Kiedy sprawozdania budżetowe może podpisać osoba inna niż kierownik?

Czy sprawozdania urzędu i budżetu mogą być podpisywane przez głównego księgowego urzędu oraz sekretarza? Chodzi o sytuacje nietypowe, gdy mają oni formalne upoważnienia do zastępowania w czasie nieobecności odpowiednio skarbnika i burmistrza, jednak te osoby są w pracy, ale z uwagi na inne ważne sprawy czy spotkania brakuje im czasu, aby analizować te sprawozdania.

Na szczególną uwagę zasługuje par. 14 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w myśl którego sprawozdanie podpisują główny księgowy (skarbnik) i kierownik jednostki (dysponent funduszu, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, kierownik jednostki obsługującej). Sprawozdanie w formie dokumentu elektronicznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast sprawozdanie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą może być opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym.

Pytanie dotyczy udzielania upoważnień. Warto więc wskazać, że jest to prawnie dopuszczalne zarówno z punktu widzenia skarbnika, jak i kierownika jednostki. Zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno zostać potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Formalna możliwość udzielania upoważnień nie oznacza jednak, że te mogą być wykorzystywane w dowolny sposób. Ma to szczególne znaczenie w kontekście podanego stanu faktycznego, w którym miałyby być one „aktywowane” mimo obecności w pracy osób udzielających upoważnień. Skoro bowiem upoważnienia są udzielane z założeniem zastępowania w przypadku nieobecności osób ich udzielających, to tylko w takich przypadkach osoby upoważnione mogą z nich skorzystać.

Powyższe założenia znalazły potwierdzenie w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 13 września 2024 r. (znak RIO.I.6001–1/24). Z ustaleń RIO w nim zawartych wynikała następująca nieprawidłowość: „sprawozdanie jednostkowe Rb-27S Urzędu i budżetu za 2023 r. zostało podpisane przez główną księgową Urzędu i Sekretarza Gminy. Kontrola wykazała, że zarówno Pan Burmistrz, jak i Skarbnik Gminy byli obecni w pracy w dniu podpisania sprawozdania. W złożonym wyjaśnieniu na okoliczność niepodpisania przez Pana sprawozdania wskazano, że Pan (…) od rana uczestniczył w spotkaniach służbowych oraz przyjmował interesantów (poniedziałek jest dniem przyjęć interesantów przez Burmistrza Choroszczy), zaś Sekretarz podpisał sprawozdanie (…) w ramach udzielonego w dniu 10 grudnia 2014 r. upoważnienia do prowadzenia wszelkich spraw Gminy. Upoważnienie działa w przypadku nieobecności Burmistrza. (…) Zarówno w przypadku Skarbnika, jak i Pana Burmistrza brak było zatem formalnej podstawy do podpisywania sprawozdania przez inne osoby; pomijając kwestię treści cytowanych upoważnień, należy wskazać, że w szczególności nie doszło do spełnienia podstawowej przesłanki, jaką miała być nieobecność w pracy. Zgodnie z par. 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawo zdania podpisują główny księgowy (skarbnik) oraz kierownik jednostki ”.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby w zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej sprawozdania były podpisywane przez burmistrza i skarbnika w przypadku ich obecności w pracy.

Z formalnego punktu widzenia istnieje możliwość upoważnienia przez kierownika jednostki i skarbnika innych osób do podpisywania w ich zastępstwie sprawozdań budżetowych. Osoby upoważnione powinny to jednak robić w czasie nieobecności osób, którym przysługuje kompetencja do podpisywania tych sprawo zdań.

Warto zauważyć, że podobne zasady stosuje się do sprawozdań sporządzanych na podstawie rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Wzór uwzględnia upoważnienie do podpisywania sprawozdań budżetowych. [wzór] ©℗

wzór