W celu promocji firmy realizujemy na rzecz kontrahentów różnego rodzaju świadczenia (np. drobne upominki i prezenty z firmowym logo, gadżety reklamowe). Ma to na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Jakie operacje z tym związane powinny trafić do ksiąg?
Przeanalizujmy najczęstsze operacje gospodarcze związane z promocją firmy adresowaną do kontrahentów, jakie muszą znaleźć się w księgach rachunkowych.
1. Zakup artykułów spożywczych oraz innych towarów służących do promocji firmy (np. jako upominek, prezent dla kontrahentów lub gadżet reklamowy, element dekoracji, wystroju firmowych pomieszczeń), a także usług obcych, w tym gastronomicznych i noclegowych oraz związanych z organizacją konferencji i imprez jubileuszowych: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne ‒ VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego), Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
2. Zapłata za nabyte towary i usługi służące do promocji firmy: Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Zakup towarów i usług służących do promocji firmy adresowanej do kontrahentów dokonany przez pracownika z wypłaconej mu na ten cel zaliczki:
a) przyznanie pracownikowi zaliczki na zakup towarów i usług służących do promocji firmy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”;
b) nabycie towarów i usług służących do promocji firmy: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne ‒ VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
c) rozliczenie przyznanej pracownikowi zaliczki na nabycie towarów i usług służących do promocji firmy: Wn/Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma/Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.
4. Ujęcie wydatków związanych z promocją firmy w ciężar kosztów operacyjnych: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
5. Koszty wysyłki zakupionych uprzednio pocztowych kartek świątecznych: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
6. Wprowadzenie nabytych towarów służących do promocji firmy na stan magazynowy: Wn konto 33 „Towary”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
a) przekazanie towarów służących do promocji firmy na potrzeby akcji reklamowych: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 33 „Towary”.
7. Przekazanie kontrahentowi nagrody rzeczowej w ramach sprzedaży premiowej: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 albo konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 31 „Materiały”.
8. Wydanie kontrahentom próbek produktów: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 60 „Wyroby gotowe”;
a) ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych przekazanych kontrahentom produktów: Wn/Ma konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma/Wn konto 62 „Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów”.
9. Zaliczenie VAT od nabytych dla celów reprezentacji usług gastronomicznych i noclegowych niepodlegającego odliczeniu od podatku należnego w ciężar kosztów operacyjnych: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT) lub konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
10. VAT należny od przekazanych kontrahentom towarów służących do promocji firmy (np. upominków niebędących prezentami o małej wartości i próbkami), pod warunkiem że z tytułu ich nabycia (importu, wytworzenia) przysługiwało – w całości lub w części – prawo do odliczenia podatku naliczonego: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT).
11. Wystawienie faktury korygującej dokumentującej udzielenie opustu cenowego na towary: Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT), Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
12. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego ustalane w konsekwencji powstania na dzień bilansowy różnicy przejściowej między przychodami bilansowymi i podatkowymi, w sytuacji udzielania kontrahentom opustów cenowych na przełomie roku obrotowego: Wn konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”, Ma konto 87 „Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego”. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
