Czy w depozytach na żądanie gmina musi wskazywać wadia wpłacone przez oferentów?

Czy w sprawozdaniu Rb-N jednostkowym urzędu gminy za IV kwartał 2022 r. prawidłowo wykazałam w N.3 i N3.2 kwotę 20 tys. zł z tytułu wadiów wpłaconych przez kontrahentów? Środki te znajdowały się na rachunku bankowym na 31 grudnia 2022 r.

Na początku warto odnieść się do samego wadium. O tym mechanizmie finansowym jest mowa m.in. w ustawie z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. W art. 97 tego aktu prawnego postanowiono m.in., że zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium, przy czym jego wysokości nie może być większa niż 3 proc. wartości zamówienia. Ponadto wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. I tak wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Środki te przechowywane na rachunku bankowym gminy stanowią pewną formę depozytu.

Jeśli zaś chodzi o aspekt sprawozdawczy, to należy odnieść się do rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie). Dla oceny prawnej sygnalizowanych wątpliwości kluczowe są zapisy zawarte w „Instrukcji sporządzania sprawozdań” (załącznik nr 8). W jej par. 12 postanowiono m.in., że w części A sprawozdania Rb-N należy wykazać wartość nominalną należności oraz wybranych aktywów finansowych jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego według poszczególnych tytułów (układ przedmiotowy) oraz wobec grup dłużników (układ podmiotowy). W sprawozdaniu Rb-N, w pozycjach odnoszących się do należności według poszczególnych tytułów, wykazuje się kwoty należności ogółem, w tym należności długoterminowe, przy czym przez pojęcie należności długoterminowych rozumie się należności, których pierwotny termin spłaty czy też wykupu jest dłuższy niż rok. Przez pierwotny termin zapadalności, tj. spłaty lub wykupu, należy zaś rozumieć termin wynikający z umowy, do końca którego dłużnik zobowiązał się spłacić dane zobowiązanie, niezależnie od harmonogramu spłat. W przypadku zmiany umowy za pierwotny termin zapłaty należności uznaje się nowy termin wynikający ze zmiany, liczony względem terminu powstania zobowiązania do płatności.

Natomiast z par. 13 ust. 1 pkt 4 ww. instrukcji wynika, że w układzie przedmiotowym prezentowane są należności wynikające z tytułu depozytów rozumiane jako wartość należności wynikających ze złożonych depozytów. Do nich zalicza się przede wszystkim depozyty złożone w banku. W przypadku takich depozytów wykazuje się stan środków zapisanych na rachunku bankowym w banku, w kolumnie 10 (banki) albo – jeżeli rachunek bankowy jest prowadzony przez Narodowy Bank Polski – w kolumnie 9 (bank centralny). Natomiast wolne środki przekazane przez jednostkę sektora finansów publicznych w depozyt lub w zarządzanie ministrowi finansów wykazuje się w kolumnie 5 (grupa I). Depozyty mające charakter gwarancji należytego wykonania zobowiązania (np. depozyty złożone w celu zabezpieczenia należytego wykonania umów) również są objęte tą kategorią, w związku z tym należy wykazywać ten typ depozytów, jeżeli jednostka, sporządzająca sprawozdanie, złożyła taki depozyt w innym podmiocie. Z kolei depozyty wpłacone na rachunek jednostki przez podmioty zewnętrzne biorące udział w postępowaniu przetargowym (lub podobnym) nie powinny być wykazywane.

Warto także wspomnieć o par. 4 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, z którego wynika, że sprawozdanie Rb-N sporządzane jest przez kierownika jednostki lub kierowników jednostek obsługujących daną jednostkę, odpowiednio do zakresu wykonywanych zadań wynikających z przepisów odrębnych, na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji księgowej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki. Dlatego też w pozycji N3.2 (depozyty na żądanie) nie należy ujmować wadiów wpłaconych na rzecz gminy od kontrahentów związanych z przebiegiem postępowań przetargowych. Ustawodawca wyłączył bowiem ujmowanie tych danych w sprawozdaniu Rb-N. ©℗