To już kolejne przesunięcie wejścia w życie obowiązku podania przez przedsiębiorców adresu e-mailowego wpisanego do bazy adresów elektronicznych, w której będą znajdować się adresy wykorzystywane do realizacji usługi e-Doręczeń. Ostatnia zmiana została wprowadzona na mocy art. 19 pkt 1 ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.
Co trzeba podkreślić, wspomniany obowiązek wiąże się z szeroko zakrojoną i stopniowo realizowaną polityką, która zmierza do wprowadzenia w pełni elektronicznej komunikacji pomiędzy obywatelami i przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi. Pierwszy etap wprowadzenia obiegu dokumentacji drogą elektroniczną polegał na utworzeniu przez ministra cyfryzacji rejestru – bazy adresów elektronicznych (BAE). W dalszej kolejności zaplanowano wprowadzanie stopniowego obowiązku posiadania adresu wpisanego do BAE i wykazywania go w odpowiednich rejestrach w ramach usługi e-Doręczeń. Oznaczać to będzie, że:
  • podmioty nowo rejestrowane w CEIDG od 1 stycznia 2024 r. będą zobowiązane do przekazania adresu e-mailowego we wniosku o wpis do CEIDG;
  • podmioty wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2024 r. w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. będą wykazywały adres e-mail we wniosku o zmianę wpisu;
  • podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 90 dni od dnia określonego w komunikacie wydanym przez ministra cyfryzacji będą ujawniać adres e-mail poprzez zmianę wpisu.

Nowoczesne urzędy

Powyższe zmiany powiązane są z analogicznym obowiązkiem nałożonym na podmioty publiczne, które stopniowo, poczynając od 1 stycznia 2024 r., przechodziłyby na korespondencję drogą elektroniczną. W pierwszej kolejności taką formę korespondencji wprowadzić mają m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, a także uczelnie wyższe oraz jednostki samorządu terytorialnego. Rewolucja ma objąć również sądy, trybunały, komorników czy prokuratury. Tu trzeba poczekać do 1 października 2029 r. Podobnie będzie z adwokatami, radcami prawnymi czy notariuszami, jednak w ich przypadku termin zostanie dopiero wskazany przez ministra cyfryzacji.

Jak list polecony

Zgodnie z art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.) wpis adresu e-mail do bazy adresów elektronicznych równoznaczny będzie z żądaniem doręczenia korespondencji przez podmioty publiczne na wskazany adres e-mailowy. Korespondencja kierowana na skrzynkę e-mailową wywoływać będzie takie same skutki prawne jak wysłanie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, o czym stanowi art. 42 u.d.e. Co istotne, odebranie dokumentu elektronicznego w myśl art. 41 u.d.e. nastąpi w przypadku każdego działania adresata, co można rozumieć jako m.in. zalogowanie się do skrzynki e-mailowej.
W sytuacji braku możliwości doręczenia korespondencji na wskazany adres do doręczeń elektronicznych podmiot publiczny będzie mieć możliwość wykorzystania usługi hybrydowej. W praktyce oznacza to przekształcenie dokumentu elektronicznego nadanego przez organ za pośrednictwem operatora pocztowego w przesyłkę listową i jej doręczenie w postaci papierowej. Co istotne, ustawa przewiduje na mocy art. 6 wiele sytuacji, w których doręczenie elektroniczne ani hybrydowe nie będzie mogło mieć zastosowania. Chodzi m.in. o brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej czy ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji. W takiej sytuacji doręczenie będzie mogło nastąpić za pomocą przesyłki rejestrowanej lub przy pomocy pracowników organu.
Podsumowując, o ile negatywnie można ocenić kolejne przesunięcie terminu obowiązku wprowadzenia usługi e-Doręczeń, to jednak sam kierunek zmian i zamiar wprowadzenie pełnej elektronizacji komunikacji zasługuje na docenienie, w szczególności gdy ma się w pamięci doświadczenia wyniesione z czasu pandemii. Pozostaje żywić nadzieję, że choć przepisy w wielu dziedzinach cały czas próbują nadążyć za postępem, to w tym wypadku zaplanowane zmiany, choć spóźnione, nie tylko usprawnią i przyspieszą obieg dokumentacji, lecz także pozytywnie wpłyną na czas trwania wszelkich postępowań. ©℗
Podstawa prawna
•art. 19 pkt 1 ustawy z 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz.U. poz. 2754)
•art. 6‒7, art. 41‒42 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 569; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2754)