Jak zaksięgować paczki dla dzieci pracowników?

Z okazji Dnia Dziecka przekazaliśmy dla dzieci pracowników paczki. Jak je rozliczyć w księgach rachunkowych?

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych rozliczenia podatkowego przekazywanych paczek dzieciom pracowników jest przede wszystkim uzależniony od źródła, z którego te paczki zostaną sfinansowane. Pracodawca może bowiem przeznaczyć na ich zakup własne środki obrotowe, ale paczki też mogą zostać sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Ogólna zasada jest taka, że zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT przychodem ze stosunku pracy są nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, lecz także wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Zatem wartość pieniężna paczek przekazanych przez pracodawcę dla dzieci pracowników stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Jednak opodatkowanie tego przychodu będzie uzależnione od źródła, z jakiego paczki zostały sfinansowane przez zakład pracy, oraz od ich wartości. Będzie to miało znaczenie dla rozliczenia obowiązków pracodawcy jako płatnika, ale też dla sposobu ujęcia w księgach.

Z funduszu socjalnego

Jeżeli pracodawca sfinansuje paczki (czy inne świadczenia rzeczowe, np. bilety do kina, teatru lub świadczenia pieniężne) ze środków ZFŚS, to przekazanie paczek dzieciom pracowników może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych i pieniężnych świadczeń otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych ‒ do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (a w 2023 r. jako roku „popandemicznym” ‒ 2000 zł). Zaznaczyć należy oczywiście, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zatem jeśli pracodawca przekazałby dzieciom bony, to nie mogłyby one skorzystać ze wskazanego wyżej zwolnienia.

Jeżeli więc zostaną łącznie spełnione warunki dotyczące źródła finansowania (ZFŚS) oraz wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika w 2023 r., łącznie z wartością paczki, nie przekroczy 2000 zł, to wartość paczki będzie zwolniona z opodatkowania. Gdyby wartość świadczeń rzeczowych otrzymanych przez pracownika przekroczyła w roku podatkowym wyżej wskazaną kwotę, to od nadwyżki ponad tę kwotę pracodawca będzie miał obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Finansowanie świadczeń z ZFŚS nie powoduje powstania kosztów w firmie. Jest to wykorzystanie środków funduszu socjalnego i powinno być zaksięgowane jako zmniejszenie ZFŚS. Wartość paczek powinna być opłacona z rachunku prowadzonego dla ZFŚS. Ponieważ pracodawca jest jedynie administratorem funduszu, to nie ma prawa odliczyć VAT od zakupu paczek. Tym samym nie ma też obowiązku obliczenia VAT należnego. Nie jest to bowiem świadczenie, o którym mowa w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT.

Przykład 1

Ze środków obrotowych

Inaczej będzie wyglądała sytuacja w przypadku, gdy paczki przekazane dzieciom pracowników sfinansowane zostaną ze środków obrotowych firmy. W takim przypadku, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, będzie to nieodpłatne świadczenie otrzymane od pracodawcy, które stanowi przychód ze stosunku pracy. Jeżeli paczki sfinansowane zostały ze środków obrotowych, to bez znaczenia jest wartość przekazanej paczki, w takim przypadku bowiem cała wartość paczki podlega opodatkowaniu. Pracodawca powinien wartość paczki doliczyć do innych składników wynagrodzenia i od łącznej kwoty pobrać podatek według zasad opodatkowania rodzica dziecka.

Wydatki poniesione ze środków obrotowych pracodawcy na zakup paczek o jednakowej wartości, wydanych następnie dzieciom pracowników (bez uzależniania ich wartości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej), nie stanowią działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Zatem można uznać je za koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości jako wydatki poniesione na rzecz pracowników. W księgach rachunkowych zostaną one ujęte na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

Przykład 2

Warto jeszcze zwrócić uwagę, że zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jednak zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 19 ww. rozporządzenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone zostały świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. W przypadku sfinansowania paczek ze środków obrotowych będą one stanowiły podstawę obliczenia ww. składek w liście płac.

Z kolei z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wynika, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. ©℗