Zbliża się czas, kiedy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością należy zatwierdzić sprawozdania finansowe, których dzień bilansowy przypadał na 31 grudnia 2021 r. W tym roku termin na dokonanie tej czynności, podobnie jak w latach poprzednich, został przesunięty. [ramka] W spółce z o.o. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy leży w gestii wspólników, którzy dokonują tego w trakcie zgromadzenia wspólników.

Przedstawiamy zatem, jak przeprowadzić zgromadzenie wspólników i zatwierdzić sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. Publikujemy przy tym przydatne wzory zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz protokołu po jego odbyciu.

Jak zwołać i przeprowadzić zgromadzenie wspólników

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową. Dlatego też jedną z jej charakterystycznych cech jest funkcjonowanie w spółce organów. Prócz zarządu, drugim obligatoryjnym organem jest zgromadzenie wspólników. Niekiedy w spółkach z o.o. funkcjonują także rady nadzorcze lub komisje rewizyjne. Jeżeli je ustanowiono, biorą one również udział w procesie zatwierdzania rocznych sprawozdań w spółce. I tak zgromadzenie wspólników jest organem właścicielskim spółki uprawnionym do podejmowania uchwał (poza zgromadzeniem uchwały mogą być podejmowane tylko wyjątkowo, o czym dalej). Zgromadzenie wspólników może być:
  • zwyczajne - należy je obligatoryjnie zwołać w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego;
  • nadzwyczajne - zwoływane są w razie potrzeby pomiędzy zgromadzeniami zwyczajnymi.
Z kolei samo powzięcie uchwały może wynikać z obowiązku wynikającego z przepisów prawa bądź umowy spółki, a także być wyrazem stanowiska wspólników w odniesieniu do innych spraw będących w kompetencjach tego organu. Podręcznikowym wręcz przykładem, w którym konieczne jest powzięcie uchwał przez zgromadzenie wspólników, są sprawy pozostające w kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników, należą do nich:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 par. 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
• Kto może zwołać zgromadzenie wspólników?
Zwoływanie zgromadzeń wspólników jest procesem mocno sformalizowanym i nie każdy ma kompetencje do dokonania tej czynności. Organem uprawnionym do zwoływania zgromadzeń wspólników jest w pierwszej kolejności zarząd spółki. Dokonuje on tego z własnej inicjatywy albo na żądanie innych podmiotów.
• Kto może złożyć wniosek o zwołanie zgromadzenia wspólników?
Prawo wystąpienia do zarządu z takim wnioskiem przysługuje:
  • radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej,
- wspólnikowi lub wspólnikom łącznie reprezentującym co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego,
- wspólnikowi lub wspólnikom łącznie reprezentującym mniej niż jedną dziesiątą kapitału zakładowego - jeżeli uprawnienie takie wynika z umowy spółki,
- innym podmiotom, którym uprawnienie takie zostało przyznane w umowie spółki.
• Co jeśli zarząd zlekceważy wniosek o zwołanie zgromadzenia wspólników?
W przypadku zlekceważenia żądania zwołania zgromadzenia wspólników pochodzącego od uprawnionego podmiotu może powstać sytuacja, w której to podmiot ten uzyska jednorazową kompetencję do zwołania zgromadzenia. W zależności od rodzaju podmiotu występującego z żądaniem uzyskanie prawa do samodzielnego zwołania zgromadzenia odbywa się na innych zasadach. I tak jeżeli z takim żądaniem wystąpi:
  • organ nadzoru (rada nadzorcza, komisja rewizyjna) albo osoba uprawniona do tego na mocy umowy spółki - uzyskuje on ww. uprawnienie, jeżeli zarząd nie zwoła nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania. Podmioty te mogą również zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, gdy zarząd nie zwoła go w terminie ustawowym, czyli przed upływem sześciu miesięcy od zakończenia poprzedniego roku obrotowego;
  • wspólnik albo wspólnicy uprawnieni do tego z mocy prawa albo umowy spółki - w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:
- żądanie zwołania zgromadzenia zostało złożone na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników,
- w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia zarządowi tego żądania nie zostanie zwołane nadzwyczajne zgromadzenie wspólników z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem,
- wnioskodawca lub wnioskodawcy wystąpią do sądu rejestrowego o upoważnienie do zwołania zgromadzenia,
- sąd rejestrowy po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia upoważni do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólnika lub wspólników występujących z żądaniem.

Sposób zwołania

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Pod pewnymi warunkami zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną. Jest to możliwe, jeżeli łącznie zostaną spełnione trzy warunki:
  • wspólnik uprzednio wyraził na to zgodę,
  • zgoda ma formę pisemną oraz
  • wspólnik podał spółce swój adres poczty elektronicznej, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Przy czym adres powinien być podany przez wspólnika w treści dokumentu zawierającego wyrażenie zgody bądź w odrębnym dokumencie (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 10 grudnia 2014 r., sygn. akt I ACa 938/14).
• Kto ma obowiązek wysłać zaproszenia? Jakie trzeba przy tym spełnić wymogi, aby czynność ta została uznana za ważną?
Zaproszenia wysyła organ zwołujący zgromadzenie, posiłkując się adresami wspólników wskazanymi w treści księgi udziałów. Artykuł 188 par. 1 kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) zobowiązuje zarząd do prowadzenia księgi udziałów, do której należy wpisywać m.in. dane i adres wspólnika. Na zarządzie ciąży więc obowiązek zadbania, aby księga udziałów takie dane zawierała. Jeżeli jednak w księdze był podany adres wspólnika, który uległ zmianie w trakcie posiadania przez niego udziału w spółce, to obowiązek jego aktualizacji przez spółkę wystąpiłby jedynie wówczas, gdyby z wiarygodnego źródła, przede wszystkim od wspólnika, spółka uzyskała informację o jego zmianie. Nie ulega też wątpliwości, że zadbanie o wpis aktualnego adresu do księgi udziałów leży przede wszystkim w interesie wspólnika, który powinien zapewnić sobie skuteczny kontakt ze spółką (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 2016 r., sygn. akt II CSK 441/15).
Co więcej, polski ustawodawca zdecydował się na podporządkowanie sposobu zwoływania zgromadzeń teorii nadania. Oznacza to, że organ zwołujący zgromadzenie zobowiązany jest jedynie do wykazania, że zaproszenie na zgromadzenie zostało wysłane w prawidłowy sposób oraz na właściwy adres wspólnika. Nie jest konieczne wykazywanie, czy udziałowiec to zaproszenie odebrał.
Wydłużone terminy
W 2022 r. podobnie jak w ubiegłych latach obowiązują wydłużone terminy związane z zatwierdzeniem sprawo zdania finansowego. I tak do:
• 30 czerwca 2022 r. - konieczne było sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego,
• 30 września 2022 r. - należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe,
• 17 października 2022 r. - mija w tym roku ostateczny termin wysłania sprawozdania finansowego do KRS. ©℗

Co w treści

W zaproszeniu należy oznaczyć: dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej modyfikacji umowy spółki - należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Przy czym szczegółowy porządek obrad - przewidujący podjęcie uchwały - nie oznacza ani bezwzględnego wymagania przytoczenia treści projektowanej uchwały w zawiadomieniu o zgromadzeniu, ani też wskazania osoby planowanego pełnomocnika, jeśli przedmiotem uchwały ma być ustanowienie pełnomocnika. Ponadto jak zauważył Sąd Najwyższy, poziom szczegółowości zawiadomienia uzależniony jest nie tylko od przedmiotu obrad, lecz także od stopnia orientacji wspólników w sprawach spółki, których zgromadzenie ma dotyczyć. Istotne jest, aby sposób ujęcia porządku obrad w zawiadomieniu umożliwiał wspólnikowi zorientowanie się, czego konkretnie obrady będą dotyczyły i umożliwiał mu podjęcie z należytym rozeznaniem decyzji o potrzebie uczestnictwa w zgromadzeniu oraz merytoryczne przygotowanie się do niego (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 22 kwietnia 2016 r., sygn. akt II CSK 441/15). [wzór 1]

wzór 1. zaproszenie na zwyczajne zgromadzenie wspólników

Gdańsk, 10 czerwca 2022 r.
Adam Nowak
zam. w Warszawie, przy ul. Warszawskiej 1
ZAPROSZENIE
na Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników XYZ Spółka z o.o.
Zarząd Spółki XYZ spółka z o.o. z siedzibą w Warszawie [Spółka] zawiadamia niniejszym o zwołaniu Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie przy ul. Warszawskiej 10, na dzień 30 czerwca 2022 r., na godzinę 11.00. Zgromadzenie zostało zwołane na mocy jednomyślnej uchwały Zarządu Spółki powziętej dnia 9 czerwca 2022 r.
Porządek obrad Zgromadzenia obejmuje:
1. Wybór przewodniczącego i protokolanta Zgromadzenia.
2. Sprawdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
3. Przyjęcie porządku obrad Zgromadzenia.
4. Przedstawienie i rozpatrzenie sprawozdania Zarządu Spółki za rok obrotowy od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.
5. Rozpatrzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r., w tym podjęcie uchwały w zakresie:
a) zatwierdzenia bilansu Spółki sporządzonego na 31 grudnia 2021 r. zamykającego się po stronie aktywów i pasywów kwotą: 1.000.000,00 (jeden milion) zł;
b) zatwierdzenia rachunku zysków i strat Spółki za rok obrotowy od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2021 r. wykazującego zysk brutto w kwocie 100.000,00 (sto tysięcy) zł oraz zysk netto w kwocie 65.000,00 (sześćdziesiąt pięć tysięcy) zł.
c) zatwierdzenia informacji dodatkowej za rok obrotowy od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.
6. Powzięcie uchwały w przedmiocie podziału zysku za rok bilansowy 2021.
7. Powzięcie uchwał w przedmiocie udzielenia Prezesowi Zarządu Spółki Janowi Kowalskiemu oraz Wiceprezesowi Zarządu Annie Kowalskiej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków za rok obrotowy od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.
8. Rozpatrzenie wolnych wniosków Wspólników.
9. Zamknięcie Zgromadzenia.
Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki.
Jan Kowalski, Prezes Zarządu
• Czy można przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników bez jego formalnego zwoływania?
Tak, możliwość przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników bez jego formalnego zwołania dopuszcza art. 240 k.s.h. Stanowi on, że uchwały mogą być podejmowane przez wspólników pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli spełnione są następujące warunki:
  • cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, czyli w zgromadzeniu biorą udział wszyscy wspólnicy spółki osobiście lub przez pełnomocników;
  • nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Miejsce

Na zakończenie omówić należy kwestię miejsca, w którym odbywać się będzie zgromadzenie wspólników. Wydawać by się mogło, że miejsce zgromadzenia wspólników nie jest elementem istotnym i może to być dowolna lokalizacja. Jest to jednak przekonanie błędne. Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. może się bowiem odbywać jedynie na terenie kraju oraz w ściśle określonych miejscach, którymi mogą być:
  • siedziba spółki,
  • inne miejsca wskazane w treści umowy spółki jako dopuszczalne lokalizacje zgromadzeń wspólników,
  • inne miejsce, na które zgodę wyrażą wszyscy wspólnicy; przypadek ten dotyczy zwłaszcza zgromadzeń odbywających się bez formalnego zwołania w trybie art. 240 k.s.h.
• Co jeśli miejsce zwołania zgromadzenia wspólników nie będzie spełniało wymogów ustawowych?
Wyznaczenie miejsca zgromadzenia wspólników z naruszeniem zasad określonych w ustawie będzie skutkować nieważnością powziętych w jego trakcie uchwał. Rodzaj sankcji przemawia za tym, aby bezwzględnie przestrzegać przedmiotowych wytycznych.
• Jak spółka może zmniejszyć ryzyko oskarżenia, że zgromadzenie wspólników zostało zwołane w niewłaściwym miejscu?
W celu uniknięcia negatywnych konsekwencji niewłaściwego zwołania zgromadzenia w treści umowy spółki pożądane jest określenie miejscowości, w których prawdopodobnie będą się one odbywały. Najczęściej wskazuje się miejscowości związane z działalnością spółki oraz jej wspólników, a także te, w których mają swoje siedziby istotne dla funkcjonowania spółki urzędy i instytucje. Sposobem na uniknięcie trudności w przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników w określonym miejscu jest udział wspólników w zgromadzeniach, w trakcie których wykorzystuje się środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przebieg zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników otwiera osoba bądź organ zwołujący. Pierwszą czynnością po otwarciu jest wybór przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta, chyba że protokół sporządzany jest przez notariusza. Następnie przewodniczący powinien podjąć wiele formalnych czynności warunkujących możliwość podejmowania uchwał przez zgromadzenie. Konieczne jest zatem dokonanie poniższych czynności:
▶ KROK 1. Sporządzenie listy wspólników obecnych na zgromadzeniu, a w przypadku gdy wspólnik reprezentowany jest przez pełnomocnika, zweryfikowanie prawidłowości pełnomocnictwa oraz sprawdzenie, czy osoba wskazana jako pełnomocnik może pełnić swoją funkcję.
▶ KROK 2. Weryfikacja prawidłowości zwołania. W zależności od trybu, w jakim odbywa się zgromadzenie, przewodniczący powinien:
- sprawdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia - w tym celu należy sprawdzić, czy do wszystkich wspólników wysłane zostały zaproszenia na zgromadzenie, a także czy wysłane zostały one na właściwy adres oraz w odpowiednim terminie;
- jeśli zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania - przewodniczący powinien zweryfikować, czy spełnione zostały wszystkie przesłanki do przeprowadzenia zgromadzenia w tym trybie (o czym niżej).
▶ KROK 3. Sprawdzenie zdolności zgromadzenia do podejmowania uchwał - co do zasady zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów (obecnych wspólników). Niemniej w niektórych przypadkach ustawa do powzięcia uchwały wymaga istnienia odpowiedniego kworum. Wymóg taki może być wprowadzony także w umowie spółki.
▶ KROK 4. Przyjęcie porządku obrad przedstawionego w zaproszeniu na zgromadzenie, względnie przyjęcie porządku obrad rozszerzonego na wniosek uprawnionego wspólnika bądź ustalonego przez wspólników, gdy zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania.
▶ KROK 5. Zarządzenie wykonywania poszczególnych punktów porządku obrad, w tym głosowania nad uchwałami, dyskutowania nad sprawami przekazanymi do rozstrzygnięcia przez zgromadzenie, dopuszczenie do głosu wspólników lub innych uczestników zgromadzenia (np. członków zarządu lub rady nadzorczej).
▶ KROK 6. Po wyczerpaniu porządku obrad zakończenie zgromadzenia, w tym podpisanie protokołu oraz dołączenie do niego listy wspólników z podpisami obecnych, a także pełnomocnictw, jeżeli wspólnika reprezentował jego pełnomocnik.
▶ KROK 7. Przekazanie zarządowi protokołu zgromadzenia przez przewodniczącego celem dołączenia do księgi protokołów wraz z dowodami prawidłowego zwołania zgromadzenia (Zob. M. Koralewski, Spółka z o.o. od utworzenia do likwidacji. Praktyczny poradnik, Gdańsk 2022). [wzór 2]

wzór 2. protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

PROTOKÓŁ ZWYCZAJNEGO ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW „XYZ” SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ W WARSZAWIE, KTÓRE ODBYŁO SIĘ W SIEDZIBIE SPÓŁKI W DNIU 10 CZERWCA 2022 ROKU
W dniu 10 czerwca dwa tysiące dwudziestego drugiego roku (10.06.2022) w siedzibie Spółki w Warszawie przy ul. Warszawskiej 10 odbyło się Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością „XYZ” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z którego to zgromadzenia sporządzono niniejszy protokół.
Zgromadzenie otworzył Adam Nowak - prezes Zarządu Spółki, który oświadczył, że:
I. W dniu dzisiejszym odbywa się bez formalnego zwołania - w trybie art. 240 kodeksu spółek handlowych - Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników „XYZ” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Gdańsku oraz, że wymogi określone w tym przepisie zostały spełnione.
II. Zgromadzenie jest zatem zdolne do podjęcia uchwał w zakresie porządku obrad obejmującego następujące sprawy:
1. Wybór przewodniczącego Zgromadzenia i protokolanta.
2. Sprawdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
3. Przyjęcie porządku obrad Zgromadzenia.
4. Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu Spółki z jego działalności w 2021 roku.
5. Rozpatrzenie bilansu oraz rachunku zysków i strat Spółki za 2021 rok.
6. Podjęcie uchwał dotyczących zatwierdzenia sprawozdania Zarządu, bilansu oraz rachunku zysków i strat Spółki za rok 2021.
7. Podjęcie uchwały o udzieleniu członkom Zarządu Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2021 roku.
8. Podjęcie uchwały w przedmiocie przeznaczenia zysku za rok bilansowy 2021.
9. Zakończenie Zgromadzenia.
Odnośnie punktu 1:
Na przewodniczącego Zgromadzenia wybrano jednogłośnie Adama Nowaka, a na protokolanta Jana Kowalskiego - Wiceprezesa Zarządu Spółki.
Odnośnie punktu 2:
Przewodniczący Zgromadzenia po sprawdzeniu listy obecności stwierdził, że reprezentowany jest cały kapitał zakładowy Spółki. Z uwagi na powyższe oraz wobec tego, że nikt nie wniósł sprzeciwu ani co do odbycia Zgromadzenia, ani też postawienia poszczególnych spraw na porządku obrad, Zgromadzenie jest zdolne do podjęcia uchwał w przedmiocie powyższego porządku obrad.
Odnośnie punktu 3:
Porządek obrad przyjęto jednogłośnie.
Odnośnie punktu 4:
Sprawozdanie z działalności Zarządu Spółki w roku 2021 złożył Członek Zarządu Jan Kowalski.
Odnośnie punktu 5:
Bilans i rachunek wyników Spółki za 2021 rok przedstawił Członek Zarządu Jan Kowalski.
Odnośnie punktu 6:
Po rozpatrzeniu złożonych sprawozdań, bilansu rachunków zysków i strat za rok 2021 Przewodniczący poddał pod głosowanie uchwałę następującej treści:
UCHWAŁA NR 1
Zgromadzenie Wspólników „XYZ” Spółka z o.o. postanawia:
a) zatwierdzić sprawozdanie Zarządu Spółki z jego działalności w roku 2021,
b) zatwierdzić bilans Spółki za rok 2021 zamykający się po stronie aktywów i pasywów kwotą: 1.000.000,00 (jeden milion i 00/100) złotych,
c) zatwierdzić rachunek zysków i strat Spółki za rok obrotowy 2021 wykazujący zysk brutto równy kwocie: 500.000,00 (pięćset tysięcy i 00/100) złotych,
d) zatwierdzić informację dodatkową za rok obrotowy 2021.
Uchwała podjęta została jednogłośnie.
Odnośnie punktu 7:
Przewodniczący poddał pod głosowanie uchwały następującej treści:
UCHWAŁA NR 2
Zgromadzenie Wspólników „XYZ” Spółka z o.o. udziela Członkowi Zarządu Janowi Kowalskiemu absolutorium z wykonywania przez niego obowiązków w roku obrotowym 2021.
Uchwała podjęta została jednogłośnie w głosowaniu tajnym.
UCHWAŁA NR 3
Zgromadzenie Wspólników „ABC” Spółka z o.o. udziela Wiceprezesowi Zarządu Janowi Kowalskiemu absolutorium z wykonywania przez niego obowiązków w roku obrotowym 2021.
Uchwała podjęta została jednogłośnie w głosowaniu tajnym.
UCHWAŁA NR 4
Zgromadzenie Wspólników „XYZ” Spółka z o.o. udziela Prezesowi Zarządu Adamowi Nowakowi absolutorium z wykonywania przez niego obowiązków w roku obrotowym 2021.
Uchwała podjęta została jednogłośnie w głosowaniu tajnym.
Odnośnie punktu 8:
Zgromadzenie Wspólników „XYZ” Spółka z o.o. postanawia przeznaczyć zysk za rok obrotowy 2021 na kapitał zapasowy.
Odnośnie punktu 9:
Na tym Zgromadzenie zakończono.
Do protokołu dołączono listę obecności wspólników biorących udział w Zgromadzeniu. Protokół ten został odczytany, przyjęty i podpisany.
Protokolant: Przewodniczący:
Jan Król Adam Nowak
Gdynia, dnia 10 czerwca 2021 roku
Forma protokołu determinowana jest treścią uchwał nim objętych, stąd też protokół powinien być sporządzony w jednej z następujących form:
- aktu notarialnego - gdy wymaga tego ustawa, np. w związku ze zmianą umowy spółki;
- elektronicznej - gdy uchwały podejmowane są przy użyciu systemu teleinformatycznego;
- pisemnej zwykłej - w pozostałych przypadkach.
Przy czym, co do zasady, brak zachowania formy protokołu nie stanowi warunku ważności uchwał nim objętych (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2004 r., sygn. akt IV CSK 686/04).
• Czy istnieje możliwość głosowania przez pełnomocników?
Jak już sygnalizowano wcześniej, wspólnicy są uprawnieni do udziału w zgromadzeniu, a także do głosowania nad uchwałami poprzez swoich pełnomocników. Co ważne, pełnomocnictwo udzielone przez udziałowca spółki może obejmować:
  • wyłącznie udział w zgromadzeniu bez prawa do oddawania głosu,
  • udział w zgromadzeniu wraz z prawem do oddania głosu nad konkretnymi uchwałami lub ich kategoriami,
  • udział w zgromadzeniu oraz prawo do oddawania głosu.
• Kto nie może reprezentować wspólnika?
Z ustawy oraz z umowy spółki mogą wynikać ograniczenia w zakresie reprezentacji wspólnika na zgromadzeniu przez pełnomocnika. Kodeks spółek handlowych przewiduje w tym zakresie następujące ograniczenia:
  • pełnomocnikiem wspólnika nie może być członek zarządu oraz pracownik spółki, przy czym pojęcie pracownika należy interpretować wąsko, tj. jako osobę zatrudnioną w spółce na podstawie umowy o pracę bądź stosunku mianowania, powołania albo wyboru (Andrzej Kidyba, Spółka z o.o. Komentarz, Warszawa 2002, s. 632),
  • wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.
Ze względu zaś na fakt, iż ustawa wskazuje jedynie, że umowa spółki może ograniczać prawo wspólnika do korzystania z instytucji pełnomocnika, nie jest dopuszczalne całkowite wyłączenie z mocy umowy spółki lub uchwały zgromadzenia wspólników spółki z o.o. prawa reprezentowania wspólników na zgromadzeniu przez pełnomocnika (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 6 czerwca 2013 r., sygn. akt I ACA 225/13).
• Czy mogę ustanowić kilku pełnomocników?
Nie ma przeszkód, aby wspólnik ustanowił kilku pełnomocników. W takim przypadku należy precyzyjnie określić zakres umocowania każdego z nich - w szczególności w zakresie oddawania głosów nad uchwałami. Możliwe jest przy tym przyjęcie, że wykonują oni prawo głosu łącznie bądź każdy głosuje samodzielnie z całości udziałów mocodawcy, ale tylko nad określonymi uchwałami (A. Kidyba, Spółka z o.o. Komentarz, Warszawa 2002, s. 632).
• Jak prawidłowo umocować osobę reprezentującą udziałowca podczas zgromadzenia wspólników?
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności, a jego kopię dołącza się do księgi protokołów. Umocowanie to stanowi pełnomocnictwo szczególne, co oznacza, iż pełnomocnictwo ogólne, przewidziane w kodeksie cywilnym, nie daje umocowania do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników w imieniu udziałowca (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 13 lutego 2013 r., sygn. akt V ACa 801/13). Z drugiej wszakże strony pełnomocnictwo może być szczegółowe i upoważniać do zastępstwa na pewnym oznaczonym zgromadzeniu lub do głosowania w pewnej oznaczonej sprawie albo może być blankietowe i upoważniać do zastępowania wspólnika na wszystkich zgromadzeniach wspólników danej spółki, względnie do wyrażania zgody na pisemne głosowanie w sprawach spółki lub na powzięcie uchwał na piśmie.

Sposób podejmowania uchwał

Oprócz prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników o ważności oraz istnieniu podejmowanych na nim uchwał decydują również kwestie związane z odpowiednią liczbą głosów oddanych za daną uchwałą, kworum istniejącym przy jej podejmowaniu oraz jawnością bądź tajnością głosowania.
Co do zasady uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, czyli gdy głosów oddanych za uchwałą jest więcej aniżeli głosów oddanych przeciw niej oraz głosów wstrzymujących się. Jak w przypadku wielu innych kwestii również i tu umowa spółki lub ustawa mogą wprowadzać surowsze wymogi w zakresie wymaganej liczby głosów. Kodeks spółek handlowych czyni to w odniesieniu do następujących przypadków:
  • uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów, jednak w sytuacji, o której mowa w art. 233 k.s.h., do powzięcia uchwały o rozwiązaniu spółki wystarczy bezwzględna większość głosów;
  • uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów;
  • uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. Przykładowo - w oparciu o orzecznictwo sądów - dotyczy to uchwał o: obniżeniu wysokości udziałów danego wspólnika w sposób nieproporcjonalny do udziałów innych wspólników, pozbawieniu prawa pierwszeństwa w nabyciu udziałów przeznaczonych do zbycia, wyłączeniu indywidualnej kontroli wspólników czy pozbawieniu wspólnika prawa przysługującego indywidualnie wspólnikowi w związku z posiadanym udziałem.
Wspólnicy głosują na zgromadzeniu udziałami w kapitale zakładowym. Co do zasady na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W umowie można też przewidzieć uprzywilejowanie udziałów co do prawa głosu w ten sposób, że na jeden udział będą przypadać nie więcej niż trzy głosy. Natomiast, jeżeli udziały w spółce są nierówne, to na każde 10 zł wartości nominalnej takiego udziału przypada jeden głos, o ile w umowie spółki nie postanowiono inaczej.
Z drugiej zaś strony w niektórych przypadkach wspólnik ma obowiązek wstrzymania się od udziału w głosowaniu. Dotyczy to - jak już wspomniano wcześniej - uchwał o jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. W takim przypadku wspólnik może się domagać zaznaczenia w protokole, iż wstrzymał się od głosowania.
Może się także zdarzyć, że jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem organu spółki. Nie może on wówczas głosować nad uchwałą o udzieleniu mu z tego tytułu absolutorium. W protokole należy zatem zaznaczyć, że z uwagi na dyspozycję przepisu art. 244 k.s.h. odstąpiono od powzięcia danej uchwały (zob. M. Koralewski, Spółka z o.o. od utworzenia do likwidacji. Praktyczny poradnik, Gdańsk 2022).

Kworum

Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników spółki z o.o. może się odbywać niezależnie od liczby uczestniczących w nim udziałowców, a konkretnie liczby reprezentowanych na nim udziałów (art. 241 k.s.h.). Do jego ważności wystarczająca będzie zatem obecność co najmniej jednego wspólnika, i to nawet takiego, który posiada tylko jeden udział w kapitale zakładowym spółki (oczywiście pod warunkiem prawidłowego zaproszenia na zgromadzenie wszystkich udziałowców).
W omawianym zakresie istnieć mogą jednakże dwie grupy wyjątków określające wymóg kworum - czyli minimalną liczbę udziałów, jaka powinna być reprezentowana na zgromadzeniu, aby było ono władne do powzięcia określonych bądź wszystkich uchwał. Szczególne wymagania w tym zakresie mogą wynikać z umowy spółki albo przepisów k.s.h. Przykładowo uchwała zgromadzenia wspólników o połączeniu się z inną spółką kapitałową powinna być powzięta większością trzech czwartych głosów reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego (zob. art. 506 par. 1 k.s.h.). Tak więc przepis ten tak naprawdę określa dwa warunki: jeden dotyczy kworum (reprezentacja co najmniej połowy udziałów), drugi głosów oddanych za uchwałą (trzy czwarte głosów oddanych „za”).
Brak zachowania kworum należy do uchybień czyniących uchwałę nieistniejącą. Zawarty w umowie lub ustawie wymóg dotyczący kworum normuje sposób działania zgromadzenia wspólników spółki jako organu uprawnionego do składania w jej imieniu oświadczeń woli. Jeśli umowa lub ustawa przewiduje możliwość podjęcia uchwały jedynie przy istnieniu określonego kworum i jeśli - jak była o tym wyżej mowa - uchwała stanowi oświadczenie woli spółki, to w konsekwencji należy uznać, że podjęcie uchwały przy braku tego kworum nie może w ogóle być uznane za złożenie oświadczenia woli. Unormowania dotyczące kworum mają zatem charakter fundamentalny z punktu widzenia procesu podejmowania uchwał, albowiem ich celem jest zapewnienie należytej reprezentacji kapitału spółki w procesie podejmowania decyzji zastrzeżonych dla zgromadzenia wspólników. W konsekwencji każda osoba posiadająca interes prawny może wystąpić do sądu cywilnego z powództwem o stwierdzenie, że uchwała powzięta z naruszeniem wymogu kworum nie istnieje (zob. art. 189 k.p.c.). Przy czym interes prawny wystąpi, gdy zaskarżona uchwała wpływa na sytuację prawną powoda (jego prawa lub obowiązki).
O ile wprowadzenie wymogu kworum do umowy spółki zależne jest od woli jej wspólników, o tyle wymogi ustawowe powinny być bezwzględnie przestrzegane pod rygorem uznania, że dana uchwała nie została skutecznie podjęta. Kodeks spółek handlowych przewiduje kilka sytuacji, w których określone kworum warunkuje możliwość powzięcia uchwały przez zgromadzenie wspólników. Przypadki te nie dotyczą jednakże uchwał podejmowanych standardowo na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników

W odniesieniu do zwyczajnego zgromadzenia wspólników ustawa wprowadza minimalny zakres spraw nim objętych. I tak przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być co najmniej powzięcie uchwał dotyczących następujących kwestii:
  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
  • powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników - przy czym „podział zysku” to pojęcie ogólne, dotyczące zarówno przeznaczenia zysków do podziału między wspólników, jak i przeznaczenia ich na inne cele przewidziane w umowie spółki. Każda uchwała podjęta przez zgromadzenie wspólników w tym trybie jest zatem uchwałą o podziale zysku, zaś o zysku niepodzielonym można mówić wyłącznie wówczas, gdy właściwy organ stanowiący spółki nie podejmie uchwały co do sposobu przeznaczenia zysku za określony rok obrotowy;
  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków - przy czym dotyczy to wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. Absolutorium (udzielane indywidualnie każdemu z członków organu kolegialnego) jest formą skwitowania, zaaprobowania działań członków tych organów, a co za tym idzie, stanowi, co do zasady, podstawę do wyłączenia ich ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej, o której mowa w art. 293 k.s.h. Uchwała negatywna stanowi zaś element potwierdzenia możliwości przypisania członkowi ww. organów tego rodzaju odpowiedzialności;
  • jeżeli kadencja organów spółki wygasa z dniem odbycia się danego zwyczajnego zgromadzenia wspólników, powinno dojść również do wyboru nowych piastunów tych organów.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników tym również różni się od zgromadzeń nadzwyczajnych, że jego przeprowadzenie jest w spółkach kapitałowych obowiązkowe. Ustawodawca przewiduje w tym zakresie dwa wyjątki. Pierwszy z nich stanowi przypadek, gdy zgromadzenie miałoby dotyczyć roku obrotowego, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego. W takim wypadku:
  • zwyczajne zgromadzenie wspólników może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników;
  • przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników są również sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona.
Drugi wyjątek dotyczy natomiast zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego spółki poprzedzającego złożenie wniosku o jej wykreślenie z rejestru KRS. Jeżeli takie zgromadzenie nie odbyło się z powodu braku kworum, likwidatorzy powinni wykonać dalsze czynności bez zatwierdzenia sprawozdania przez zgromadzenie (zob. art. 288 k.s.h.).
Na marginesie należy wskazać, że istnieje także przypadek, w którym zarząd zobowiązany jest do niezwłocznego zwołania zgromadzenia wspólników. Nastąpi to wówczas, gdy bilans sporządzony przez zarząd bądź na żądanie wspólników w trybie art. 223 k.s.h. wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (zob. art. 233 k.s.h.). W takim przypadku wspólnicy powinni powziąć uchwałę w przedmiocie dalszego istnienia spółki. Jeżeli do zwyczajnego zgromadzenia wspólników pozostało jeszcze sporo czasu, zarząd zwołuje wówczas nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. W praktyce wszakże bilans sporządzany jest najczęściej wyłącznie na potrzeby rozliczenia zamkniętego roku obrotowego oraz zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dlatego również uchwała o dalszym istnieniu spółki jest podejmowana na tym zgromadzeniu.
Ze względu na duże znaczenie uchwał podejmowanych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie dodatkowych warunków formalnych w zakresie jego zwoływania oraz przeprowadzenia. I tak:
  • zgromadzenie to powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego;
  • zgromadzenie może zostać zwołane bądź odbywać się bez formalnego zwołania (w trybie art. 240 k.s.h.);
  • w zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć także członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, nawet jeżeli nie są oni udziałowcami spółki. Osoby te nadto mogą przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.
Procedura zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Zacznijmy od krótkiego przypomnienia, jak wygląda przygotowanie sprawozdania. Jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości (art. 52), zarząd powinien zapewnić, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone nie później niż do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu poprzedniego roku obrotowego.
Jeżeli jest to konieczne, po sporządzeniu sprawozdania finansowego zgromadzenie wspólników wybiera firmę audytorską do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. Na mocy umowy spółki kompetencja ta może zostać przekazana radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Firmy audytorskiej nie może wybrać zarząd spółki. Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta jest niezbędne w spółkach z o.o., które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta (jeśli została sporządzona) oraz sprawozdanie z działalności spółki zarząd przedstawia organowi nadzoru (radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej). Organ ten dokonuje następnie oceny tego sprawozdania i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a następnie składa zgromadzeniu wspólników coroczne pisemne sprawozdanie z wyników tej oceny. W przypadku, gdy zwyczajne zgromadzenie wspólników ma zostać zwołane formalnie, należy dokonać tego na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem zgromadzenia w sposób opisany we wcześniejszej części poradnika. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć do 30 czerwca kolejnego roku obrotowego.
Po powzięciu uchwał w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz sposobie podziału zysku bądź pokrycia straty zarząd zobligowny jest do zgłoszenia przedmiotowych dokumentów - tj. sprawozdania finansowego oraz uchwał - do sądu rejestrowego. Dokonuje się tego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (www.prs.ms.gov.pl). Sprawozdania finansowe nie są zatem składane w formie tradycyjnej (papierowej), a wyłącznie elektronicznie. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 15 dni od powzięcia uchwał. Sprawozdanie finansowe zarząd spółki wysyła także do szefa Krajowej Administracji Skarbowej w wyżej wymienionym terminie oraz również w formie elektronicznej.

Sytuacje szczególne

Zasadą jest, że wspólnicy spółki z o.o. obradują na prawidłowo zwołanych zgromadzeniach wspólników według z góry ustalonego porządku obrad. Ustawodawca dopuścił wszakże kilka przypadków szczególnych, które mogą znacznie ułatwić oraz przyspieszyć podejmowanie uchwał, zwłaszcza w małych spółkach z o.o. Do przypadków tych należą:
1) głosowanie pisemne bez odbycia zgromadzenia wspólników,
2) przeprowadzenie zgromadzenia bez formalnego zwołania,
3) podejmowanie uchwał w drodze elektronicznej,
4) udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
▶ Ad 1. Głosowanie pisemne
Powzięcie uchwały w tym trybie wymaga weryfikacji, czy nie istnieją negatywne przesłanki wyłączające tę formę podejmowania decyzji przez wspólników. Należy do nich np. wymóg zawarcia uchwały w protokole sporządzonym przez notariusza (ma to miejsce m.in. w sytuacjach opisanych w art. 255 par. 3 i art. 270 pkt 2 k.s.h.). Co ważne, możliwe jest jednak głosowanie pisemne w sprawach objętych porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeżeli wskazane wyżej sytuacje nie występują, uchwała w trybie pisemnym może zostać powzięta, o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być w ten sposób powzięte, albo wyrażą zgodę na głosowanie pisemne. W tym drugim przypadku, tj. wyrażenia zgody na głosowanie pisemne przez wszystkich wspólników, nie jest konieczne oddanie - także przez nich wszystkich - głosów za uchwałą pisemną. Wystarczy, że za jej przyjęciem opowie się większość wspólników.
▶ Ad 2. Brak formalnego zwołania
Jak już wiemy, do jego odbycia konieczne jest, aby cały kapitał zakładowy był na nim reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Co ważne, o zgromadzeniu takim nie muszą być informowani członkowie innych organów spółki, o ile nie są jednocześnie wspólnikami, udziałowcy zaś - podobnie jak na każdym zgromadzeniu - mogą występować osobiście albo przez pełnomocników. Niemniej ze względu na to, iż zarząd spółki prowadzi księgę protokołów, po zakończeniu zgromadzenia zarządowi spółki należy przekazać protokół zgromadzenia wraz z listą obecności. Ten ostatni organ wpisuje uchwały do księgi protokołów oraz ewentualnie podejmuje dalsze działania mające na celu wykonanie uchwał albo zgłoszenie ich do rejestru.
▶ Ad 3. Uchwały podejmowane elektronicznie
W spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru jest składany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Podjęcie wskazanej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jednak warunkiem jej podjęcia jest wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Przy wykonywaniu prawa głosu wspólnik może zgłosić sprzeciw co do uchwały.
Uchwała powzięta w przedmiotowy sposób jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej, chyba że dotyczy ona dopuszczalnej przez system teleinformatyczny zmiany umowy spółki. W tym ostatnim przypadku uchwała jest równoważna z uchwałą umieszczoną w protokole sporządzonym przez notariusza.
Do uchwał elektronicznych nie stosuje się art. 247 par. 2 k.s.h., który wprowadza wymóg zachowania tajności głosowania.
▶ Ad 4. Wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość
Wspólnicy mogą brać udział w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Należy przy tym wyjaśnić, że „środki komunikacji elektronicznej”, o których tu mowa, obejmują w szczególności:
  • dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia, oraz
  • wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Co ważne, aby skorzystać z możliwości przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, nie jest konieczne dokonywanie zmian w treści umowy spółki. A zatem nawet wtedy, gdy w umowie nie przewidziano możliwości przeprowadzania zgromadzeń wspólników w tym trybie, będzie to możliwe. Wyjątek stanowią spółki z o.o., w których umowach wprost zabroniono odbywania zgromadzeń w ten sposób. Tak więc aby ich wspólnicy mogli uczestniczyć w zgromadzeniach zdalnie, konieczne może okazać się wprowadzenie zmian do umowy.
O przeprowadzeniu zgromadzenia w sposób umożliwiający zdalny udział wspólników decydować będzie organ zwołujący zgromadzenie. W spółce z o.o. będzie to zarząd albo rada nadzorcza, względnie wspólnicy uprawnieni do zwołania zgromadzenia przez sąd rejestrowy.
• Jak prawidłowo poinformować wspólników o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość?
Ustawodawca wymaga, aby w zaproszeniu na takie zgromadzenie, czyli umożliwiające zdalny udział wspólników, zawarte zostały dodatkowe informacje. Chodzi tutaj o informacje na temat sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Dodatkowo każda spółka z o.o., w której przewiduje się omawianą możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniach, powinna uchwalić stosowny regulamin. Wspólnicy mogą go przyjąć, głosując również w wyżej wymieniony sposób.
• O czym pamiętać, opracowując regulamin zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników?
W regulaminie powinny znaleźć się następujące kwestie:
  • określenie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość z uwzględnieniem ograniczeń technicznych poszczególnych członków organu - warto mieć na uwadze, iż niektóre aplikacje wymagają konkretnych systemów operacyjnych i mogą nie działać u osób dysponujących innym oprogramowaniem; ponadto należy wnikliwie sprawdzić wybrane aplikacje, gdyż część z dostępnych na rynku programów może stanowić oprogramowanie typu malware (złośliwe oprogramowanie służące np. kradzieży danych);
  • sposoby potwierdzania tożsamości uczestników posiedzenia - jest to niezbędne, zwłaszcza gdy dany środek nie zapewnia komunikacji audiowizualnej, a jedynie tekstową (np. członkowie organu mogą być zobligowani do podania określonego hasła wysyłanego na ich numer telefonu tuż przed otwarciem zgromadzenia; niektóre z rozwiązań internetowych wprowadzają jeszcze bezpieczniejsze metody identyfikacji uczestników spotkania);
  • minimalne wymogi bezpieczeństwa komunikacji zdalnej - członkowie organu muszą mieć na względzie ochronę takich dóbr jak tajemnica przedsiębiorstwa spółki oraz dane osobowe; zasadne jest zatem wprowadzenie wymogu posiadania przez każdego członka organu przynajmniej określonych programów (np. program antywirusowy, zapora internetowa). ©℗
Zgromadzenie wspólników w jednoosobowej spółce z o.o.
Pewne odmienności w przeprowadzaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą wystąpić w przypadku jednoosobowych spółek z o.o., czyli takich, w których wszystkie udziały należą do jednej osoby. I tak w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników. Pomimo to wszelkie decyzje podejmowane muszą być na zgromadzeniach. Przy czym ze względu na brak innych wspólników:
• mogą się one odbywać w każdym czasie oraz bez formalnego zwołania i zależne są jedynie od woli wspólnika (zob. art. 240 k.s.h.),
• wspólnik nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką - jeżeli uchwała taka miałaby zostać podjęta, jednakże z uwagi na zakaz wyrażony w art. 244 k.s.h. nie można jej powziąć, fakt ten powinien zostać odzwierciedlony w protokole. W praktyce stosuje się klauzule typu: „wobec dyspozycji art. 244 k.s.h. odstąpiono od podejmowania uchwały”. Zasada ta może zatem znaleźć zastosowanie w przypadku zwyczajnych zgromadzeń wspólników jednoosobowych spółek z o.o., o ile jedyny wspólnik pełnił w danym roku obrotowym funkcję w organach spółki. Przypomnijmy, że na zwyczajnym zgromadzeniu poddawane są pod głosowanie uchwały w przedmiocie absolutorium dla poszczególnych członków organów spółki, w sytuacji kiedy jedyny wspólnik jest osobą fizyczną, to ta osoba fizyczna wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników. Każde powzięcie wiadomości przez taką osobę fizyczną o sprawach spółki musi oznaczać powzięcie wiadomości przez osobę, która wykonuje uprawnienia organu spółki (zgromadzenia spółki), por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 4 kwietnia 2013 r., sygn. I ACa 125/12, LEX/el.
W celu zachowania bezpieczeństwa obrotu oraz zapewnienia jawności decyzji podejmowanych w spółkach jednoosobowych oświadczenie woli jedynego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zasadę tę stosuje się również wtedy, gdy wszystkie udziały przysługują jedynemu wspólnikowi i spółce. Rygor ten dotyczy jednak czynności dokonywanych pomiędzy wspólnikiem i spółką, nie ma zatem zastosowania do uchwał jedynego wspólnika, który działa jako zgromadzenie wspólników lub zarząd spółki (Wyrok Sądu Najwyższego z 25 marca 2015 r., sygn. II CSK 814/14,).
Kodeks spółek handlowych przewiduje wszakże ważny wyjątek od tej zasady (art. 210 ust. 2) Mianowicie w sytuacji, gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz zaś o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Przy czym niewykonanie przedmiotowego obowiązku przez notariusza nie wpływa na ważność takiej czynności prawnej, chociaż może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą rejenta względem osoby, która poniosła z tego tytułu szkodę (G . Wolak, „Forma aktu notarialnego zastrzeżona dla czynności prawnych (oświadczeń woli) w k.s.h. cz. 2”, Prawo Spółek 2010, nr 12). Wymóg ten dotyczyć może np. zawierania umów pomiędzy członkiem zarządu i spółką, a także złożenia przez członka zarządu rezygnacji z pełnionej funkcji.
Rygoru tego nie stosuje się do:
• zgromadzenia wspólników spółki jednoosobowej, także zatem i w tym przypadku nie wymaga ono zachowania formy aktu notarialnego;
• czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, czyli podejmowania uchwał w spółkach zawiązanych przez internet;
• czynności dokonywanych w postępowaniu upadłościowym, gdy dla spółki powołany zostaje syndyk albo zarządca. ©℗