Kiedy trzeba zapisać nowo zatrudnioną osobę do PPK?

Termin „zapisania” nowo zatrudnionego pracownika do PPK zależy od jego stażu pracy. Jednak nie tylko obecnego. Pracodawca musi wziąć bowiem pod uwagę także wcześniejsze okresy zatrudnienia tej osoby i to nie tylko u siebie.

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną. Konkretny termin, w którym pracodawca „zapisuje” pracownika do PPK, zależy od pracodawcy. Ważne, aby zmieścił się w podanych wyżej ramach czasowych. Wiedząc o tym, pracodawcy często „zapisują” zatrudnione u nich osoby do PPK w ostatnim dniu terminu wynikającego z ustawy o PPK. Powinni jednak pamiętać, że termin ten - ze względu na sposób ustalania stażu pracy wymaganego do „zapisania” pracownika do PPK - ulega czasami znacznemu skróceniu.

Poprzednie zatrudnienie

Do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się bowiem okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną.

Oznacza to, że zatrudniając nowego pracownika czy np. zleceniobiorcę należy zawsze sprawdzić, czy osoba ta - w ciągu ostatnich 12 miesięcy - nie była już zatrudniona w danym podmiocie. Jeśli okazałoby się, że tak - okres jej poprzedniego zatrudnienia należy uwzględnić przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego do „zapisania” danej osoby do PPK.

Przykład: Pracodawca 3 czerwca 2024 r. zatrudnił nowego pracownika. Wcześniej, w okresie od 1 lutego do 30 kwietnia (90 dni), osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie na podstawie umowy zlecenia (podlegała z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Oznacza to, że pracodawca może „zapisać” pracownika do PPK już pierwszego dnia jego zatrudnienia, czyli 3 czerwca, przy czym najpóźniej ma obowiązek to zrobić 10 lipca.

Praca w innych firmach

Zdarza się, że ustalając staż wymagany do „zapisania” pracownika do PPK pracodawca zobowiązany jest wziąć pod uwagę nie tylko okres zatrudnienia danej osoby u siebie, ale także okres zatrudnienia w innym podmiocie zatrudniającym. Będzie tak, jeżeli z mocy odrębnych przepisów dany pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę. Takim odrębnym przepisem jest np. art. 23[1] kodeksu pracy.

Przykład. Spółka z o.o., mająca wdrożony program PPK, od 1 lipca br. wydzierżawi zakład produkcyjny innego podmiotu, co spowoduje przejęcie dziesięciu pracowników, na zasadach określonych w art. 23[1] k.p. Spółka będzie miała obowiązek zawrzeć w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK w terminie ustalonym zgodnie z art. 16 ust. 1 i 2 ustawy o PPK. Spółka przyjęła zasadę, że zawiera umowy o prowadzenie PPK w najszybszym możliwym terminie (po 14 dniach zatrudnienia). A zatem jeżeli 1 lipca przejęci pracownicy będą mieli już co najmniej 14-dniowy okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy, spółka będzie mogła „zapisać” ich do PPK już w tym dniu.

Nie każde zatrudnienie trzeba uwzględniać

Do okresu zatrudnienia, o którym mowa w art. 16 ustawy o PPK, nie wlicza się okresów zatrudnienia, podczas których osoba zatrudniona podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym ani okresów zatrudnienia na podstawie innego tytułu do ubezpieczeń niż tytuły wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym oraz osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym na podstawie innych tytułów niż wymienione w katalogu z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK nie spełniają bowiem definicji osoby zatrudnionej, do której odwołuje się art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK, definiujący okres zatrudnienia

Przykład: Od 12 lipca br. pracodawca zatrudnił, na podstawie umowy o pracę, osobę, która w ciągu ostatnich 12 miesięcy była u niego dwa razy zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, przy czym tylko z tytułu pierwszej umowy zlecenia (trwającej 60 dni) podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a z tytułu drugiej (trwającej 40 dni) - już nie. W takim przypadku, przy ustalaniu okresu zatrudnienia nowego pracownika, potrzebnego do zawarcia dla niego umowy o prowadzenie PPK, należy uwzględnić 60 dni zatrudnienia na postawie pierwszej umowy zlecenia.

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.

Podstawa prawna:

• ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 427).