Subskrybuj nas na Youtube
Z cyfryzacją wiąże się wiele korzyści, takich jak: zmniejszenie kosztów, wyższy poziom bezpieczeństwa dokumentów, usprawnienie organizacji pracy i obiegu informacji, przyspieszenie procesów czy pozytywny wpływ na środowisko. Do coraz częstszego stosowania e-rozwiązań w bieżącej działalności gospodarczej zachęciła przedsiębiorców postępująca cyfryzacja przyspieszona pandemią COVID-19. Możliwość prowadzenia dokumentacji online czy wykorzystywanie podpisów elektronicznych w kontaktach biznesowych pozwalają na szybkie załatwianie wielu spraw bez wychodzenia z domu czy biura.
Cyfryzację w kontaktach z organami administracji publicznej umożliwia ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045; dalej: u.d.e.).
Pierwszy rok z e-doręczeniami, czyli 2025 r., ma być okresem przejściowym. W tym czasie doręczenie korespondencji w formie tradycyjnej albo przez ePUAP (przy spełnieniu określonych warunków) ma być równoznaczne z przesłaniem jej na adres do doręczeń elektro nicznych.
e-doręczenia
Docelowo system doręczeń elektronicznych ma objąć wszystkie organy, w tym sądy i prokuraturę. Proces wdrażania został rozłożony na kilka lat i ma potrwać do 2029 r., przy czym nie można wykluczyć, że niektóre z tych podmiotów wdrożą e-doręczenia wcześniej, tak jak niedawno komornicy.
Podpowiedzi
1. Wybór odpowiedniego dostawcy e-skrzynki to podstawa. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może być świadczona wyłącznie przez podmiot wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Publicznym dostawcą usługi (bezpłatne rozwiązanie) jest Poczta Polska. Z kolei do dostawców komercyjnych, czyli płatnych, należą:
- Asseco Data Systems SA,
- PWPW SA,
- KIR SA,
- Autenti sp. z o.o. oraz
- KFJ Inwestycje sp. z o.o.
Proponowane przez nich rozwiązania są różne. Dlatego warto je sprawdzić na samym początku procesu. Skorzystanie z jednego z nich zależy od potrzeb danego podmiotu. A przypomnijmy, że koszt skrzynki to niejedyna różnica. Skrzynki bowiem mają różne funkcjonalności, które dla jednych podmiotów mogą być istotne, a dla innych niekoniecznie. Są nimi np. możliwość gradacji dostępu w ramach folderów, różne role w systemie, możliwość powiadomień SMS czy inna pojemność.
2. Wyznaczenie osób do obsługi e-skrzynki. Każdy podmiot musi mieć tzw. administratora skrzynki doręczeń. Dodatkowo e-skrzynki oferują różne inne role użytkowników, co umożliwia gradację dostępów i podział obowiązków w ramach samej skrzynki. Otóż, do obsługi skrzynki e-doręczeń w praktyce najczęściej wybierane są osoby z działów HR, finansów, księgowości oraz administracji, czyli osoby mające największą styczność z korespondencją urzędową. Zdarza się także outsourcowanie usług administracyjnych poza firmę. Każdy przypadek trzeba jednak oceniać osobno i dobrać użytkowników w zależności od potrzeb danej organizacji. Jednocześnie wdrożenie e-doręczeń niesie za sobą konieczność dostosowania dokumentacji wewnętrznej, w tym w szczególności RODO. [ramka]
Wymagana ochrona danych
Każda osoba mająca w firmie dostęp do e-skrzynki spółki będzie miała także dostęp do danych pracowników/współpracowników, których potencjalnie może dotyczyć przesyłana korespondencja. Zatem wdrażając e-doręczenia, trzeba pamiętać o właściwym zabezpieczeniu zasad poufności współpracy między spółką a osobami zarządzającymi e-skrzynką oraz o przestrzeganiu ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów RODO. Zasady przetwarzania danych osobowych i ich bezpieczeństwa trzeba uregulować także wtedy, gdy prowadzenie e-skrzynki zostanie powierzone podmiotom zewnętrznym. ©℗
3. Cykliczna archiwizacja wiadomości. Warto pamiętać, że skrzynka nie jest archiwum i ma ograniczoną pojemność, w związku z czym konieczna jest sukcesywna archiwizacja wiadomości na wewnętrznych zasobach podmiotu (np. serwerze).
4. Przeszkolenie użytkowników. Choć nie jest to formalnie obowiązkowe, to warto przygotować użytkowników skrzynki do jej obsługi. Odpowiednie przeszkolenie pozwoli zabezpieczyć się na sytuacje awaryjne, więc jest to świetne działanie prewencyjne.
5. Termin wdrożenia e-doręczeń w spółce [tabela]. Korzystanie z e-doręczeń przez istniejące spółki będzie obowiązkowe od 1 kwietnia 2025 r., natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rozpocząć e-korespondencję z urzędami wcześniej, np. już od 1 stycznia 2025 r. Z naszej praktyki wynika, że coraz więcej istniejących spółek przystępuje do e-doręczeń w najszybszym możliwym terminie, tj. 1 stycznia 2025 r., żeby dać sobie czas na zapoznanie się z systemem.
Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych ©℗
| Podmioty niepubliczne | Data |
| osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:– adwokata,– radcy prawnego,– doradcy podatkowego,– doradcy restrukturyzacyjnego,– rzecznika patentowego,– notariusza;rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1–8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 u.d.e.)składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: CEIDG) (art. 152 ust. 1 u.d.e.) | od 1.01.2025 r. |
| zarejestrowane w KRS do 31 grudnia 2024 r. (art. 151 ust. 1 u.d.e.). | od 1.04.2025 r. |
| zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 u.d.e.) | od 1.07.2025 r. |
| zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 u.d.e.) | od 1.10.2026 r. |
e-teczki
Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej istnieje już od 2019 r., lecz przedsiębiorcy decydują się na to rozwiązanie dopiero od niedawna. Z uwagi na coraz większą cyfryzację różnych obszarów działalności gospodarczej warto rozważyć korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie e-teczek w organizacji.
Podpowiedzi
1. Dobór zespołu wdrożeniowego. Projekt jest wielowątkowy i wymaga zaangażowania specjalistów z obszarów IT, HR, administracji oraz zabezpieczenia prawnego. Odpowiednio dobrany zespół to klucz do sprawnego wdrożenia tego e-rozwiązania.
2. Wybór oprogramowania spełniającego wymogi. Na rynku działa wielu dostawców oprogramowania dla e-teczek. Oprogramowanie powinno spełniać wiele wymagań wskazanych w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej, jak i określone wymagania techniczne i funkcjonalne danego pracodawcy. Weryfikacja dostawcy (m.in. pod kątem wymogów prawnych, bezpieczeństwa danych) i zabezpieczenie pracodawcy w umowach z dostawcą to podstawa bezpiecznego procesu.
3. Ustalenie zakresu digitalizacji. Nie trzeba od razu digitalizować akt wszystkich pracowników. Przejście z akt papierowych na elektroniczne może odbywać się etapami, np. w pierwszej kolejności e-teczką obejmujemy dokumenty nowych pracowników, a dokumenty poprzednich digitalizujemy w następnej kolejności.
4. Zorganizowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Do zdigitalizowania dokumentacji pracowniczej konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo kwalifikowanej pieczęci elektronicznej niezbędnych do tworzenia odwzorowań cyfrowych dokumentów w formie papierowej. Warto zorganizować je z odpowiednim wyprzedzeniem. Podpis jest wydawany dla osoby fizycznej, a pieczęć dla podmiotu. Decyzja, które rozwiązanie wybrać, zależy od organizacji procesu digitalizacji, tj. czy będzie się tym zajmować jedna osoba, czy cały dział HR, czy też może usługa zostanie zlecona zewnętrznemu podmiotowi.
5. Zorganizowanie procesu digitalizacji. W przypadku dużej ilości akt do digitalizacji, warto rozważyć wspomnianą opcję outsourcingu tej usługi. Taka współpraca wymaga zawarcia kompleksowej umowy.
Uwaga! Na wdrożenie e-doręczeń dla istniejących spółek jest coraz mniej czasu, dlatego warto już teraz rozpocząć prace w tym zakresie.
Z kolei e-teczki nie są obowiązkowe, więc termin na ich wdrożenie wyznacza sam pracodawca. Koniec roku to czas, w którym są planowane budżety i projekty na przyszły rok. Dlatego teraz jest dobry moment, żeby poruszyć ten temat w organizacji. ©℗