Jak się przygotować na wypadek kontroli 
lub przeszukania przez UOKiK?

Zarówno unijne, jak i polskie przepisy dotyczące przeszukań oraz obowiązków przedsiębiorcy w ich trakcie są bardzo rygorystyczne. Ponadto kontrola i przeszukanie w sprawach antymonopolowych odbywają się bez zapowiedzi. To sprawia, że ich przebieg jest dynamiczny. Mogą przez to stanowić duże wyzwanie organizacyjne zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorców. Jednak znajomość procedur, swoich praw i obowiązków oraz uprawnień urzędników ułatwia opanowanie emocji związanych z przeszukaniem i porządkuje jego przebieg. W tym celu warto rozważyć zlecenie opracowania wewnętrznych procedur na wypadek kontroli i przeszukania prawnikom oraz przeszkolić pracowników.

Bez opóźnień

Urzędnicy przychodzą bez zapowiedzi, często w asyście policji, oraz oczekują spotkania z osobą uprawnioną lub upoważnioną do reprezentowania spółki. Pracownik recepcji jest zwykle pierwszą osobą, która ma kontakt z urzędnikami. Co ważne, opóźnianie kontaktu z osobą uprawnioną do reprezentacji dłużej niż 15 min będzie naruszeniem przepisów. Tak więc warto rozważyć udzielenie dodatkowego pełnomocnictwa do reprezentowania spółki – prezes zarządu też czasami może wyjechać na urlop. Należy przy ty zwrócić uwagę, czy takie pełnomocnictwo zostało prawidłowo wystawione. Przykładowo, w postępowaniu wyjaśniającym przed prezesem UOKiK w sprawie o sygn. RPZ-3/2024 w siedzibie spółki nie było nikogo uprawnionego ani upoważnionego do reprezentowania spółki. Urzędnicy, po nawiązaniu kontaktu telefonicznego z prezesem zarządu, uzyskali zapewnienie, że „ktoś pojawi się w ciągu 15 minut”. Następnie w siedzibie spółki pojawił się aplikant adwokacki, który jednak nie posiadał upoważnienia do reprezentowania spółki. Prezes zarządu wysłał więc kontrolującym SMS-a potwierdzającego takie uprawnienie, niestety podał w nim niepoprawny numer legitymacji aplikanckiej. Kontrolujący odmówili więc dopuszczenia aplikanta do czynności. W kolejnej wiadomości SMS prezes zarządu napisał, że upoważnia aplikanta do „obejścia biura z urzędnikami z UOKiK”. Kontrolujący jednak stwierdzili, że SMS o takiej treści nie upoważnia aplikanta do reprezentowania spółki. Nie sposób się z tym nie zgodzić, ponieważ upoważnienie do obejścia z urzędnikami biura nie pozwala na podejmowanie jakichkolwiek czynności ani składanie oświadczeń w imieniu spółki. Prezes UOKiK ukarał prezesa zarządu karą w wysokości 75 tys. zł za utrudnianie przeprowadzenia kontroli.

Miejsce do pracy i śledzenie kontrolerów

Zgodnie z art. 105e u.o.k.k. przedsiębiorca musi zapewnić urzędnikom warunki i środki niezbędne do przeprowadzenia kontroli i przeszukania. Przeszukującym należy udostępnić pomieszczenie do pracy, czyli takie, w którym przeszukujący będą gromadzić materiał dowodowy. Co ważne, urzędnicy mogą zaplombować to pomieszczenie. Zerwanie plomby w trakcie przeszukania też spowoduje karę za utrudnianie przeszukania. Przedsiębiorca powinien uprzedzić o tym personel sprzątający.

W interesie przedsiębiorcy jest również oddelegowanie części pracowników do „śledzenia przeszukujących”. Do każdego urzędnika powinien być przyporządkowany jeden pracownik. Przeszukujący będą przeglądać, kopiować i zabezpieczać dokumenty oraz pliki. Pracownicy powinni sporządzić notatkę z zakresu dokumentów, jakie przeglądali przeszukujący, oraz pilnować, aby nie przekraczali oni zakresu przeszukania.

Przeszukanie kończy się przedstawieniem protokołu z kontroli. Spółka ma prawo zgłosić nieprawidłowości przy przeszukaniu w formie zastrzeżeń do protokołu, a w razie ich nieuwzględnienia – odmówić podpisania.

Ważne! Dowodem naruszenia konkurencji nie może być korespondencja chroniona tajemnicą adwokacko-radcowską. Dotyczy to zarówno opinii prawnych, jak i zwykłej korespondencji z prawnikiem (np. wiadomości e-mail). Przepisy chronią jedynie tajemnicę korespondencji z zewnętrznym prawnikiem. Urzędnicy mogą więc przeglądać wiadomości z in-housem spółki.

Kiedy poinformować pracowników o rozpoczęciu przeszukania

Osoba uprawniona do reprezentowania przeszukiwanej spółki powinna – na początkowym etapie przeszukania przez kontrolerów UOKiK – wstrzymać się z informowaniem o tym pracowników i współpracowników. Ma to zapobiec usuwaniu lub ukrywaniu dowodów przez pracowników. Przy czym w praktyce urzędnicy sami proszą osobę uprawnioną do reprezentowania spółki o powstrzymanie się z ujawnianiem takiej informacji. Zignorowanie takiej prośby też może zakończyć się nałożeniem kary.

W postępowaniu wyjaśniającym przed prezesem UOKiK w sprawie o sygn. DOK-2/2022 urzędnicy poprosili przedstawicieli spółki w trakcie spotkania organizacyjnego dotyczącego przebiegu przeszukania, aby nie informować na tym etapie pozostałych współpracowników spółki o rozpoczęciu przeszukania. Następnie, po zabezpieczeniu telefonów służbowych jako dowodów w sprawie, urzędnicy ustalili, że pracownicy spółki korzystali z konwersacji grupowej w komunikatorze WeChat. Przeszukujący znaleźli w niej wiadomości: „UOKiK nas odwiedził”, „Grubo” i „Przeszukanie”. Za to naruszenie organ nałożył na spółkę karę pieniężną w wysokości 700 tys. zł.

Obowiązek udostępnienia telefonu służbowego

Urzędnicy podczas przeszukania nie tylko szukają dokumentów, lecz także sięgają do szeroko pojętej komunikacji biznesowej z partnerami handlowymi. Porozumienia ograniczające konkurencję często nie sprowadzają się tylko do zapisów umownych, ale również w ich skład wchodzą wszelkiego rodzaju uzgodnienia – np. w formie wiadomości e-mail czy konwersacji na WhatsAppie. Z tego powodu urzędnicy żądają dostępu do służbowych skrzynek e-mail oraz wydania telefonów, z których kadra (przedstawiciele handlowi, menedżerowie) korzysta do celów służbowych. Jeżeli przedsiębiorca nie zapewnia tele fonów służbowych przedstawicielom handlowym i menedżerom – a więc muszą oni korzystać z telefonów prywatnych do celów służbowych – urzędnicy mogą zażądać ich wydania.

W trakcie przeszukania w sprawie o sygn. DOK-6/2023 wspólnik przekazał urzędnikom na ich wezwanie telefon rzekomo wykorzystywany do celów służbowych. Urzędnicy w trakcie zabezpieczania danych zauważyli, że telefon nie zawiera żadnych kontaktów, a w jego pamięci znajduje się zaledwie pięć połączeń i trzy wiadomości. Następnego dnia urzędnicy przesłuchali wspólnika. Zeznał on, że nie zachowuje w telefonie zbędnych informacji i z tej przyczyny nie ma w pamięci telefonu żadnych połączeń i wiadomości z poprzednich dni. Brak w telefonie kontaktów biznesowych tłumaczył tym, że „część kontaktów, które potrzebuje, ma w głowie”. Organ uznał takie informacje za wprowadzające w błąd oraz ukarał spółkę karą pieniężną w wysokości 150 tys. zł za utrudnianie przeszukania.

Uwaga! Nie warto usuwać konwersacji na komunikatorach w trakcie przeszukania.

Przekonała się o tym spółka Euro-Net, której prezes UOKiK – za utrudnianie przeszukania – wymierzył we wrześniu 2023 r. jedną z najbardziej spektakularnych kar pieniężnych. Za usunięcie konwersacji grupowej w aplikacji WhatsApp spółka ta otrzymała wówczas karę 10 mln zł. Z kolei na spółkę Jura Poland za podobne działania prezes organu nałożył karę w wysokości 1 mln zł.

W trakcie składania wyjaśnień związanych z przeszukaniem przedstawiciel jednej ze spółek przyznał, że usunął czaty w aplikacji dzień przed przekazaniem telefonu kurierowi w celu dostarczenia go do siedziby spółki na prośbę przeszukujących. Tłumaczył to tym, że wiadomości prywatne były pomieszane ze służbowymi, a on nie chciał, żeby ktokolwiek je czytał. Tymczasem, jak wskazuje art. 105b ust. 1 pkt 2 u.o.k.k., przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia przeszukującym dostępu do urządzeń elektronicznych. Powinien powstrzymać się od działań uniemożliwiających zapewnienie pełnego dostępu do danych. W szczególności przedsiębiorcy nie wolno ich usuwać.

Czy można uniknąć kary, rozwiązując spółkę

Rozwiązanie spółki w trakcie kontroli lub przeszukania może wydawać się błyskotliwym pomysłem na uniknięcie kary za utrudnianie kontroli. Niestety tak nie jest. Zgodnie z art. 108 ust. 2 pkt 1 u.o.k.k prezes UOKiK może nałożyć karę pieniężną na osobę wykonującą funkcję kierowniczą lub wchodzącą w skład organu zarządzającego, jeśli uniemożliwia lub utrudnia rozpoczęcie lub przeprowadzenie kontroli. Maksymalna wysokość kary wynosi wówczas 50-krotność średniego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw według oświadczenia GUS.

Warto przytoczyć tu sprawę RPZ-3/2024, prowadzoną przez prezesa UOKiK. Organ wszczął kontrolę 1 czerwca 2023 r. Następnie, 20 października 2023 r., zgromadzenie wspólników spółki podjęło uchwałę o przekształceniu w inną spółkę prawa handlowego. Prezes zarządu posiadał 95 proc. udziałów w spółce. Po upływie trzech dni od dnia rejestracji przekształconej spółki jej zarząd podjął uchwałę o rozwiązaniu spółki. Prezes zarządu spółki, w stosunku do której prezes UOKiK prowadził kontrolę, musiał zapłacić 75 tys. zł za utrudnianie postępowania. ©℗