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów);
• przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych;
• przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu. Co ważne, jeśli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Warto też pamiętać, że jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury nadzoruje jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu, oraz dokonuje odbioru wyników spisu. ©℗

Z podanego stanu faktycznego wynika, że w opisanej sytuacji mamy do czynienia z umową agencyjną. Przypomnijmy więc, że zgodnie z art. 758 par. 1 i 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia za wynagrodzeniem przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie.

W praktyce najczęstszym stosowanym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy agent pobiera od klientów pełne wynagrodzenie. Następnie wystawia na rzecz mocodawcy fakturę i rozlicza się z nim odrębnie. W takiej sytuacji agent bardzo często przekazuje zleceniodawcy tylko część płatności klientów. Zachowuje od razu dla siebie kwotę przypadającą na jego prowizję. W takiej sytuacji jak w analizowanym przypadku należy ujmować kwoty uzyskiwane od klientów w następujący sposób:

1. Wartość kwot otrzymywanych od klientów np. gotówką:

• Wn „Kasa”,
• Ma „Rozliczenie sprzedaży”.

2. Ujęcie faktury na rzecz mocodawcy:

• Wn „Rozrachunki ze zlecającym”,
• Ma „Przychody ze sprzedaży (prowizje) ”,
• Ma „VAT należny”.

3. Zarachowanie kwoty od klientów do zwrotu zlecającemu:

• Wn „Rozliczenie sprzedaży”,
• Ma „Rozrachunki ze zlecającym”.

4. Rozliczenie kwoty przypadającej na fakturę sprzedaży:

• Wn „Rozliczenie sprzedaży”,
• Ma „Rozrachunki ze zlecającym”.

W przypadku gdy działalność agenta polega na sprzedaży na rzecz osób fizycznych, należy pamiętać, iż ten agent (pośrednik) działający w imieniu i na rzecz zleceniodawcy jest w świetle ustawy podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT. Dotyczyć go więc może też obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, który ustawodawca odniósł do dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Można zatem powiedzieć, iż obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ustawodawca w takiej sytuacji, jak opisana w pytaniu, przewidział bardzo ważną zasadę. Zgodnie z nią podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży, u których podstawą opodatkowania jest marża, kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy: agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa, a także innej umowy o podobnym charakterze – ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganej przez nich wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników (art. 113 ust. 3 ustawy o VAT).

Oznacza to, iż pośrednicy mogą być zobowiązani ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych na rzecz lub w imieniu podatników, dla których świadczą swoje usługi. Przy czym szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera rozporządzenie ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Z par. 5 tego aktu wykonawczego wynika, że:

• jeżeli podatnik, dla którego świadczone są usługi pośrednictwa, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zleca wykonywanie sprzedaży pośrednikowi, powierza mu kasę rejestrującą lub zobowiązuje go do prowadzenia ewidencji sprzedaży na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy użyciu kasy własnej pośrednika;
• w przypadku gdy pośrednik jest obowiązany również do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, ewidencjonuje przy użyciu kasy własnej na potrzeby obliczenia osiąganej przez siebie wartości sprzedaży i wysokości podatku całą wartość sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu podatnika, dla którego świadczone są usługi pośrednictwa;
• przekazanie pośrednikowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez pośrednika kasy własnej następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

Tym samym, aby pośrednik miał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz zleceniodawcy, powinno mu się powierzyć kasę fiskalną podmiotu zlecającego. Co ważne, przekazanie mu kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez pośrednika kasy własnej następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej. Podkreślić należy, iż umowa pomiędzy podmiotami musi być pisemna. Tylko w takiej sytuacji sprzedaż zarejestrowaną w imieniu i na rzecz innego podatnika klient firmy z zapytania nie będzie musiał uznać za własną. W przypadku jej braku (np. przy umowie ustnej) pośrednik nie ma obowiązku ewidencjonowania na swojej kasie rejestrującej sprzedaży na rzecz lub w imieniu innych podatników. A jeśli ewidencjonuje taką sprzedaż, to jest to jego własny obrót. ©℗