Termin „zapisania” nowo zatrudnionego pracownika do PPK zależy od jego stażu pracy. Jednak nie tylko obecnego. Pracodawca musi wziąć bowiem pod uwagę także wcześniejsze okresy zatrudnienia tej osoby i to nie tylko u siebie.
Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Konkretny termin, w którym pracodawca „zapisuje” pracownika do PPK, zależy od pracodawcy. Ważne, aby zmieścił się w podanych wyżej ramach czasowych. Wiedząc o tym, pracodawcy często „zapisują” zatrudnione u nich osoby do PPK w ostatnim dniu terminu wynikającego z ustawy o PPK. Powinni jednak pamiętać, że termin ten - ze względu na sposób ustalania stażu pracy wymaganego do „zapisania” pracownika do PPK - ulega czasami znacznemu skróceniu.
Poprzednie zatrudnienie
Do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się bowiem okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną.
Oznacza to, że zatrudniając nowego pracownika czy np. zleceniobiorcę należy zawsze sprawdzić, czy osoba ta - w ciągu ostatnich 12 miesięcy - nie była już zatrudniona w danym podmiocie. Jeśli okazałoby się, że tak - okres jej poprzedniego zatrudnienia należy uwzględnić przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego do „zapisania” danej osoby do PPK.
Przykład: Pracodawca 3 czerwca 2024 r. zatrudnił nowego pracownika. Wcześniej, w okresie od 1 lutego do 30 kwietnia (90 dni), osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie na podstawie umowy zlecenia (podlegała z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Oznacza to, że pracodawca może „zapisać” pracownika do PPK już pierwszego dnia jego zatrudnienia, czyli 3 czerwca, przy czym najpóźniej ma obowiązek to zrobić 10 lipca.
Praca w innych firmach
Zdarza się, że ustalając staż wymagany do „zapisania” pracownika do PPK pracodawca zobowiązany jest wziąć pod uwagę nie tylko okres zatrudnienia danej osoby u siebie, ale także okres zatrudnienia w innym podmiocie zatrudniającym. Będzie tak, jeżeli z mocy odrębnych przepisów dany pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę. Takim odrębnym przepisem jest np. art. 23[1] kodeksu pracy.
Przykład. Spółka z o.o., mająca wdrożony program PPK, od 1 lipca br. wydzierżawi zakład produkcyjny innego podmiotu, co spowoduje przejęcie dziesięciu pracowników, na zasadach określonych w art. 23[1] k.p. Spółka będzie miała obowiązek zawrzeć w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK w terminie ustalonym zgodnie z art. 16 ust. 1 i 2 ustawy o PPK. Spółka przyjęła zasadę, że zawiera umowy o prowadzenie PPK w najszybszym możliwym terminie (po 14 dniach zatrudnienia). A zatem jeżeli 1 lipca przejęci pracownicy będą mieli już co najmniej 14-dniowy okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy, spółka będzie mogła „zapisać” ich do PPK już w tym dniu.
Nie każde zatrudnienie trzeba uwzględniać
Do okresu zatrudnienia, o którym mowa w art. 16 ustawy o PPK, nie wlicza się okresów zatrudnienia, podczas których osoba zatrudniona podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym ani okresów zatrudnienia na podstawie innego tytułu do ubezpieczeń niż tytuły wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym oraz osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym na podstawie innych tytułów niż wymienione w katalogu z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK nie spełniają bowiem definicji osoby zatrudnionej, do której odwołuje się art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK, definiujący okres zatrudnienia
Przykład: Od 12 lipca br. pracodawca zatrudnił, na podstawie umowy o pracę, osobę, która w ciągu ostatnich 12 miesięcy była u niego dwa razy zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, przy czym tylko z tytułu pierwszej umowy zlecenia (trwającej 60 dni) podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a z tytułu drugiej (trwającej 40 dni) - już nie. W takim przypadku, przy ustalaniu okresu zatrudnienia nowego pracownika, potrzebnego do zawarcia dla niego umowy o prowadzenie PPK, należy uwzględnić 60 dni zatrudnienia na postawie pierwszej umowy zlecenia.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 427).
Małgorzata Jankowska ekspert PFR Portal PPK
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu