Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Należy jednak pamiętać, że przepisy te odnoszą się do podmiotów prawnych, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób. W przypadku mniejszych podmiotów, wprowadzenie procedur ochrony sygnalistów jest możliwe, ale nie jest obowiązkowe.

Oto najważniejsze obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy:

  • kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń
  • w jaki sposób można dokonać zgłoszenia (ustnie, pisemnie, osobiście)
  • jak będzie przebiegało postępowanie wyjaśniające
  • w jakim terminie sygnalista otrzyma informację zwrotną.
  • Gwarantowanie poufności: Pracodawca ma obowiązek chronić tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, przed nieuprawnionym ujawnieniem. Dostęp do informacji objętych zgłoszeniem powinny mieć tylko osoby upoważnione.
  • Przeciwdziałanie działaniom odwetowym: Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia, że sygnalista nie poniesie negatywnych konsekwencji z powodu dokonanego zgłoszenia. Zabronione jest jakiekolwiek bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie ze strony pracodawcy, które mogłoby naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzić mu szkodę.
  • Prowadzenie rejestru zgłoszeń: Pracodawca musi prowadzić rejestr wszystkich zgłoszeń wewnętrznych, w którym znajdą się informacje o przedmiocie zgłoszenia, dacie jego wpłynięcia, podjętych działaniach następczych oraz dacie zakończenia sprawy. Dane w rejestrze należy przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  • Upoważnienie osób do obsługi zgłoszeń: Pracodawca powinien wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz zapewnienie poufności.
  • Poinformowanie pracowników o procedurze: Pracodawca ma obowiązek poinformować wszystkich pracowników o istnieniu wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń, a także o przysługujących im prawach. Informacje te powinny być przekazane w sposób jasny i zrozumiały.

Należy pamiętać, że ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców odpowiedzialność za naruszenie jej przepisów. W przypadku niedopełnienia obowiązków pracodawcy grożą kary, w tym kary finansowe.