W przypadku stałych rozkładów czasu pracy określonych w regulaminie i przy braku postanowień dopuszczających elastyczne planowanie, pracodawca jest w pełni związany ustalonym przez siebie harmonogramem. Może polecić pracę poza tymi godzinami lub dniami, lecz wówczas będzie to praca nadliczbowa albo wykonywana w dniu wolnym od pracy. Niedopuszczalne jest natomiast dowolne przesuwanie godzin czy dni pracy.

Zobrazuję to przykładem, do którego będę się odwoływać w dalszej części artykułu. Zakładam, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w stałym rozkładzie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, w miesięcznych okresach rozliczeniowych. We wrześniu 2025 r. przepracował dodatkowo: 2 września od 16.00 do 19.00, 3 września od 5.00 do 8.00, przy czym tego dnia został zwolniony z pracy wcześniej – o 15.00. Następnie świadczył pracę 13 września od 9.00 do 14.00, a także 16 września od 5.00 do 8.00 i 17 września od 16.00 do 22.00. Jak należy zrekompensować taką pracę? W przedstawionej sytuacji pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, za który należy zapewnić mu inny dzień wolny. Za nadgodziny przysługuje mu wynagrodzenie wraz z dodatkami (w wysokości 50 proc., przy czym część pracy przypadała na porę nocną – a wówczas dodatek wynosi 100 proc.) albo odpowiedni czas wolny. Jednocześnie doszło do naruszenia przepisów dotyczących minimalnego odpoczynku dobowego, co stanowi wykroczenie i może skutkować nałożeniem kary grzywny. Wcześniejsze zwolnienie pracownika z pracy w dniu 3 września nie może być uznane za zmianę rozkładu czasu pracy, lecz jedynie za częściową rekompensatę za nadgodziny. Częściową – ponieważ w sytuacji, gdy pracodawca samodzielnie oddaje pracownikowi czas wolny za nadgodziny, przysługuje on w wymiarze 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową.

Godziny nadliczbowe

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z systemu i rozkładu czasu pracy stosowanego wobec danego pracownika (art. 151 par. 1 k.p.). Normy czasu pracy obejmują normę dobową, wynoszącą 8 godzin oraz normę średniotygodniową, która w okresie rozliczeniowym nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

W analizowanym przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekroczeniami normy dobowej (choć potencjalnie mogłoby dojść również do naruszenia normy średniotygodniowej, jeśli sobotnia praca 13 września nie zostałaby zrekompensowana udzieleniem dnia wolnego – o czym mowa dalej):

  • 2 września – 3 godziny (16.00–19.00),
  • 3 września – 3 godziny (5.00–8.00; cały ten okres przypisany jest jednak do niezakończonej doby pracowniczej rozpoczętej 2 września o godzinie 8.00, w której łącznie wystąpiło 6 godzin nadliczbowych oraz naruszono prawo do minimalnego odpoczynku dobowego),
  • 16 września – 3 godziny (5.00–8.00; również w całości przypisane do doby pracowniczej rozpoczętej 15 września o godzinie 8.00),
  • 17 września – 6 godzin (16.00–22.00; zakończenie pracy w tym dniu skutkowało naruszeniem prawa do minimalnego odpoczynku dobowego).

Łącznie w rozliczeniu daje to 15 godzin pracy nadliczbowej.

Formy rekompensaty

Artykuły 1511 i 1512 k.p. przewidują dwie formy rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych:

  • dodatek do wynagrodzenia;
  • udzielenie czasu wolnego.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie zasadnicze powiększone o dodatek w wysokości 50 proc. lub 100 proc. wynagrodzenia. Dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych przypadających w:

  • w porze nocnej (zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy – w opisanej sytuacji co najmniej jedna godzina nadliczbowa przypada na porę nocną);
  • w niedziele i święta, które nie są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • w dniu wolnym udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Taką samą wysokość dodatku stosuje się również do nadgodzin średniotygodniowych.

W pozostałych dniach za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia. Drugą formą rekompensaty jest udzielenie czasu wolnego. W zależności od tego, czy czas wolny jest przyznawany na pisemny wniosek pracownika, czy też jest jednostronnie narzucany przez pracodawcę, udziela się go w wymiarze 1:1 (gdy pracownik złożył wniosek) lub w wymiarze 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową (gdy wniosku takiego nie ma).

Pracownik nie jest uprawniony do wiążącego pracodawcę wyboru sposobu rekompensaty pracy nadliczbowej – np. złożony przez pracownika wniosek o udzielenie czasu wolnego nie obliguje pracodawcy do przyznania tego świadczenia i nie wyklucza możliwości rekompensaty finansowej.

Czas wolny

Rozliczenie pracy nadliczbowej w formie czasu wolnego powoduje, że pracownik nie nabywa prawa do dodatku za nadgodziny, zachowuje jednak prawo do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy nadliczbowej. Nie przysługuje mu natomiast wynagrodzenie za czas wykorzystany w ramach udzielonego czasu wolnego.

Jeżeli rekompensata w formie czasu wolnego jest jednostronnie narzucona przez pracodawcę, obowiązują następujące zasady:

  • za każdą godzinę pracy w godzinach nadliczbowych pracownikowi należy udzielić 1,5 godziny czasu wolnego;
  • przyznanie takiego czasu wolnego nie może prowadzić do obniżenia wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Ważne! Przy udzielaniu czasu wolnego nie dokonuje się rozróżnienia między grupami nadgodzin – przysługuje on w tym samym wymiarze niezależnie od tego, czy chodzi o nadgodziny, za które przysługiwałby dodatek w wysokości 50 proc. czy 100 proc. wynagrodzenia.

W nocy

Pora nocna powinna zostać określona w jednym z następujących dokumentów:

  • w układzie zbiorowym pracy;
  • w regulaminie pracy, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub układ nie reguluje pory nocnej;
  • w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej każdemu pracownikowi przez pracodawcę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie wprowadził regulaminu pracy.

Pora nocna obejmuje 8 kolejnych godzin przypadających w przedziale od godz. 21.00 do godz. 7.00. Wyznaczone godziny muszą mieścić się w pełni w tym przedziale – nieprawidłowe byłoby np. określenie pory nocnej od godz. 20.30 do godz. 4.30.

Bez względu na sposób, w jaki pracodawca określił porę nocną – a w przedstawionej sytuacji nie podano tego wprost – można stwierdzić, że pracownik przepracował w niej co najmniej jedną godzinę. Może to być np. 3 września od godz. 5.00 do godz. 6.00 (lub nawet do godz. 7.00) albo 16 września od godz. 21.00 do godz. 22.00 – nie da się bowiem ustalić pory nocnej w taki sposób, aby nie obejmowała zarówno czasu po godzinie godz. 21.00, jak i wczesnego poranka.

Praca w porze nocnej podlega określonym ograniczeniom wynikającym z zakazu zatrudniania w tym czasie niektórych grup pracowników, w szczególności:

  • kobiet w ciąży,
  • pracowników niepełnosprawnych bez zgody lekarza,
  • pracowników sprawujących opiekę nad dzieckiem do lat ośmiu, którzy nie wyrazili zgody na pracę w nocy.

Z przedstawionego pytania nie wynika, aby pracownik należał do którejkolwiek z tych grup, w związku z czym praca w porze nocnej była dopuszczalna.

Praca w godzinach nocnych wpływa również na sposób rekompensaty nadgodzin:

  • przysługuje za nią dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę – we wrześniu 2025 r. wynosi on 5,30 zł za godzinę pracy;
  • jeżeli nadgodziny przypadające na porę nocną są rozliczane w formie finansowej, należy naliczyć dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia za godzinę nadliczbową.

W dniu wolnym

Przy stałym dziennym rozkładzie pracy pon.–pt. soboty są stałymi dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Praca świadczona w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy rekompensowana jest dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 1513 k.p.).

Przy stałym dziennym rozkładzie pracy od poniedziałku do piątku soboty stanowią stałe dni wolne od pracy w ramach zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Praca wykonywana w dniu wolnym od pracy wynikającym z tej reguły, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, podlega rekompensacie w postaci udzielenia innego dnia wolnego od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 1513 k.p.).

Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 7/13), w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, w którym praca w dniu wolnym została wykonana. Przesłanką stosowania art. 1513 k.p. nie jest przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia dnia wolnego nawet w sytuacji, gdy nie nastąpiło przekroczenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

W przedstawionym przypadku przepracowane w sobotę, 13 września, pięć godzin podlega takiej rekompensacie. Pracownik powinien otrzymać do końca okresu rozliczeniowego (w tym przypadku do końca września) pełny dzień wolny od pracy, przy czym termin jego udzielenia musi zostać uzgodniony z pracownikiem i nie może być jednostronnie narzucony przez pracodawcę.

Brak odpoczynków dobowych

W każdej dobie pracowniczej pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Powinien on przypadać w ramach tej samej doby – nie tylko się w niej rozpoczynać, lecz także całkowicie w niej się zmieścić. Pojęcie doby oznacza 24 kolejne godziny, liczone od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w ramach tak rozumianej doby minimalny odpoczynek jest rozliczany.

W przypadku pracownika, którego rozkład czasu pracy przewiduje stałą godzinę rozpoczęcia pracy (8.00), doba pracownicza jest stała i obejmuje okres od godz. 8.00 do godz. 8.00 dnia następnego. Godzina faktycznego rozpoczęcia pracy w godzinach nadliczbowych, wykonywanej poza ustalonym rozkładem, w żadnym wypadku nie zmienia granic doby pracowniczej.

W analizowanej sytuacji doszło do dwukrotnego naruszenia prawa do odpoczynku dobowego:

  • w dobie od godz. 8.00 (2 września) do godz. 8.00 (3 września) pracownik miał jedynie 10 godzin odpoczynku,
  • w dobie od godz. 8.00 (17 września) do godz. 8.00 (18 września) również zapewniono tylko 10 godzin odpoczynku.

Odpoczynek dobowy może zostać skrócony jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Dotyczy to w szczególności:

  • pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
  • przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

W tych okolicznościach pracownikowi przysługuje jednak w tym samym okresie rozliczeniowym równoważny czas odpoczynku, który kompensuje uprzednie skrócenie odpoczynku dobowego.

Z przedstawionego pytania nie wynika, aby którakolwiek z tych przesłanek była spełniona – jedynie w ich ramach skrócenie odpoczynku dobowego jest dopuszczalne zgodnie z prawem. W konsekwencji doszło do naruszenia przepisów, za które ustawodawca przewiduje karę grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Na koniec warto wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2000 r. (sygn. akt I PKN 718/99), w którym wskazał, że: „ocena winy pracownika, który wbrew poleceniom przełożonego opuścił stanowisko po 40 godzinach pracy, nie może pomijać obowiązków pracodawcy w zakresie organizowania pracy w sposób zapewniający jej bezpieczne i higieniczne warunki”. Wyrok ten może być podstawą do ogólnego wniosku, że przemęczenie pracownika wynikające z długiej pracy może być powodem odmowy świadczenia pracy w nadgodzinach, a obiektywną przesłanką będzie naruszenie przez pracodawcę takim poleceniem przepisów gwarantujących regenerację sił i wypoczynek (czyli przepisów o minimalnym odpoczynku dobowym i tygodniowym oraz limitach rocznych godzin nadliczbowych). ©℗

Ramka 1

Sąd Najwyższy o poleceniu wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych

„Praca świadczona w ramach umowy ma charakter pracy podporządkowanej. Odpowiednikiem tego są tzw. uprawnienia kierownicze przysługujące pracodawcy. Polecenie służbowe stanowi instrument, dzięki któremu pracodawca realizuje swoje uprawnienia i sprawuje nadzór nad pracownikiem. Zakres przedmiotowy wydawanych poleceń odpowiada więc granicom kierownictwa pracodawcy wobec pracownika. Polecenie dotyczące pracy obejmuje nie tylko wskazówki odnoszące się do sposobu wykonywania poszczególnych czynności składających się na proces pracy, lecz także dyrektywy dotyczące wypełniania obowiązków pracowniczych w szerszym ujęciu”.

Wyrok Sądu Najwyższego z 5 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 417/98©℗

Ramka 2

GIP o pracy w dniu wolnym

„Praca dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę) powinna być zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Uprawnienie to powstaje niezależnie od liczby godzin zatrudnienia w dniu wolnym wynikającym z rozkładu – nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godziny, pracownik może domagać się pełnego dnia wolnego w zamian. Należy podkreślić, że pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy – art. 1513 k.p. nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia. Nieudzielenie dnia wolnego, o którym mowa w art. 1513 k.p., jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, określonym w art. 281 pkt 5 k.p., zagrożonym karą grzywny w wysokości 30 000 zł.

Należy jednak podkreślić, że gdyby pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. gdy pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wówczas pracownik – zgodnie z art. 1512 par. 2 k.p. – nabywa prawo do wynagrodzenia, powiększonego o dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia. Jeżeli polecenie pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, spowoduje również przekroczenie dobowej normy czasu pracy, wynagrodzenie pracownika za takie godziny zostanie powiększone – zgodnie z art. 1511 par. 1 pkt 2 k.p. – o 50-proc. dodatek (innymi słowy – za pierwsze osiem godzin pracy – dodatek w wysokości 100 proc., a pozostałe godziny należy opłacić dodatkiem w wysokości 50 proc.)”.

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy, nr GPP-249-4560-52/09/PE/RP©℗

Podstawa prawna

art. 151 par. 1, art. 1511, art. 1512, art. 1513, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)