Do tych obowiązków należy:

• Określenie liczby pracowników, którzy automatycznie zostaną zapisani do PPK
• oszacowanie, ilu z zapisanych pozostanie w PPK
• wybór instytucji finansowej w porozumieniu ze związkami zawodowymi, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników
• zawarcie umowy o zarządzanie pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową (dla firm, które zostały objęte PPK od 1 lipca termin ostateczny na jej zawarcie to 25.10.2019
• zawarcie umowy o prowadzenie (przez pracodawcę z instytucją finansową, ale w imieniu i na rzecz pracowników). Termin jej zawarcia to 12.11.2019Ustalenie wysokości składek
• Wybór oprogramowania
• prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej.

Z ww. obowiązkami ściśle wiąże się jeszcze jeden: obowiązek informacyjny.

O czym musi informować uczestnika PPK, czyli pracownika, pracodawca?

1. O zmianie instytucji finansowej
Wybór instytucji finansowej dokonany przez pracodawcę nie jest wyborem raz na zawsze. Pracodawca może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK i zmienić instytucję finansową. Jeśli to nastąpi, to zgodnie z art. 12, 1.ustawy o PPK, jeśli osoba zatrudniona w firmie miała już zawartą umowę o prowadzenie PPK, to pracodawca musi zawrzeć w jej imieniu i na jej rzecz nową umowę o prowadzenie PPK, a następnie poinformować ją o obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku prowadzonym dotąd przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie została wypowiedziana, na rachunek PPK prowadzony przez nową instytucję finansową.

2. O możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56. a 70. rokiem życia
Do PPK automatycznie przypisane są osoby pomiędzy 18. a 55. rokiem życia. Starszych pracowników zapisuje się do PPK na ich wniosek. Art. 15.2. określa obowiązek poinformowania przez pracodawcę osób zatrudnionych, które ukończyły 55. rok życia, a nie ukończyły jeszcze 70 lat, że mogą złożyć wniosek o zawarcie z nimi umowy o prowadzenie PPK.

3. O obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową
Sytuacja dotyczy pracowników nowo zatrudnianych . Art. 19.1. precyzuje, że w ciągu 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca, który nastąpił po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, uczestnik PPK składa podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK (o ile takie były). W tym oświadczeniu znajdą się nazwy/nazwa instytucji finansowych, z którymi/którą zawarto takie umowy/umowę. Pracodawca jest zobowiązany zaraz po zawarciu umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tego pracownika poinformować go, że ma też obowiązek złożyć w imieniu zatrudnionego wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych do tej pory przez instytucje finansowe.

4. O możliwości wpłaty dodatkowej lub obniżenia wpłaty podstawowej
Zgodnie z ustawą, uczestnik PPK wpłaca na swoje konto PPK składkę podstawową w wysokości 2 proc. swego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 27.4. pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej. Artykuł ten przypomina też o obowiązku informacyjnym dotyczącym możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.

5. O ponownym dokonywaniu wpłat
Pracodawca, zgodnie z art. 23.5. ma obowiązek informować co 4 lata, do ostatniego dnia lutego danego roku, uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat (obowiązek dopiero od 1 stycznia 2023 r.).

6. O ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK
UWAGA: dotyczy informacji złożonej instytucji finansowej
Art. 23.7. określa, że pracodawca ma poinformować o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK, który wcześniej złożył deklarację rezygnacji z uczestnictwa w programie, a następnie, ponieważ co 4 lata następuje ponowny zapis, wpłaty do PPK są za niego odprowadzane.

7. O złożeniu deklaracji rezygnacji
UWAGA: dotyczy informacji złożonej do instytucji finansowej
Obowiązek poinformowania wybranej instytucji finansowej o złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK określa art. 23.3.

- Aplikacja Comarch PPK zawiera komplet danych dotyczących uczestnictwa pracownika w programie PPK. Na podstawie wprowadzonych informacji o przystąpieniu, rezygnacji czy złożonych przez pracownika deklaracjach dotyczących obniżenia składki podstawowej czy opłacania składki dodatkowej, pracodawca ma możliwość przesłania tych wszystkich informacji do wybranej instytucji finansowej. Jeśli powyższe dane zmienią się, to użytkownik otrzyma także odpowiednie przypomnienie o potrzebie wysyłki aktualizacji do podmiotu zarządzającego PPK w firmie. W kolejnych wersjach pojawią się funkcje umożliwiające złożenie przez pracodawcę w imieniu pracownika wniosku o wypłatę transferową oraz wynikające z przepisów automatyczne ponowne zgłoszenie do programu pracowników, którzy z niego zrezygnowali mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Obowiązki informacyjne wobec uczestnika PPK ma też instytucja finansowa, z którą pracodawca zawarł w imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK. Reguluje to art. 22 Ustawy o PPK określając, że niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, wybrana instytucja finansowa ma udostępnić uczestnikowi PPK informację o zaistnieniu tego faktu.

Informacja ta powinna zawierać m. in. dane wybranej instytucji finansowej oraz podmiotu zatrudniającego, określenie wysokości wpłat pracownika i pracodawcy, wskazanie właściwych przepisów podatkowych mających związek z uczestnictwem w PPK.

Ustawodawca wymaga też opisu zasad wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu zgromadzonych na rachunku PPK uczestnika PPK środków, trybu składania deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK czy zmian deklaracji.

Konieczne jest też podanie praw osoby uprawnionej, możliwości złożenia przez uczestnika PPK dyspozycji w zakresie środków zgromadzonych na jego rachunku i wreszcie
Jakich informacji powinien oczekiwać ponadto uczestnik PPK od instytucji finansowej?

Wybrana instytucja finansowa ma też obowiązek przekazania uczestnikowi PPK informacji o warunkach wypłaty środków zgromadzonych w PPK, w pierwszym kwartale roku kalendarzowego, w którym uczestnik PPK osiągnie 60. rok życia. Informacja powinna zostać przekazana w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku lub na wniosek uczestnika PPK w postaci papierowej.

Wybrana TFI ma też obowiązek do ostatniego dnia lutego każdego roku, przekazać uczestnikowi PPK, roczną informację o wysokości środków zgromadzonych na rachunku, o wysokości wpłat dokonanych na ten rachunek w poprzednim roku kalendarzowym oraz o innych transakcjach zrealizowanych na rachunku PPK uczestnika PPK w poprzednim roku kalendarzowym.

Terminy ważne dla pracodawcy

Dla firm zatrudniających co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 – PPK obowiązuje od 1 lipca 2019

Umowa o zarządzanie PPK musi być sporządzona najpóźniej do 25 października 2019 roku
Umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 12 listopada 2019 roku.

Dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób na dzień 30 czerwca 2019 roku PPK obowiązuje od 1 stycznia 2020 roku

Umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 24 kwietnia 2020 roku
Umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 11 maja 2020 roku

Dla firm zatrudniających co najmniej 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 roku PPK obowiązuje od 1 lipca 2020 roku

Umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 27 października 2020 roku
Umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 listopada 2020 roku

Pozostałe podmioty zatrudniające – PPK obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku

Umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23 kwietnia 2021 roku
Umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 maja 2021 roku

Jednostki sektora finansów publicznych – PPK obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku

Umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26 marca 2021 roku
Umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 kwietnia 2021 roku

Wyjątek: podmioty zatrudniające należące do jednej grupy kapitałowej mogą przystąpić do PPK w terminie, w którym przystępuje największy podmiot z grupy (z największą liczbą osób zatrudnionych). Tym samym są uprawnione do zawarcia umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK w terminie przewidzianym dla tego podmiotu.

- Aplikacja docelowo będzie zawierała cały system powiadomień dla pracodawcy. Użytkownik zostanie poinformowany o konieczności zgłoszenia pracownika do programu po upływie 3-miesięcznego okresu zatrudnienia, upływie terminu, do którego należy przesłać rezygnację pracownika czy terminie, do kiedy należy przekazać wpłatę do instytucji finansowej tłumaczy Magdalena Pacan z Comarch.