Jak ująć wydatki na zakup usług transportowych [PORADNIA RACHUNKOWA]

Transport może dotyczyć zarówno obrotowych składników firmowego majątku (zapasy materiałów i towarów), jak i trwałych (środki trwałe). / Shutterstock

Przedsiębiorstwo musi nabywać usługi transportowe. Jakie zapisy powinny się znaleźć w księgach? Chodzi m.in. o zakup usługi dotyczącej transportu środka trwałego.

Jak ująć wydatki na zakup usług transportowych
Jaki paragraf klasyfikacji na bieżące remonty dróg powiatowych
W jaki sposób zaksięgować ubezpieczenie grupowe pracowników

Przedsiębiorstwo musi nabywać usługi transportowe. Jakie zapisy powinny się znaleźć w księgach? Chodzi m.in. o zakup usługi dotyczącej transportu środka trwałego.

Transport może dotyczyć zarówno obrotowych składników firmowego majątku (zapasy materiałów i towarów), jak i trwałych (środki trwałe). W przypadku transportu zapasów związane z tą usługą wydatki – w zależności od wyceny tych zapasów – mogą:

zwiększać wartość zapasów lub być rozliczane w czasie (przy wycenie zapasów w cenie nabycia, gdy ich wartość jest istotna; art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości) lub
obciążać bezpośrednio koszty operacyjne (przy wycenie zapasów w cenie zakupu, gdy ich wartość jest nieistotna i nie powoduje zniekształcenia wyniku finansowego; art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

W przypadku transportu środków trwałych wydatki związane z tą usługą zwiększają wartość początkową środków trwałych wycenianych w cenie nabycia (art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym dzieje się tak tylko wówczas, gdy zostały one poniesione przed przyjęciem środków trwałych do używania. Tu warto wskazać jeszcze art. 28 ust. 2 u.r. Zgodnie z nim cena nabycia składnika aktywów to cena jego zakupu obejmująca kwotę należną sprzedającemu – bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego – powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu.

Operacje związane z wydatkami na zakup usług transportowych wymagają odpowiednich zapisów w księgach. Przeanalizujemy ewidencję związaną z zapasami:

► 1. Jeśli kwota zapasów jest istotna i obejmuje koszty transportu księgujemy:

a) zakup zapasów (materiałów, towarów) wraz z usługą transportową dotyczącą ich transportu:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

b) zapłata za zakup zapasów wraz z usługą transportową:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

c) przyjęcie zapasów (których wartość obejmuje koszty usługi transportowej) do magazynu:

Wn konto 31 „Materiały” lub konto 33 „Towary” (wartość zapasów w cenie nabycia),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

► 2. Jeśli kwota zapasów jest istotna, a koszty transportu są rozliczane w czasie księgujemy:

a) zakup zapasów (materiałów, towarów) wraz z usługą transportową dotyczącą ich transportu:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

b) zapłata za zakup zapasów wraz z usługą transportową:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

c) przyjęcie zapasów do magazynu:

Wn konto 31 „Materiały” lub konto 33 „Towary” (wartość zapasów w cenie zakupu),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

d) zaliczenie wydatku na zakup usługi transportowej w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

e) przeniesienie kosztów usługi transportowej do rozliczenia w czasie:

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”;

f) rozliczenie kosztów usługi transportowej przypadających na sprzedane (zużyte) zapasy:

Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów” lub odpowiednie konto zespołu 5 (w przypadku zużycia materiałów np. na potrzeby produkcji, działalności pomocniczej, administracji),
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

► 3. Jeśli kwota zapasów jest nieistotna księgujemy:

a) zakup zapasów (materiałów, towarów) wraz z usługą transportową dotyczącą ich transportu:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

b) zapłata za zakup zapasów wraz z usługą transportową:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;

c) zaliczenie wydatku na zakup usługi transportowej do kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

d) przyjęcie zapasów do magazynu:

Wn konto 31 „Materiały” lub konto 33 „Towary” (wartość zapasów w cenie zakupu),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Przeanalizujmy teraz zapisy związane ze środkiem trwałym:

1. Zakup usługi transportowej dotyczącej transportu środka trwałego:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Zapłata za usługę transportową:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

3. Uwzględnienie kosztu usługi transportowej w wartości początkowej środka trwałego:

Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

4. Przyjęcie środka trwałego do użytkowania:

Wn konto 01 „Środki trwałe”,
Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”.

Należy też wspomnieć, że sprzedawca ww. usług ich zbycie musi uwzględnić w swoich księgach:

1. Sprzedaż usług transportowych na podstawie wystawionej faktury:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”.

2. Koszt wytworzenia zbytych usług transportowych:

Wn konto 70-1 „Koszt sprzedanych usług”
Ma konto 50 „Koszty działalności podstawowej-usługowej”

3. Otrzymanie zapłaty za sprzedane usługi transportowe:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

4. Zaliczka na poczet wykonania usługi transportowej:

a) otrzymanie zaliczki na poczet wykonania usługi transportowej:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe” ,
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,

b) wystawienie faktury zaliczkowej:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

5. Ujęcie zaliczki na poczet wykonania usługi transportowej w przychodach ze sprzedaży usług (w dacie realizacji usługi transportowej):

Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”.

Marek Barowicz, specjalista z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

art. 28 i 34 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217)

W sprawozdaniu Rb-27S trzeba wykazać stan należności z rozdziałów 75616 i 75615

Jak ująć wydatek na remonty bieżące dróg powiatowych w klasyfikacji bud żetowej? Czy powinien to być paragraf inwestycyjny czy bieżący?

Skoro pytanie dotyczy remontu (usługi remontowej), warto wspomnieć o art. 3 pkt 8 prawa budowlanego. Wskazano w nim, że przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym. Od strony formalno-prawnej remont stanowi więc usługę. Założenie to ma zaś znaczenie w kontekście doboru odpowiedniej klasyfikacji. Tu nie budzi wątpliwości dobór działu i rozdziału wydatkowego. W tym zakresie właściwe będą: dział 600 „Transport i łączność” oraz rozdział 60014 „Drogi publiczne powiatowe”.

Wątpliwości może budzić dobór paragrafu wydatkowego – z uwagi na specyfikę zadania. W tym zakresie nie może być to paragraf 605 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Chodzi o remonty, więc tego typu zadanie trzeba powiązać z wydatkami bieżącymi. Zresztą nawet ustawodawca w opisie do par. 427 „Zakup usług remontowych” podał, że paragraf ten obejmuje wydatki na zakup usług remontowych (z wyjątkiem wydatków na zakup usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych par.: 401 do 403, 405, 406, 408 do 410, 417 i 434). W szczególności chodzi o:

usługi obce o charakterze przemysłowym polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, urządzeń.
usługi budowlano-montażowe w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji oraz założeń projektowych,
usługi w zakresie remontów dróg.

Dlatego właściwa klasyfikacja budżetowa na bieżące remonty dróg powiatowych to: dział 600, rozdział 60014 i par. 427. ©℗

Marcin Nagórek,

radca prawny

Podstawa prawna

art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1333; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 784)

rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1382)

Firma zawarła umowę grupowego ubezpieczenia pracowników. Jakie powinny zostać zaewidencjonowane operacje księgowe z tym związane?

Ubezpieczenie grupowe pracowników ma charakter dobrowolny. Obejmuje ochronę zdrowia i życia pracowników oraz – ewentualnie – członków ich rodzin. Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników mogą być pokrywane zależnie od przyjętych w danym przedsiębiorstwie ustaleń – w całości lub w części przez samych pracowników (a pracodawca pośredniczy jedynie w płatności tych składek) lub też w całości lub w części przez pracodawców oferujących tego typu świadczenie. Operacje gospodarcze związane z ubezpieczeniem grupowym na życie pracowników wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy.

► Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników, które są pokrywane przez samych pracowników, ujmuje się:

1. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

2. Uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela:

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

3. Wypłata na rzecz pracowników wynagrodzenia po jego pomniejszeniu o pobrane składki na ubezpieczenia grupowe:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

► Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników, które są pokrywane przez pracodawcę, ujmuje się:

1. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników opłacanych co miesiąc:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

2. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, opłaconych z góry za cały rok:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;

a) przeniesienie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie:

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”;

b) ujęcie kosztów ubezpieczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym:

Wn odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;

c) uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela:

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

3. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT).

4. Składki ZUS od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracownika (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).

5. Składki ZUS i składki na: fundusz pracy, fundusz solidarnościowy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracodawcę (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik):

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).

6. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia po pomniejszeniu o potrąconą zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS sfinansowane przez pracownika, naliczone od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej: