Kontrola urzędu skarbowego może uzasadniać odwołanie pracownika z urlopu

Urząd skarbowy poinformował mnie, że przeprowadzi kontrolę w mojej firmie. Czy w związku z tym mogę odwołać pracownika z 20-dniowego urlopu, który rozpoczął się dzień przed doręczeniem mi informacji o kontroli? To pracownik merytoryczny działu księgowego odpowiadający za dokumentację finansową. Wiem, że pojechał z rodziną na wycieczkę zagraniczną.

Aby odpowiedzieć na zadane pytanie, trzeba zwrócić uwagę na sposób zawiadamiania przedsiębiorcy (pracodawcy) o kontroli. Z art. 48 prawa przedsiębiorców wynika, że organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Można się zatem spodziewać, że w opisywanej sytuacji kontrola rozpocznie się w trakcie urlopu pracownika.

Następnie trzeba odwołać się do przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.) dotyczących prawa do odpoczynku. Zgodnie z art. 14 k.p. pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Na szczególną jednak uwagę zasługuje art. 167. W myśl par. 1 pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Zatem ustawodawca dopuszcza możliwość odwołania pracownika z urlopu, ale musi to być uzasadnione nieprzewidzianymi okolicznościami. W sytuacji gdy te okoliczności byłyby znane przed jego rozpoczęciem, to pracodawca mógłby przesunąć urlop. Zgodnie z art. 164 k.p. przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Konieczne jednoznaczne oświadczenie

W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia jednoznacznego oświadczenia woli w sposób pozwalający pracownikowi zapoznać się z jego treścią (art. 167 par. 1 w związku z art. 300 k.p. i art. 61 kodeksu cywilnego). Wymogu tego nie spełnia wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej do komunikacji między stronami stosunku pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16).

Na uwagę zasługuje komentarz do art. 167 (W. Muszalski, K. Walczak [red.] „Kodeks pracy. Komentarz”. Warszawa 2024). Autorzy komentarza wskazali, że podejmując decyzję o odwołaniu pracownika z urlopu, pracodawca musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu części poniesionych przez pracownika kosztów urlopu, tj. takich, które pozostają „w bezpośrednim związku” z odwołaniem. Do takich kosztów należą wydatki poniesione przez pracownika w związku z zamiarem spędzenia urlopu poza miejscem zamieszkania, ale tylko w części proporcjonalnej do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania. Do kosztów podlegających zwrotowi wlicza się również faktycznie poniesione koszty podróży do miejsca spędzania urlopu i z powrotem, a w przypadku gdy pracownik ich nie udokumentował – zwrotowi podlegają koszty obliczone zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych. Jeśli pracownik w związku z odwołaniem powrócił z urlopu wraz z rodziną, kosztami pozostającymi w bezpośrednim związku z odwołaniem będą również wydatki, o których mowa powyżej, przypadające na członków rodziny.

Podsumowanie

Pracodawca musi się liczyć zatem z tym, że odwołanie pracownika z urlopu może wiązać się z poważnymi skutkami finansowym. Będzie on bowiem zmuszony zwrócić wydatki poniesione na wypoczynek nie tylko samego pracownika, ale również członków jego rodziny. Skoro pracodawca chce odwołać pracownika z urlopu już w zasadzie pierwszego dnia, konieczne będzie zwrócenie całej kwoty, jaką pracownik wydał na zakup wycieczki i ewentualnie dodatkowe koszty, gdyby powrót do kraju tego wymagał.

Samo odwołanie z urlopu w związku z zawiadomieniem o kontroli należy uznać za zasadne. Pracodawca nie wiedział o niej wcześniej, a jak wynika z opisu sytuacji, obecność pracownika jest niezbędna w trakcie kontroli. ©℗