Może on przewidywać dla sygnalisty nawet nagrodę pieniężną albo dodatkowy dzień wolny od pracy. Ma to wzmocnić motywację pracowników, aby w ten sposób informowali o łamaniu prawa.
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.) przewiduje dla pracodawcy fakultatywną możliwość wprowadzenia systemu zachęt do korzystania przez pracowników z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Decyzja o wprowadzeniu takiego systemu może przyczynić się do budowania dobrej kultury organizacyjnej, zwiększenia jej efektywności i budowy renomy pracodawcy. Kluczowe jednak jest właściwe podejście do tego rozwiązania.
Różne modele
Przykładem systemu wynagradzania sygnalistów za zgłoszenie naruszenia prawa mogą być rozwiązania stosowane w Stanach Zjednoczonych. Jednym z nich jest stworzony przez Amerykańską Komisję Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) program dla sygnalistów, który ma zachęcać do zgłaszania informacji o możliwych naruszeniach federalnych przepisów dotyczących papierów wartościowych. Z informacji, jakie podaje SEC, wynika, że do końca roku podatkowego 2023 w ramach programu przyznano łącznie niemal 2 mld dol. prawie 400 sygnalistom. Analogiczne programy wprowadziły np. Komisja Obrotu Kontraktami Terminowymi oraz Amerykański Urząd Skarbowy.
Wszystko, co trzeba wiedzieć o sygnalistach…
Zgodnie z motywem 47 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L z 2019 r. L 305, s. 17) skuteczność wykrywania naruszeń prawa UE i zapobiegania im związana jest z szybkim dotarciem odpowiednich informacji do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania go oraz uprawnieniami do jego rozwiązania, o ile jest to możliwe. Aby zapewnić skuteczność wykrywania naruszeń, należy zachęcać zatrudnione osoby, by korzystały w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów zgłoszeń swojemu pracodawcy, jeżeli mogą z nich korzystać, i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Jak widać, w przeciwieństwie do rozwiązań chociażby amerykańskich system zachęt w rozumieniu unijnego ustawodawcy ma odmienny charakter. Ma on bowiem przede wszystkim zapewnić sygnalistę o skuteczności funkcjonującej w danej organizacji procedury zgłoszeń.
Element fakultatywny
Wprowadzenie systemu zachęt do polskiej ustawy było przedmiotem długiej dyskusji. W pierwotnej wersji projekt nie zakładał określenia takiego systemu. W kolejnych wersjach podejście do jego funkcjonowania zmieniało się diametralnie. W trzecim projekcie ustawy zdecydowano się nawet na włączenie systemu zachęt do obligatoryjnych, a nie fakultatywnych elementów procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Ostatecznie przyjęta w Polsce u.o.s. wprowadziła system zachęt jako fakultatywny element procedury zgłoszeń wewnętrznych, dając tym samym wybór pracodawcom zarówno co do wprowadzenia takiego systemu, jak i określenia, w jaki sposób będzie on działał. Artykuł 25 ust. 2 pkt 4 u.o.s. stanowi, że procedura ta może dodatkowo objąć określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taką możliwość przewiduje, gdy:
- naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego;
- sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Wątpliwości etyczne
System zachęt może jednak budzić pewne wątpliwości. Z jednej strony to jasne przesłanie skierowane do sygnalistów, że ich działalność jest wymagana i potrzebna. To także sygnał, że pracodawcy poważnie podchodzą do osób zgłaszających naruszenia, a uzyskane od nich informacje to cenne źródło wiedzy o naruszeniach i szansa na zapobieganie im w przyszłości. Z drugiej strony przyjęcie modelu, w którym przyznaje się nagrody finansowe, niesie ryzyko wypaczenia założeń, jakie przyświecały ustawodawcom unijnemu i polskiemu. A było nim przede wszystkim budowanie poprzez ustawę poczucia obowiązku zgłaszania naruszeń i stania na straży dobra publicznego.
Systemy zachęt mogą budzić wątpliwości także co do motywacji sygnalistów. Osoby, które decydują się zgłosić naruszenie prawa, powinny to robić z poczucia obowiązku, a nie dlatego, że upatrują w tym szansy na dodatkowy zarobek.
Ponadto obawy co do zasadności systemów opartych na nagrodach pieniężnych mogą budzić także kwestie związane z kosztami prowadzenia takich programów.
Dlatego tworząc taki system, jak również przedstawiając go zatrudnionym, pracodawca powinien podkreślić, że nie chodzi w nim o płacenie za dokonanie zgłoszenia. Ma być to promocja dobrej komunikacji i zapewnienie sygnalisty, że jego zgłoszenie naruszenia prawa odniesie skutek. Również dla samych pracodawców ma to być motywacja, aby wprowadzać jak najlepsze procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Podsumowanie
Nie ulega wątpliwości, że skuteczne wdrożenie systemów zachęt w organizacjach to duże wyzwanie. Wiedza o tym, jak zachęcać do zgłaszania nieprawidłowości, jest ważna z punktu widzenia m.in. etyki biznesowej. To znak, że praco dawcy z powagą traktują informacje o naruszeniach prawa i chcą im zapobiegać. Warto zatem zastanowić się nad dobraniem takiej zachęty, która nie będzie budzić wątpliwości etycznych. W zależności od organizacji dodatkowy dzień wolny może być lepszym rozwiązaniem niż nagroda pieniężna. Warto wnikliwie przeanalizować, czy i ewentualnie w jakiej formie chcemy promować odpowiednie postawy wśród naszych pracowników.
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”
Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”
!Ustawa przewiduje możliwość, ale nie obowiązek wprowadzenia systemu zachęt dla sygnalistów. Nie ogranicza również pracodawcy w wyborze rodzaju zachęt. Może to być zatem także nagroda pieniężna.