Ruszy karuzela z wnioskami o urlop rodzicielski

Pracodawcy mają zwracać złożone już wnioski. Taki obowiązek nakłada na nich najnowsza nowelizacja kodeksu pracy. Po to, by pracownicy mogli je złożyć na nowych zasadach.

Problem dotyczy przepisów przejściowych do ustawy nowelizującej kodeks pracy z 9 marca 2023 r. (Dz.U. poz. 641), która wejdzie w życie już 26 kwietnia. Chodzi o art. 30 i art. 31: pierwszy z przepisów odnosi się do tzw. długiego wniosku (obejmującego urlop macierzyński i rodzicielski), a drugi – odrębnego wniosku o urlop rodzicielski. Dotyczą one sytuacji, gdy pracownik przed wejściem w życie zmian zawnioskował o urlop rodzicielski, ale nie rozpoczął korzystania z niego. Z regulacji wynika, że stosuje się wówczas nowe przepisy – ale pod pewnym warunkiem: pracodawca musi niezwłocznie zwrócić pracownikowi wniosek w celu jego zmiany i ponownego złożenia w terminie siedmiu dni. Jeżeli pracownik nie złoży ponownie wniosku, to korzysta z urlopu zgodnie z podaniem złożonym wcześniej.

Galimatias

– Pracodawcy są wręcz wzburzeni, że muszą realizować ten obowiązek – stwierdza Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. Nie rozumieją przede wszystkim, dlaczego inicjatywa zwrotu wniosku spoczywa na nich. To dodatkowe obciążenie działów kadr. Zwłaszcza że, gdy pracownik nie złoży ponownego wniosku w terminie, ich działanie staje się pozbawione sensu.

– Wydaje się, iż można było te kwestie rozwiązać prościej. Pytanie też, jak pracodawcy mają tego dokonać skutecznie, skoro pracownik jest nieobecny – wskazuje Robert Lisicki.

Problem jest istotny, bo niezwrócenie wniosków może zostać uznane za wykroczenie. – Przy tym ustawodawca jest niekonsekwentny. Inne rozwiązanie przyjęto bowiem w art. 39 ust. 1 nowelizacji do przeliczenia wysokości zasiłku macierzyńskiego, dzięki czemu pracownik będzie mógł korzystać z niego w nowej, wyższej wysokości, tj. 81,5 proc. zamiast 80 proc. podstawy wymiaru. W tym przypadku inicjatywę pozostawia się pracownikowi, który ma na złożenie wniosku 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy – zauważa ekspert Lewiatana.

Obowiązek zwrotu dokumentu odnosi się m.in. do sytuacji, gdy pracownica po złożeniu długiego wniosku korzysta z urlopu macierzyńskiego, a nie rozpoczęła jeszcze rodzicielskiego. Z uwagi na popularność tego rozwiązania skala problemu może być znaczna. Są firmy, gdzie trzeba będzie zwrócić nawet kilkadziesiąt wniosków.

Kuriozum

O to, czemu służy to rozwiązanie, zapytaliśmy Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Niestety, resort nie wyjaśnia, dlaczego zdecydowano się na taką konstrukcję (czytaj obok). Mówi jedynie, że chodzi tu o możliwość modyfikacji wniosku w celu bardziej elastycznego wykorzystania urlopu rodzicielskiego. Motywy resortu starają się rekonstruować eksperci.

– Dzięki temu pracownicy będą poinformowani o możliwości skorzystania z uprawnień, jakie daje im nowelizacja. Zwłaszcza że takie wnioski mogły być składane wiele miesięcy przed jej wejściem w życie – wskazuje Katarzyna Sarek-Sadurska, radca prawny, liderka Działu Prawa HR w Deloitte Legal.

Nowelizacja zmienia warunki realizacji urlopu rodzicielskiego: nie musi on już zostać wykorzystany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a może być wręcz w trakcie tego urlopu (przez drugiego rodzica). Przysługuje też za niego wyższy zasiłek. Zmienia się również łączny wymiar rodzicielskiego, choć oczywiście nie ma to wpływu na maksymalny wymiar urlopu jednego rodzica (nowe dziewięć tygodni przysługuje drugiemu).

– To wszystko może wymagać ponownej oceny sposobu wykorzystania urlopu przez pracownika, który wniosek złożył przed 26 kwietnia. Stąd regulacja, która ma to ułatwić – wyjaśnia Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Raczkowski. – Ustawodawca założył, że będzie łatwiej, gdy to pracodawca przejmie inicjatywę i zwróci pracownikowi uwagę na nowe możliwości. O ile idea jest słuszna, to samo jej wykonanie jest fatalne i wprowadzi jedynie zamęt – twierdzi Łukasz Kuczkowski. Jego zdaniem lepszym wyjściem byłoby nałożenie na pracodawcę obowiązku poinformowania pracownika o zmianach w przepisach i ich potencjalnych skutkach. W zakreślonym terminie pracownik mógłby podjąć decyzję, czy wniosek podtrzymuje bez zmian, czy go jednak modyfikuje. – A tak dostajemy rozwiązanie polegające na zwrocie wniosku, który jednak nadal obowiązuje, jeżeli pracownik nie złoży nowego w odpowiednim terminie. To kuriozum prawne – stwierdza. Ekspert sugeruje więc, aby w komunikacji do pracowników pracodawca wyraźnie wskazał, dlaczego zwraca wniosek, a także jakie są dla nich opcje w związku z urlopem rodzicielskim i ich skutki. – Pamiętajmy przy tym, że kontakt z tymi pracownikami może być utrudniony, gdyż najczęściej te osoby są na urlopach macierzyńskich – podkreśla.

Z kolei zdaniem Katarzyny Sarek-Sadurskiej nie bez znaczenia jest to, że obowiązek ten znajduje się dopiero w przepisach przejściowych. – Większość pracodawców i przedstawicieli HR nie zagląda bezpośrednio do nowelizacji, a jedynie analizuje treść przepisów zmieniających się w kodeksie pracy. Wychwycenie tego obowiązku i jego właściwe zastosowanie będzie więc trudne. Szczególnie jeśli wziąć pod uwagę konieczność „niezwłocznego” działania i obszerność innych, równie istotnych zmian – zauważa.

– Niektórzy pracodawcy pytają też, czy jeżeli pracownik złoży ponownie wniosek o urlop rodzicielski na podstawie art. 30 lub art. 31 nowelizacji, to tym samym wnioskuje o przeliczenie wysokości zasiłku zgodnie z art. 39. Nie wynika to z przepisu, ale wątpliwości jest sporo – dodaje Robert Lisicki.

Zjeść ciasteczko i mieć ciasteczko

Jest i inne pytanie: skoro pracodawca musi zwrócić wniosek, a więc usunąć go z akt osobowych, to co w sytuacji, gdy pracownik nie złoży nowego i w aktach będzie brakować tego pierwotnego? Resort wskazuje, że powinno się zwracać kopię wniosku. Ale przepisy wyraźnie mówią o „wniosku”. Resort idzie więc nawet dalej niż prawnicy. Ich zdaniem należy pozostawić w aktach osobowych kopię oryginalnego wniosku z odpowiednią adnotacją lub np. jako załącznik do pisma ze zwrotem wniosku. A jeśli podanie zostało złożone w postaci elektronicznej (bo i tak się zdarza), trzeba zachować informację o nim.

Nie jest też całkiem jasne, które przepisy stosować do urlopu rodzicielskiego, gdy pracownik nie złoży nowego wniosku. – Zastosowanie będą tu miały nowe przepisy, ale urlop będzie realizowany zgodnie z wnioskiem np. w zakresie podziału na części czy dat wykorzystania. Wynika to z art. 32 i art. 34 nowelizacji – uważa Łukasz Kuczkowski. ©℗