Źródła finansowania ZFŚS to nie tylko odpis

Firma, w której pracuję, nadal prowadzi fundusz socjalny. Od maja mam zająć się prowadzeniem ewidencji ZFŚS. Wiem, że do końca maja musi być przekazany odpis, ale czy są inne sposoby zasilania środków tego funduszu i jak je zaewidencjonować?

Tak, do końca maja pracodawcy, którzy nadal prowadzą zakładowy fundusz socjalny (dalej: ZFŚS) odprowadzają pierwszą ratę odpisu. Jest to kwota stanowiąca co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Jednak zgodnie z art. 5 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 i 4 ustawy o ZFŚS, źródło finansowania tego funduszu – obok corocznego odpisu podstawowego naliczanego w relacji do przeciętnej liczby zatrudnionych – mogą stanowić również:

wpływy z opłat pobieranych z tytułu korzystania z działalności socjalnej;
darowizny i zapisy;
odsetki od środków zdeponowanych na rachunku funduszu;
wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy – socjalnego i mieszkaniowego;
sprzedaż (dzierżawa, likwidacja) środków trwałych służących działalności socjalnej, w tym zakładowych domów i lokali mieszkalnych (w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, w tym zasobów mieszkaniowych; wyjątek stanowią zwiększenia z tego tytułu generowane przez pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji – nie wpływają one bowiem na ZFŚS);
zysk netto przeznaczony do podziału.

Ewidencja tych źródeł finansowania wymaga następujących zapisów:

Do końca maja trzeba przekazać pierwszą część odpisu na ZFŚS

1. Utworzenie oddzielnego rachunku bankowego ZFŚS: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS), Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący).

2. Dokonanie corocznego odpisu na ZFŚS:

– gdy wartość odpisu jest istotna:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS)
równolegle (przeniesienie odpisu do rozliczenia w czasie): Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”
przeniesienie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego: Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

Albo: Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS) oraz (przeniesienie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego): Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

– gdy wartość odpisu jest nieistotna:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

3. Wpływy z opłat pobieranych z tytułu korzystania z działalności socjalnej: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

4. Darowizny i zapisy pieniężne: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

5. Darowizny i zapisy rzeczowe (materiały, towary):

Wn konto 31 „Materiały”,
Wn konto 33 „Towary”,
Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

6. Darowizny i zapisy rzeczowe (środki trwałe): Wn konto 01 „Środki trwałe”, Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

7. Odsetki naliczone od środków zdeponowanych na rachunku ZFŚS: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

8. Wpływy z oprocentowania pożyczek mieszkaniowych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

9. Wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy: socjalnego i mieszkaniowego: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

10. Zysk/strata z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w tym zakładowych domów i lokali mieszkalnych (w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, w tym zasobów mieszkaniowych); zgodnie z art. 7 ust. 1a ustawy o ZFŚS za zysk/stratę ze sprzedaży lub likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej uważa się przychód ze sprzedaży lub likwidacji, pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji obejmujące np. wycenę rzeczoznawcy czy opłaty notarialne: