Kiedy w bilansie trzeba ująć umowę leasingu

Zawarliśmy umowę leasingu sprzętu komputerowego na trzy lata. Czy jest to umowa, którą trzeba ujmować w bilansie? Jeśli tak, to jak to zrobić?

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) wskazuje, że w przypadku spełnienia choćby jednego z warunków wskazanych w jej art. 3 ust. 3 środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony zalicza się do aktywów trwałych korzystającego. Tymi warunkami są wskazania, że umowa:

1) przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;

2) zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;

3) okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego;

4) suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90 proc. wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie;

5) zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie;

6) przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;

7) przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.

Szczegółowe objaśnienie, kiedy należy uznać powyższe warunki za spełnione, zawiera KSR 5 „Leasing, najem, dzierżawa”. W praktyce, jeśli umowa jest zawarta jako umowa leasingu zgodnie z kodeksem cywilnym, to nie jeden, ale kilka warunków jest jednocześnie spełnionych. Prawdopodobnie w analizowanym przypadku będzie spełniony warunek z pkt 6, wskazujący, że w razie wypowiedzenia umowy przed końcem okresu jej obowiązywania korzystający jest zobowiązany uiścić karę umowną, która kwotowo jest istotna. Przyjmuje się, że kara umowna wraz z dotychczasowymi opłatami leasingowymi z zasady pokrywa inwestycję leasingową netto oraz ewentualne dodatkowe koszty finansującego związane bezpośrednio z wcześniejszym zakończeniem umowy. Przy dzisiejszych stopach procentowych najprawdopodobniej będzie też spełniony warunek z pkt 4 – wynika to z tego, że firmy leasingowe tak kalkulują odsetki, aby pokryły one ich potencjalne straty z tytułu inflacji. Proszę też przeanalizować, czy sprzęt jest zindywidualizowany pod państwa potrzeby, bo to oznacza spełnienie warunku pkt nr 7.

Jeśli zatem po analizie umowy stwierdzicie państwo, że co najmniej jeden z warunków został spełniony, należy:

• ująć sprzęt komputerowy w ewidencji środków trwałych w wartości wynikającej z umowy lub w wartości sumy zdyskontowanych rat leasingowych (wybieramy wartość niższą);
• ująć zobowiązanie z tytułu leasingu w podziale na część krótkoterminową i długoterminową, którą potem należy aktualizować na potrzeby sprawozdania finansowego;
• zaplanować amortyzację bilansową, która nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodów;
• naliczać odsetki w koszty finansowe za pomocą efektywnej stopy procentowej;
• ustalić, jaka część kwoty do zapłaty przypada na część kapitałową (jest to różnica miedzy kwotą netto bieżącego zobowiązania a ustaloną wartością odsetek) i rozliczać tę część jako spłatę zobowiązania krótkoterminowego w kolejnych miesiącach.

Jeśli otrzymacie Państwo harmonogram płatności leasingowych, w którym jest już dokonany podział rat na część odsetkową i kapitałową, to można wykorzystać dane wynikające z tego harmonogramu. Należy tylko pamiętać o jego aktualizacji w przypadku, gdy zmieni się wysokość rat.

Nie wszystkie jednostki muszą jednak postępować w powyższy sposób. Zgodnie z art. 3 ust 6 u.r. jednostki niebędące podmiotami powiązanymi z rynkiem giełdowym czy finansowym (katalog wskazany w art. 3 ust. 1e pkt 1–6 u.r.), które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

1) 25 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

2) 51 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

3) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– mogą dokonywać kwalifikacji umów leasingu wg zasad określonych w przepisach podatkowych. A to oznacza ujmowanie jedynie bieżących kosztów korzystania ze sprzętu na koncie usługi obce i ujęcia pozabilansowego sprzętu dla celów informacyjnych. ©℗