Płatnicy mają problemy z korektą składki zdrowotnej

Płatnik, który chce poprawić rozliczenie w ZUS, może to zrobić tylko przez krótki okres. Jeśli się spóźni, z wyeliminowaniem błędu musi poczekać na ZUS. A w tym czasie narastają mu odsetki za zwłokę.

Polski Ład wciąż odbija się czkawką. I po raz kolejny problemy dotyczą składki zdrowotnej. W ostatnim czasie do DGP docierają sygnały od przedsiębiorców, którzy alarmują o braku możliwości dokonania korekty tej składki. Problem są przepisy wprowadzone w ramach tzw. Polskiego Ładu 1.0 (Dz.U. z 2021 r. poz. 2105). Są skrajnie niekorzystne dla osób prowadzących pozarolniczą działalność. Zmienione zasady korygowania składki zdrowotnej, choć obowiązują od początku stycznia 2022 r., dla wielu wciąż okazują się niejasne. Z kolei wyjaśnienia ZUS, zawarte na stronie internetowej czy te uzyskiwane na infolinii, eksperci i przedsiębiorcy uznają za niepełne. Dlatego poprosiliśmy ZUS o dodatkowe wskazówki (patrz: ramka), ale i one nie rozwiewają wszystkich wątpliwości.

Stare błędy

Mimo że przepisy obowiązują od 2022 r., to wielu płatników dopiero teraz staje przed dylematem, w jaki sposób poprawnie dokonać korekty, bo np. dopiero teraz zauważają błąd w rozliczaniu składki za poprzednie lata. Teoretycznie takie błędy powinien wychwycić sam ZUS dzięki współpracy z Krajową Administracją Skarbową. Przypadki naszych czytelników dowodzą jednak, że efekty tej współpracy nie od razu przekładają się na zmianę rozliczenia. A zanim ona nastąpi, czas działa na niekorzyść przedsiębiorcy – rosną mu bowiem odsetki od nieterminowej płatności.

– Dopiero w tym roku płatnicy w pełni dostrzegają konsekwencje zmian wprowadzonych w 2022 r., które uzależniają wysokość składki zdrowotnej od osiągniętej kwoty przychodów i dochodów oraz wybranej formy opodatkowania. Ci, którzy z początkiem roku chcieli dokonać korekty dokumentów za 2022 r., spotkali się z odmową z uwagi na upływ terminu – zauważa Wiktoria Cieśla, ekspertka prawa pracy Konsorcjum Prawno-Doradczego FOURLEX.

W połowie ubiegłego roku możliwość dokonywania korekt w programie Płatnik została bowiem zablokowana.

Za krótki czas

Przed Polskim Ładem osoby prowadzące pozarolniczą działalność mogły korygować swoje błędy w zasadzie bezterminowo, choć po upływie przedawnienia należności było to już bezcelowe. Natomiast od 2022 r. przepisy przewidują bardzo krótki czas na korektę dokumentów z rozliczeniem miesięcznym. W odniesieniu do składki za rok 2023 można je skorygować najpóźniej do 1 lipca 2024 r. (jeśli nie było wniosku o zwrot nadpłaty – patrz: ramka). Czyli w przypadku, gdy np. poprawiamy składkę za grudzień 2023 r., możemy to zrobić tylko przez pół roku. Więcej czasu, bo pięć lat, jest natomiast na korektę rocznego rozliczenia. Dla wielu osób, które chcą skorygować ubiegły rok, termin więc jeszcze nie upłynął. W dużo gorszej sytuacji są natomiast ci, którzy po czasie zauważyli swój błąd w rozliczeniu za 2022 r. Korekty rozliczeń miesięcznych za ten rok mogli składać najpóźniej do 30 czerwca 2023 r. I dlatego program Płatnik obecnie może nie pozwolić im dokonać korekty rozliczenia rocznego – w niektórych przypadkach system wskazuje na błąd krytyczny. Aby skorygować rozliczenie roczne, trzeba by najpierw zrobić korekty dokumentów miesięcznych, a to jest już niemożliwe. Tym samym elektroniczna korekta rozliczenia rocznego ze strony przedsiębiorcy też jest niemożliwa, mimo że teoretycznie można ją zrobić przez pięć lat. Teoretycznie pozostaje więc droga papierowa – a ta według obowiązującego prawa jest zastrzeżona dla płatników, którzy rozliczają składki za pięć lub mniej osób.

– Brakuje wyraźnych wytycznych, jakie działania powinni podjąć płatnicy, którzy dostrzegą nieprawidłowości w złożonych dokumentach, a termin na skorygowanie składki zdrowotnej w dokumentach miesięcznych za dany okres już upłynął – zauważa Wiktoria Cieśla.

Skala i liniowy

To, jak korygowanie błędów działa dziś w praktyce, pokazuje poniższy przykład, wzorowany na przypadku czytelnika DGP. Płatnik od początku prowadzonej działalności rozliczał PIT na zasadach ogólnych według skali podatkowej. W wyniku popełnionego błędu, przez cały rok 2022 składał miesięczne raporty do ZUS, wpisując dochód w rubrykę dotyczącą podatku liniowego. W ten sposób wykazywał zaniżoną składkę zdrowotną liczoną w wysokości 4,9 proc. od dochodu zamiast 9 proc. Gdy zorientował się, że popełnił błąd, chciał skorygować raport, w którym dokonał rocznego rozliczenia. Niestety zarówno program Płatnik, jak i PUE ZUS uniemożliwiły dokonanie korekty w ten sposób. Na podstawie składanych miesięcznie raportów program stworzył w swojej bazie kartotekę płatnika, w której znajdują się dane dotyczące dochodów i składki zdrowotnej dla podatku liniowego. I kiedy, dokonując rozliczenia rocznego, płatnik wpisywał poprawnie dane w miejsce przeznaczone na składki liczone na zasadach ogólnych – podatek według skali, program wskazywał błąd krytyczny, który uniemożliwia wysyłkę dokumentu. Okazało się też, że nie jest już możliwe skorygowanie miesięcznych raportów z uwagi na upływ terminu (30 czerwca 2023 r.). W tej sytuacji płatnik podjął decyzję o złożeniu raportów rozliczeniowych w wersji papierowej, pomimo że nie ma formalnie takiej możliwości, bo wraz ze swoim rozliczeniem przekazuje raporty miesięczne za 11 zatrudnionych pracowników, a raporty w wersji papierowej składać mogą tylko płatnicy zatrudniający pięć lub mniej osób.

Postępowanie wyjaśniające

Na prośbę DGP Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnił, że w takiej sytuacji powinno zostać skorygowane rozliczenie roczne. „Z uwagi na to, że w danych miesięcznych w ZUS nadal będzie wykazana forma opodatkowania – podatek liniowy, płatnik nie będzie mógł wysłać korekty dokumentu za kwiecień 2023 r. uwzględniającego roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 r. dla zasad ogólnych z programu Płatnik/ePłatnik. W takim przypadku płatnik powinien poinformować ZUS o zaistniałej pomyłce oraz przekazać dane niezbędne do ustalenia przez organ rentowy rocznej podstawy i składki za rok 2022 dla formy opodatkowania – zasady ogólne (informację o tym, jaki osiągnął za 2022 r. dochód dla skali podatkowej, który stanowi roczną podstawę wymiaru). Na tej podstawie ZUS sporządzi korektę rocznego rozliczenia, o czym płatnik będzie poinformowany. Jeżeli w urzędzie skarbowym rozliczenie podatkowe za rok 2022 zostało złożone dla formy opodatkowania – zasady ogólne, ZUS otrzymał informacje z Krajowej Administracji Skargowej o rozbieżności co do formy opodatkowania, na podstawie których powinno być wszczęte postępowanie wyjaśniające” – wskazuje organ rentowy.

ZUS nie wyjaśnia jednak, w jakiej formie należy poinformować ZUS o pomyłce.

– Płatnik może skierować pismo informacyjne do zakładu zarówno za pośrednictwem poczty tradycyjnej, jak i PUE ZUS – podpowiada dr Paweł Łuczak, adiunkt na Uniwersytecie Łódzkim.

Z wyjaśnień, które publikujemy obok w ramce, również wynika, że organ rentowy w takiej sytuacji wszczyna postępowanie wyjaśniające, które może zakończyć się sporządzeniem przez ZUS korekty.

– Mam wiele wątpliwości. Przepisy dopuszczają możliwość przekazania korekty rocznego rozliczenia w ciągu pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek, nie precyzując jednak, w jaki sposób przedsiębiorca powinien dokonać takiej korekty – wskazuje Wiktoria Cieśla. Jak podkreśla ekspertka, sytuacja, w której przeciwko płatnikowi, pomimo samodzielnego dostrzeżenia nieprawidłowości, zostanie wszczęte postępowanie wyjaśniające, jest – jej zdaniem – wysoce niekorzystna. – Każdy kolejny dzień opóźnienia pociąga za sobą obowiązek zapłaty wyższych odsetek – zauważa. Trudno też stwierdzić, jakie konsekwencje poniosą płatnicy w związku z niedokonaniem korekty w wyznaczonym terminie. – Niemniej jednak uważam, że płatnicy, którzy poinformują ZUS o nieprawidłowościach, nie powinni być obciążeni dodatkowymi sankcjami, tj. grzywną czy opłatą dodatkową – stwierdza.

– Jeżeli z korekty rocznego rozliczenia będzie wynikała konieczność dopłaty składki, płatnik zobowiązany będzie niezwłocznie uiścić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę – dodaje dr Łuczak.

Korekta PIT

Podobnie ZUS wyjaśnia, co zrobić w przypadku, gdy podatnik złoży do skarbówki korektę zeznania rocznego PIT w zakresie uzyskanego dochodu lub uzyskanych przychodów (w wyniku czego trzeba będzie dopłacić składkę zdrowotną). W takiej sytuacji, jak tłumaczy ZUS, należy złożyć korektę rocznego rozliczenia z uwzględnieniem nowych danych dotyczących kwoty przychodu lub dochodu (w zależności od formy opodatkowania).

– Podczas sporządzania korekty rocznego rozliczenia nie należy zmieniać wykazanej w pierwotnym rozliczeniu kwoty należnych składek wykazanych w dokumentach miesięcznych. Korekta ta będzie podlegała wyjaśnieniu w ZUS. Po potwierdzeniu w KAS sporządzenia korekty zeznania podatkowego, korekta zostanie zaksięgowana na koncie płatnika. Brakującą składkę należy niezwłocznie uiścić wraz z odsetkami za zwłokę – wyjaśnia organ rentowy. ©℗