Zgoda na potrącenia z pensji musi być wyraźna

Pracownik odchodzi z pracy z końcem miesiąca. Oddał już służbowy sprzęt, w tym laptopa. Po wstępnych oględzinach okazało się, że w komputerze jest uszkodzona matryca. Nie podpisywaliśmy z pracownikiem umowy o odpowiedzialności materialnej, ale złożył on oświadczenie, że poniesie koszty naprawy. Koszty te zostaną jednak dopiero oszacowane przez serwis. Czy po uzyskaniu wyceny z serwisu możemy dokonać potrącenia z ostatniej pensji pracownika?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy odwołać się do przepisów kodeksu pracy, tj. art. 87 i art. 91 k.p. I tak w art. 87 par. 1 k.p. postanowiono m.in., że z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
• w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Natomiast z art. 91 k.p. wynika, że należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i par. 7 (kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. W przypadkach określonych w par. 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• określonej w art. 871 par. 1 pkt 1 k.p., tj. minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
• 80 proc. kwoty określonej w art. 871 par. 1 pkt 1 – przy potrącaniu innych należności niż określone w pkt 1.

Forma ustna i blankietowa jest niewłaściwa

W dotychczasowym orzecznictwie sądowym w jednolity sposób akcentowano, że do wynagrodzenia w zatrudnieniu można stosować tylko te potrącenia, które są tam wymienione, a art. 91 k.p. wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie, która nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, a pracownik powinien mieć świadomość wielkości długu oraz przesłanek odpowiedzialności (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2023 r., sygn. akt I PSKP 32/22).

Z innego wyroku Sądu Najwyższego (1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98) wynika zaś, że ustne lub dorozumiane wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. jest nieważne na podstawie art. 58 par. 1 k.c. w związku z art. 91 k.p. i art. 300 k.p. Sankcja bezwzględnej nieważności działa z mocą wsteczną (ex tunc), co oznacza, że potrącenia były bezprawne w datach ich dokonywania, w których stawały się wymagalne pracownicze roszczenia o zwrot bezpodstawnie potrąconych kwot wynagrodzeń wraz z należnymi odsetkami z tytułu opóźnienia w wypłatach pełnego należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę (art. 481 par. 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Zwrot w razie nieprawidłowości

Należy wnioskować, że dla legalności dokonania potrącenia z wynagrodzenia pracownika (innych należności niż określone w art. 87 par. 1 i par. 7 k.p.) wymagana jest jednoznaczna zgoda na potrącenie konkretnej kwoty. Należy tu podkreślić, że takiego wymogu nie spełni jednak ogólne oświadczenie pracownika, że zobowiązuje się do poniesienia kosztów naprawy sprzętu. W takim oświadczeniu bowiem należy użyć sformułowania odnoszącego się jednoznacznie do potrącenia z wynagrodzenia. Zatem w opisywanej sytuacji złożone przez pracownika oświadczenie nie będzie skuteczne. Co więcej, w razie ewentualnego sporu sądowego z wysokim prawdopodobieństwem sąd podważyłby legalność potrącenia i zasądziłby zwrot pobranych kwot. Na marginesie warto zwrócić uwagę na stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Rejonowego Gdańsk-Południe w Gdańsku z 19 sierpnia 2015 r., sygn. akt VI P 29/15, w którym sąd podważył legalność potrącenia z wynagrodzenia kosztów uszkodzonego sprzętu (zwróconego przez pracodawcę). Sąd podkreślił, że nie jest wystarczające do wykonania potrącenia ogólne oświadczenie – co prawda pisemne – o gotowości poniesienia kosztów naprawy sprzętu. W tego typu dokumencie musi bowiem jednoznacznie paść stwierdzenie, że chodzi o zgodę na potrącenie kosztów tej konkretnej naprawy.

Zatem w opisanej sytuacji pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenie, w którym będzie jednoznacznie stwierdzone, że pracownik wyraża zgodę na poniesienie kosztów naprawy sprzętu w drodze potrącenia z wynagrodzenia za pracę kwoty ustalonej przez serwis. ©℗