Nasz klient chce obniżyć koszty i konsultuje z prawnikami możliwość przeniesienia części pracowników na pracę zdalną. Powodem są kłopoty związane z kryzysem energetycznym. Jakie konsekwencje spowoduje to w ewidencji na gruncie prawa bilansowego?

Praca zdalna do tej pory wiązała się głównie z ochroną przed zakażeniem wirusem COVID-19. W tym roku Międzynarodowa Agencja Energii wskazuje ją jako sposób na przezwyciężenie kryzysu energetycznego. Jednak zorganizowanie pracy zdalnej dla przedsiębiorcy oznacza związane z tym wydatki. Okresowe przeniesienie miejsca pracy z siedziby firmy do mieszkania pracownika wiąże się z koniecznością dostosowania sprzętu służbowego wykorzystywanego przez pracowników do wykonywania pracy zdalnej, a także rozliczenia się – dla celów finansowych, podatkowych i ubezpieczeniowych – z pracownikiem korzystającym w ramach tego typu pracy z własnych zasobów w celach służbowych.
Tu warto zauważyć, że obecnie trwają zaawansowane prace nad wprowadzeniem zdalnej pracy na stałe do kodeksu pracy. W Sejmie jest procedowany projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk nr 2335). W tej chwili nie wiadomo, kiedy proponowane rozwiązania staną się częścią porządku prawnego. Jednak zgodnie z art. 20 projektu nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Zatem pracodawcy będą mieli mało czasu na przygotowanie się do zmian.

Przepisy na czas pandemii

Obecnie nadal praca zdalna jest możliwa na mocy przepisów ustaw covidowych. W maju 2022 r. odwołano w Polsce stan epidemii związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Jednocześnie ogłoszono stan zagrożenia epidemicznego, który będzie aktualny do odwołania. Natomiast w myśl art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (pamiętać przy tym należy, że reguły użytkowania przez pracowników w trakcie pracy zdalnej firmowego sprzętu powinny zostać unormowane w umowach o pracę lub we właściwych dokumentach wewnątrzzakładowych, takich jak regulamin wynagradzania czy regulamin pracy). Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Pracownik powinien sporządzić ewidencję realizowanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku wypłaty przez pracodawcę na rzecz pracowników rekompensaty pieniężnej z tytułu poniesionych przez nich wydatków związanych z wykorzystaniem własnego sprzętu do pracy zdalnej do kalkulacji jej wysokości można przyjąć zasady ustalania tego typu ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania własnego sprzętu przez telepracowników w ramach telepracy, tj. pracy wykonywanej regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (przed pandemią COVID-19 była to najczęściej stosowana forma świadczenia przez pracowników pracy w domu). Zgodnie z art. 6711 par. 2 pkt 1 i par. 3 kodeksu pracy pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie określić zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika własnego sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy. W takim przypadku telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie lub umowie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Księgowanie

Operacje gospodarcze związane z pracą zdalną pracowników wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych.
1. Wypłata wynagrodzenia pracownikom pracującym zdalnie:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (wynagrodzenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
a) zaliczka na podatek dochodowy:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT);
b) składki ZUS pokrywane przez pracownika (składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne):
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
c) składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych):
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
2. Zakup usług informatycznych w związku z dostosowaniem sprzętu służbowego do wykonywania przez pracowników pracy zdalnej:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
a) zaliczenie wydatków na nabycie usług informatycznych w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Zakup licencji na program komputerowy:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
a) przyjęcie licencji do używania:
  • Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne”,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
b) dokonanie odpisu amortyzacyjnego od wartości początkowej nabytej licencji:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (amortyzacja) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.
4. Ekwiwalent pieniężny wypłacony pracownikom z tytułu wydatków poniesionych na aranżację przez nich przestrzeni do pracy w domu, tj. wykorzystania prywatnego sprzętu do pracy zdalnej (np. komputera, notebooka, drukarki, biurka, krzesła, mebli biurowych) oraz ponoszenia opłat (np. za internet, zużycie energii elektrycznej, ogrzewanie):
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (pozostałe koszty rodzajowe) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
a) wypłata ekwiwalentu:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
5. Odszkodowanie (kara pieniężna) nałożona na pracownika z tytułu wyrządzenia pracodawcy szkody wskutek ujawnienia podczas pracy zdalnej informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”;
a) wpłata przez pracownika (potrącenie z wynagrodzenia) odszkodowania (kary pieniężnej):
  • Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”, lub konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (wynagrodzenia),
  • Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.

Podatki

Pamiętać należy, że wypłata pracownikom ekwiwalentu pieniężnego z tytuły wykorzystania przez nich prywatnego sprzętu, narzędzi i materiałów do pracy zdalnej nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ani oskładkowaniu ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT; par. 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Na gruncie prawa podatkowego wydatki przedsiębiorstwa poniesione w związku z zapewnieniem pracownikom wykonującym pracę zdalnie w miejscu zamieszkania sprzętu komputerowego i biurowego, a także wypłatą pracownikom ekwiwalentów za wykorzystanie przez nich w pracy zdalnej własnego sprzętu i ponoszenie związanych z nią opłat stanowią koszty podatkowe, jako że są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Potrzeba ich poniesienia wiąże się z koniecznością zorganizowania pracownikom pracy w sposób ciągły, a zarazem bezpieczny, gwarantujący profilaktyczną ochronę przed skutkami zakażenia COVID-19 (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT; art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
Przekazanie pracownikowi sprzętu w celu wykonywania przez niego pracy zdalnej nie skutkuje koniecznością opodatkowania tej czynności VAT na mocy art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym za odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT uznaje się również użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż jego działalność gospodarcza, w tym w szczególności do celów osobistych jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Firmowy sprzęt jest udostępniany pracownikom nie w celu zaspokojenia ich potrzeb prywatnych, lecz z uwagi na potrzebę prowadzenia działalności gospodarczej w reżimie sanitarnym. ©℗
Podstawa prawna
art. 6711 par. 2 pkt 1 i par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
art. 21 ust. 1 pkt 13, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
par. 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)
art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)