Jak zlecać i rozliczać nadgodziny?

Specjalny status godzin nadliczbowych podyktowany jest tym, że ogranicza pracownicze prawo do wypoczynku, ingeruje w życie prywatne zatrudnionej osoby oraz zwiększa jej obciążenie psychofizyczne. Dlatego za taką pracę przysługują co do zasady wyższe świadczenia (dodatek do wynagrodzenia), a zlecanie jej niektórym pracownikom jest niemożliwe lub wymagana jest ich zgoda.

Definicja kodeksowa

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 par. 1 ustawy z 2 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Normy czasu pracy wynoszą 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Są one takie same niezależnie od wymiaru czasu pracy (praca w pełnym lub niepełnym wymiarze) i systemu czasu pracy (podstawowy, równoważny we wszystkich jego odmianach, przerywany). Istnieją jednak normy odrębne od kodeksowych (np. w odniesieniu do pracowników niepełnosprawnych). Nie jest jednak pracą w nadgodzinach praca wykonywana dodatkowo, która stanowi odpracowanie wyjścia prywatnego udzielanego na wniosek pracownika. [przykład 1]

Praca poniżej norm czasu pracy może być pracą ponad wymiar, pracą dodatkową poza standardowym rozkładem, ale nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. [przykład 2]

Oprócz odpracowywania wyjścia prywatnego pracą nadliczbową jest każde przekroczenie bądź norm czasu pracy, bądź wydłużonego dobowego wymiaru czasu pracy wynikającego z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, w tym przekroczenie nieznaczne. Będzie tak także w wtedy, gdy np. pracownicy zostają dłużej w pracy o 10 czy 15 minut, kończąc zleconą pracę lub czekając na spóźniającego się zmiennika. Gdyby pracodawca zastosował w takim przypadku zasadę oddawania im tego czasu w innych dniach – jako czasu wolnego (wcześniejsze wyjście) – i nie ewidencjowałby wydłużonego o kilkanaście minut czasu pracy, to tym samym naruszy przepisy.

WAŻNE! Jeśli pracodawca nie ewidencjonuje faktycznie przepracowanego czasu i nie kwalifikuje dodatkowej pracy jako pracy nadliczbowej oraz nie rekompensuje jej w sposób właściwy dla nadgodzin, to narusza przepisy i grozi mu za to grzywna do 30 000 zł.

Pracą nadliczbową jest każda, nawet bardzo krótka praca przekraczająca normy czasu pracy albo wydłużony dobowy wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika. Nie ma przy tym znaczenia czas przekroczenia. Pracą nadliczbową jest bowiem każda praca spełniająca definicję z art. 151 par. 1 k.p., nawet kilkuminutowa Tak więc nawet 10–15-minutowe przekroczenia muszą być rekompensowane według zasad przewidzianych dla pracy nadliczbowej. Jeżeli w postaci czasu wolnego, to w wymiarze równym nadpracowanemu czasowi tylko w wówczas, gdy pracownik złożył wniosek o taki „odbiór” nadgodzin. Jeżeli nie, to czas wolny musi być udzielony w wymiarze o połowę większym.

Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, która zawiera m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbie godzin nadliczbowych.

W ewidencji nie można pomijać jakiegokolwiek czasu zaliczanego do czasu pracy, a takim na pewno jest kilku- czy kilkunastominutowa praca.

Warto tu wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z 27 kwietnia 2009 r., sygn. akt I PK 213/08. SN wyjaśnił, że w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, zgodnie z którą powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie, z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia za pomocą innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy (osobowe środki dowodowe, domniemania faktyczne).

Warto także zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 30 stycznia 2024 r., sygn. akt II PSKP 1/22. SN stwierdził w nim, że praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy nie może nie obejmować tych okresów z ustawowej normy czasu pracy (art. 128 par. 1 k.p.), w których pracownik jest gotowy do świadczenia umówionej pracy, jednak z przyczyn organizacyjnych, leżących po stronie pracodawcy jej nie wykonuje. Taką przyczyną jest konieczność dojazdu operatora z miejsca zbiórki do koparki na odkrywce. Konieczność dojazdu lub dojścia do koparki pozostaje w ścisłym związku funkcjonalnym z pracą powierzaną pracownikowi do wykonania. Wówczas czas dojazdu do koparki ze względu na poddanie się pracownika dyspozycji pracy jest wartością obiektywną (czasem pracy w rozumieniu art. 128 par. 1 k.p.), stąd dalsza praca, już na koparce, po przekroczeniu norm, staje się pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.). Normy o czasie pracy spełniają ochronną funkcję prawa pracy, dlatego czas dowozu pracownika do miejsca pracy był czasem wypełniającym normy czasu pracy, po przekroczeniu których pracownik ma prawo do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

Z przepisów wynikają dwa ujęcia pracy w nadgodzinach:

• jako nadgodziny dobowe,
• jako nadgodziny średniotygodniowe.

Praca w godzinach nadliczbowych dobowych wynika z przekroczenia normy dobowej czasu pracy albo wydłużonego dobowego wymiaru czasu pracy zaplanowanego w rozkładzie czasu pracy na dany dzień. [przykład 3]

Mogą być one także wynikiem nie tylko dodatkowej pracy wprost po zaplanowanych w rozkładzie godzinach pracy, ale także ponownego rozpoczęcia pracy w niezakończonej dobie. [przykład 4]

W systemie równoważnym może też wystąpić przekroczenie wydłużonego rozkładu. [przykład 5, s. C2] Jako pracę w nadgodzinach w systemie równoważnym kwalifikujemy bowiem nie pracę ponad maksymalny dobowy wymiar, jaki mógłby zaplanować pracodawca w rozkładzie, ale też pracę ponad ten wydłużony wymiar, jaki został określony w rozkładzie czasu pracy.Nadgodziny średniotygodniowe można ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wynikają one z przekroczenia normy stanowiącej pełny, tygodniowy wymiar czasu pracy (40 godzin), które to przekroczenie nie zostało wcześniej zaliczone do nadgodzin dobowych. Takie przekroczenie może najczęściej wystąpić w systemach czasu pracy przewidujących możliwość stosowania różnych dobowych liczb godzin pracy (przedłużenia i wyrównania czasu pracy w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego) lub gdy pracodawca nie zrekompensował dniami wolnymi pracy w dniach wolnych od pracy wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy albo w wolne niedziele i święta.

Nadgodziny średniotygodniowe ustalamy w ten sposób, że od rzeczywiście przepracowanej liczby godzin w okresie rozliczeniowym odejmujemy wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, następnie odejmujemy nadgodziny zakwalifikowane jako godziny nadliczbowe dobowe. Ostateczny wynik to godziny nadliczbowe średniotygodniowe. [przykłady 6, 7, 8]

Przesłanki zlecenia pracy nadliczbowej

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w dwóch sytuacjach, tj. w przypadku:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego albo dla ochrony mienia lub usunięcia awarii;
• wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy.

Obydwie przesłanki dotyczą sytuacji wykraczających poza zwykłą organizację pracy. Najbardziej widoczne jest to przy prowadzeniu akcji ratowniczej.

Oznacza to wprost, że praca w godzinach nadliczbowych nie może być wynikiem istnienia stałej potrzeby po stronie pracodawcy, a więc nie może być efektem przyjętego sposobu funkcjonowania zakładu pracy. Gwoli ścisłości należy wskazać, że szczególne potrzeby pracodawcy to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (wyrok SN z 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 667/99). [przykład 9]

Podważenie zaistnienia szczególnej potrzeby praco dawcy nie jest łatwe, a nawet można powiedzieć, że w praktyce możliwe wówczas, gdy praca dodatkowa jest zlecana na bieżąco. Uzasadniać ją może co prawda odbiegająca od codzienności sytuacja, ale takich może być bardzo dużo, a to po stronie pracodawcy leży ocena tego, czy w danym przypadku uzasadnione jest wymaganie od pracownika świadczenia dłuższej pracy.

Limity godzin nadliczbowych

Praca w godzinach nadliczbowych jest ograniczana poprzez limit:

• dobowy wynikający z obowiązku zapewnienia minimalnego odpoczynku,
• średniotygodniowy w okresie rozliczeniowym,
• w ciągu roku.

Limity te są od siebie w dużej mierze niezależne, a więc np. wyczerpanie limitu średniotygodniowego w okresie rozliczeniowym skutkuje brakiem możliwości zlecania pracy nadliczbowej w tym okresie – nawet wówczas, gdy z limitu rocznego wykorzystano zaledwie stosunkowo drobną część. Tak samo będzie w sytuacji odwrotnej. [przykład 10]

Limit dobowy nie został wyrażony wprost jako maksymalna liczba godzin nadliczbowych na przestrzeni doby. Jest wynikiem odjęcia od 24-godzinnej doby pracowniczej łącznie czasu zaplanowanej pracy oraz minimalnego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

W każdej dobie pracowniczej pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Może on zostać skrócony jedynie wyjątkowo. Dotyczy to:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Przesłanką skrócenia odpoczynku dobowego nie mogą być w żadnym razie nadgodziny zlecane w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy.

W przypadku pracy nadliczbowej, zlecanej w oparciu o konieczność uczestnictwa w akcji ratowniczej, możliwe jest nieuwzględnienie odpoczynku dobowego i polecenie jej w trakcie doby w zasadzie w nieograniczonym wymiarze (z obowiązkiem zapewnienia równoważnego okresu odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego).

Odpoczynek:

• trzeba zapewnić w ramach doby, czyli w ciągu 24 godzin od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy;
• ma być ciągły;
• ma w pełnym wymaganym przez przepisy wymiarze „zmieścić” się w dobie pracowniczej. [przykłady 11, 12, 13]

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. W konsekwencji stosowania normy czasu pracy przeciętnie 40 godzin na tydzień mamy limit średnio 8 godzin nadliczbowych na tydzień. Limit ten – średniotygodniowy – inaczej niż limit roczny nadgodzin obejmuje wszystkie godziny nadliczbowe, zlecane zarówno w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy, jak i konieczność uczestnictwa w akcji ratowniczej.

Miesięczny okres rozliczeniowy to najczęściej pełne cztery tygodnie oraz kilka dodatkowych dni. Przepisy k.p. w żaden sposób nie odnoszą się do kwestii limitu ustalonego dla niepełnych tygodni. Najczęściej wskazuje się, że w miesięcznych okresach rozliczeniowych może wystąpić łącznie nie więcej niż 32 godziny nadliczbowe. Potwierdza to stanowisko MRPiPS z 15 października 2018 r. (DGP z 25 października 2018 r., „Resort pracy podał, jak ustalić maksymalną liczbę nadgodzin w okresie rozliczeniowym”). Ministerstwo stwierdziło w nim, że: „Trzeba mieć na uwadze, że ze względu na sposób ustalania, czy doszło do przekroczenia 48-godzinnego, średniotygodniowego (uwzględniającego także godziny nadliczbowe) wymiaru czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym – zgodnie z którym przy obliczaniu tego wymiaru nie uwzględnia się iloczynu 8 godzin i liczby dni tzw. wystających poza pełne tygodnie, przypadających od poniedziałku do piątku – dopuszczalna liczba godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym obejmującym miesiąc, zdaniem MRPiPS, nie może przekroczyć 32”.

Zatem to, że pracownik w jednym tygodniu miał ponad osiem godzin nadliczbowych, nie oznacza samo w sobie, że nastąpiło naruszenie. W konkretnym tygodniu pracownik może pracować 2 godziny w czasie nadliczbowym, ale istotne jest to, by łączna liczba nadgodzin w okresie rozliczeniowym nie przekroczyła 32 godzin (odnosząc się do miesięcznego okresu rozliczeniowego).

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy kierowców limit roczny wynosi 260 godzin, jak stanowi art. 20 ust. 3 ustawy z 16.4.2004 r. o czasie pracy kierowców). Limit ten obejmuje tylko godziny nadliczbowe zlecane w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy. Nie wlicza się do niego nadgodzin wykonywanych w związku z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Roczny limit może zostać zmieniony (w praktyce bywa podwyższany, ale możliwe jest także określenie go na poziomie niższym) w:

• układzie zbiorowym pracy lub
• regulaminie pracy albo
• umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 13 listopada 2008 r., nr DPR-III-079-612/TW/08, wskazało, że art. 151 par. 3 k.p. nie upoważnia do wprowadzenia 416-godzinnego limitu pracy nadliczbowej. Ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych niż 150, pracodawca powinien uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni.

Oznacza to, zdaniem MPiPS, że maksymalny limit może zostać wskazany w wysokości:

• 384 godzin – w stosunku do pracowników dysponujących 20-dniowym urlopem,
• 376 godzin – w stosunku do pracowników dysponujących 26-dniowym urlopem.

Komisja Prawna GIP w piśmie z 27 grudnia 2009 r. (GPP-417/501-4560-12/09/PE/RP) stwierdziła, że maksymalny limit godzin nadliczbowych może wynosić 416 godzin w roku kalendarzowym. Wynika on z przemnożenia 52 tygodni w roku przez osiem godzin. Ten maksymalny limit godzin nadliczbowych odnosi się zarówno do pracowników podlegających kodeksowi pracy (art. 131 par. 1 k.p.), jak i pracowników, do których stosuje się ustawę o czasie pracy kierowców.

Wydając polecenie pracy nadliczbowej, przełożony nie opiera się tylko na istnieniu potrzeb pracodawcy, ale musi ocenić, czy dana osoba może takie polecenie otrzymać, a więc np. czy nie podlega podmiotowym wyłączeniom (np. pracownik opiekujący się dzieckiem do lat 8, który nie wyraził zgody na pracę nadliczbową) oraz czy w stosunku do tej osoby nie zostały wyczerpane limity.

Polecenie pracodawcy jako podstawa

Pracownik jest związany narzucanym przez pracodawcę rozkładem czasu pracy (rozkład stały, harmonogram czasu pacy). Musi on zarówno pozostawać w dyspozycji pracodawcy w czasie wynikającym z rozkładu, jak i w pełni poświęcać swój czas pracy na wykonywanie obowiązków służbowych. Obowiązek przestrzegania czasu pracy obejmuje jednak także brak swobodnej możliwości kształtowania swojego czasu pracy. Pracownik nie podejmuje swobodnie decyzji o pracy dodatkowej (w godzinach nadliczbowych lub w dniach wolnych od pracy). Praca w godzinach nadliczbowych może się odbywać tylko na polecenie pracodawcy (przełożonego).

Przepisy nie narzucają żadnej formy dla takiego polecenia. Co więcej, orzecznictwo sądowe konsekwentnie wskazuje, że niezachowanie formy wprowadzonej dla zlecania nadgodzin w regulacjach wewnętrznych nie wyklucza konieczności zakwalifikowania danej pracy jako pracy nadliczbowej. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 15 grudnia 2020 r., sygn. akt III PK 5/20, stwierdził, że uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i godził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniającego podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania. [przykład 14]

Istotne jest to, że pracownik co do zasady nie może swobodnie sam decydować o wykonywaniu pracy nadliczbowej. Trzeba przy tym zwrócić uwagę na kilka aspektów, a mianowicie:

1) nie ma podstaw do uznania za pracę w godzinach nadliczbowych na rzecz pracodawcy świadczenia przez pracownika na zasadach dobrowolności w czasie wolnym od pracy, nieobjętych umową o pracę usług kierowcy samochodowego na rzecz współpracowników, korzystających wspólnie z nim z programu wyjazdów turystycznych, rekreacyjnych i wypoczynkowych, które ułatwiał im pracodawca, udostępniając własne pojazdy samochodowe, w celu bezpłatnego zaspokajania potrzeb pracowników w ramach akcji socjalnej pracodawcy, prowadzonej stosownie do art. 94 pkt 8 k.p. (wyrok Sądu Najwyższego z 23 stycznia 1998 r., I PKN 239/97);

2) w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy ocena, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do pracodawcy. Warunkiem uznania, że podjęta przez pracownika praca ma taki charakter, jest polecenie pracodawcy (wydane w jakiejkolwiek formie dostatecznie jasno wyrażającej wolę pracodawcy) lub co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik taką pracę wykonuje z jednoczesną choćby dorozumianą akceptacją jej wykonywania. Wyjątkowo dopuszcza się uznanie za pracę w godzinach nadliczbowych pracy podyktowanej szczególnymi potrzebami podjętej bez wiedzy pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2009 r., sygn. akt II PK 51/09).

Praca nadliczbowa może być wykonywana wówczas, gdy:

• pracownik otrzymał wprost polecenie jej realizowania, niezależnie od formy, w jakiej polecenie to zostało przekazane (pisemne, e-mailem, ustnie, SMS-em);
• pracodawca ma świadomość, że praca nadliczbowa jest wykonywana (np. zasady ochrony budynku wymagają, by pracodawca akceptował listę osób, które mogą pozostać poza godzinami pracy. Akceptacja tej listy oznacza, że pracodawca ma świadomość wykonywania przez te osoby pracy nadliczbowej, chyba że wskazane zostały inne powody pozostawania w budynku, np. odpracowanie wyjść prywatnych);
• wydane pracownikowi polecenie wykonywania określonych zadań może ze względu na specyfikę sytuacyjną doprowadzić do konieczności pracy poza godzinami pracy w związku z brakiem możliwości przerwania czynności (np. kierowca, który nie może zakończyć pracy, bo stoi w korku);
• powstała nagła sytuacja obiektywnie wymagająca podjęcia przez pracownika działań na rzecz pracodawcy w okolicznościach uniemożliwiających kontakt z pracodawcą (przełożonym). [przykład 15]

Rekompensata pracy nadliczbowej

Przepisy k.p. ustalają dwie formy rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych, tj.:

• dodatek do wynagrodzenia;
• udzielenie czasu wolnego.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie za pracę powiększone o dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 50 proc. lub 100 proc. wynagrodzenia.

Dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych przypadających:

• w nocy (w porze nocnej określonej w regulacjach wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy);
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Tej wysokości dodatek przysługuje za nadgodziny średniotygodniowe.

W pozostałych dniach za pracę nadliczbową przysługuje dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60 proc. wynagrodzenia.

Dodatkowe składniki do wynagrodzenia liczy się tylko przy ustalaniu wynagrodzenia za przepracowany w godzinach nadliczbowych czas. Ustalając dodatek, bierzemy pod uwagę jedynie pensję zasadniczą pracownika, określoną stawką miesięczną lub godzinową.

Przy nadgodzinach dobowych do rozliczenia dodatków należy przyjąć zarówno wymiar czasu pracy, jak i wynagrodzenie z miesiąca, w którym wystąpiły.

W przypadku nadgodzin średniotygodniowych sprawa jest trudniejsza. Powstają dopiero z końcem okresu rozliczeniowego, co też będzie wpływać wprost na sposób ustalenia dodatku.

GIP w stanowisku z 26 sierpnia 2008 r. (GPP-306-4560-646/08/PE) stwierdził, że przy obliczaniu dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wypracowanych w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym – za pracę w nadgodzinach średniotygodniowych – wynagrodzenie za jedną godzinę ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. [przykład 16]

Drugą formą rekompensaty jest udzielenie czasu wolnego. W zależności od tego, czy czas wolny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika, czy taka forma oddania nadgodzin jest narzucana przez pracodawcę, udziela się go w wymiarze 1 : 1 (gdy wniosek złożył pracownik) lub 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową (gdy wniosku takiego nie ma).

Pracownik nie jest uprawniony do wiążącego pracodawcę wyboru sposobu rekompensaty pracy nadliczbowej. Taki wybór przyznają przepisy odrębne o pracownikach samorządowych, które przewidują nieco inne zasady rekompensowania nadgodzin niż kodeksowe.

Rozliczenie czasem wolnym skutkuje tym, że pracownik nie ma już prawa do dodatku za nadpracowany czas. Nabywa jednak prawo do wynagrodzenia za każdą godzinę nadliczbową. Nie ma zaś prawa do wynagrodzenia za czas wolny.

Zgodnie z ogólną zasadą wynagrodzenie przysługuje, co do zasady, za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy, tylko jeśli przepis prawa pracy tak stanowi. To także wskazał SN w wyroku z 9 lutego 2010 r., I PK 157/09, zgodnie z którym czas wolny od pracy udzielony na pisemny wniosek pracownika w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych nie jest zwolnieniem od pracy ani czasem niewykonywania pracy, za który przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia. W przypadku udzielenia na pisemny wniosek pracownika czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje, co oznacza, że pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 1511 par. 1 k.p.

Warto w tym miejscu wskazać na pismo Głównego Inspektoratu Pracy, znak GNP-367-4560/05/PE. GIP stwierdził, że art. 1512 k.p. reguluje wyłącznie alternatywną formę rekompensaty za pracę nadliczbową w stosunku do dodatku za pracę nadliczbową, o której mówi art. 1511 k.p., czyli czas wolny od pracy. Jeżeli pracownik wykorzystuje czas wolny, wówczas nie przysługuje mu prawo do dodatku za pracę nadliczbową (art. 1513 par. 3 k.p.). Z art. 1512 par. 3 oraz art. 1511 k.p. wynika, że w takiej sytuacji za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje wyłącznie normalne wynagrodzenie. Artykuł 1512 k.p. reguluje zatem wyłącznie kwestie rekompensaty pracy nadliczbowej, nie ustalając przy tym wynagrodzenia za czas wolny. Jedyny wyjątek dotyczy tylko przypadku, gdy czas wolny jest oddawany bez wniosku pracownika w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Jednak ten sposób rozliczenia nadgodzin nie może spowodować obniżenia należnego pracownikowi wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Oznacza to, że decydujące znaczenie przy rozstrzyganiu czy przysługuje wynagrodzenie za czas wolny ma ogólna zasada z art. 80 k.p. A mianowicie: za czas wolny udzielony w zamian za pracę nadliczbową wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje on odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę, natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe.

W kilkumiesięcznych okresach rozliczeniowych jak najbardziej możliwe jest, by czas wolny został na wniosek pracownika udzielony w innym miesiącu niż ten, w którym powstała praca nadliczbowa. Co więcej, na wniosek pracownika może zostać udzielony także w innym okresie rozliczeniowym (wskazuje na to także PIP w poradniku „Nadgodziny w praktyce”. W tym zakresie przywołajmy jednak opinię GIP (pismo z 21 kwietnia 2009 r., GPP-306-4560-32/09/PE/RP). GIP stwierdził w niej, że o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem. Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 1512 par. 2 k.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii GIP działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie zakończył się.

Jeżeli rekompensatę czasem wolnym narzuca pracodawca, to:

• za jedną godzinę nadliczbową należy udzielić 1,5 godziny czasu wolnego;
• nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Artykuł 1511 par. 4 k.p. daje możliwość zastąpienia rekompensaty pieniężnej naliczanej za każdą godzinę nadliczbową ryczałtem. Według tego przepisu w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Warunkiem stosowania ryczałtu za pracę nadliczbową jest to, że:

• dotyczy tylko do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy;
• jest ustanawiany w regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę;
• liczba godzin nadliczbowych przyjęta do ryczałtu nie może przekraczać obowiązujących limitów pracy nadliczbowej;
• powinien jak najbardziej odpowiadać kwocie, jaką pracownik otrzymywałby przy zwykłym rozliczaniu finansowym pracy w godzinach nadliczbowych;
• okresowo jest weryfikowana jego wysokość.

Co do zasady nie ma przeszkód, aby należności na pokrycie kosztów przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (także przypadających w nocy oraz w niedzielę i święta) oraz za pracę w nocy były ustalane w formie ryczałtu, gdyż możliwość taka została przewidziana w art. 1511 par. 4 k.p. i art. 1518 par. 2 k.p., z tym jednakże zastrzeżeniem, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych bądź w porze nocnej, a pracownik akceptuje taką formę wynagrodzenia, choćby w sposób dorozumiany (wyrok Sądu Najwyższego z 25 lipca 2018 r., sygn. akt I PK 94/17).

Bezwzględnie należy zwrócić uwagę na ograniczenie możliwości objęcia ryczałtem tych tylko pracowników, którzy stale wykonują pracę poza zakładem pracy. Jak podkreślił Sąd Rejonowy w Człuchowie w wyroku z 19 października 2021 r., sygn. akt P 9/21, zasadą ogólną ujętą w k.p. jest szczegółowe rozliczanie i wypłata wynagrodzenia oraz dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Kwoty te co do zasady wypłaca się wraz z końcem okresu rozliczeniowego. Istnieje jednak możliwość, żeby za nadgodziny pracowników płacić w formie ryczałtu. Najistotniejszym elementem, decydującym o możliwości wprowadzenia ryczałtowej formy wynagradzania pracy w godzinach nadliczbowych, jest wykonywanie przez pracownika pracy w sposób stały poza zakładem pracy, co jest związane z utrudnieniami w ustalaniu i wynagradzaniu faktycznie przepracowanych ponad normy czasu pracy godzin. Tego rodzaju ryczałt, aby uznać jego dopuszczalność, musi być ponadto wyraźnie przez strony uzgodniony, a jego wysokość nie może odbiegać na niekorzyść w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych ustalonego w myśl zasad wyrażonych w art. 1511 k.p. Zatem przesłankę zryczałtowania dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach stanowi stałe wykonywanie przez pracownika pracy poza zakładem pracy.

Praca wykonywana stale poza zakładem pracy to nie tylko praca wyłącznie wykonywana „w terenie”. Chodzi o regularność, powtarzalność takiej pracy. Może to być powiązane z stałymi dniami tygodnia, w których praca jest świadczona poza siedzibą pracodawcy. Istotne jest to, by nie były to zdarzenia incydentalne, by istniała trwałość takiego sposobu świadczenia pracy.Wymóg „stałości” nie jest równoważny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem „bez przerwy”, czy też „wyłącznie”. Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 12 listopada 2009 r., sygn. akt III PK 44/09). ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

przykład 5

• w pierwszym dniu w związku z przekroczeniem normy dobowej,
• w drugim dniu w związku z przekroczeniem dobowego wydłużonego ponad 8 godzin rozkładu, jaki obowiązywał pracownika.

przykład 6

przykład 7

przykład 8

przykład 9

przykład 10

przykład 11

przykład 12

przykład 13

przykład 14

przykład 15

przykład 16