Nasza spółka zgodnie z umową powinna otrzymać rekompensatę. Czy powinniśmy ją udokumentować fakturą, a jeśli tak, to jak ją zaksięgować?
Z punktu widzenia udokumentowania kluczowe są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi regulacjami za czynność opodatkowaną uważa się też zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT). Zarazem jeśli rekompensata jest w istocie wynagrodzeniem za takie zobowiązanie, to jej otrzymanie podlega VAT. Z kolei jeśli otrzymywana kwota rekompensaty nie ma charakteru ww. odszkodowania, ale ma bezpośredni wpływ na cenę usług świadczonych przez jednostkę, to na podstawie art. 29a ust. 1 w zw. z art. 29a ust. 6 ustawy o VAT stanowi podstawę opodatkowania tym podatkiem.
Jeśli chodzi o udokumentowanie takich rekompensat, to należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 1 ww. regulacji podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Z ww. przepisów wynika zatem, że jednostka, która wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na rzecz innego podatnika, jest zobowiązana do wystawienia faktury, a następnie do ujęcia jej we właściwy sposób w księgach rachunkowych.
Otrzymywane rekompensaty mają najczęściej pośredni związek z prowadzoną działalnością. Są zatem pozostałym przychodem operacyjnym. A zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości pozostałe przychody operacyjne – to przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności związane m.in. z odszkodowaniami i karami. [przykład 1]
przykład 1
Pozostałe przychody operacyjne
Spółka otrzymała tytułem rekompensaty za niedokonywanie zakupów kwotę 15 000 zł.
Księgowania
1. Wpływ środków pieniężnych z tytułu rekompensaty:
• Wn „Rachunek bankowy” 15 000 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 15 000 zł.
2. Udokumentowanie rekompensaty fakturą VAT – w tym VAT 2804,88 zł (15 000*23/123):
• Wn „Pozostałe rozrachunki” 15 000 zł,
• Ma „VAT należny” 2804,88 zł,
• Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 12 195,12 zł.
W niektórych jednak przypadkach rekompensaty mogą być formą dofinansowania działalności operacyjnej. Tak będzie np. w przypadku, gdy podmiot będzie prowadzić działalność użyteczności publicznej (np. dostawy widy, transport publiczny), gdzie odpłatności pobierane za świadczone usługi nie pokrywają kosztów świadczenia tych usług (są to usługi, do których dostęp musi zapewnić jednostka samorządu terytorialnego). Należy się wtedy zastanowić, czy otrzymywana rekomendacja nie jest w istocie pośrednio dopłatą do przychodów w ramach podstawowej działalności jednostki. [przykład 2]
przykład 2
Dopłata do przychodów
Spółka otrzymała tytułem rekompensaty do działalności jej operacyjnej – dostawa wody na kwotę 15 000 zł.
Księgowania
1. Wpływ środków pieniężnych z tytułu rekompensaty za usługi opodatkowane stawą 8 proc.:
• Wn „Rachunek bankowy” 25 000zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 25 000 zł.
2. Udokumentowanie rekompensaty fakturą VAT – w tym VAT 2804,88 zł (15 000*23/123):
• Wn „Pozostałe rozrachunki” 25 000 zł,
• Ma „VAT należny” 1851,85 zł,
• Ma „Pozostałe przychody ze sprzedaży (rekompensaty)” 23 148,15 zł.
Ewidencja
Gdy rekompensata jest opodatkowana VAT, po pierwsze w księgach trzeba ująć wpływ środków pieniężnych z tytułu rekompensaty: Wn „Rachunek bankowy”, Ma „Pozostałe rozrachunki”. Po drugie księgujemy udokumentowanie rekompensaty fakturą VAT:
  • Wn „Pozostałe rozrachunki”,
  • Ma „VAT należny”,
  • Ma „Pozostałe przychody operacyjne” lub „Przychody ze sprzedaży”.
Szczególne regulacje
Przy okazji warto zwrócić uwagę, iż w niektórych branżach obowiązują regulacje w zakresie rekompensat. W szczególności dotyczy to rekompensat z tytułu świadczenia usług publicznych, które podlegają ocenie TSUE. Operatorzy otrzymujący dofinansowanie prowadzą działalność o charakterze gospodarczym, w związku z czym są przedsiębiorstwami (przedsiębiorcami) w rozumieniu przyjętym w orzecznictwie TSUE (zgodnie z nim przedsiębiorstwem jest każdy podmiot zaangażowany w prowadzenie działalności gospodarczej, bez względu na jego status i sposób finansowania – orzeczenie TSUE z 12 września 2000 r. w sprawach połączonych C-180-184/98 Pavel Pavlov i in. przeciwko Stichting Pensioenfonds Medische Specialisten, Zb. Orz. 2000, s. I-06451, pkt 75). A to oznacza to, że operator, który poza świadczeniem usług – np. w zakresie publicznego transportu zbiorowego – prowadzi inną działalność gospodarczą, jest obowiązany do prowadzenia oddzielnej rachunkowości dla usług świadczonych w zakresie publicznego transportu zbiorowego, związanych z wykonywaniem przewozu o charakterze użyteczności publicznej (art. 58 ustawy z 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym).
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na art. 8 ust. 1 ustawy z 22 września 2006 r. o przejrzystości stosunków finansowych pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami publicznymi oraz o przejrzystości finansowej niektórych przedsiębiorców. Zgodnie z nim w celu zapewnienia przejrzystości finansowej przedsiębiorca korzystający z praw specjalnych lub praw wyłącznych oraz przedsiębiorca realizujący usługi w ogólnym interesie gospodarczym, który w związku z realizacją tych usług uzyskuje przysporzenie ze środków publicznych – jeżeli prowadzi również inny rodzaj działalności gospodarczej niż działalność, której dotyczą te prawa lub usługi – jest obowiązany do:
1) prowadzenia odrębnej ewidencji dla działalności związanej z realizacją praw wyłącznych, praw specjalnych lub usług w ogólnym interesie gospodarczym oraz dla pozostałej działalności gospodarczej, w tym do prawidłowego przypisywania przychodów i kosztów na podstawie konsekwentnie stosowanych i mających obiektywne uzasadnienie metod, oraz
2) jasnego określenia w dokumentacji, o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości, zasad prowadzenia odrębnej ewidencji oraz metod przypisywania kosztów i przychodów, o których mowa w pkt 1.
Powyższe regulacje podkreślają znaczenie prawidłowego ujęcia otrzymywanych rekompensat i konieczność ujmowania ich na kontach odrębnie od innych przychodów – zarówno w ramach działalności podstawowej, jak i pozostałe operacyjnej. ©℗
Podstawa prawna
art. 8 ust. 1 ustawy z 22 września 2006 r. o przejrzystości stosunków finansowych pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami publicznymi oraz o przejrzystości finansowej niektórych przedsiębiorców (Dz.U. z 2006 r. nr 191 poz. 1411; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1655)
art. 58 ustawy z 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1371)
art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 217)