Do końca lutego firmy muszą złożyć sprawozdanie roczne z wykonanych przez nie usług. Można będzie to zrobić elektronicznie poprzez indywidualne konto w nowym systemie STREFA udostępnionym przez PANA - mówi Justyna Adamczyk, wiceprezes Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego.
fot. Materiały prasowe
Justyna Adamczyk, wiceprezes Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego
Polska Agencja Nadzoru Audytowego uruchomiła System Rejestracji i Ewidencji Firm Audytorskich – STREFA. Do czego on ma służyć?
Przede wszystkim do prostszej, wygodniejszej i efektywnej komunikacji. Na razie udostępniona jest możliwość składania kilku formularzy, ale oferta będzie stopniowo poszerzana. Chcemy, aby STREFA służyła firmom na każdym etapie ich działania – od momentu rejestracji, poprzez bieżącą komunikację z Agencją, aktualizowanie danych, śledzenie ważnych komunikatów, aż po wyrejestrowanie, zamknięcie firmy. Docelowo informacje będą przekazywane w obie strony, czyli również z Agencji do jednostek nadzorowanych. Firma audytorska po zalogowaniu zobaczy na swoim koncie aktualne informacje na swój temat, historię korespondencji, listę otrzymanych i złożonych dokumentów oraz stan ich realizacji. Umożliwi to monitowanie ścieżki ich realizacji, czyli kiedy dokumenty zostały wysłane i czy Agencja je faktycznie otrzymała. STREFA jest powiązana z systemem Głównego Urzędu Statystycznego i pobiera stamtąd potrzebne dane, ale nie jesteśmy w stanie w ten sposób pozyskać wszystkich. Dlatego tak ważne jest, aby firmy audytorskie się rejestrowały i zwracały uwagę, czy wszystkie informacje na ich koncie są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Przecież wszystkim nam zależy, aby komunikacja między Agencją a firmami audytorskimi była jak najlepsza, aby maksymalnie skrócić czas potrzebny na procedowanie wniosków czy choćby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. I właśnie temu ma służyć nasza STREFA.
Na razie korzystanie z tego systemu nie jest obowiązkowe, ale po zmianie przepisów będzie już obligatoryjne. Podmiot, który będzie się chciał wpisać na listę firm audytorskich prowadzoną przez PANA lub wykreślić się z niej, będzie musiał użyć systemu STREFA. A to w konsekwencji wpłynie na aktualność danych na liście firm audytorskich.
Kiedy korzystanie z systemu będzie obowiązkowe?
STREFA będzie obowiązkowa po wejściu w życie przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów nowelizacji ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw. Projekt został wpisany do wykazu prac legislacyjnych i programowych rządu (pod nr UD154) oraz opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego. Natomiast zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 18 stycznia 2021 r. w sprawie rocznej sprawozdawczości firm audytorskich (Dz.U. poz. 218) od 9 lutego 2021 r. firmy audytorskie mają obowiązek składać sprawozdania za rok 2020 na nowych wzorach formularzy, właśnie przez system teleinformatyczny udostępniony na stronie Agencji. Dlatego warto już teraz zarejestrować swoje konto i poznać funkcjonalności systemu STREFA.
Podmioty już wpisane na listę PANA muszą się same zgłosić, aby otrzymać dostęp do takiego konta?
Tak, część już to zrobiła i otrzymała dostęp. Rejestracja jest bardzo prosta – wystarczy wejść w zakładkę System Rejestracji i Ewidencji Firm Audytorskich STREFA na stronie internetowej PANA (https://pana.gov.pl/strefa/) i przejść do rejestracji/logowania. Można to zrobić na dwa sposoby: korzystając z opcji „zarejestruj” i wtedy podajemy własny login i hasło lub używając strony login.gov.pl – wtedy logujemy się do systemu przez Profil Zaufany.
Przy rejestracji należy podać aktualny adres e-mail i dołączyć odpowiednie dokumenty potwierdzające tożsamość użytkownika. Po weryfikacji dokumentów przez pracownika PANA konto zostaje aktywowane, o czym użytkownik zostaje powiadomiony e-mailowo.
Kto może obsługiwać takie konto po stronie firmy audytorskiej?
Muszą być to osoby zatrudnione w danej firmie audytorskiej, członkowie zarządu czy właściciele tych firm. Wysyłane dokumenty należy bowiem podpisywać. Oczywiście do systemu mogą mieć dostęp również wyznaczone do tego osoby, ale PANA powinna otrzymać informację, że mają one odpowiednie upoważnienie.
Jakie rodzaje podpisu są akceptowalne przy wysyłaniu dokumentów przez konto firmy w systemie?
System umożliwia złożenie podpisu zaufanego e-PUAP i podpisu kwalifikowanego, wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania – certyfikacji.
Jakie sprawy można już załatwić przez nowy system?
Przede wszystkim przez nowy system można złożyć formularz dotyczący rocznego rozliczenia opłaty z tytułu nadzoru. Firmy mogą też przekazywać różne informacje, np. o zawartych umowach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) albo o rozwiązaniu umowy o badanie sprawozdania finansowego. Przez nowy system można też przekazać informacje o możliwości odmowy wydania opinii z ustawowego badania lub wydania negatywnej opinii, lub wydania opinii z zastrzeżeniami. Przy tym składanie dokumentów przez system STREFA jest dużo prostsze i wygodniejsze.
Dlaczego?
Ponieważ informacje o firmie audytorskiej, znajdujące się w systemie, uzupełniają się automatycznie. Nie trzeba więc ich wpisywać samodzielnie. A w przypadku obszernych dokumentów, jak np. roczne sprawozdanie, to spore ułatwienie.
Generalnie zadaniem systemu STREFA jest uproszczenie i ułatwienie procedur. Ostatni rok zmusił wszystkich do przejścia do świata online. Dlaczego więc mamy zatrzymywać się na tradycyjnych papierowych wnioskach, skoro dla nas wszystkich, dla biegłych rewidentów, praca zdalna stała się normalnością?
Co ma pani na myśli, mówiąc o uproszczeniach?
W tym roku sprawozdanie roczne z przychodów i wykonanych usług przez firmy audytorskie sporządza się zgodnie z wytycznymi zawartymi we wspomnianym rozporządzeniu. Pojawiły się w nim nowe sformułowania, czasami bardzo ogólne, które mogą być niejasne dla sporządzających taki dokument, bo nie zostały wyjaśnione w przepisach. Zdefiniowaliśmy je więc we współpracy z Polską Izbą Biegłych Rewidentów. Dla korzystających z formularza w systemie STREFA pojawia się zamknięta lista pojęć, z której można wybrać odpowiednią opcję. Firma nie będzie się więc musiała zastanawiać, co wpisać. Zgodnie z rozporządzeniem trzeba np. podać uszczegółowienie dotyczące rodzaju usługi poprzez przedstawienie jej opisu. Natomiast w formularzu jednostki będą mogły wybrać spośród przygotowanych opcji konkretny opis usługi i tylko w niektórych przypadkach rozwinąć samodzielnie wskazaną opcję. Co więcej, system umożliwi zaimportowanie przygotowanych danych ze specjalnie udostępnionego pliku Excel. Plik wypełniony danymi z wykorzystaniem dostępnych opcji, tzn. słowników, wystarczy wczytać do systemu, korzystając z funkcji „importuj”. Plik będzie można pobrać, wypełnić i zaimportować już wypełniony bądź wypełnić formularz sprawozdania w całości bezpośrednio w systemie.
STREFA będzie też kontrolować, czy wszystkie dane, które powinny znaleźć się w sprawozdaniu, zostały podane. Dla przykładu ‒ wprowadzając do sprawozdania w części C1 informację o wykonanym badaniu zakończonym sprawozdaniem z badania system będzie m.in. kontrolował poprawność podanego NIP, uzupełnienie daty sprawozdania, typu wydanej opinii, badanego okresu, pełnych informacji o kluczowym biegłym rewidencie czy też informacji o kompletnej wartości przychodu uzyskanego z całości wykonanej usługi oraz o typie badanego sprawozdania. Bez tego nie będzie możliwości złożenia dokumentu. To obopólna korzyść, bo oszczędza czas konieczny na wezwanie firmy do uzupełnienia braków, wysłanie nowej wersji dokumentu, ponowną weryfikację itd.
A czy będzie kontrola wpisanych liczb, czyli np. czy podane sumy się zgadzają?
Tak, pracujemy nad tym, aby w niektórych formularzach pola same się sumowały. To ułatwi pracę i pozwoli uniknąć kolejnych błędów. Nasz system będzie cały czas rozwijany, a i formularze będą ulegać modyfikacji. Na przykład w tym roku, zgodnie z rozporządzeniem, nie wszystkie dane będą musiały być podawane. Niektóre zgodnie z przepisami będą ujawniane dopiero w sprawozdaniu za 2021 r.
Czy komunikacja w systemie będzie wykorzystywana również podczas kontroli firm audytorskich?
Na tym etapie nie, ale pracujemy nad rozwojem funkcjonalności ułatwiających komunikację pomiędzy firmami a Agencją. Generalnie zakładamy, że w systemie będzie utrzymywane repozytorium dokumentów wymienianych pomiędzy Agencją a firmą audytorską. Będziemy tam wpisywać komplet dokumentów formalnych: zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, upoważnienie, zawiadomienie o zakończeniu kontroli, protokół, odpowiedzi na zastrzeżenia oraz raport. Zakładamy, że firma audytorska będzie mogła również przy użyciu systemu złożyć ewentualne zastrzeżenia do protokołu oraz przekazać informację o wdrożeniu zaleceń wynikających z raportu. Chcielibyśmy też, aby STREFA umożliwiła firmie audytorskiej śledzenie terminów, np. do kiedy może oczekiwać protokołu kontroli, do kiedy może złożyć zastrzeżenia, do kiedy powinna wdrożyć poszczególne zalecenia.
Za pośrednictwem systemu Agencja będzie też wysyłała komunikaty firmom audytorskim?
Tak, STREFA ma służyć efektywnej komunikacji. Po kontrolach firm audytorskich przygotowaliśmy już np. informację zbiorczą o zidentyfikowanych problemach i uchybieniach. Przygotowujemy również kolejne tego typu informacje. Wszystkie takie informacje będziemy udostępniać za pośrednictwem systemu. Użytkownicy będą także otrzymywać ważne alerty i przypomnienia, np. o terminach realizacji różnych obowiązków, oraz informacje istotne dla prowadzonych przez nich działalności. ©℗
Rozmawiała Agnieszka Pokojska