Korespondencja do wykonawcy powinna być wysyłana tylko na skrzynkę, z której złożono ofertę – uznała KIO. UZP planuje modernizację platformy e-Zamówienia, żeby ograniczyć ryzyko pomyłek.

Firmy składające oferty na platformie e-Zamówienia mogą założyć wiele kont. Różnią się one np. nazwą, ale NIP pozostaje ten sam. Niektórzy wykonawcy mają nawet po kilkanaście kont.

– Powodów jest wiele. Niektórzy zapominają np. hasła i łatwiej im założyć nowe konto, niż odzyskać stare, inni zakładają osobne konta dla oddziałów w różnych miastach, które nie posiadają odrębności podmiotowej, ale w ten sposób łatwiej im składać oferty dla poszczególnych lokalizacji – wyjaśnia Artur Wawryło, prawnik prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

– Nie można z tej możliwości zrezygnować – mając świadomość różnych uwarunkowań prawnych, w jakich funkcjonują wykonawcy, np. oddziały danej firmy – dodaje Michał Trybusz, rzecznik prasowy Urzędu Zamówień Publicznych zarządzającego platformą e-Zamówienia.

Wezwania na niewłaściwą skrzynkę

Problem w tym, że zamawiający najczęściej wyszukują wykonawców po numerze NIP i często klikają na konto, które wyświetla im się jako pierwsze. To zaś powoduje, że korespondencja nie zawsze zostanie odebrana przez adresata. Może trafić np. do innego oddziału bądź też w ogóle jest niedostępna (np. gdy wykonawca nie używa danego konta).

Tak też wydarzyło się w przetargu na remonty instalacji wodno-kanalizacyjnych i centralnego ogrzewania Zespołu Żłobków m.st. Warszawy. Startująca w nim firma ma na platformie dwa konta. Z jednego z nich złożyła ofertę, drugie zostało założone przez innego członka zarządu, ale nigdy go nie aktywowano i przedsiębiorca nie ma możliwości odbierania z niego korespondencji. Niestety to właśnie na to drugie konto zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Przedsiębiorca nie wiedząc o tym, nie miał szans na reakcję.

Gdy w końcu się zorientował, że wezwania przychodziły na niewłaściwe konto, i poinformował o tym zamawiającego, ten przesłał je ponownie, już na właściwą skrzynkę. To z kolei wzbudziło zastrzeżenia innego wykonawcy. W odwołaniu wniesionym do Krajowej Izby Odwoławczej przekonywał on, że to na wykonawcy ciążył obowiązek zadbania o to, by kanały komunikacji, którymi się posługiwał, były przez niego obsługiwane. Jeśli ma dwa konta na platformie e-Zamówienia, to powinien z obydwu odczytywać wiadomości.

„Wskazać bowiem należy (…), że oba konta należą do firmy i mają do nich dostęp osoby uprawnione do reprezentacji spółki (członkowie zarządu). W konsekwencji wykonawca miał możliwość zalogowania się na oba konta celem przejrzenia wiadomości. Co więcej, platforma wysyła na wskazany przy rejestracji adres e-mail powiadomienia o wpłynięciu korespondencji na dane konto” – podkreślono w uzasadnieniu odwołania.

Błąd zamawiającego

Zdaniem KIO zamawiający musi kierować korespondencję na skrzynkę, z której złożono ofertę. I nie ma znaczenia, ile kont wykonawca założył na platformie e-Zamówienia.

„Jeżeli korespondencja została skierowana przez zamawiającego na skrzynkę, z której wykonawca nie korzysta w danym postępowaniu, nawet jeśli została przez niego założona, to nie można jej uznać za skutecznie doręczoną w rozumieniu art. 61 par. 2 kodeksu cywilnego, który stanowi, że oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej złożono innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią” – podkreślono w doręczonym właśnie stronom uzasadnieniu wyroku.

Zdaniem składu orzekającego to zamawiający popełnił błąd, wysyłając za pierwszym razem wezwania na konto inne niż to, z którego złożono ofertę.

„Trudno też wymagać od wykonawcy, aby po złożeniu oferty monitorował również inne konta na platformie elektronicznej, upewniając się, czy zamawiający nie skierował tam błędnie korespondencji” – zaznaczyła KIO w uzasadnieniu. Z tego też względu nie ma znaczenia podnoszony w odwołaniu argument, że platforma wysyła na wskazany podczas rejestracji adres e-mail powiadomienia o wpłynięciu korespondencji na dane konto.

– Praktyczny wniosek jest taki, i ja się z nim w pełni zgadzam, że to wykonawca decyduje, jakiego konta używa w danym postępowaniu, i na to konto musi otrzymywać całą związaną z tym korespondencję – komentuje Piotr Trębicki, radca prawny z kancelarii Trębicki Hołowińska reprezentującej spółkę, do której wezwania do uzupełnienia dokumentów kierowano na niewłaściwą skrzynkę.

– Oczywiście najlepiej byłoby, gdyby gdzieś w formularzu oferty wprowadzono specjalną rubrykę, w której wykonawcy wpisywaliby konto właściwe dla danego postępowania – dodaje prawnik.

Dziś właściwe konto jest ujawniane jedynie w raporcie z otwarcia ofert. Jeśli zamawiający wyszukuje firmę w systemie po numerze NIP, może trafić na inne. To stąd biorą się problemy. UZP zapowiada, że będzie próbował ograniczyć możliwość popełnienia błędu.

– Planowane jest wprowadzenie zmiany, dzięki której na platformie będzie widocznie unikalne ID dla każdego wykonawcy. Każde konto ma swoje ID techniczne i chcemy je pokazywać w celu uniknięcia problemów z identyfikacją wykonawcy – informuje Michał Trybusz.

– Należy pamiętać, że w interesie wykonawcy jest przypilnowanie, aby nie było zbędnych kont, które tylko utrudniałyby prowadzenie komunikacji w postępowaniu. Dlatego też po stronie wykonawcy istnieje możliwość usunięcia nadmiarowych kont. Dodatkowo został wprowadzony obowiązek podpisania formularza rejestracyjnego podpisem elektronicznym, żeby skłonić do rozważnego zakładania kont – dodaje rzecznik prasowy UZP. ©℗

Rekordowa liczba odwołań / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe

orzecznictwo