Jakie błędy może stwierdzić RIO w Rb-27S i RB-28S

W sprawozdaniu Rb-27S urzędu miasta w kolumnie „Należności pozostałe do zapłaty” ujęliśmy należności długoterminowe. Chodzi o kwotę 10 tys. zł. Czy postąpiliśmy słusznie?

Zgodnie z brzmieniem par. 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenia ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej „w kolumnie «Należności» wykazuje się: salda początkowe (należności pozostałych do zapłaty zmniejszone o nadpłaty), powiększone o kwoty przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych, po zmniejszeniu ich o kwoty odpisów; jeżeli kwota nadpłat i odpisów przewyższa kwotę należności pozostałych do zapłaty i przypisów, to różnicę wykazuje się jako liczbę ujemną. W kolumnie tej wykazuje się również zaległości podatkowe zabezpieczone hipoteką. W kolumnie „Należności” nie wykazuje się należności długoterminowych”.

Co ważne, jak wskazuje pkt 3 ust. 1 w par. 3: „sprawozdania jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek budżetowych sporządza się w zakresie wpływów planowanych, należnych, wykonanych oraz należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane) oraz nadpłaty (kwoty nadpłacone); w kolumnie ,,zaległości netto” nie należy wykazywać zaległości płatnych w ratach (jeżeli termin spłaty raty nie minął), odroczonych (w przypadku gdy odroczony termin płatności nie minął), kwot objętych wstrzymaniem wykonania decyzji na mocy postanowienia organu podatkowego, sądu administracyjnego lub odrębnych przepisów oraz zaległości objętych postępowaniem ugodowym, układowym lub restrukturyzacyjnym”.

Pomocne w powyższym kontekście będzie także wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 30 kwietnia 2024 r. (znak WK-0911/60/2023). Izba, w ramach wniosku pokontrolnego, nakazała badanej jednostce, by w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych nie wykazywała należności długoterminowych.

Wniosek: W podanym stanie faktycznym wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie „należności pozostałe do zapłaty” należności długoterminowych było błędem. Przepisy sprawozdawcze wyłączają wykazywania tych należności.

• RIO weryfikuje obecnie sprawozdanie Rb-28S złożone przez gminę za poprzedni rok. Ustaliła, że wadliwie wykazano dane w zakresie wydatków (ujętych w ramach niewygasających w dziale 600, rozdziale 60016) na 500 tys. zł, bo wypełniono tyko kolumnę 12. Na czym polega błąd? Jak postępować z wydatkami niewygasającymi?

W art. 263 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych m.in. postanowiono, że niezrealizowane kwoty wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego wygasają (z zastrzeżeniem ust. 2 i 4) z upływem roku budżetowego. Przy czym organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może ustalić w drodze uchwały wykaz wydatków, do których nie stosuje się tego przepisu, oraz określić ostateczny termin dokonania każdego wydatku ujętego w tym wykazie w następnym roku budżetowym.

W wykazie gmina musi ująć wydatki związane z realizacją umów:

1) w sprawie zamówienia publicznego;

2) które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy.

Natomiast ostateczny termin dokonania wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, upływa 30 czerwca roku następnego.

Z punktu widzenia sprawozdawczego istotne jest to, że wydatki z ww. tytułu muszą zostać w odpowiedni sposób ujęte w ramach sprawozdania Rb-28S. Sporządza się je następująco:

• w kolumnie ,,Wydatki wykonane” należy wykazać zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego. Co ważne, w sprawozdaniu miesięcznym za grudzień oraz w sprawozdaniu rocznym w kolumnie ,,Wydatki wykonane” należy wykazać zrealizowane wydatki, w tym te, które nie wygasły z upływem roku budżetowego, oraz wydatki zrealizowane w ramach funduszu sołeckiego;
• w kolumnie ,,Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego” trzeba wykazać wydatki, których wykaz organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może ustalić zgodnie z art. 263 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kolumnę tę wypełnia się tylko w sprawozdaniu rocznym.

Na kanwie ww. przepisów i podanego stanu faktycznego pomocne będzie ustalenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 10 kwietnia 2024 r. (znak RIO-KF-4104-53/2023). W dokumencie tym stwierdzono: „Niestaranne sporządzenie jednostkowego rocznego sprawozdania Rb-28S jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2022 r. poprzez wykazanie w wierszu właściwym dla działu 754 «Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa» rozdziału 75416 «Straż gminna (miejska)» § 4270 «Zakup usług remontowych» danych dotyczących wydatków niewygasających z końcem 2022 r. w wysokości 11 933,00 zł wyłącznie w kolumnie 12 «Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego (art. 263 ust. 2 ustawy o finansach publicznych)» zamiast w kolumnie 7 «Wydatki wykonane» i kolumnie 12 (…)”. We wniosku pokontrolnym izba nakazała badanej jednostce, aby w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-28S wykazywała wszystkie wydatki, w tym te, które nie wygasły z upływem roku budżetowego.

Wniosek: Ustalenia kontrolne RIO są prawnie uzasadnione. Wydatki niewygasające trzeba wykazywać w dwóch pozycjach sprawozdania Rb-28S, tj. zarówno w kolumnie 12 „Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego”, jak i w kolumnie 7 „Wydatki wykonane”.

• Czy mogą zachodzić rozbieżności pomiędzy sprawozdaniem jednostkowym Rb-28S w kolumnie „Zaangażowanie” a sprawozdaniem zbiorczym? Są to niewielkie kwoty rzędu ok. 1000 zł. Co więcej, zaangażowanie środków nie jest jeszcze wydatkiem, a więc nie ma chyba dużego znaczenia.

Do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego oraz niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym służy konto 998. Z kolei prawne zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych, należy ująć na koncie. Zaangażowane należy również wykazywać w ramach sprawozdania Rb-28S, o którym mowa w załączniku nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Z par. 8 ust. 4 tej instrukcji wynika m.in., że w kolumnie ,,Zaangażowanie” wykazuje się kwoty wynikające z umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie powoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Z punktu widzenia poruszonej tematyki należy przytoczyć również par. 6 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia, gdzie podano, że „sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych – są sporządzane przez przewodniczących zarządów jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu”. Tym samym w zakresie sprawozdania Rb-28S nie może być odstępstw pomiędzy danymi w sprawozdaniach jednostkowych a zbiorczymi. Takie odstępstwa mogą zostać potraktowane przez izbę jako naruszenie przepisów. Co więcej, mogą nawet skutkować odpowiedzialnością w trybie dyscypliny finansów publicznych dla osób odpowiedzialnych za sporządzanie sprawozdań.

Wniosek: W podanym stanie faktycznym rozbieżności pomiędzy sprawozdaniami jednostkowymi a zbiorczym Rb-28S są niedopuszczalne. Jednostka powinna je usunąć, bowiem mogą być one wykazane jako nieprawidłowości sprawozdawcze. Argumenty o braku doniosłości danych w zakresie „Zaangażowania” nie są trafne, bo ustawodawca wprost wymaga zachowania spójności danych, w tym w podanym zakresie przedmiotowym. Ta pozycja sprawozdawcza jest równie istotna, jak pozostałe pozycje Rb-28S, w tym wydatki wykonane czy zobowiązania. ©℗