Często podpisujemy umowy z wykonawcami i dostawcami za pośrednictwem internetu. Jak prawidłowo to zrobić, aby w świetle przepisów były one ważne? Kiedy możemy posłużyć się profilem zaufanym, a kiedy konieczny jest płatny kwalifikowany podpis elektroniczny?

Składanie oświadczeń woli z wykorzystaniem narzędzi informatycznych stało się w ostatnim czasie bardzo popularne. Niestety przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości, jak zrobić to prawidłowo. Elektroniczne podpisanie dokumentu może bowiem nastąpić za pośrednictwem różnych narzędzi [ramka 1], tymczasem zastosowanie odpowiedniego rodzaju podpisu może mieć kluczowe znaczenie dla ważności dokonanej czynności oraz mocy prawnej podpisanego dokumentu.

Ramka 1

Rodzaje e-podpisów w Unii
Klasyfikację narzędzi służących identyfikacji elektronicznej zawiera tzw. rozporządzenie eIDAS, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73; dalej: rozporządzenie). Definiuje ono trzy kategorie narzędzi:
▶ podpis elektroniczny – oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis;
▶ zaawansowany podpis elektroniczny – podtyp podpisu elektronicznego, który musi spełniać następujące wymogi:
• jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
• umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna;
▶ kwalifikowany podpis elektroniczny – szczególna forma zaawansowanego podpisu elektronicznego, który składany jest za pomocą kwalifikowanego urządzenia i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie.

wybór właściwego podpisu

▶ Kwalifikowany podpis elektroniczny. Narzędziem posiadającym najsilniejszą moc prawną zgodnie z rozporządzeniem nr 910/2014 jest kwalifikowany podpis elektroniczny, któremu przyznaje ono skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Ma to odzwierciedlenie również w przepisach krajowych, bowiem zgodnie z art. 781 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wymagane jest opatrzenie oświadczenia woli złożonego w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wówczas takie oświadczenie woli jest równoznaczne ze złożonym w formie pisemnej. Skutku takiego nie posiadają natomiast podpis elektroniczny ani zaawansowany podpis elektroniczny. Dodajmy, że przepisy rozporządzenia przyznają jednak wartość dowodową wszystkim dokumentom opatrzonym podpisem elektronicznym. Zgodnie bowiem z art. 25 ust. 1 rozporządzenia podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
▶ Profil zaufany, czyli „zwykły podpis elektroniczny”. Jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających korzystanie z usług online oferowanych przez podmioty sektora publicznego w Polsce jest profil zaufany, za pośrednictwem którego możliwe jest składanie podpisu zaufanego. Definicję jego zawiera ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2070), zgodnie z którą jest to podpis elektroniczny – którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji – zawierający:
  • dane identyfikujące osobę,
  • identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy użyciu którego został złożony, oraz czas jego złożenia.
Profil zaufany jest zatem zwykłym podpisem, nie posiada statusu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bowiem nie jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie.
Skuteczność podpisania dokumentu w trybie zdalnym zależy każdorazowo od typu umowy lub jej postanowień w zakresie właściwej formy. Można tu wyróżnić trzy rodzaje umów, tj.
1) umowy dla których ustawa zastrzega formę pisemną (pod rygorem nieważności lub z brakiem takiego rygoru);
2) umowy których sama treść zastrzega formę pisemną, zazwyczaj pod rygorem nieważności dla jej sporządzenia lub zmian;
3) umowy bez zastrzeżonej formy.

gdy ustawa zastrzega formę pisemną

W polskim prawie funkcjonuje wiele regulacji zastrzegających dla skuteczności umowy formę pisemną. Na przykład art. 6 ustawy z 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2028) przewiduje obligatoryjną pisemną formę umowy na dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków. Biorąc pod uwagę treść art. 781 k.c., należy stwierdzić, iż umowy, dla których ustawa przewiduje formę pisemną, powinny zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Co do możliwości skorzystania w takich przypadkach ze zwykłego podpisu elektronicznego (np. profilu zaufanego), sytuacja jest bardziej złożona. I tak:
▶ W przypadku gdy zastrzeżona dla umowy forma pisemna nie jest obwarowana rygorem nieważności – podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym skutkować będzie nawiązaniem stosunku prawnego, lecz z uwagi na brak dochowania formy pisemnej może w przyszłości przysporzyć przedsiębiorcy lub jemu kontrahentowi problemów dowodowych w ewentualnym procesie, np. w razie zaistnienia sporu na tle umowy. Stosownie bowiem do art. 74 k.c. w razie niezachowania zastrzeżonej formy– nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Od tej zasady ustawa przewiduje wyjątek, stanowiąc w art. 74 par. 2, że mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, przewidzianej dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

PRZYKŁAD 1

Przepis determinuje sposób autoryzacji
Przedsiębiorstwo A chce zawrzeć zdalnie umowę z lokalnym zakładem gospodarki komunalnej o dostarczanie wody i odbiór ścieków z miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Tymczasem ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków w art. 6 przewiduje, że formą zastrzeżoną do zawarcia umowy o dostarczanie wody i odbiór ścieków jest forma pisemna. W tej sytuacji strony powinny posłużyć się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Podpisana tak umowa będzie skuteczna. Stosownie do art. 781 k.c. zawarte w ten sposób umowy są równoznaczne z podpisanymi w sposób tradycyjny.
▶ Jeżeli natomiast ustawa przewiduje obligatoryjną formę pisemną czynności prawnej pod rygorem nieważności – zastosowanie profilu zaufanego przy podpisywaniu umowy stanowić będzie o jej nieważności. Przesądza o tym wprost wskazany wyżej art. 781 k.c. (wymagający dla formy pisemnej zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego).

gdy forma pisemna jest zastrzeżona w kontrakcie

W postanowieniach końcowych umowy pojawia się często klauzula, która stanowi, że „umowa zostaje zawarta w formie pisemnej, a każda jej zmiana wymaga dla swojej skuteczności formy pisemnej pod rygorem nieważności” (pactum de forma). Niekiedy postanowienie to dodawane jest mechanicznie, bez stosownej analizy w zakresie skutków jego umieszczenia w umowie. Czy zastrzeżenie w umowie formy pisemnej, w drodze pactum de forma, uniemożliwia podpisanie jej profilem zaufanym? Z pomocą po raz kolejny przychodzi art. 781 k.c., który zrównuje w skutkach formę elektroniczną – opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym – z formą pisemną. W związku z tym należy przyjąć, że umowy zawierające ową klauzulę dla swojej skuteczności wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W razie zaś zastosowania podpisu elektronicznego (profilu zaufanego) do podpisania umowy zastrzeżonej rygorem nieważności – skutki prawne są analogiczne jak w przypadku zastrzeżenia formy pisemnej w drodze ustawy.

PRZYKŁAD 2

Nie warto bez potrzeby powielać klauzul
Spółka w umowie o dostawę towarów z kontrahentem powieliła postanowienia końcowe innej, wcześniej podpisywanej umowy. W efekcie zawarła w niej klauzulę, że musi ona pod rygorem nieważności zostać sporządzona w formie pisemnej. Z uwagi na brak możliwości osobistego spotkania z kontrahentem reprezentanci stron podpisali umowę podpisami zaufanymi za pośrednictwem posiadanych profili zaufanych. W takim przypadku, z uwagi na brak dochowania formy wymaganej umową oraz zastrzeżenia umownego rygoru nieważności, umowę należy uznać za nieważną. W przypadku niewywiązania się z umowy przez którąkolwiek ze stron (np. braku dostarczenia towarów przez kontrahenta lub zapłaty ceny przez spółkę), złożone w niej zobowiązania stron nie będą wiążące i nie będzie możliwe dochodzenie roszczeń na jej podstawie.

gdy kontrahenci nie wskazali formy

Wyrażona w art. 3531 kodeksu cywilnego zasada swobody umów pozwala stronom umowy na ukształtowanie stosunku prawnego według własnego uznania, o ile tylko nie sprzeciwia się on właściwości danego stosunku, przepisom ustawy ani zasadom współżycia społecznego. Biorąc pod uwagę treść tej regulacji, w przypadku gdy forma umowy nie wynika ani z przepisów ustawy, ani z treści umowy, jej strony mogą swobodnie ją ukształtować. Co za tym idzie, przy braku zastrzeżenia formy pisemnej umowy (ani żadnej innej formy), do skutecznego jej podpisania posłużyć może zarówno kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i podpis elektroniczny, w tym podpis zaufany. Nie ma przesłanek do ograniczenia tej zasady w przypadku formy czynności prawnej, a więc wszystkie możliwe formy podpisu są możliwe do skutecznego zastosowania.

PRZYKŁAD 3

Kiedy można użyć profilu zaufanego
Przedsiębiorstwa A i B łączy pisemna umowa o stałe dostawy towarów. Nie przewiduje ona obowiązku dochowania formy pisemnej w przypadku dokonywania zmian. Strony w drodze negocjacji, biorąc pod uwagę aktualny wskaźnik inflacji i chcąc kontynuować współpracę, zgodziły się na podwyższenie wynagrodzenia przedsiębiorstwa A za dostarczane towary.
Wobec braku konieczności dochowania formy pisemnej aneks do umowy łączącej strony został podpisany przez ich umocowanych przedstawicieli za pomocą podpisu zaufanego. Tak podpisany aneks jest wiążący dla stron, a warunki umowy zostały skutecznie zmienione.

Ramka 2

W przetargach ePUAP to za mało
Na temat różnic pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a podpisem zaufanym wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 19 kwietnia 2019 r. (sygnatura akt KIO 599/19). W rozpatrywanej sprawie wykonawca złożył w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zorganizowanego przez zamawiającego ofertę w postaci elektronicznej, tj. obejmującą dokumenty sporządzone w formacie PDF i podpisane za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP. Zamawiający postanowił jednak o wykluczeniu wykonawcy z udziału w postępowaniu, twierdząc, że ofertę złożono w sposób niezgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (SIWZ), która wymagała złożenia dokumentacji podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Firma odwołała się od tej decyzji. KIO nie uwzględniła odwołania. Jej zdaniem oferta odwołującego została złożona w sposób nieprawidłowy, gdyż nie została podpisana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a tylko za pomocą podpisu zaufanego ePUAP. W tym kontekście KIO wyraźnie nakreśliła różnice pomiędzy tymi dwoma narzędziami. Jak wskazano w wyroku, oba podpisy służą do podpisywania elektronicznego, jednak ich przeznaczenie i moc prawna nie są tożsame. Kwalifikowany podpis elektroniczny korzysta z domniemań ustanowionych przez ustawodawcę i jest szczególną formą podpisu zaawansowanego (o określonych wymaganiach technicznych i organizacyjnych). Jak wskazał natomiast NSA w wyroku z 26 marca 2018 r. (sygn. akt II OSK 2431/17), „profil zaufany ePUAP jest niczym innym jak nowym sposobem potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej, identyfikującym nadawcę informacji, który może być wykorzystany również do potwierdzania przekazywanych informacji. Profil zaufany ePUAP pozwala zatem na autoryzację pism kierowanych przez strony do organów administracji publicznej”. Zaznaczono też, że minister cyfryzacji, podmiot wydający profil zaufany, nie jest dostawcą kwalifikowanych podpisów elektronicznych.