W naszej jednostce jest zaplanowana inwestycja w monitoring wizyjny w wysokości 600 tys. zł. Koszt kamer, monitorów itp. to tylko połowa. Oprócz kamer jest także wykonanie dokumentacji, projekty techniczne, materiały elektryczne (kable, przewody), nadzór nad pracami, wykonanie sieci światłowodowej, koszty dostaw i montażu itp. Jak oznakować taki środek trwały i jak ująć go w ewidencji?
System monitoringu wizyjnego jest specyficznym środkiem trwałym składającym się z wielu elementów, często zlokalizowanych w różnych trudno dostępnych miejscach. Sposób tworzenia obiektów inwentarzowych środków trwałych nie został wprost określony w ustawie o rachunkowości (dalej: u.r.). Artykuł 3 ust. 1 pkt. 15 u.r. wskazuje, że aby uznać dany składnik aktywów za środek trwały, powinien on mieć formę rzeczową, jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok, ponadto powinien taki składnik aktywów być kompletny i zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki.
Sposób ujęcia poszczególnych urządzeń w ewidencji bilansowej będzie uzależniony od sposobu ich wykorzystania oraz specyficznych potrzeb jednostki. Można przyjąć, że monitoring wizyjny będzie spełniał swoją rolę w jednostce w momencie, kiedy do systemu będą dołączone wszystkie urządzenia, tj. centrale rejestrujące, monitory, kamery. Przy sposobie ujmowania tego rodzaju elementów w ewidencji bilansowej jednostki rozstrzygające są m.in.: możliwość współpracy poszczególnych urządzeń z innymi urządzeniami, uwarunkowania techniczne i organizacyjne, przewidywany sposób i okres użytkowania urządzeń bez ich przełączania. Określić to można na podstawie dotychczasowych praktyk wykorzystywania podobnych sprzętów w jednostce.
Co do zasady można przyjąć, że jeżeli dane urządzenie może działać prawidłowo jedynie z określonym typem innego urządzenia, i zakłada się, że te urządzenia będą współpracować ze sobą aż do czasu ich zużycia lub wymiany, jednostka powinna uznać te urządzenia za jeden środek trwały. Jeżeli prawidłowe działanie urządzenia nie jest uwarunkowane podłączeniem go wyłącznie do jednego, określonego urządzenia i może ono działać z wieloma innymi urządzeniami na wielu stanowiskach pracy, to jednostka powinna uznać takie urządzenie za samodzielny środek trwały.
KSR 11
W celu ustalenia prawidłowego sposobu ujęcia systemu monitoringu w ewidencji bilansowej pomocne mogą być objaśnienia komunikatu ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (dalej: KSR 11).
Obiekt inwentarzowy jest podstawową jednostką ewidencji środków trwałych. W świetle objaśnień pkt 5.5. KSR 11 obiekt inwentarzowy może stanowić pojedynczy obiekt inwentarzowy, jakim jest indywidualny środek trwały, lub zbiorczy obiekt inwentarzowy, w skład którego wchodzą dwa lub więcej środki trwałe. Każdy z nich mógłby stanowić pojedynczy obiekt, jednak ich połączenie jest uzasadnione. Nie łączy się w jeden (pojedynczy) obiekt inwentarzowy kilku indywidualnych składników aktywów, jeżeli każdy spełnia definicję środka trwałego, nawet gdy są ze sobą fizycznie połączone.
WAŻNE Jeżeli dane urządzenie może działać prawidłowo jedynie z określonym typem innego urządzenia i zakłada się, że te urządzenia będą współpracować ze sobą aż do czasu ich zużycia lub wymiany, jednostka powinna uznać te urządzenia za jeden środek trwały.
Objaśnienia KSR 11 wyróżniają możliwość tworzenia tzw. zbiorczych obiektów inwentarzowych zespolonych funkcjonalnie. Zgodnie z pkt 5.8 KSR 11 w skład obiektu inwentarzowego środka trwałego zespolonego funkcjonalnie mogą wchodzić różne co do rodzaju środki trwałe, ale pełniące swoją funkcję łącznie tak, jak jest to w przypadku systemu monitoringu wizyjnego. Zespolony funkcjonalnie obiekt inwentarzowy tworzy się, jeśli kilka środków trwałych jest ze sobą powiązanych w celu spełniania przez nie określonych funkcji łącznie.
Również objaśnienia załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wskazują, że rodzaj 623 „Urządzenia odbiorcze i transmisyjne dla telefonii i telegrafii” obejmuje m.in. urządzenia aktywnej lokalnej lub rozległej sieci telewizji przemysłowej. Obiekt inwentarzowy tego rodzaju środka trwałego stanowi kompletne urządzenie do transmisji przewodowej lub bezprzewodowej.
Szczególną odmianą zbiorczego obiektu inwentarzowego zespolonego funkcjonalnie zgodnie z pkt 5.11 KSR 11 są sieciowe środki trwałe rozumiane jako zespół środków trwałych połączonych ze sobą w celu realizacji określonych zadań. Nie zalicza się do sieciowych środków trwałych instalacji wbudowanych w inny środek trwały, np. w budynek. Zgodnie z objaśnieniami pkt 5.13 KSR 11 można uznać za obiekt inwentarzowy każde urządzenie, które pełni indywidualną funkcję w sieci, nawet gdyby pełnienie tej funkcji nie było możliwe bez podłączenia danego środka trwałego do innych urządzeń sieciowych. Tego rodzaju urządzenia mają zazwyczaj własny numer seryjny. Jako przykład powołuje się tutaj terminal komputerowy podłączony na stałe do serwera i umożliwiający pracę na tym serwerze zdalnie. Urządzenia te ściśle ze sobą współpracują, jednak, jako że terminal pełni indywidualną funkcję w sieci, stanowi on osobny środek trwały, niezależny od serwera.
System monitoringu telewizji przemysłowej należy traktować jako sieciowy obiekt środka trwałego. Każdy obiekt inwentarzowy środka trwałego powinien być zaopatrzony w niepowtarzalny numer inwentarzowy zamieszczony na nim w sposób trwały i widoczny.
Koszty budowy
W przypadku zadania inwestycyjnego, jakim jest budowa systemu telewizji przemysłowej, jednostka powinna zadbać, aby poniesione koszty zostały odpowiednio ujęte w wartości początkowej poszczególnych środków trwałych wytworzonych w ramach prowadzonej inwestycji. Jeżeli w ramach budowy systemu monitoringu powstaną środki trwałe w postaci np. serwerowni, sieci światłowodowej lub innego urządzenia pełniącego swoją rolę samodzielnie, to należy odpowiednio ustalić wartość początkową poszczególnych środków trwałych i przypadające na ich wytworzenie koszty pośrednie budowy systemu monitoringu.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 i 2 u.r. środki trwałe wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia. Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.
Wykonanie dokumentacji, projekty techniczne, nadzór nad pracami, koszty inwestora zastępczego stanowią przykłady kosztów pośrednich, które należy ująć w wartości początkowej poszczególnych środków trwałych wytworzonych w ramach prowadzonej inwestycji. Zgodnie z art. 31 ust. 8 u.r. cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę w okresie budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. W myśl pkt 5.7 KSR 11 koszt wytworzenia będący całością lub częścią wartości początkowej środka trwałego obejmuje koszty wytworzenia ponoszone w toku jego budowy, wykonywanej w całości lub części siłami własnymi, za które uważa się też koszty podwykonawstwa. Do kosztu wytworzenia środka trwałego zalicza się wyłącznie koszty pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z jego wytworzeniem, poniesione od dnia udokumentowanego rozpoczęcia budowy do dnia udokumentowanego przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
Koszty inwestora zastępczego, wykonanie dokumentacji, projekty techniczne, nadzór nad pracami są bezpośrednim efektem rozpoczętych prac budowlanych i zgodnie z objaśnieniami zawartymi w KSR 11 powinny zwiększyć wartość początkową budowanych środków trwałych.
Jak wskazuje punkt 6.42 KSR 11, w przypadku gdy jednostka buduje kilka obiektów jednocześnie, zachodzi potrzeba rozliczenia kosztów wspólnych budowy między poszczególne obiekty. Należy ustalić klucze rozliczeniowe dla tego rodzaju kosztów wspólnych. Również wykorzystane części i materiały, w tym kable, przewody i innego rodzaju materiały instalacyjne zakupione do montażu, zwiększą wartość początkową budowanego systemu monitoringu. Poniesione koszty dostosowania miejsca i warunków działania systemu do wymagań jednostki, np. adaptacja pomieszczeń, również wpłyną na wartość początkową budowanego środka trwałego.
Nakłady
W wartości początkowej systemu monitoringu jednostka powinna ująć nakłady poniesione od dnia udokumentowanego rozpoczęcia tej budowy. Dotyczy to również nakładów na opracowanie projektów dokumentacji technicznej, które zostały poniesione po dniu udokumentowanego rozpoczęcia budowy.
Do ewidencji poniesionych nakładów zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskie należy wykorzystać konto 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Służy ono do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym imieniu. Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności środków trwałych. Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.
W przypadku gdy w ramach prowadzonej inwestycji powstaje więcej niż jeden obiekt inwentarzowy środka trwałego, należy rozważyć prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 dla poszczególnych obiektów inwentarzowych środka trwałego, co ułatwi określenie wartości początkowej tych środków trwałych w momencie oddania do użytkowania. Zgodnie z pkt 6.45 KSR 11 koszty pośrednie budowy należy rozliczyć na poszczególne obiekty i ująć w ich wartości początkowej tylko przez okres budowy, który kończy się w momencie przyjęcia ich do użytkowania.
Oddanie systemu monitoringu do użytkowania ujmowane jest na koncie 080 po stronie Ma w korespondencji z kontem 011 „Środki trwałe”, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki.
Równolegle należy rozliczyć koszty dotacji lub środków z budżetu na inwestycje. Rozliczenie odbywa się z wykorzystaniem konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” i konta 800 „Fundusz jednostki”, które służy do ewidencji równowartości aktywów trwałych i obrotowych jednostki i ich zmian zapisem Wn 800, Ma 810.©℗
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 28 ust. 1 i 2, art. 31 ust. 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)
załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. poz. 1864)