Polski ustawodawca musi do czerwca 2026 r. wdrożyć przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (zwanej „dyrektywą w sprawie jawności wynagrodzeń”).
Chociaż polski projekt przepisów nie ujrzał jeszcze światła dziennego i nie jest nawet znany termin wdrożenia dyrektywy, to pracodawcy nie powinni lekceważyć tego tematu. Już teraz warto sprawdzić, na ile firma jest przygotowana do wdrożenia polskich regulacji. Wykonanie niektórych obowiązków nakładanych na pracodawców w dyrektywie może być procesem długotrwałym i złożonym.
Struktury wynagrodzeń
Takim problematycznym przepisem może się okazać regulacja o strukturach wynagrodzeń. Na mocy przepisów dyrektywy wszyscy pracodawcy będą musieli je mieć. Tymczasem wprowadzenie struktury wynagrodzeń wymaga m.in. zidentyfikowania obowiązków na wszystkich stanowiskach, dokonania wartościowania tych stanowisk i ich porównania, przypisania stanowiskom odpowiednich wynagrodzeń, zgodnych z normami rynkowymi, a nawet, w niektórych wypadkach, wręczenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających.
Nie wystarczy zatem przygotowanie prostej siatki stanowisk z widełkami płac. Proces wdrażania struktury wynagrodzeń może trwać nawet kilkanaście miesięcy. Nie warto zatem czekać z rozpoczęciem przygotowań do momentu wejścia w życie polskich przepisów.
Stosowane kryteria
Ze strukturami wynagrodzeń jest powiązany obowiązek zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określania poziomów wynagrodzeń i progresji płac (podwyżek). Pracodawca będzie zobowiązany do upublicznienia stosowanych kryteriów, np. przy dokonywaniu podwyżek wynagrodzenia. Ustawodawca unijny wskazuje następujące możliwe kryteria: wykształcenie, kwalifikacje, umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy. Możliwe jest jednak zastosowanie innych kryteriów, jeśli mają one znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku.
Dlaczego już teraz pracodawcy powinni sprawdzić, jakie kryteria są stosowane w firmie? Przede wszystkim warto przeanalizować, czy stosowane kryteria są adekwatne do specyfiki danego zakładu pracy, np. często stosowane kryterium stażu pracy może przy wykonywaniu pewnych obowiązków nie mieć żadnego znaczenia. Pracodawcy powinni też pamiętać, że kryteria to nie tylko teoretyczny zapis w wewnętrznych przepisach, lecz także praktyczne narzędzie wykorzystywane np. w procesach podwyżkowych.
To menedżerowie bardzo często podejmują wstępne decyzje dotyczące wysokości podwyżek podległych im pracowników. Dlatego koniecznie należy się przyjrzeć, jak korzystają z kryteriów i czy nie dochodzi do nadużyć. Jest jeszcze czas, żeby wprowadzić zmiany nie tylko w kwestii samych kryteriów, lecz całego procesu zmiany wynagrodzeń tak, by był on transparentny dla pracowników i by przełożeni wiedzieli, w jaki sposób powinni oceniać swoich podwładnych.
Luka płacowa
Zgodnie z przepisami dyrektywy w sprawie jawności wynagrodzeń po raz pierwszy pracodawcy będą zobowiązani do raportowania luki płacowej w czerwcu 2027 r. Wydawać by się mogło, że nie ma obecnie konieczności zajmowania się tą kwestią. Jednak firmy już teraz powinny sprawdzić, czy luka płacowa u nich występuje.
Oprócz luki płacowej ze względu na płeć pracodawcy będą zobowiązani do raportowania:
■ luki płacowej ze względu na płeć w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
■ mediany luki płacowej ze względu na płeć,
■ mediany luki płacowej w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
■ odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
■ odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia,
■ luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających bądź zmiennych.
Informację wskazaną w ostatnim punkcie pracodawcy będą mieli obowiązek przekazać również wszystkim swoim pracownikom i przedstawicielom pracowników, a na wniosek – także inspekcji pracy oraz organowi ds. równości. Również na wniosek pracodawcy powinni przekazać tę informację z poprzednich czterech lat, jeśli oczywiście jest dostępna. Już samo to powinno zmobilizować pracodawców do zweryfikowania, czy luka płacowa rzeczywiście u nich występuje.
Ponadto jeżeli się okaże, że w zakładzie pracy są jakieś nierówności w wynagrodzeniu ze względu na płeć, to jest jeszcze czas, aby je wyrównać bez nagłego zwiększania budżetu. Jeżeli badanie luki płacowej pierwszy raz nastąpi dopiero w 2027 r., to jego wyniki mogą być dla osób zarządzających w firmie sporym zaskoczeniem. Nie można też zapomnieć o możliwym uszczerbku wizerunkowym, jeśli informacja o występowaniu luki płacowej dostanie się do wiadomości opinii publicznej.
Informacja o poziomie wynagrodzenia
Dyrektywa wymaga również od pracodawców przekazywania pracownikom informacji o indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnim poziomie wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Ten wymóg zacznie obowiązywać w czerwcu 2026 r.
Dlaczego więc już teraz pracodawcy powinni zainteresować się tą kwestią? Otóż to uprawnienie może się dla nich okazać najbardziej problematyczne. Pozwala ono bowiem na wgląd w wynagrodzenia z poziomu jednostki (a nie widełek wynagrodzeń) i może wskazywać też na nieprawidłowości inne niż te wynikające z podziału na płeć. Przykładowo – na różnicowanie wynagrodzeń w ramach regionalizacji czy na otrzymywanie niższego wynagrodzenia przez pracownika z dłuższym stażem w porównaniu z wynagrodzeniami pracowników ze stażem krótszym.
Dlatego warto sprawdzić, jak kształtują się wynagrodzenia w firmie nie jako średnie na danych stanowiskach, lecz jako indywidualne wynagrodzenia konkretnych pracowników z analizą powodów, dla których pracownicy na takich samych lub porównywalnych stanowiskach otrzymują różne pensje. Ten proces również może być nie tylko długotrwały, lecz także pracochłonny.
Ponadto dyrektywa przewiduje zakaz wprowadzania do umowy o pracę takich przepisów, które uniemożliwiają pracownikom ujawnianie informacji o ich płacy (na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń). Pracodawcy powinni zatem przeanalizować zapisy w stosowanych u siebie wzorach umów o pracę i w razie potrzeby wprowadzić zmiany.
Proces rekrutacyjny
Należy też sprawdzić, jak wygląda proces rekrutacyjny, zwłaszcza jeśli jest on przeprowadzany przez firmy zewnętrzne. Zmiany, które wprowadza dyrektywa w sprawie jawności w tym zakresie, to obowiązki: wskazywania nazw stanowisk w sposób neutralny pod względem płci oraz przekazania kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, np. w wiadomości o rekrutacji czy w e-mailu przesłanym przed rozmową kwalifikacyjną z konkretnym kandydatem.
Należy też pamiętać o zakazie zadawania pytań kandydatom na temat ich wynagrodzenia na obecnym lub na poprzednich stanowiskach. Im szybciej pracodawcy zweryfikują przebieg procesów rekrutacyjnych, tym szybciej będą mogli wprowadzić ewentualne zmiany. Podobnie jak w przypadku wcześniej omawianych kwestii moment podjęcia działań odgrywa zasadniczą rolę – im później pracodawca rozpocznie proces sprawdzania, czy jest przygotowany do obowiązywania przepisów dyrektywy, tym mniej czasu będzie miał na ewentualną reakcję. ©℗
Dyrektywa w sprawie jawności wynagrodzeń – co pracodawca powinien sprawdzić już teraz