rozwiń ›

Przepisy prawa pracy przewidują trzy rodzaje umów o pracę:

  • na okres próbny,
  • na czas określony,
  • na czas nieokreślony.

Wśród umów na czas określony pojawiają się umowy zawierane w pewnych celach, nastawione wprost na zaspokojenie okresowego zapotrzebowania na pracę, z założenia powiązane z sytuacjami czasowymi. Nie są to odrębne rodzaje umów o pracę, raczej można je określić jako „warianty” umowy na czas określony. Wśród nich pojawia się umowa na zastępstwo, czyli umowa zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika z zastępującą go osobą.

W przepisach dotyczących części pracodawców umowa zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika stanowi umowę wyłączoną spod szczególnej procedury zatrudnienia lub taką, w przypadku której procedura ta jest ograniczona:

  • zatrudnienie w samorządzie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym, wymaga przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru; regulacja ta nie obowiązuje jednak przy zatrudnieniu na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego (art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135);
  • w przypadku naboru na wolne stanowisko w służbie cywilnej termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia, ale dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej może być krótszy i wynosić nie mniej niż pięć dni (art. 28 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 409).

Limity

W odniesieniu do umów o pracę zawieranych na czas określony pomiędzy tymi samymi stronami obowiązuje dwojaki – przy tym łącznie stosowany – limit:

  • można zawrzeć nie więcej niż trzy umowy, oraz
  • łączny czas zatrudnienia na podstawie tych umów nie może przekraczać 33 miesięcy.

Zawarcie czwartej umowy lub upływ maksymalnego łącznego okresu skutkuje tym, że umowa ta jest umową na czas nieokreślony. Do limitu nie wchodzą umowy zawarte na okres próbny, jak też umowa na czas nieokreślony (co ma znaczenie w sytuacji ponownego zatrudnienia tej samej osoby po zakończeniu umowy na czas nieokreślony).

Przepisy wymieniają cztery grupy umów okresowych, które nie są limitowane – właściwie nie tyle grupy umów, ile umowy zawarte w pewnych celach, w związku z pewnymi sytuacjami. Limity nie obowiązują w odniesieniu do umów zawartych:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie – jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Wyłączenie umowy zawartej na czas zastępstwa jest pełne, tzn. zarówno ona sama nie jest limitowana (można zawierać wiele tych umów i w ten sposób współpracować z tą samą osobą nawet wiele lat), jak i nie podlega wliczeniu do limitów w przypadku zatrudniania tego samego pracownika również na podstawie zwykłych umów na czas określony.

Aktywny rodzic a zwolnienie lekarskie – czy wykluczają się wzajemnie?
Aktywny rodzic a zwolnienie lekarskie – czy wykluczają się wzajemnie?

Zobacz również

Przykład 1

Z czystą kartą

Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy dwukrotnie na podstawie umów na czas określony zawartych na czas zastępstwa, łącznie na okres 24 miesięcy. Obecnie podpisuje z nim umowę na czas określony objętą limitami. Będzie ona liczona jako pierwsza umowa z limitu trzech. Przy ustalaniu dopuszczalnego okresu trwania umów okresowych nie uwzględnia się 24-miesięcznego zatrudnienia na zastępstwo.

Istotne chociażby – albo przede wszystkim – przy ustalaniu limitów umów jest prawidłowe zakwalifikowanie umowy jako umowy zawartej na czas nieobecności.

Na czas długotrwałej absencji

Umowa na zastępstwo zawierana jest na czas trwania usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Przepisy nie wskazują żadnego ograniczenia dotyczącego minimalnego lub maksymalnego czasu trwania tej nieobecności, jak również nie ograniczają rodzajowo przyczyn nieobecności. Można powiedzieć, że standardowo umowy na zastępstwo zawiera się w związku z długotrwałymi niezdolnościami do pracy oraz nieobecnościami związanymi z korzystaniem z wszelakich form urlopów dla rodziców, często w połączeniu z wykorzystywaniem przez osobę zastępowaną urlopu wypoczynkowego.

Jakkolwiek nie ma minimalnego okresu nieobecności, z którym związane może być zatrudnienie innej osoby na zastępstwo, to w praktyce nie zawiera się tych umów przy kilkutygodniowych okresach nieobecności. Umowa na zastępstwo kreuje powstanie stosunku pracy, a zatem wiąże się ze standardowymi obowiązkami pracodawcy związanymi z zatrudnieniem (badania, szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenie dokumentacji pracowniczej itd.) i trudno zakładać, że np. w razie wykorzystywania przez pracownika dwutygodniowego urlopu ojcowskiego pracodawca zdecyduje się na zawarcie umowy o pracę z osobą całkowicie z zewnątrz. Inaczej już jednak będzie wówczas, gdy urlop ojcowski jest początkiem wykorzystywania innych nieobecności związanych z rodzicielstwem (urlop rodzicielski, wychowawczy) lub pełnego urlopu wypoczynkowego albo pracodawca już współpracuje z zastępcą, z którym zawiera kolejną umowę na okres nieobecności kolejnego pracownika.

Ważne jest to, że umowa na zastępstwo może być zawarta tylko na czas trwania usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Przykład 2

Tylko nieobecność usprawiedliwiona

Pracownik przestał przychodzić do pracy. Czy na okres do rozwiązania umowy z tą osobą możemy zatrudnić kogoś na zastępstwo (mamy osobę, która z nami w ten sposób regularnie współpracuje)?

Nie, gdyż dopóki nie ujawniły się okoliczności usprawiedliwiające nieobecność (a istnieje prawdopodobieństwo, że takie okoliczności nie istnieją), mamy do czynienia z nieobecnością nieusprawiedliwioną i zawarta na jej okres umowa nie będzie umową, którą można kwalifikować jako umowę na zastępstwo.

Przez nieobecność usprawiedliwioną, w związku z którą zawarta może być umowa na zastępstwo, należy rozumieć nieświadczenie pracy w dniach wynikających z rozkładu czasu pracy z jakichkolwiek przyczyn usprawiedliwionych.

Przykład 3

Przeniesienie to co innego

Pracownica jest na długotrwałym zwolnieniu w trakcie ciąży, później będzie jeszcze na pewno wykorzystywać – poza macierzyńskim – urlopy rodzicielski i wypoczynkowy. Na mocy porozumienia stron zmieniliśmy jednemu ze stałych pracowników stanowisko pracy na zajmowane przez nieobecną pracownicę na okres roku (ze wstępnymi ustaleniami dotyczącymi ewentualnego przedłużenia). Czy na zwolnione przez przeniesionego pracownika stanowisko możemy zatrudnić kogoś na podstawie umowy na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo to umowa zawarta w celu zastępowania nieobecnego pracownika. Celu, w jakim zawierana jest ta umowa, nie wypełnia zastępowanie podczas nieświadczenia pracy na danym stanowisku. Niezbędna jest nieobecność, tzn. nieświadczenie pracy na rzecz danego pracodawcy ‒ mówimy o nieobecności usprawiedliwionej pracownika, a nie o nieświadczeniu pracy na stałym stanowisku, przy jednoczesnym wykonywaniu w ramach stosunku pracy zatrudnienia przy innych pracach. Podkreślił to Sąd Najwyższy w wyroku z 17 maja 2016 r. (sygn. akt II PK 99/15), wskazując, że niedopuszczalne jest zawarcie umowy na czas zastępstwa pracownika, który nie był nieobecny w pracy, a wykonywał jedynie powierzoną mu przez pracodawcę inną pracę. Dopuszczenie możliwości zawierania umów na zastępstwo w takich przypadkach oznaczałoby bardzo duże możliwości nadużywania tych umów. O ich zawarciu, jak i rozwiązaniu mógłby decydować dowolnie pracodawca, przesuwając pracowników do wykonywania innych prac.

Umowa zawarta na stanowisko, na którym pracuje pracownik przeniesiony na stanowisko nieobecnej pracownicy, nie może być kwalifikowana jako umowa na zastępstwo (czyli przede wszystkim jako zwykła umowa na czas określony byłaby wliczana do limitów umów).

Umowa na zastępstwo nie może wykraczać poza okres trwania nieobecności zastępowanej osoby.

Przykład 4

Ani dnia wcześniej

Pracownica planuje dwuletni urlop wychowawczy. Przekazała wniosek z nieco większym wyprzedzeniem, niż wymagają przepisy – chciałaby rozpocząć urlop od początku grudnia, wniosek złożyła w połowie października – co też pozwoli nam na wprowadzenie nowej osoby w jej zakres obowiązków. Czy możemy zawrzeć umowę na zastępstwo tej pracownicy od początku listopada, by przygotować osobę zastępującą – by pracownica mogła przekazać jej najważniejsze informacje i wdrożyć ją do pracy?

Nie, umowa na zastępstwo nie może wykraczać poza faktyczny okres nieobecności. W tym przypadku przez cały listopad pracownica jeszcze będzie pracować, a zatem niedopuszczalne jest objęcie tego miesiąca umową zawartą w celu zastępstwa.

Umowa na zastępstwo może być jednak poprzedzona umową na okres próbny. W czasie umowy o pracę zawieranej na okres próbny pracodawca sprawdza przydatność pracownika do określonej pracy (taka umowa pozwala ocenić jego wiedzę, doświadczenie i umiejętności praktyczne, zaangażowanie itp.). Może być wykorzystana dla wdrożenia pracownika w obowiązki. Umowa próbna może poprzedzać zawarcie każdego innego rodzaju umowy o pracę, w tym umowy na czas określony zawieranej na czas zastępstwa.

Umowę o pracę na okres próbny powinno zawierać się maksymalnie na okres nieprzekraczający trzech miesięcy. Istotny jednak będzie wyrażony w umowie zamiar dalszego zatrudnienia. Okres próbny nie będzie mógł przekraczać:

1) miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż sześć miesięcy;

2) dwóch miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej sześć miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

W umowie na okres próbny określa się okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w obu wskazanych przypadkach (czyli wówczas gdy kolejne planowane zatrudnienie miałoby być po pierwsze zatrudnieniem okresowym, a po drugie – obejmującym okres poniżej 12 miesięcy), jak też postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, gdy rodzaj pracy to uzasadnia. Zapis dotyczący kolejnego zatrudnienia nie jest konieczny jedynie wówczas, gdy planowane jest zawarcie umowy na co najmniej 12 miesięcy albo umowy na czas nieokreślony.

W opisanej w pytaniu sytuacji prawdopodobnie wystarczająca byłaby miesięczna umowa próbna, a przy takiej istnieje właściwie pełna dowolność w określeniu w treści umowy okresu, na jaki strony zamierzają związać się kolejną umową.

Przykład 5

Zakończenie stosunku pracy osoby zastępowanej

Pracownik od roku jest na urlopie bezpłatnym udzielonym na półtora roku. Na czas jego nieobecności została zatrudniona inna osoba na zastępstwo. Pracownik nieobecny złożył wypowiedzenie (trzymiesięczny okres wypowiedzenia). Czy umowa na zastępstwo może trwać w okresie wypowiedzenia oraz nieco po jego zakończeniu (mniej więcej do czasu trwania zakładanej nieobecności pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego)?

Kontynuowanie zatrudnienia po zakończeniu stosunku pracy osoby zastępowanej wymagałoby zawarcia nowej (już zwykłej) umowy z dotychczasowym zastępcą. Odpada bowiem cel, dla jakiego zawarto tę umowę – zastępowanie nieobecnego pracownika – i w konsekwencji się ją rozwiązuje.

Jeżeli termin końcowy w umowie na zastępstwo został określony jako zakończenie usprawiedliwionej nieobecności zastępowanej osoby (umowa została zawarta na czas tej nieobecności), to umowa kończy się automatycznie w związku z zakończeniem tej nieobecności. Z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy spełnia się warunek przewidziany w umowie o pracę na zastępstwo z pracownikiem i jego umowa rozwiązuje się z chwilą powrotu do pracy pracownika zastępowanego (postanowienie SN z 24 kwietnia 2012 r., sygn. akt I PK 233/11). Zakończenie nieobecności zastępowanej osoby albo zakończenie zawartego z nią stosunku pracy w trakcie trwania tej nieobecności skutkuje automatycznym zakończeniem umowy na zastępstwo.

W okresie wypowiedzenia stosunek pracy nadal trwa, wypowiedzenie nie skutkuje także zakończeniem okresu urlopu bezpłatnego. Przez ten okres zatrudnienie na zastępstwo może być więc kontynuowane. Już jednak po upływie okresu wypowiedzenia (po rozwiązaniu stosunku pracy z osobą zastępowaną) umowa na zastępstwo nie może trwać ze względu na cel jej zawarcia – nie będzie już usprawiedliwionej nieobecności, skoro zakończyło się zatrudnienie.

Określenie osoby zastępowanej

Umowa na zastępstwo zawierana jest na czas zastępstwa konkretnej osoby. Pojawia się w związku z tym kwestia możliwości wskazania danych osobowych osoby zastępowanej w treści umowy na zastępstwo. W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 251 par. 4 pkt 1–3 (m.in. umowa na zastępstwo) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.), lub w przypadku, o którym mowa w art. 251 par. 4 pkt 4 k.p. (przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy), w umowie o pracę określamy ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy (art. 29 par. 11 k.p.). W jakiś zatem sposób należy się w treści umowy odnieść do osoby zastępowanej.

Podanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej w treści umowy na zastępstwo jest kwestionowane przez UODO: „(...) Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 [rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE; RODO; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1] przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 par. 11 k.p. nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. (...) Ponadto, jak wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 24.06.2010 r. (sprawa C-98/09, Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego (...)”.

W umowie można wskazać np.: „umowa zawarta na czas określony, zawarta w celu zastępstwa pracownicy zatrudnionej na stanowisku sekretarki w wydziale obsługi urzędu”.

Taka konstrukcja sprawdzi się w pełni przy stanowiskach pojedynczych. Gdy występuje jednak wiele takich samych stanowisk, sprawa się komplikuje. Odradzając także w takich przypadkach podawanie imienia i nazwiska osoby nieobecnej, można scharakteryzować dokładniej stanowisko, odnosząc się do jego umiejscowienia w konkretnej komórce organizacyjnej. Jeżeli to jest niewystarczające, to można odnieść się do samej nieobecności. Nie podając jej przyczyn, można dodać np. datę rozpoczęcia nieobecności usprawiedliwionej.

Przykład 6

Już zatrudniony w roli zastępcy

Nasza pracownica zatrudniona na pół etatu jest w ciąży, niedługo urodzi i będzie na pewno przez co najmniej rok nieobecna. Czy na jej miejsce możemy zatrudnić na podstawie umowy na zastępstwo naszego pracownika? Pracownik ten pracuje także na pół etatu. Czy lepiej zawrzeć umowę na zastępstwo, czy może zlecić pracownikowi dodatkowe zadania w ramach dotychczasowej umowy?

Z jednym pracownikiem zawrzeć można więcej niż jedną umowę o pracę, o ile umowy te dotyczyłyby rodzajowo odmiennych prac. Mówi o tym np. wyrok SN z 13 marca 1997 r., sygn. akt I PKN 43/97 (OSNP 1997/24/494). SN wyraźnie wskazuje, od czego zależy dopuszczalność zawarcia takiej dodatkowej umowy: z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy. Stosunek ten może być wprawdzie w pewnym zakresie modyfikowany w drodze tzw. klauzul autonomicznych, ale klauzule te nie są odrębnymi umowami o pracę i nie prowadzą do powstania dodatkowego stosunku pracy między tymi samymi podmiotami, a ponadto stanowią wyjątek od reguły ogólnej. Podobnie wyjątkiem od zasady ogólnej jest dopuszczenie możliwości zawierania odrębnych umów o pracę między tymi samymi podmiotami (istnienia między nimi więcej niż jednego stosunku pracy), jeżeli ich przedmiotem ma być praca innego rodzaju niż wcześniej umówiona (wynikająca z wcześniej nawiązanej umowy o pracę).

Nie ma znaczenia dla sytuacji opisanej w pytaniu, czy byłaby to umowa na czas określony zawarta w ramach zastępstwa, czy zwykła umowa na czas określony – nie można zawrzeć z pracownikiem dodatkowej umowy, jeżeli rodzaj pracy pracownicy jest taki sam jak jego. W innym przypadku – innych rodzajowo prac – jak najbardziej możliwe jest zawarcie dodatkowej umowy na zastępstwo. Skutkiem tego będzie powstanie drugiego, odrębnie rozliczanego stosunku pracy.

Możliwe jest także zwiększenie wymiaru czasu pracy w ramach dotychczasowej umowy. Nie jest możliwe jednostronne zlecenie poleceniem służbowym dodatkowych zadań na okres roku, ale jak najbardziej możliwe jest zawarcie porozumienia zmieniającego. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której pracownik i pracownica wykonują ten sam rodzaj pracy, jak i różne rodzaje. Zgodnie np. z wyrokiem SN z 14 lutego 2002 r. (sygn. akt I PKN 876/00, OSNPiUS 2004/4/60) w ramach jednego stosunku pracy strony mogą określić dla pracownika więcej niż jeden rodzaj pracy. To samo dotyczy innych form intensyfikowania pracy w normalnym czasie pracy, polegających np. na zawieraniu umowy o dodatkową pracę wykonywaną w normalnym czasie pracy czy na powierzeniu pracy uzupełniającej, gdy praca umówiona nie wypełnia całego czasu pracy.

Umowa powinna jasno dookreślać wymiar czasu pracy na poszczególnych stanowiskach. Bez wyodrębnienia procentowego zaangażowania w poszczególne rodzaje prac znacznie utrudnione byłoby odniesienie się przy ustalaniu wynagrodzenia do odrębnych stawek obowiązujących dla obu tych stanowisk. Takie rozróżnienie jest konieczne ze względu na siatkę płac oraz przepisy zakazujące nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Zmiany wprowadzane byłyby na czas określony, czyli w porozumieniu zawrzeć należy wyraźne zastrzeżenie, że następują do określonego dnia, po którego upływie następuje powrót do dotychczasowych warunków zatrudnienia. Może to być podanie daty końcowej, możliwe jest również zawarcie aneksu na czas trwania nieobecności osoby na stałe zatrudnionej na danym stanowisku. Przy takiej zmianie konieczne będzie np. wręczenie informacji o zmianie warunków zatrudnienia (wymiar czasu pracy dobowy i tygodniowy, wymiar urlopu).

Termin końcowy w umowie na zastępstwo

Specyfika umowy na zastępstwo polega na tym, że okres jej trwania powiązany jest z okresem trwania usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy ziszcza się warunek przewidziany w umowie o pracę na zastępstwo z pracownikiem i jego umowa rozwiązuje się z chwilą powrotu do pracy pracownika zastępowanego (postanowienie SN z 24 kwietnia 2012 r., sygn. akt I PK 233/11, podobnie SN w postanowieniu z 13 lutego 2024 r. sygn. akt I PSK 72/23).

Umowa na zastępstwo może zostać zawarta:

  • do określonego w niej dnia kalendarzowego, na konkretny okres (pół roku itp.),
  • na czas trwania nieobecności zastępowanej osoby.

W umowie tej okres, na jaki jest zawierana, można wyrazić poprzez wskazanie: „na czas trwania ciągłej nieobecności usprawiedliwionej pracownika zatrudnionego na stanowisku X”.

Kres umowy wyznacza powrót osoby zastępowanej do pracy lub rozwiązanie (albo wygaśnięcie) jej stosunku pracy. Umowa na zastępstwo może zostać zawarta na okres krótszy niż przewidywany okres nieobecności.

Warunki umowy

Osoba zatrudniona na zastępstwo nie musi mieć identycznych warunków zatrudnienia jak osoba zastępowana.

Umowa na czas zastępstwa może zostać zawarta na pełny lub niepełny wymiar czasu pracy. Generalnie należy się kierować wymiarem czasu pracy zastępowanej osoby, jednak nie ma wymogu, by umowa na zastępstwo obejmowała identyczny poziom etatu. Pracodawca ma prawo np. uznać – mimo że nieobecny pracownik pracował w pełnym wymiarze czasu pracy – że osoba zastępująca go będzie zatrudniona na pół etatu i będzie wykonywać tylko część obowiązków zastępowanej osoby. Wiązać się to może np. z chęcią powierzenia zastępcy jedynie części obowiązków stałego pracownika, które nie wymagają szczególnego doświadczenia, lub poziomem zaufania do tej osoby itp.

Już jednak bardzo ostrożnie należałoby przyjmować możliwość sytuacji odwrotnej, czyli zatrudnienia zastępcy na wyższy wymiar czasu pracy niż osoby zastępowanej.Zastępstwo oznacza działanie zamiast danej osoby, przejęcie jej obowiązków. Celem zastępstwa jest wypełnianie obowiązków nieobecnego pracownika, a nie obowiązków innych, dodatkowych, w większym zakresie. Trudno mówić o tych cechach umowy wówczas, gdy określałaby ona wymiar czasu pracy zastępcy na znacznie wyższym poziomie niż wymiar czasu pracy osoby zastępowanej. Duża różnica w wymiarze czasu pracy może zostać uznana za zatrudnienie, które nie jest związane z zastępstwem.

Nieznaczne różnice w tym zakresie mogą się obronić np. kwestiami organizacji pracy, koniecznością wprowadzenia nowej osoby do organizacji, założeniem wyższego czasu potrzebnego na realizowanie niezbędnych obowiązków. Można jednak dopuścić różnicę małą, np. 50 proc. wymiaru czasu pracy osoby nieobecnej i maksymalnie 60 proc. wymiaru czasu pracy osoby zastępującej. Absolutnie jednak niedopuszczalne byłoby zatrudnienie zastępcy np. na 4/5 etatu przy 1/2 etatu osoby zastępowanej.

Podobnie należałoby podejść do zakresu wykonywanych zadań. W niektórych przypadkach pracodawca ograniczy ten zakres. Nie zawsze wszystkie zadania realizowane przez nieobecnego pracownika będzie chciał powierzać zastępcy (ma znaczenie waga niektórych zadań, stopień skomplikowania, szczególne zaufanie konieczne dla ich powierzenia itp.). Jest to w pełni dopuszczalne.

Odwrotna sytuacja może jednak prowadzić do uznania, że nie mamy do czynienia z zastępowaniem (robieniem czegoś zamiast kogoś), ale ze zwykłym zatrudnieniem. A to oznaczałoby, że nie jest to umowa na zastępstwo z wszystkimi tego konsekwencjami (np. wliczaniem jej do limitów umów na czas określony).

Warto w tym miejscu także wspomnieć o czasowym powierzeniu innej pracy. Pracodawca na podstawie art. 42 par. 4 k.p. ma możliwość powierzenia pracownikowi poleceniem służbowym na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym innej pracy niż określona w umowie o pracę, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. W takim przypadku nie ma konieczności wypowiedzenia zmieniającego ani zawierania porozumienia zmieniającego z pracownikiem.

Osoba zatrudniona na zastępstwo jest pracownikiem objętym wszystkimi regulacjami prawa pracy. Nie istnieje wyłączenie wprost wskazujące na brak możliwości zastosowania powierzenia innej pracy osobie zastępującej. Musimy jednak ocenić, czy nie stoi to w sprzeczności z celem zawarcia tej umowy i nie zostanie uznane za omijanie przepisów o zawieraniu zwykłych umów na czas określony.

Umowa zawierana jest w celu zastępowania konkretnego pracownika, zatrudnionego do konkretnego rodzaju pracy. Trudno w tym kontekście dopuścić całkowicie swobodne powierzanie osobie zastępującej jakiejkolwiek właściwie innej pracy (z ograniczeniem jedynie ze względu na kwalifikacje pracownika) na okres nawet wielu miesięcy (szczególnie na przełomie roku).

Standardowa ochrona

Stosunek pracy powstały na podstawie umowy na zastępstwo podlega standardowej ochronie wynikającej z prawa pracy. W przypadku gdy pracownik znajduje się w określonej sytuacji, w której objęty jest ochroną szczególną, w pełni znajduje ona zastosowanie przy zatrudnieniu na zastępstwo.

Przykład 7

Uprawnienia pracownicy w ciąży

Zatrudniamy na zastępstwo pracownicę, która zaszła w ciążę. Osoba zastępowana będzie nieobecna jeszcze przez pół roku. Czy pracownica w ciąży podlega ochronie?

Umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Regulacji tej nie stosuje się jednak do umowy zawartej na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. To jedyne odstępstwo od szczególnych regulacji ochronnych odnoszących się do pracownic w ciąży.

W okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu – pracodawca nie może:

1) prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;

2) wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

W okresie ciąży pracownicy pracodawca nie można wypowiedzieć ani rozwiązać zawartej z nią umowy o pracę. Wypowiedzenie jest możliwe tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Pracodawca jest wówczas obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownicę lub pracownika zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę. W razie niemożności zapewnienia w tym okresie innego zatrudnienia pracownicy lub pracownikowi przysługują świadczenia określone w odrębnych przepisach. Okres pobierania tych świadczeń wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Rozwiązanie umowy jest także możliwe, jeśli zachodzą przyczyny uzasadniające zwolnienie dyscyplinarne, a reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Co do zasady zatem nie można wypowiedzieć umowy na zastępstwo wskazanej w pytaniu osobie. Pracownica w ciąży objęta jest również innymi przepisami ochronnymi, m.in. odnoszącymi się do czasu pracy – zakazu pracy powyżej ośmiu godzin, pracy w nocy, pracy w godzinach nadliczbowych.

Ochrona przed wypowiedzeniem wynikać może także z licznych innych regulacji, jest to np. ochrona osób w wieku przedemerytalnym, działaczy związkowych, ochrona podczas pracy w obniżonym wymiarze zamiast wykorzystywania urlopu wychowawczego.

Przykład 8

Radny jako pracownik na zastępstwo

Zatrudniliśmy na zastępstwo pracownika, który, jak się okazało, jest radnym w innej gminie niż ta, w której znajduje się nasza firma. Umowa została zawarta „na okres kolejnych nieobecności” pracownika zastępowanego. Okazuje się, że osoba nieobecna będzie wykorzystywała najprawdopodobniej wszystkie uprawnienia związane z urlopami dla rodziców i może jej nie być przez kilka lat. Chcielibyśmy zakończyć umowę na zastępstwo. Czy ochrona stosunku pracy radnego rozciąga się na umowę na zastępstwo i do tego wykonywaną w innej gminie?

Rozwiązanie stosunku pracy z radnym gminy, powiatu oraz sejmiku województwa wymaga uprzedniej zgody odpowiednio rady gminy, powiatu albo sejmiku województwa, których radny jest członkiem. Rada (sejmik) odmówi zgody na rozwiązanie stosunku pracy z radnym, jeżeli podstawą rozwiązania tego stosunku są zdarzenia związane z wykonywaniem mandatu przez tego radnego. Tak wskazują wszystkie trzy ustawy samorządowe:

  • art. 25 ust. 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1465),
  • art. 22 ust. 2 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 107),
  • art. 27 ust. 2 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 566).

Ochrona obejmuje jednostronne działania pracodawcy zmierzające wprost do zakończenia stosunku pracy lub mogące doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy:

  • wypowiedzenie umowy o pracę,
  • zwolnienie dyscyplinarne,
  • zwolnienie bez wypowiedzenia w związku z przedłużającą się nieobecnością pracownika (dokonane na podstawie art. 53 k.p.).

Ochrona radnych przed zwolnieniem jest wyłączona:

  • w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 411 par. 1 k.p.),
  • w przypadku rozwiązania stosunku pracy na podstawie zwolnienia grupowego przewidzianego w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 61).

Ochrona ta nie została wyłączona ani w żaden sposób ograniczona w odniesieniu do zatrudnienia na zastępstwo. Nie ma także znaczenia miejsce pracy. Wskazany w pytaniu pracownik jest więc chroniony. Rozwiązanie z nim umowy może nastąpić na podstawie porozumienia stron – sugerować można podjęcie próby rozstania się w ten właśnie sposób. Jeżeli jednak pracownik nie wyrazi zgody, to pracodawca będzie musiał wystąpić do rady gminy. Pracodawca zamierzający rozwiązać stosunek pracy z radnym musi poinformować o tym odpowiednio radę, której radnym jest pracownik, wskazując tryb, w jakim ma dojść do zakończenia zatrudnienia, oraz przede wszystkim rzeczywiste powody, jakimi się kieruje. Rada musi ocenić wskazane przez pracodawcę powody. Obligatoryjnie odmówi zgody na rozwiązanie stosunku pracy z radnym, jeżeli podstawą rozwiązania tego stosunku są zdarzenia związane z wykonywaniem przez radnego mandatu. Jeżeli związku tego nie ma (a zapewne w opisanej sytuacji powiązanie takie nie występuje), to rada powinna wyrazić zgodę. Na to wskazuje obecnie konsekwentnie orzecznictwo sądowe. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 28 lutego 2024 r. (sygn. akt III SA/Wr 339/23) stwierdził np., że przepis art. 25 ust. 2 ustawy z 26 marca 1990 r. o samorządzie gminnym powinien być wykładany w ten sposób, iż rada gminy nie może odmówić zgody na rozwiązanie stosunku pracy z radnym, jeżeli podstawą rozwiązania tego stosunku nie są zdarzenia związane z wykonywaniem przez radnego mandatu. W związku z tym rada gminy jest uprawniona do oceny zasadności podstaw rozwiązania z radnym stosunku pracy w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do wykazania, że podane przez pracodawcę przyczyny są pozorne, rzeczywistymi przyczynami są zaś zdarzenia związane z wykonywaniem przez radnego mandatu. Rada nie jest władna do rozstrzygania sporów z zakresu prawa pracy i do oceny (pod tym kątem) okoliczności uzasadniających rozwiązanie stosunku pracy. Są to bowiem kompetencje sądu pracy, przed którym to radny, jak każdy inny pracownik, może wykazywać, że powody rozwiązania z nim stosunku pracy, niezwiązane z wykonywanym mandatem radnego, są niezgodne z prawem i nieuzasadnione. Do kompetencji rady należy natomiast ocena, czy podane przyczyny rozwiązania z radnym stosunku pracy są związane (czy też nie są związane) z wykonywaniem przez niego mandatu radnego.

Zakończenie umowy

Umowa na zastępstwo jako umowa okresowa rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta. Może on być oznaczony w umowie datą albo jako koniec nieobecności osoby zastępowanej (i związany z tym powrót tej osoby do pracy). Z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy ziścił się warunek przewidziany w umowie o pracę na zastępstwo z pracownikiem i jego umowa rozwiązała się z chwilą powrotu do pracy pracownika zastępowanego (postanowienie Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 2012 r., sygn. akt I PK 233/11, Legalis Nr 526700).

Przykład 9

Ustalanie daty końcowej

Zatrudniliśmy pracownika na umowę na zastępstwo za osobę przebywającą na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Urlop kończy się 20 listopada. Kiedy kończy się umowa na zastępstwo? Czy po powrocie osoby zastępowanej zastępca może wykorzystać jeszcze urlop wypoczynkowy?

Jeżeli umowa została zawarta na czas nieobecności pracownika, to kończy się w dniu poprzedzającym powrót osoby zastępowanej do pracy.

Umowa na zastępstwo jest umową okresową. Termin końcowy może zostać określony poprzez wskazanie konkretnej daty. Umowę można zawrzeć także „na czas trwania usprawiedliwionej nieobecności pracownika zatrudnionego na stanowisku...”. Terminem końcowym umowy na zastępstwo jest wówczas zdarzenie przyszłe ‒ data powrotu zastępowanego pracownika do pracy, która może nie być z góry dokładnie znana.

Po powrocie pracownika zastępowanego do pracy umowa na zastępstwo nie może nadal trwać jako taki właśnie typ umowy, gdyż zastępca nikogo już nie zastępuje. Nie ma więc też możliwości wykorzystania urlopu po powrocie zastępowanej osoby do pracy, należy rozliczyć niewykorzystany urlop ekwiwalentem.

Umowa na zastępstwo może być także rozwiązana w każdym innym trybie przewidzianym w przepisach, może również nastąpić jej wygaśnięcie. Możliwe jest więc rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, w drodze wypowiedzenia, rozwiązanie bez wypowiedzenia (zarówno zwolnienie dyscyplinarne, jak i w związku z przedłużającą się nieobecnością) czy też rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, a także w którymś z trybów szczególnych.

Przykład 10

Okres wypowiedzenia

Zatrudniamy pracownika od roku na zastępstwo. Osoba ta przedstawiła nam wyrok sądu przywracający ją do pracy w jakiejś nieznanej nam firmie i oświadczyła, że rozwiązuje za trzy dni umowę. Nie obowiązuje jej miesięczny okres wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony i czas nieokreślony wynosi (art. 36 par. 1 k.p.):

1) dwa tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż sześć miesięcy;

2) miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy;

3) trzy miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej trzy lata.

Nie ma odrębnych regulacji dotyczących umów na zastępstwo, a zatem przy rocznym okresie zatrudnienia faktycznie wypowiedzenie obejmowałoby okres miesiąca. Tutaj jednak nie mamy do czynienia z wypowiedzeniem. Pracownik działa na podstawie art. 48 par. 2 k.p. Pracownik, który otrzymał wypowiedzenie lub został zwolniony bez wypowiedzenia, może odwołać się do sądu, domagając się odszkodowania lub przywrócenia do pracy (jeżeli umowa już została rozwiązana). Jeżeli uzyska przychylny dla siebie wyrok i podejmie pracę po sądowym do niej przywróceniu, a przed przywróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za trzydniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu siedmiu dni od przywrócenia do pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Świadectwo pracy

Zakończenie umowy na zastępstwo pociąga za sobą wszystkie standardowe obowiązki związane z zakończeniem stosunku pracy – wypłatę należnych świadczeń (w tym np. ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy), wydanie świadectwa pracy, a także np. cofnięcie udzielonych pełnomocnictw, jeżeli zatrudnienie wiązało się z ich udzieleniem.

Zakończenie zatrudnienia – niezależnie od trybu rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia – wymaga wydania świadectwa pracy. Dokonuje się tego w ostatnim dniu zatrudnienia, a jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. ‒ Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 896) albo doręcza je w inny sposób.

Świadectwo wydaje się jednak tylko wówczas, gdy pracodawca nie zamierza nawiązać z tym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Dla braku obowiązku wydania świadectwa wystarczający jest sam zamiar zawarcia kolejnego zatrudnienia istniejący w dniu ustania dotychczasowego. Oznacza to, że kolejna umowa o pracę nie musi być zawarta już w dniu ustania zatrudnienia, kolejny stosunek pracy nie musi także rozpoczynać się od kolejnego dnia po ustaniu dotychczasowego.

Przykład 11

Konieczny wniosek pracownika

Umowa na zastępstwo kończy się w piątek. Kolejna umowa (zwykła umowa na czas określony) ma być zawarta w najbliższy wtorek. Czy w tej sytuacji ma zostać wydane świadectwo za pierwszy okres zatrudnienia? W chwili zakończenia pierwszej umowy kolejna nie będzie jeszcze zawarta.

Obowiązek wydania świadectwa pracy w tym przypadku powstaje jedynie wówczas, gdy pracownik złoży o to wniosek. Może być on złożony w każdym czasie – od razu, lecz także np. po półrocznym okresie trwania kolejnego zatrudnienia. Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej i pracodawca nie może w regulacjach wewnętrznych np. dopuszczać wniosku jedynie w formie papierowej. Takie postanowienie ograniczałoby uprawnienia pracownicze i zamiast niego stosowane byłyby nadal regulacje art. 97 par. 11 k.p. (w związku z art. 9 k.p.). Postać papierowa obejmuje formę papierową (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez pracownika), ale mogą to być również kopia dokumentu papierowego, faks, wniosek papierowy niepodpisany.

Postać elektroniczna to dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub potwierdzony profilem zaufanym, ale także zwykły mail, jak również przesłany w jakikolwiek inny sposób za pośrednictwem komunikacji elektronicznej (SMS, komunikator internetowy). Oczywistym zastrzeżeniem powinno jednak być to, że strony powinny dopuszczać taką formę porozumiewania się we wzajemnych kontaktach.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo w ciągu siedmiu dni, przy czym:

  • może ono obejmować jedynie zakończone okresy zatrudnienia,
  • nie może ponownie objąć tych okresów zatrudnienia, za które wcześniej zostało wydane już świadectwo (świadectwa).

Przykład 12

Podstawa prawna rozwiązania umowy

Jak w świadectwie pracy wskazać podstawę prawną rozwiązania umowy, jeżeli była ona zawarta na zastępstwo:

a) stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania czy

b) stosunek pracy wygasł?

Jednym z najistotniejszych elementów świadectwa pracy jest wskazanie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca powinien podać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy lub podstawę wygaśnięcia stosunku pracy.

Z zamieszczonego w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016) pouczenia w sprawie wypełniania wzoru świadectwa wynika, że pracodawca powinien podać jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 231 par. 4 lub 5, art. 30 par. 1, art. 48 par. 2, art. 683, art. 201 par. 2 k.p., a w przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia w trybie art. 30 par. 1 k.p. – dodatkowo wskazać stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie.

Umowa na zastępstwo może zostać zakończona w każdym trybie kodeksowym i pozakodeksowym – wypowiedzenie, zwolnienie dyscyplinarne, porozumienie stron, wygaśnięcie z powodu zgonu pracownika, wygaśnięcie z powodu podjęcia zawodowej służby wojskowej itd. W świadectwie podajemy faktyczny tryb i podstawę prawną zakończenia stosunku pracy.

Jeżeli umowa na zastępstwo ulega zakończeniu z upływem okresu nieobecności zastępowanego pracownika, to jest to rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który została zawarta: „Stosunek pracy ustał w wyniku: a) upływu czasu, na który umowa została zawarta, art. 30 par. 1 pkt 4 k.p.”

Umowa o pracę wygasa w przypadkach określonych w kodeksie pracy oraz w przepisach szczególnych. Są to konkretne sytuacje, w których ustawodawca wyraźnie wskazuje na skutek w postaci wygaśnięcia umowy. W żadnym razie nie obejmuje to powrotu do pracy osoby zastępowanej. ©℗